书城励志记事本成功法
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第5章 掌握它!准备好和时间赛跑了吗(1)

几乎所有的伟人都有把想法记录下来的习惯。记事本是成功者必备的工具之一。他们用记事本来记录当天的重要事件和成长学习心得,用记事本来总结经验、反省过失,用记事本来规划明天、明确目标,用记事本来管理时间、集中精力、抓住大事……使用记事本就是在善用生命、设计生命。

任何财富都是时间与行动结合后的成果。成功是在时间中进行的,时间与成功有着密切的联系。

——佚名

树立正确的时间观念

时间的无声脚步,是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻的。时间给勤奋者留下智慧和力量,给懒惰者留下空虚和懊悔。

假如以人能活到80岁计算,大约是70万个小时,其中能有充沛精力进行工作的时间只有40年,大约14600个日子、约35万个小时,除去睡眠休息,大概还剩20万个小时,生命的有效价值就靠在这些有限的时间里发挥作用。

因此,不要把自己的生命浪费在一些毫无意义的事情上,要知道人生只有短短的几十年,可以说是稍纵即逝。只有珍惜和善待自己的生命,树立正确的时间观念,我们的生存才会有价值。

时间如同金钱,愈是懂得利用的人,愈感觉它的价值;愈是贫穷的人,愈感觉它的可贵。问题是当我们富有时,往往不知如何利用而任意挥霍,到真正需求的时候,却已经所余无几了。

渴望实现自身的梦想,就要珍惜时光。也许你读过许许多多珍惜时间的故事。可是,本书的文字将告诉你便利的时间管理方法,如何树立自己的时间观念,与影子赛跑,赢得风雨每一天!

这也是从成功走向成功的另一种方式和途径。我们平常所说的珍惜生命,落实到具体实践上就是在有限的时间里做更多的事情,让我们每天的创造填充生命的缝隙,让心灵更加完美、更加圣洁。

那么,如何树立正确的时间观念呢?

■ 把握时机

机不可失,时不再来,抓紧时间,可以创造机会。没有机会的人,往往都是任时间流逝的人。很多时候,机会对每一个人都是均等的,行动快的人得到了它,行动慢的人自己错过了它。所以,要抓住机会,就必须与时间赛跑。

■ 要管理好自己的时间

现代人从事企业工作,重要的是时间的管理,很多人十分辛苦,每天早出晚归,疲于奔命。但如果认真研究,仍可发现,许多工作是在白白浪费时间。结果,大事抓不了,小事也抓不到,企业人应有自己的时间安排,抓住关键,掌握重点。

■ 讲话、开会也要讲究成本

经常开会,讲话既多又长,并非优点。有效的会议,用时不多,又取得成效。日本一位著名企业家认为,在走廊上碰个面,也可相当于开个小会。“文山会海”无非是浪费了自己的时间,也浪费了别人的时间。这些时间,本来可以生产很多产品,这就是会议的成本,应该计算一下。有效益的会当然可以多开,如果没有效益,还是应该减少这样的会议。

■ 开展时间管理学的研究

时间观念已成为现代管理的重要观念。浪费时间,就是浪费金钱,就是降低效率。应该重视对时间管理学的研究,设立专门的时间管理学课程,让每一个人都用正确的时间观念思考问题,讲求效率,充当时间的主人,迎接未来的挑战。

一些实用的建议

职业人士节约时间的秘诀:

处理公务切忌先办小的、后办大的,应先做最重要的事;

用大部分时间去处理最难办的事;

把一部分事交给秘书去做;

能打电话解决的问题就打电话,少写信,必须写信时就尽量写短信;

减少会议;

拟好工作时间表;

分析自己利用时间的情况:多少时间被浪费了;

尽量利用空余时间看文件。

时间是常数,只要运用得当,便能从时间中产生巨大的经济效益。

时间运筹帷幄的标准

众所周知,人的时间和精力是有限的,如果不在你的记事本上制定一个顺序表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。

工作时,很多人都有过这样的经历:一会儿要复印,一会儿要接电话……既无聊又浪费时间。从中可看出,在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中,地位高的人可将琐碎的事交待属下去做,而中级干部可支配的部下就比较少,而一些完全没有属下的工作人员或是自己开店的人,复印等琐事就必须要自己做。

