在初稿完成后，请他人帮助修改是一种较好的方法。俗话说：“当局者迷，旁观者清。”自己写的文章，总认为“文章自己的好”，看不出毛病来，而别人站在比较超脱的地位，容易发现文章中的不足之处。一个人写文章，难免有考虑不周之处，文章写好后请别人来看看，听听别人的意见，这是一个很好的方法。当然，作者在听了别人意见后，要进一步消化、分析、取长补短，集思广益，进而通盘考虑，摒弃自己的成见，吸收他人真知灼见，使文章达到比较理想的水平。我国自古以来，就有以文会友，文人之间互相点评文章、切磋写作技艺的风气。南北朝至隋代的颜之推在《颜氏家训·文章篇》中指出：“学为文章，先谋亲友；得其评裁，知可施行，然后出手，慎勿师心自任，取笑旁人也。”现在，学生的文章请老师修改，作者的文章请编辑修改，用的就是这种方法。
◆诵读法
初稿完成后，诵读几遍，发现问题，然后修改。这种修改方法，对文本中存在的一些毛病，如语句不通、衔接不紧、缺词漏字、情感不相称等语言表达方面的问题，光看不容易发现，但一诵读就读出来了，甚至有时仅凭“语感”也能发现不妥之处。古代一些诗人写诗读文，总是反复吟唱，直改到顺口为止。杜甫是“新诗改罢自长吟”的。他的诗写完了，要反复长吟诵读，在诵读中发现问题，然后再改。写诗如此，作文也需如此。一些有经验的作家很重视这种修改文章的方法。老舍说：“文章写完之后，可以念给别人听听。念一念，那些不恰当的字句，不顺口的地方，就显露出来了，才可以一一修改，文章叫人念着舒服顺口，要花很多心思和功夫。”初学写作者，语言运用还不太熟练，运用这种方法发现问题，更是应该提倡。
◆热改法与冷改法交替使用
所谓热改法，是指初稿完成后，趁热打铁，立即进行修改的方法。这种方法的优点是：记忆清晰，印象鲜明，改动及时，避免遗忘。缺点是：由于作者处于写作兴奋状态，对需要删改的部分不易看出，往往难以割爱。
所谓冷改法，就是初稿完成后，放上一段时间再修改的方法。这种方法可以避免热改法不够冷静、清醒的缺点。因为大脑的思维具有滞后性，初稿一写成，作者的思想和情绪还难以从论文中超脱出来，按原来固定思路，难以发现初稿中的问题，也难以判断写作的得失、成败。只有把稿子搁上一段时间，作者头脑冷静了，原来的偏爱和偏见也淡薄了，重读初稿，就容易摆脱原来固定思路的束缚。特别是作者经过阅读有关资料和思索有关问题，产生新的感受、新的认识，再看初稿就容易发现不完善、不妥当之处，通过删除多余、增补不足，使写作水平有新的提高。
◆使用恰当的修改符号
正确使用修改符号，能够明白无误地标示修改的情况，避免造成文字混乱。同时，还可以使修改的稿子保持整洁，理清头绪。1993年，我国发布了校对标准GBT 14706-93《校对符号及其用法》。该标准规定的符号共有21种，如下表所示。
校对符号及其用法
序号符号形态符号作用符号在文中和页边用法示例说明1改正改正的字符较多，圈起来有困难时，可用线在页边画清改正的范围
必须更换的损、坏、污字也用改正符号画出2删除3增补增补的字符较多，圈起来有困难时，可用线在页边画清增补的范围4改正上下角续表
序号符号形态符号作用符号在文中和页边用法示例说明5转正6对调用于相邻的字词
用于隔开的字词7接排8另起段9转移用于行间附近的转移
用于相邻行首末衔接字符的推移
用于相邻页首末衔接行段的推移10上下移字符上移到缺口左右水平线处
字符下移到箭头所指的短线处11左右移字符左移到箭头所指的短线处
字符左移到缺口上下垂直线处符号画得太小时，要在页边重标12排齐13排阶梯形14正图符号横线表示水平位置，竖线表示垂直位置，箭头表示上方续表
序号符号形态符号作用符号在文中和页边用法示例说明15加大空距表示在一定范围内适当加大空距
横式文字画在字头和行头之间16减小空距表示不空或在一定范围内适当减小空距
横式文字画在字头和行头之间17空1字距
空1/2字距
空1/3字距
