书城励志老狐狸办事心经(大全集)
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第13章 程序不容忽略(1)

长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式,没有内容那么重要;有人觉得程序是细枝末节,可有可无;有人甚至把程序当做繁文缛节,不但不重视,而且很反感。由此而来,现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜,结果既影响办事的质量和效率,又容易助长不正之风,给工作和事业带来损失。

万物有理,四时有序

老狐狸说:万物有理,四时有序。这里的“序”,是顺序、次序、程序的意思。自然界是这样,人类社会也是这样。序,就是事物发生发展、运动变化的过程和步骤,是客观规律的体现。反映到实际工作中,它要求我们办事情必须讲程序。

对于程序及其重要性,长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式,没有内容那么重要;有人觉得程序是细枝末节,可有可无;有人甚至把程序当做繁文缛节,不但不重视,而且很反感。由此而来,现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜,结果既影响办事的质量和效率,又容易助长不正之风,给工作和事业带来损失。

为什么办事要讲程序呢?我们不妨从程序的客观性来做一些分析。事物存在的基本形式是空间和时间,事物的发展变化都是在一定的空间和时间内展开的。事物的发展变化,从空间方面看,可以分解为若干个组成部分;从时间方面看,各个部分都要占用一定的时间并具有一定的次序。比如“种植”这一行为,就可以分解为播种、施肥、灌溉、收割等部分,这些部分均需占用一定的时间,并且有相应的先后次序。如果不在一定的时间播种,或者把收获和施肥的次序颠倒,那么种植行为就无法达到预期的目的。所以,顺时而动,不违农时,是务农必须遵守的程序。尊重程序,实质上是尊重规律。这就是办事情需要讲程序的道理所在。

磨刀不误砍柴工

有人或许存在这样的疑虑:讲程序会不会影响效率?其实,讲程序与讲效率是一致的。不以规矩,不能成方圆。不讲程序,缺乏制度、机制、法规、纪律的规范和约束,无章可循,各行其是,不但许多事情办不下去,而且整个社会也会陷入混乱之中,根本谈不上效率。譬如,一部功能强大的电脑,如果失去与之匹配的程序设计,其作用就难以发挥出来。从社会角度看,科学、严格、切实的程序有利于实现和维护国家、集体和个人的利益,违反规定程序的行为则会给国家、集体和个人带来损害。在日常生活中,人们进行购物、乘车、参观等,都要按先来后到排队,遵守规矩,各得其所。很显然,这样做是公平合理的,也是富有效率的。而一旦有人不守规矩,就不仅使公平受到破坏,而且效率也无从保证。

走好第一步

接到一件事情的时候,你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了?俗话说,万事开头难,第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的,老狐狸说

对于程序及其重要性,此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此,做事要有纵观全局的感觉,无论大事小事,都应有头有尾,有棱有角,把事做得完整。

在思考第一步该怎么走的时候,就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说,我们要去办什么证件,出门前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西,这需要把整个过程都了解了才能做出判断。出去旅游或其他事,我们在不知将来会发生什么的情况下,第一步应该尽可能地做得完善。

有些人第一步没做好,就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的,以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做,或交给别人去做呢。另一方面,做好第一步不仅使下面的事有个好的开始,而且使自己更加充满信心。

先给水还是先送饭

我们要救一个在沙漠里的要渴死和饿死的人,该先送水还是先送饭呢?这其实是要看那个人此时最需要的是什么——只有先送水才能把那个人从死亡的边缘救回来,水比饭要好吸收得多。其实做任何事都应该给事情有个定位。这个定位在心里有个概念以后,做起事来就会不自觉地按照应有的时间和次序去做。

老狐狸教我们把事情按轻重缓急分类:

1.重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先,是必须立刻去做或在近期内要做好的工作。

2.重要但不紧急。我们工作之中,大多数真正重要的事情都是不急的,可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度,可以分辨出一个人办事有没有效率。所以我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。

3.紧急但不重要。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但客观而冷静地分析一下,我们就可以把它列入次优先工作中去。

4.繁忙。很多工作只有一点用,既不紧急也不重要,而我们却常常在做重要的事情前先做它们,这是本末倒置。因为这些事情会让你分心,它们给你一种有事可做和有成就的感觉,使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。

坚持两个办事的黄金法则

有两个做事的黄金法则是这么说的:

