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第21章 制度执行篇——制度是企业的守护神,执行是制度的发动机(3)

这样一种认识值得关注:企业执行力差的原因,很大程度上在于员工不能正确执行公司的制度,一方面是因为员工缺乏正确的意识,另一方面则是员工缺乏足够的专业技能。因此,管理者总是希望让员工接受大量的培训,通过培训来改变认识、提高专业技能,从而强化执行力。其实,这是一个误区,他们将注意的焦点过于集中在员工身上,采用的也是“治标不治本”的手段。这样问题的出现,与管理者自身的态度也有密切的关系。因此,谁出了问题就找谁,这是人人平等原则的精要。

对企业来说一套完备的规章制度是必不可少的。但制度建立后的执行还需要我们以更大的努力,更多的坚持去维护、去完善。“制度面前人人平等”的原则谁都懂,但很少有人能够真正将其落实到自己的行为当中!执行一次两次不难,难的是长期坚持执行。“把简单的事坚持做好就是不简单,把平凡的事坚持做好就是不平凡”。因为我们所有的人都有一个成功的梦想!

制度,是一种要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。对于企业来讲,制度其实就是告诉员工正确做事的方法。因此,制度的第一属性就是全体成员的“共同遵守”。只有有了“共同遵守”,制度才在现实上有了意义。制度的落实离不开团队成员的协同合作和共同努力。

曾经有个工厂经营不下去了,被一家外企收购。此时工厂的员工们既有一种求生的渴望,又有一种对前途的担心:一方面员工害怕企业裁员,自己要面对下岗的困境;另一方面,员工希望新的老板能使企业起死回生,让大家能够获得工作和生活的稳定。新上任的老板并没有采取什么新的改革,只是找出原厂制定的规章制度,让所有员工学习并且切实落实。几个月过去了,工厂开始扭亏,一年过后开始赢利。

这一案例告诉我们,没有大家的合作与协同,制度只是一纸空文,无法得到很好的落实;只有大家一起努力,一起遵守,制度才有意义,团队和企业才能获得发展。

曾挽救过世界著名企业IBM的经理人郭士纳在谈管理经验时曾讲过一句话:“员工做你要检查的东西,而不是你期望的。”这句话告诉我们团队管理者要带头落实制度。

维护制度的权威必须从我做起。德国作家歌德曾经说过:“在限制中才能显出能手,只有法律才能给我们自由。”在作为企业之法的各项规章制度面前,每一名管理者必须审视自己手中的权力,每一名员工必须比照自己的言行,每一名操作者必须检讨自己的每一次操作流程。

制度贵在落实,而落实则离不开团队成员的精诚合作。

制度是让人遵守的

《韩非子》讲过这样一个故事。

在赵国有个叫董阏于的人新到一地为官。当官的走马上任,都是先对管辖区域来个视察。

有一天,他走在石邑山中发现一个数百米深的山涧,站立其边,它的陡峭程度令人头昏腿软,不敢下望。于是他问当地乡民:“可曾有人下去过?”乡民答:“没有。”又问:“莽夫、傻子、疯子可有人下去过?”乡民答:“没有。”又问:“牛、马、猪、狗可下去过?”乡民答:“没有。”

这位新官顿悟一理:以法治理,就是要让法谁见谁怕。则法可行矣!

制度法规要让人怕,政策讲话要让人爱。这两句话是管理上的要律,道理很简单,制度法规是让人遵守的,而政策讲话是要引导和指导方向、让人相信的。

这是发生在第二次世界大战中期的一个真实故事。在战争中扮演了重要角色的美国空军,为了降落伞的安全性问题与降落伞制造商发生了一起纠纷。当时降落伞的安全性能不够,合格率较低。厂商采取了种种措施,使合格率提升到99.9%,但军方要求产品的合格率必须达到100%。厂商认为这是天方夜谭,他们一再强调,任何产品也不可能达到100%合格,除非奇迹出现。99.9%的合格率已经相当优秀了,没有必要再改进。

99.9%的合格率乍看很不错,但对于军方来说,这就意味着每一千个伞兵中,会有一个人的降落伞不合格,他就可能因此在跳伞中送命。后来军方改变了检查产品质量的方法,决定从厂商上周交货的降落伞中随机挑出一个,让厂商负责人装备上身后,亲自从飞机上跳下。这个方法实施后,奇迹出现了:不合格率立刻变成了零。

原本认为不可能的事,制度一改,奇迹就发生了。关心自己的利益是人的本性,怎样让制度顺应这种本性,以此激发人的工作热情,是制度设计者需要深思的问题。

制度的惯性

惯性指的是企业具有保持自身发展范式稳定的内在要求,是企业自身所具有的一种性质,表明企业对变革具有一定的抵制作用,变革的发生有惰性特征。由于它的存在,企业的发展遵循这样一种规律,即在感受不到压力、威胁、危机或挫折等“外部力量”时,将保持原有的发展路径与运行模式不变。

戴尔从小就思考:为什么不尽可能省掉一些看起来天经地义的中间环节,直接一步到位呢?这并不是痴人说梦,凭借着这个念头加上自身的奋斗,戴尔在仅仅18岁时就创造了神话般的电脑直销奇迹,并创立了一种划时代的经营模式!