可是,忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。有些人会觉得工作愈忙愈好,但是忙着琐碎的事和忙着正事,这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作,其一分一秒的价值却完全不同。

1.明确行动目标

一天的事情有很多,有些是迫在眉睫的,而有一些是可以暂且缓一缓的,也就是说事有轻重缓急。

有些非生理需要的事情,就难于判断出哪些重要而哪些不重要了。比如说,A和B同时与你预定在八点钟约会,约谁合适呢?这时候选择与谁约会,就要看你的目的究竟是什么了。你要找女朋友,而A约你正是这个意思,你会毫不犹豫地去与A约会;而你需要升迁,B约你也恰好是这个意思,毫无余地,你要去会见B。也就是说,要根据自己的某些目标来确定,如果这两个方面你都没有兴趣,那就只好用抛硬币来决定了。

每个人都有自己的目标,有了目标,就会根据自己的目标,把自己一天中要做的事分出一个等级来,然后才能有条不紊地一件事一件事地干下去。

有一位公司的经理去拜访卡耐基先生,看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶,他问卡耐基:“卡耐基先生,你没处理的信件放在哪儿呢?”

卡耐基说:“我的信件都处理完了。”

“那你今天没干的事情又推给谁了呢?”这位经理紧接着问。

“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司经理困惑的神态,卡耐基解释说:“原因很简单,我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,于是我就按照所要处理的事情的重要性,在我的记事本上列一个顺序表,然后就一件一件地处理。结果,完了。”说到这儿,卡耐基双手一摊,耸了耸肩膀。

“噢,我明白了,谢谢你,卡耐基先生。”

几周以后,这位公司经理请卡耐基参观其宽敞的办公室,对卡耐基说:“卡耐基先生,感谢你教给了我处理事务的方法。过去,在我这宽大的办公室里,我要处理的文件、信件等等,都是堆得和小山一样,一张桌子不够,就用三张桌子。自从用了你说的方法以后,情况好多了。瞧,再也没有没处理完的事情了。”

这位公司经理就这样找到了处理的办法。几年以后,他成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展,也一定要根据事情的轻重缓急,制订出一个计划来。我们可以每天早上制定一个顺序表,然后再加上一个进度表,就会更有利于我们向自己的目标前进了。

2.行动五个层次

行动可以分为五个层次:

重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、繁忙以及浪费时间。

■ 重要且紧急

这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如,老板要你在明天早上十点钟以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形。

现在,除非是这些情况都同时出现(老天,请不要让这种情形发生吧),否则你就能够处理它们。因此,它们的紧急和重要性,要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素,则现在已经不能再拖延了。在这些情形下,时间管理就不会出什么问题了。

■ 重要但不紧急

对这一类工作的注意,可分辨出一个人办事有没有效率。

在我们的生活中,大多数所谓重要的事情都不是紧急的,我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下,似乎可以一直拖延下去;而在太多的情形下,我们确实这样拖延着。这些都是我们“永远没有着手”的事情。

例如:你要参加提升你专业技术的培训班,你想找出时间先做一番初步资料搜集之后,再向老师提出你的计划;你一直想写的两篇文章;你想开始的节食计划;三年以来你一直计划要做的年度健康检查;你一直打算要建立起来的退休计划。

这些工作都有一个共同点:尽管它们具有重要性,可以影响到你的健康、财富和家庭的福利,但是你如果不采取初步行动,它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作,或规定期限而使它们成为“紧急”,你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

■ 紧急但不重要

这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地来检视,我们就会把它们列入次优先级里面去。

例如,某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情,但是如果有一个人站在你面前,等着你回答,你就接受了他的请求,因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限,必须马上去做,于是第二类的优先事情就只好向后移了。

■ 繁忙

很多工作只有一点价值,既不紧急也不重要,而我们常常在做更重要的事情之前先做它们,因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉,也使我们有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。

如果你发现时间经常被小事情占去了,你就要试一下学会克服拖延。

■ 浪费时间

是不是浪费时间,当然是属于个人的主观认定。

有人说美国小说家海明威给“不道德”下的定义是:“事后觉得不好的任何事情。”不知道他这个定义是不是能够经得起理论的鉴定,但是这个定义可以用在“浪费时间”这四个字上。

