如果在不恰当的时间、不适当的场合冒然找人说话和倾诉，即使不会遭到闭门羹，也会令别人感到不快。的确，沟通的时机不对，再加上没有选择好的沟通方式，就是一种不礼貌的表现，也是不会为人处世的反映。把握沟通时机和选择好的沟通方式，是十分重要的。交际高手、生意场上的成功人士，都会把时机和方式看作沟通中最重要的部分。
★把握时机，争取沟通的最优效果
场合对说话的影响，与场合对交际者的心态和情绪的折射作用分不开。场合不同，氛围不同，人们的心情心绪也不同。他们对一些问题的感受和理解的程度也不一样。同样一句话，在此场合会被认为合理，有见解，在彼场合则会引起人家的厌恶和反感。因此，在不同的场合就要说符合场景气氛的话，说话要特别注意分寸，否则，不看场合说不合情景的话就会碰壁。
紧眨眼，慢张口。不同场合有不同的说话尺度。沉痛、悲哀、忧戚、肃穆性的语言，只能出现在奔丧、吊唁、追悼会等场合；庄重、严肃性的语言，只能出现在会议等场合；愉悦、欢快、祝贺、颂扬性的语言，只能出现在剪彩、乔迁、结婚、庆功等场合；轻松、随和、自由性的语言，只能出现在私人交谈等场合；宽慰、祝愿、企望、仰慕性的语言，只能出现在探病、拜望、问安等场合。
1.应邀参加某种娱乐时
“如果还有空额，我希望有加入的荣幸机会。”
2.好友重逢时
“××先生，很高兴又见面了。”
3.如何表示歉意
拨错电话时：“对不起，打错了。”
疾走时撞了他人：“对不起，我不是有意的。”
4.如何接受赞美
对方说：“你早上所提的建议真好。”
“你今天早上看起来特别靓丽清爽。”
回答：“谢谢，你真客气。”
5.何时说请
对你的另一半说：“周日我要请老板吃饭，请帮我一起接待他。”
对出租司机说：“请送我到国际机场。”
对饭店出纳员说：“请给我301房的账单。”
对秘书说：“请把这份材料传真给建筑材料公司张经理，另一份给××市的红光贸易公司。”
对餐厅的服务员说：“请给我菜单。”
对公司副经理说：“请注意代表们对我们的计划第二段所提的批评，相当重要哟。”
6.表示对朋友的关心
“马丽，你的病好些了吗？”
“安东，我听说你们公司已经打入美国市场了，好好干吧。”
“霍克，早上的会议多亏你提了个好建议，真是不胜感激。”
7.礼貌逐客时
“我的天，都快11点了，我必须赶着去开会了。”
“很抱歉，我还有另一个会议，几分钟前就开始了。”
“真对不起，我现在必须赶到飞机场。”
“这次见面获益匪浅，希望再次见到你。”
“谢谢您的光临，一旦有结果，我会马上告诉您。”
“真抱歉必须结束这次面谈，因为上班要迟到了。但我希望能有机会完成这次面谈，现在我必须马上赶到办公室去。”
8.想求得他人帮助时
“我刚才发言的声音是不是有些不自然？”
“我的手握起来是不是湿湿的？”
“早上汇报时，我是不是说了不少废话，是不是应该更简练些？”
“明天我要去定做一套西服，您能不能跟我一起去，当场给我参谋点意见？”
9.需要下属加班时
“××，我实在很不愿意让你留下来加班完成这项工作，不过你是我唯一能够信任的人，所以请你务必帮忙。但我保证，对于今晚所造成的不便，我日后一定会有所补偿。”
或者：“请完成这份工作。这样要求你实在很抱歉，非常谢谢你的帮忙。”
有效沟通
在轻松的场合言语也要轻松，在热烈的场合言语也要热烈，在清冷的场合言语也要清冷，在喜庆的场合言语也要喜庆，在悲哀的场合语言也要悲哀。所以说话要看场合，到什么时候唱什么歌。
★沟通不能哪壶不开提哪壶
每个人都有自己的兴趣爱好，别人与我们交谈时如果说的是我们感兴趣的话题，那么，我们就会很高兴，觉得对方是一个善解人意的人，因此，我们会很乐意与对方继续交谈下去。
所以，我们在与陌生人交谈时，先摸清对方对什么东西感兴趣，然后我们再跟对方多说一些这方面的事情。