在我们身边,有很多管理环节——它们只是由于惯性作祟才持续存在,并非不可缺少。如果细细推敲,省掉一些环节,机关、企业照旧运转得有条不紊。

一位年轻有为的炮兵军官上任伊始,到下属部队视察操练情况。他在几个部队发现了相同的情况:在操练中,总有一名士兵自始至终站在大炮的炮管下面,纹丝不动。军官不解,究其原因,回答:操练条例就是这样要求的。军官回去后反复查阅军事文献,终于发现,长期以来,炮兵的操练条例仍因循非机械化时代的规则。站在炮管下士兵的任务是负责拉住马的缰绳(在那个时代,大炮是由马车运载到前线的),便于在大炮发射后调整由于后坐力产生的距离偏差,减少再次瞄准所需要的时间。现在大炮的自动化和机械化程度很高,已经不再需要这样一个角色了,但操练条例没有及时地调整,因此出现了“不拉马的士兵”。军官的发现使他获得了国防部的嘉奖。

当一个组织所处的外部环境发生较大变化时,就会导致工作流程和方法随之而变,岗位设置与工作思路就应该跟上,否则“不拉马的士兵”就会层出不穷,从而使组织走向瘫痪。

合格的管理者必须能将所管员工的本职工作、责任及考核范围界定清楚。“能者多劳”的本质就是懒人对能人的剥削。

修路理论与制度建设

著名管理咨询专家刘光起先生说:“管理就是管出道理,道理就是规则规范。”这里所讲的规则规范,指的就是管理中的各项规章制度。中国传统文化中“没有规矩不成方圆”的思想,也阐释了规章制度的基础性作用。

约翰和亨利到一家公司联系业务。这家公司的办公室在一幢豪华写字楼里,落地玻璃门窗,非常气派。可是,由于玻璃过于透明,许多来访客人因不留意,头撞在高大明亮的玻璃大门上。不到一刻钟,竟然有两位客人在同一个地方头撞玻璃。

亨利忍不住笑了,对约翰说:“这些人也真是的。走起路来,这么大的玻璃居然看不见。眼睛长到哪里去了?”

约翰并不赞同亨利的说法,他说:“真正愚蠢的不是撞玻璃门的客人,而是设计者。如果不同的人在同一个地方犯错误,那就证明这个地方确实存在缺陷。应该考虑怎么修正缺陷,而不是嘲笑那些犯错误的人。”

于是亨利向该家公司的经理提了意见,在这扇门上贴上一根横标志线,从此再没有来访客人撞到玻璃门了。

这个故事涉及到“修路原则”,即当一个人在同一个地方出现两次以上同样的差错,或者两个以上不同的人在同一个地方出现同一差错,那一定不是人有问题,而是这条让他们出差错的“路”有问题。此时,人作为问题的管理者,最重要的工作不是管人——要求他不要重犯错误,而是修“路”。

管理进步最快的方法之一就是:每次完善一点点,每天进步一点点,每个人每一次都能因不断修“路”而进步一点点。这里所讲的“路”就是制度和规范,“修路”就是指制度建设。

“修路”理论告诉我们,管理工作最重要的不是直接去管人,而是去制定让人各行其职的制度——修筑让人各行其道的路。

§§§第9节执行力是管理者的必杀技

没有执行力就没有竞争力

执行力是推动工作、落实制度的前提。制度制定以后关键是执行,再好的制度如果没有人去执行或执行不到位也是没有用的。作为一名员工,你的工作必须着眼在有效的执行上。

工作中切忌只喊口号不做事。虽然有许多公司制度制定得比较完善,并把制度编制成册,或经常把制度性的标语贴在外面,但是在制度的执行过程中往往就变了样。员工应以制度为准绳保质、保量地完成工作指标,以强化各级管理人员的执行力。

美国总统要求安德鲁·罗文将信送给加西亚,安德鲁·罗文克服了种种难以想象的困难终于圆满地完成了这项神圣使命。安德鲁·罗文因此而被世人所称颂。但是,如果安德鲁·罗文不能执行这任务,这个任务的价值就等于零。

企业制度的制定同样如此,如果不去执行,同样分文不值。制度本身要不折不扣地被执行,是公司正常运作的前提。制度是用来规范约束公司员工行为的工具,只有制度得到有效执行才能保证公司的正常运行。

1.决不拖延

很多时候,我发现,影响员工执行不力的原因在于拖延。一个企业,当管理者制定了制度或作出了决策时,影响这些制度或决策实施的,往往是员工长期以来在不知不觉中养成的拖延的恶习。