奥卡姆剃刀——如无必要,勿增实体。

简单与复杂定律:把事情变复杂很简单,把事情变简单很复杂。

在做比较复杂的事情的时候,我们需要的是把自己做事的原则、方式、理念注入到行为中去。

做事是一种智慧的运用。面对纷繁复杂的问题,做事思维和方法应该从简切入,以简驭繁,化繁为简,避免陷入繁中添乱、漫无头绪的窘境。做事的全部奥秘就在于越简单越好。简单的东西,往往是最有力量的。如果说四两拨千斤是中国功夫的最高境界的话,那么,化繁为简就是实践的最高境界。

一旦拥有化繁为简的智慧,你自然会进入一个自己都意想不到的广阔天地。

白沙集团的“简单管理”经受住了企业实践的检验并得到了中国理论界的认同。白沙集团长沙卷烟厂2003年实现双“100”突破,即卷烟产销总量突破100万大箱,“白沙”单品牌销量突破100万大箱,连续两年保持全国销量第一。“简单管理”的成果获得了全国十大管理成果奖。

简单管理是一种力求使复杂管理变得简约、集约和高效的管理思想和管理模式,它倡导化繁为简、以简驭繁的管理理念和方法。中国人民大学教授、和君创业研究咨询有限公司总裁彭剑锋说:“简单管理解决的是‘知行合一’的问题,本质上它是一种执行文化,解决的是国内企业普遍存在的‘知行不合一’、‘理念在天上飘,行为在地上爬’的矛盾。”在中国,企业做不到“知行合一”、说一套做一套的太多了,但白沙集团做到了。白沙集团总裁卢平是简单管理的提倡者和忠实贯彻者,她通过实际行动,把理念化为了行动,把愿景化为了现实。

化难为易

老狐狸说,简单和难都是相对的,同一种理论,从一个老师嘴里出来是生涩难懂,从另一个老师嘴里出来也许就显而易见了。讲课的深入浅出能让一件看似复杂的事情变得简单,做事也是一样,以不同的方式去做,会让事情变简单,也能让其像套连环扣一样越来越复杂。

把事情化难为易首先需要的是战胜自己对事情的预期,敢于尝试。古人说:为之,则难者亦易矣,不为,则易者亦难矣。也难怪有哲人说,事情只有做与不做的区别。事情做下去了,才有成功的希望。把事情想得太难而不敢伸展手脚只是作茧自缚。

化难为易与化繁为简是相辅相成的,事情一旦被拆分得很明晰,一步步来做,就会简单很多。简易的做事方式就是找到更加节省时间和精力成本的步骤。

一次只做一件事

办事成功有一把钥匙。在把这把钥匙交给你之前,先让拿破仑·希尔告诉你它有些什么用处。卡内基、洛克菲勒、哈里曼、摩根等人都是在使用这种神奇的力量之后,成为了大富翁。它将打开监狱铁门,把人类残渣变成有用及值得信任的人。它将使失败者变为胜利者,使悲哀变成快乐。

你会问:“这把‘神奇之钥’是什么?”拿破仑·希尔的回答只有两个字:“专心”。现在,把这儿使用的“专心”一词的定义介绍如下:“专心”就是把意识集中在某个特定的欲望上的行为,并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法,而且成功地将之付诸实际行动为止。

同时想做很多事的习惯会使人们产生焦虑,注意力不集中。

学生一面看电视,一面做功课;职员不将注意力放在他正在口述的一件事情上,却惦记着今天该完成的另外一件事,心里巴不得能马上同时解决。

这些坏习惯是在不知不觉中养成的。我们同时想着好多件未完成的事,很容易感到神经过敏,忧虑,焦虑不安。我们紧张是因为我们想做不可能的事情,这样无可避免地招来徒劳和挫折。所以正确的做法是:一次只做一件事,把这件事做好,会使自己有成就感,然后信心百倍地去做下一件事。

办事就是人和制度的博弈

老狐狸认为,对权力制约的制度问题一直是人类头疼的难题。请看下边的这个小故事。

有七个人组成了一个小团体共同生活,其中每个人都是平凡而平等的,没有什么凶险祸害之心,但不免自私自利。他们想用非暴力的方式,通过制定制度来解决每天的吃饭问题——要分食一锅粥,但并没有称量用具和有刻度的容器。