耶鲁大学文学教授威廉莱亚·惠勒普斯，在《人性》这篇论文中这样叙述：我在6岁那年，有一个星期六去斯托拉多姨妈家度周末。记得傍晚时分，来了一个中年男子。他先和姨妈嘻嘻哈哈谈了好一会儿，然后便走近我面前和我说话。当时我正迷上小船，整天抱着小船爱不释手地玩。以为他只是随便和我聊几句，没想到他对我说的全是有关小船的事。等他走了以后，我还念念不忘，对姨妈说：“那位先生真了不起，他懂得许多关于小船的事，很少有人会那么喜欢小船。”姨妈笑着告诉我，那位客人是纽约的一位律师，他对小船根本没有研究。我不解地问：“为什么他说的话都和小船有关呢？”“那是因为他是一位有礼貌的绅士，他想和你做朋友。知道你喜欢小船，所以专门挑你喜欢的话题和你说。”姨妈笑着告诉我其中的道理。
聪明的人在结交陌生人的时候，懂得迎合对方的嗜好，这样能让对方感觉到受重视、受尊重。当然，这个“迎”，一定要迎合得巧妙，不能让对方看出任何破绽。
台湾有位女明星需要一两个短剧本，她希望日本一位很有名的作家能够为她动笔。这位作家学贯中西，文笔风趣，但他的脾气很古怪，一般人的约稿经常被拒绝。
这位明星打电话给他的朋友，请教一下该怎样向作家开口提出要求。
“你究竟打算请他写些什么短剧呀？”“我希望他替我写男女别恋，不过要有新的内容，不要以前的故事。”“这样很好，他以前写过不少这类的东西，你只需说知道他写过这些剧本，十分崇拜他就行。”
过了两天，这位明星给他朋友打电话，很高兴地说：“他不等我提出要求，就答应替我写两出短剧了。”
她朋友说：“你们晚餐时，你一直在谈论他过去那些得意之作，是吗？”“你猜得对，我主要是讲他的作品在台湾如何受人喜爱。”
这位女明星运用的其实就是人际交往中的迎合别人兴趣的艺术。其实，人际交往真的不难，我们只要抓住别人的心理，略施小技就能旗开得胜。
每个人都有自己感兴趣的东西，比如有的人喜欢篮球，有的人喜欢军事，有的人喜欢音乐，有的人对演艺圈的八卦新闻感兴趣，有的人对书法绘画感兴趣，有的人对烹调食物感兴趣，有的人对神秘现象着迷，等等。总之，每个人都有一项或多项的兴趣，会说话的人在与对方交谈的过程中，懂得迎合别人的兴趣。
宋小琳是一家房地产公司总裁的公关助理，奉命聘请一位特别著名的园林设计师为本公司的一个大型园林项目做设计顾问。但这位设计师已退休在家多年，且此人性情清高孤傲，一般人很难请得动他。
为了博得老设计师的欢心，宋小琳事先做了一番调查，她了解到老设计师平时喜欢作画，便花了几天时间读了几本中国美术方面的书籍。她来到老设计师家中，刚开始，老设计师对她的态度很冷淡，宋小琳就装作不经意地发现老设计师的画案上放着一幅刚画完的国画，便边欣赏边赞叹道：“老先生的这幅丹青，景象新奇，意境宏深，真是好画啊！”一番话使老先生升腾起愉悦感和自豪感。
接着，宋小琳又说：“老先生，您是学清代山水名家石涛的风格吧？”这样，就进一步激发了老设计师的谈话兴趣。果然，他的态度转变了，话也多了起来。接着，宋小琳对所谈话题着意挖掘，环环相扣，使两人的感情越来越近。终于，宋小琳说服了老设计师，出任其公司的设计顾问。
人类本质里最深层的驱动力就是希望具有重要性。我们要别人怎么待我们，就得先怎样待别人。因此，如果我们想让别人喜欢我们，最好的办法就是先对别人感兴趣，说对方感兴趣的话。
有效沟通
人总是在一定的时间、一定的地点、一定的条件下生活的，在不同的场合，就应说不同的话，这样才能收到最理想的沟通效果。不看场合，随心所欲，信口开河，想到什么说什么，这不光是一种“不会说话”的拙劣表现，而且还会给对方留下极坏的印象，甚至直接把对方“吓跑”。
★话不投机的尴尬：最怕没“共同语言”