字1/4字距多个空距相同的，可用引线连出，只标示一个符号18分开用于外文19保留除在原删除的字符下画△外，并在原删除符号上画两竖线20代替同页内有两个或多个相同的字符需要改正的，可用符号代替，并在页边注明21说明说明或指令性文字不要圈起来，在其字下画圈，表示不作为改正的文字。如说明文字较多时，可在首末各三字下画圈
三、修改的思维训练
为了弄清文本什么地方需要修改，我们需要从尽可能多的角度来读自己的文章。从总体来看，文章的修改主要从立意是否正确，布局是否合理，材料是否充分、新颖、典型，词语和文面是否适合具体的语境，是否与读者的审美情趣和文化环境相适应等方面入手。鉴于本书是一部从实用文写作的角度来探讨写作规律的教程，下面我们以美国哈佛大学的入学申请的修改项目为例，探究修改的整个思维操作过程。这一修改项目，对文章的修改是有很大的启发意义的，它甚至提醒我们，对任何文本进行分析和研究时，都可借鉴这一思维方式，分析文本构成的要素，尽可能摆脱模糊和无序的原始状态。修改项目如下：
（一）内容
内容指文章的内容，其中主要指你发出的信息。关于文章内容，你可问自己以下几个问题：
1.我是否回答了所问的问题？
2.我是否用例子支持说明自己提出的要点？是否用了具体的和个人的例子？
3.我是否够详细具体？（把概括性的语言改为详细说明。）
4.别人有没有可能已经写过这篇文章？
5.该作文听起来是否像我所写？是否有个性、随意，而不是过分简洁或语气生硬？
6.文章中的哪些成分能给人以深刻印象？
（二）结构
如果你的想法没有加以适当的排列，文章的意思就可能模糊不清。你的文章应该像一张交通图那样明了，引导读者得出必然的结论。
1.全面检查文章的结构。按顺序写下每一段的第一个句子并一个一个地读下去，然后问：要是有人只读这几个句子，他们是否还能准确了解我想要说的，所有段落的第一个句子是否表达我的所有观点，我的想法是否自然流畅，或它们是否有条理或与自己的专业有关。
2.现在再回到整篇文章，然后问：每一段是否紧扣第一句所引出的思想，每一个证据是否支持每一个论点，证据是否有力。
3.每一段是否长度相当。（如果某一段比其他段落明显长，那你可能试图把多个想法塞进同一段。）
4.你的结论是否从前面的段落自然地得出。
5.句子长度和结构是否有变化。
（三）趣味性
许多人在修改和重写自己的文章时只考虑技术性细节，但是，趣味性是让读者能继续读你的文章并能记得它的因素。你可参考这样一个“趣味性等式”：
个性化+细节=趣味性
看一看你的文章，并回答以下问题：
1.开头段是否个性化？
2.我是否以描写个人行动或形象开始？
3.文章是告知读者还是向读者说明？
4.我用的词汇是否属于我的词汇的一部分？（如果不是，把它们删掉。）
5.在可能的地方是否用了主动语态？
6.是否滥用形容词和副词？
7.是否删除陈腐用语？
8.是否删除赘词？
9.在我听来，文章是否有趣？（如果你觉得乏味，想象一下它对其他人又会是如何。）
10.结尾是否能给读者完整的感觉？最后一句是否具有结论性？
（四）校对
在对自己文章的结构和内容感到满意之后，就该检查一下语法、拼写、打印之类的问题。你能立即找出明显的问题，如错拼或错用的词、看起来好像没结束的句子、用得不当的标点符号等。继续改写，直到你的用词表达你想要说的。问一问这些问题：
1.标点符号是否用的正确？
2.是否消除了感叹号（除了对话外）？
3.大写是否清楚、一致？
4.主语与动词在“数”方面是否一致？
5.句号和逗号是否放在引号里边？
6.是否尽量少用缩略语，撇号是否撇的是地方？
7.是否在每份新的申请书上都换上适当的学校的名称？
8.是否找出所有的打印错误？（可以用“拼写检查”，但务必每改一次就检查并复查一次，电脑毕竟是电脑。）
最后步骤：大声朗读自己的文章。为了有助于进一步对你的文章进行润色，要大声朗读。你会发觉那些语法错误和拗口的语言，这也将使你发现文章的流畅程度，使你注意任何不连贯或不协调的地方。好的作品和好的音乐一样都有一定的节奏。你自己的文章听起来如何，是否有趣味性，是否有变化，或者是冗长乏味、枯燥单调。
§§§第三节实用写作的作者素质培养
一、思想理论素养