大家试验了不同的方法,发挥了聪明才智,多次博弈形成了日益完善的制度。大体说来主要有以下几种:

方法一:拟定一个人负责分粥事宜。很快大家就发现,这个人为自己分的粥最多,于是又换了一个人……结果却总是主持分粥的人碗里的粥最多最好。(对此,阿克顿勋爵做的结论是:权力导致腐败,绝对的权力绝对腐败。)

方法二:大家轮流主持分粥,每人一天。这样等于承认了个人有为自己多分粥的权力,同时给予了每个人为自己多分的机会。虽然看起来平等了,但是每个人在一周中只有一天吃得饱而且有剩余,其余六天都饥饿难挨。这种方式导致了资源浪费。

方法三:大家选举一个信得过的人主持分粥。开始这品德尚属上乘的人还能基本公平,但不久他就开始为自己和溜须拍马的人多分。不能放任其堕落和风气败坏,还得寻找新思路。

方法四:选举一个分粥委员会和一个监督委员会,形成监督和制约。公平基本上做到了,可是由于监督委员会常提出多种议案,分粥委员会又据理力争,等分粥完毕时,粥早就凉了。

方法五:每个人轮流值日分粥,但是分粥的那个人要最后一个领粥。令人惊奇的是,

这个制度下,七只碗里的粥每次都是一样多,就像用科学仪器量过一样。每个主持分粥的人都认识到,如果七只碗里的粥不相同,他确定无疑将享有那份最少的。

现代经济学是这么表述的:制度至关紧要,制度是人选择的,是交易的结果。好的制度浑然天成,清晰而精妙,既简洁又高效,令人为之感叹。办事就是人和制度的博弈。

推开虚掩着的门

一天,公司总经理叮嘱全体员工:“谁也不要走进8楼那个没挂门牌的房间。”但他没解释为什么。

在这家效益不错的公司里,员工们都习惯了服从,大家牢牢记住了领导的吩咐,谁也不去那个房间。

一个月后,公司又招聘了一批年轻人,同样的话,总经理又向新员工重复了一遍。这时,有个年轻人在下面小声嘀咕了一句:“为什么?”

总经理看了他一眼,满脸严肃地回答:“不为什么。”

回到岗位上,那个年轻人的脑子里还在不停地闪现着那个神秘的房间:又不是公司部门的办公用房,又不是什么重要机密存放地,为什么要有这样的吩咐呢?年轻人想去敲门看看到底是怎么回事。

同事们纷纷劝他,冒这个险干吗,不听经理的话有什么好果子吃,这份工作来之不易呀!

小伙子来了牛脾气,执意要去看个究竟。

他轻轻地叩门,没有人应声。他随手一推,门开了,不大的房间中只有一张桌子,桌子上放着一张纸条,上面用红笔写着几个字:“拿这张纸条给总经理。”

小伙子很失望,但既然做了,就做到底,他拿着纸条去了总经理办公室。当他从总经理办公室出来时,不但没有被解雇,反而被任命为销售部经理。

“销售是最需要创造力的工作,只有不被条条框框限制住的人才能胜任。”总经理给了大家这样一个解释。到最后,那个小伙子也果然没有让总经理失望。

这个故事不是鼓励你与领导对着干,只是想告诉你,有些条条框框所设置的禁区,其实正是留给勇敢开拓者的处女地。人们总是在用新的思想冲击着束缚,当思想成熟了,束缚自然也就解除了。

一步到位

有这么一则故事:朋友从日本回来,想投资开一个日式料理店,我帮他选择地点。我们跑遍了整个城市,看了无数的房子,最后他从中挑选出十个,把它们在位置、环境、布局等方面的优劣列成清单,反复比较,从中优选出三个,然后把这三个店的位置、环境、布局及服务内容等方面列成一个更为详细的调查表,委托一家信息咨询公司做市场调查,根据调查回馈,最后确定其中一个,接下来开始装修。朋友请来装修公司,详细地讲述他的意图,对方耐心地听着,我也在一旁听着。开始还为他的认真感动,到后来就有些不耐烦了,他也真是太详细了,不仅店内所有的空间包括门厅、厨房、卫生间里的每一个角落都不放过,而且,店外远至百米的路段也做了精心布置,简直精细到极点。我看着他,突然感觉有些陌生,原来挺豪爽大气的一个人,几年不见,怎么竟变得婆婆妈妈,心细如针?