和众人在一起交流时，不知道该说些什么，为话题而绞尽脑汁，这恐怕是社交中最令人尴尬的事。比如，在聚会上我们想不到有什么风趣或是言之有物的话可说；在求职面试时拼命地想给人好印象，却紧张得结结巴巴不知所云。而有一些人，在与陌生人进行交往时，会很快找到双方的话题，并能获得对方的积极回应。
富兰克林·罗斯福是美国第32任总统，1911年，他结束了非洲的考察回到了美国，准备参加第二年的总统竞选。很多人都非常看好这位年轻人，因为他是前美国总统西奥多·罗斯福的堂弟，又是一位非常有名的律师，知名度很高。但是，开始时罗斯福并不是很顺利，虽然很多人都认识他，可是他却不认识那些人。有一次在宴会上，很多人都跟他打招呼，他也礼节性地回应他们，可是罗斯福发现，那些人尽管跟他打了招呼，但脸上的表情都是很冷漠的，似乎看不出对他有好感的样子。
必须改变这种不利的局面。罗斯福想出了一个接近自己不认识的人并能同他们搭话的主意。于是，他对坐在自己身旁的陆思瓦特博士悄悄地说：“我很想认识这些人，但又对他们不是很了解，您能给我说说他们的大致情况吗？”陆思瓦特博士对参加宴会的这些人很了解，又是罗斯福很要好的朋友，他当然会帮忙了。于是他就把那些人的情况说给了罗斯福。这样，罗斯福的心里就有了底。他热情地走向他们，根据自己知道的一些情况向他们提出了几个简单的问题，从中了解到他们的性格、特点、爱好，知道了他们曾从事过什么职业，做了什么事情，最得意的是什么。掌握了这些，罗斯福就有了同他们闲谈的资料，并引起他们交谈的兴趣，在不知不觉中，罗斯福成了他们的新朋友。
事实上，几乎每个人或多或少都有一些可以和别人分享的趣事，但是许多人会因为自己与别人的见解不同而羞于表达。如果我们能找到共同的话题，彼此坦诚相待，就能谈得投机。
寻找一个合适的话题而使谈话逐渐展开，并不是很困难的事。你不妨采用以下办法化解话题不当或无话可说的尴尬：
1.留心观察
从一个人的服饰、举止、谈吐可以看出他的心情，精神状态和生活习惯。开始谈话前首先看对方有何与自己相同之处。例如，他和你一样都穿了一双一个品牌的运动鞋，你就可以以运动鞋为话题开始你们的谈话。
2. 以话试探
两个陌生人相对无言，为了打破沉默的局面，首先要开口讲话，可以采用自言自语，例如，“这里人真多啊”、“今天的美酒很特别”、“天太热了”，对方听到这句话便可能会主动回答将谈话进行下去。还可以以动作开场，随手帮对方做点事，如帮对方拉开门等。
3. 向对方坦白，说出自己的感受
最健谈的人就是勇于坦白的人。坦白地说出“我不知道该讲些什么”、“我在这里一个人也不认识”，总比让自己显得拘谨冷漠好得多。例如，在一个宴会上可以自言自语：我太容易脸红了，与这种宴会格格不入。无论如何，将自己的感受向第一个似乎愿意听的人说出来，这个人可能就是你的知音。
4. 以对方为话题
人们往往千方百计地想使别人注意自己，但结果都令人失望，因为他不会关心你、我，他只会关心他自己。因此，以对方作为谈话的开端，往往能令他人产生好感。赞美陌生人的一句“你的衣服颜色泽搭配得真好”、“你的发型很新潮”，能使他快乐而缓和彼此的生疏。
5. 直接向对方提出问题
许多难忘的谈话都是由一个问题开始的。例如，可以常常问别人：“您每天的工作情况怎么样？”通常对方都会热心地回答。而对较内向、看来羞怯的人，不妨多发问，帮助他把话题延续。
6. 以自己所处的周围环境为话题
如果对一个陌生场合感到十分好奇，我们就可以说“这里的雕塑可真精美啊，不知出自哪位名家之手”，这样与对方可以展开一段谈话。有一次大刘在火车站接人，一个陌生人环视了一下周围，然后打破沉默，开口跟大刘说：“在候车站上可以看到人生百态！”这就是一个很好的话题。