例如,如果我们看完电视之后觉得很愉快,那么看电视的时间就用得不错。但是如果事后我们觉得用来看电视的时间不如用在修剪草地、打网球或看一本好书上,那么看电视的时间就可以归在“浪费”的一类(不过,根据很多商业人士的标准来看,95%的看电视时间都应该归入此类,因此,下次在你伸手去打开电视的时候,很值得你细想一下)。

努力节约时间而又做不到的人,常常想把他们的没有效率怪罪在这一类事情上。不过这不是问题所在,问题是在把太多的时间用在第三和第四类而不是用在第二类事情上。

因此,有必要谈谈时间管理理论的问题。现在,第四代时间管理理论在前三代时间管理理论的基础上,兼收并蓄,推陈出新。其中,以原则为先,配合个人对使命的认知,兼顾重要性和急迫性;注重生命因素的均衡发展;始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。如何判断“重要”?重要性与目标息息相关。凡有利于实现目标的事务均属重要,越有利于实现核心目标就越重要。

最新的时间管理理论,把事情按紧急和重要的不同程度,分为A、B、C、D四类。

先做A、B,少做C,不做D。方向重于细节,策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事,才是最大的时间管理、最好的节约时间方法。A、B类事务多了,C、D类自然就杜绝了,你就会越来越有远见、有理想、有效率,少有危机。

请在一周内简要记下你所做的A、B、C、D四类事务:

时间效力优先原则

确定工作优先次序有两个途径:根据紧急性或根据重要性。

要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上,而别将时间花费在对成功无益或很少益处的事情上。

生活是复杂的,每个人都有喜怒哀乐,都有亲朋好友,都忍受着无穷的琐事干扰。完全回避这些是不现实的,但是,对于一个想干事业的人来说,必须分清事情的主次,哪些是需要做的,哪些是不需要做的,哪些事关照一下就行,哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力。否则你就是一个不能驾驭时间的人,并会因此而使自己的梦想成为泡影。

建议每一位有心人都能制订一份自己在一段时间里的详尽工作计划,并在每天结束前精确地安排第二天的工作。同时,还要制定一份科学的休息时间表,从而保证自己的一生始终在精力充沛地从事最有意义的工作。

大多数的人是根据紧急性来确定做事的优先次序的,所以他们会花很多时间去救火。

如果你是根据紧急性来确定做事的优先次序,可以分为三类:

假定你准备两个月内完成一项工作。明显的,你不会把这件工作列为第一类,因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类,但也可能不会,因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类,直到期限迫近时,你会发现很难找到专家来帮忙,而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己,并且想下次一定要早点完成。但你还是犯同样的错误,因为到时候你会以同样的理由,把工作拖延到期限的最后几天。

一般来说,我们可以根据重要性来确定做事的优先次序,而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。这需要拿出你的待办工作表,首先,从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短期目标”这个问题来检视某一项工作。如果是,就在前面打一个记号,然后按照你要去做的先后次序标上数字,标先后次序的时候要考虑两个因素:紧急性和时间效益率。

时间效益率只是一种评估方式,使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要,也没有紧急性,但是做这件工作获益很大,所用的时间也不多,则仍然是有很好的理由先办好它。例如,你一天最重要的工作是拟定一项报告,而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事,那么在你开始草拟你的报告之前,用几分钟的时间把这些小事分配下去,被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。

“先做重要事情”这项原则也有例外,你会发现不要在一天的开始做最重要的事情,而另分配一段时间,集中精神去做会更好。

在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后,也同样的把比较不重要的事项编上优先次序,然后就努力按照次序去做。你已经有了一个工作计划了,你一天的“产量”将会比你做完了一件工作之后,再停下来为要做的事定优先次序要多得多。

老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”来入手想,而效力是一个含意更广、更有用的观念。

效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视时间的最佳利用——这可能包括或不包括做某一件工作。

例如,为了即将召开的一个会议,你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看,你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间、这张名单是否是最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看,你就会问自己,打电话给这些人,是不是把时间做最佳的运用,你也许会考虑另一种联络方法;你也会考虑把打电话的事派给别人做;或把会议完全取消掉,好把时间用在更有用的地方。

健全的时间管理,应该以效力优先、效率次之的观念为出发点。

惜时的诀窍

学会活用记事本,首先要学会惜时的诀窍,因为掌握时间是为了使自己的时间更充实。