作者的思想、理论素养对实用文写作具有特殊的意义。作者思想、理论水平的高低对实用写作具有直接而决定性的影响。思想的核心部分是世界观和方法论，它影响和制约着人的信仰、观点、品德、节操等，而理论水平则体现为对客观事物进行鉴别、分析的能力，对思想观念进行概括、抽象的能力。作者的思想、理论素养直接决定着实用文的立意，立意是实用文的灵魂，是一篇文章的纲，所以，实用文主旨的深刻、新颖与否，主要来自于作者的思想深度和理论水平。因此，作者的思想理论素养对实用文写作是至关重要的。
提高思想理论素养，必须加强学习马列主义、毛泽东思想，必须学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，这是一项基本建设。只有用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想武装头脑，才能加深对党和国家方针、政策的理解，深刻认识、分析各种社会现象和社会问题，这样才能以正确的思想和科学的方法指导实用文的写作。江泽民同志在十五大报告中指出：“着眼于马克思主义理论的运用，着眼于对实际问题的理论思考，着眼于新的实践和新的发展。”这几句话对如何提高思想理论素养有着重要的指导意义。
二、专业知识结构
许多门类的实用文专业性强，常常与有关专业、有关业务有密切联系。所以，从事某个方面的实用文写作，必须懂得乃至精通那个方面的专业知识，专业知识是写好实用文的重要条件之一。例如经济类写作必须具备经济学方面的知识，司法类写作必须具备法律方面的知识，而写科技报告、学术论文，更要求作者是那个领域的专家。签订合同，撰写广告词，也必须熟悉有关的业务。如果撰写有关股份制方面的文书，作者对股份制方面的专业知识缺乏研究，尽管你有很高的写作水平，要写好股份制方面的文书也是非常困难的。
三、基本写作能力
实用文写作本质上是一种写作行为，它要求作者必须具备相当的写作能力。毛泽东同志早就指出：“一个革命干部必须能看，能写。”美国社会预测学家约翰·奈斯比特在其《大趋势——改变我们生活的十个方面》一书中指出，在由工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事，其中第三件事是：“在这个文字密集社会里，我们比以往更需要具备基本的读写技巧。”这些话都强调了写作能力的重要性。提高写作能力可从以下三方面入手：
1.掌握写作理论知识
实用文的作者应当比较系统地学习写作基本理论和写作知识，懂得写作基本原理，掌握写作的方法和技巧，这样在写作中，就能少走弯路，减少盲目性，增强主动性，变被动为主动，比较自觉地运用写作理论来指导写作。
2.坚持写作实践
鲁迅说：“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法的。”叶圣陶也说：“要把写作的手腕训练到熟练，必须常常去写，规规矩矩去写。”提高写作能力，掌握写作方法与技巧，一个很重要的途径，便是坚持写作实践、写作训练，只有多读、多写，持之以恒，写作能力才能得以提高。有人认为实用文写作似乎很容易，只是个格式问题，这种看法显然是不对的。写好实用文，必须要下苦工夫，训练出熟练的手腕。
3.还要特别重视文章的修改
好文章都是改出来的，实用文也是如此，不能期望一次成功，如行政公文、法律法规类文体、契约类文体等都需要经过反复修改、字斟句酌才能定稿。
四、现代化书写技术能力
随着现代科学技术的迅速发展，对实用文作者也提出了愈来愈高的要求。首先是电脑与人们的工作、生活的关系越来越密切，政府机关，企业、事业单位，乃至于家庭，电脑可以说无处不在。电脑的出现，无疑是写作活动的一次空前革命。当今，电子计算机已进入第六代，它把写作行为推向了一个崭新阶段。为实现办公的现代化、自动化，实用文作者必须能熟练地操作电脑，适应书写技术现代化的要求，适应时代提出的要求，用电脑书写、修改、处理、存储实用文，不但加快了书写速度，而且增强了其准确性、规范性，大大提高了工作效率。其次，作者还应当掌握多功能全自动复印机、缩微机、图文传真机的操作与使用技术。