举个简单的例子:一个企业的考核制度是规定每个月的最后一天提交工作报表。但是拖延的恶习让很多员工拖到下个月,结果直接影响了领导对于每个人工作进展的判断,不能很快制定出新的工作计划,导致了企业的整体工作安排向后顺延,直接耽误了企业发展。这就是拖延带来的负面影响。

决不拖延地去落实制度规定的每一项工作细节,决不拖延上级布置的每一个工作任务,是卓越员工必须具备的执行素质之一。

在《财富》最近推出的全球最有影响力商业人士名单中,埃克森·美孚石油公司董事会主席兼总裁李·雷蒙德名列前茅。

有人说,李·雷蒙德是工业史上绝顶聪明的总裁之一,是洛克菲勒之后最成功的石油公司总裁,因为没有人能够像他一样,让一家超级公司的股息连续21年不断攀升,并且成为世界上最赚钱的一台机器。

李·雷蒙德的信条就是:决不拖延。在他的影响下,这一信条已经成为他所在公司秉持的理念之一。埃克森·美孚石油公司跃升为全球利润最高的公司,有着埃克森公司和美孚公司携手的因素,更是因为它拥有一支决不拖延的员工队伍。李·雷蒙德的一位下属曾经这样解释这一理念:拖延时间常常是少数员工逃避现实、自欺欺人的表现。然而,无论我们是否在拖延时间,我们的工作都必须由我们自己去完成。通过暂时逃避现实,从暂时的遗忘中获得片刻的轻松,这并不是根本的解决之道。要知道,因为拖延或者其他因素而导致工作业绩下滑的员工,就是公司裁员的必然对象。必须记住的是,没有什么人会为我们承担拖延的损失,拖延的后果只有我们自己承担。如此一来,我们就可能在一个庞大的公司里,创造出每一个员工都不拖延哪怕半秒钟时间的奇迹。

当然,“决不拖延”也是沃尔玛、通用汽车、德国电信、苏黎世金融服务、英特尔等知名大公司严格执行的员工行为准则。

今天该做的事拖到明天完成,现在该打的电话等到一两个小时后才打,这个月该完成的报表拖到下一月,这个季度该达到的进度要等到下一个季度……在竞争激烈的职场上,如果你总是不能坚定及时地执行计划,完成上司布置的任务,或者虽然完成了,但时间上却慢半拍,你又凭什么指望获得上司的赏识,获得加薪晋升呢?而对于企业而言,拖延必然会影响制度的有效落实和战略目标的达成。

决不拖延,今天该做的事一定要在今天完成,这才是真正有效的执行!

如果你有遇事拖延的习惯,不妨做一个自我分析。具体步骤如下:

第一步,写下你拖延的一件事情。既然有拖延的习惯,那你拖延的事情肯定不止一件,你不妨先写下自己认为最重要的那件事情。

第二步,自己反问一下,假如继续拖延下去,不采取行动,会对你造成什么样的后果。如果你拖延的是上司布置的任务,拖延的后果是显而易见的:给上司留下坏印象,降职,甚至被辞退。

第三步,想一下,假如你现在采取行动,完成这件事情,会对你有什么好处。这和第二步正好相反,这些好处会给你采取行动增加动力。

第四步,马上行动!

你千万别认为这样做没有什么效果。事实上并不是所有人在拖延时都认真考虑过这样做的后果到底有多严重。我们从很多被降职或被辞退的人那里看到的后悔神情就可以知道这一点:早知道会被降职或辞退,就决不会拖延执行了。

富兰克林曾经提到过一种被称作“切香肠的技巧”的方法可以有效地防止拖延的发生。所谓切香肠的技巧,就是不要一次性吃完整条香肠,而是把它切成小片,一小口一小口地慢慢品尝。同样的道理也可以用在你的工作上:先把工作分成几个小部分,分别详列在纸上,然后把每一部分再细分为几个步骤,使得每一个步骤都可在一个工作日之内完成。

但是,无论如何,最重要的一件事情是:你必须采取行动,不要把事情留到明天。

2.百分之百地执行

执行能力是企业的生存能力。一旦计划、制度已经出台,我们就要百分之百地执行到底。在执行制度完成工作时,除了追求速度以外,还要追求质量。速度和质量,是衡量员工执行能力的两大标准。只有每个员工都能百分之百地执行既定计划和制度,都能高效高质地完成工作,企业才能更快速地前进,每个员工也会因此受益匪浅。

巴西海顺远洋运输公司“环大西洋”号海轮是艘性能先进的船,但在一次海难中沉没了,21名船员全部遇难。当救援船只到达出事地点时,望着平静的大海,救援人员谁也想不明白,在这个海况极好的地方到底发生了什么。这时有人发现救生台下面绑着一个密封的瓶子,里面有一张纸条,21种笔迹,上面记载着从水手、大副、二副、管轮、电工、厨师、医生、船长的留言:有的是私自买了一个台灯用来照明;有的是发现消防探头误报警,拆掉后却没有及时更换;有的是发现救生筏施放器有问题,把救生筏绑了起来;有的是例行检查不到位;有的是值班时跑进了餐厅……

最后是船长麦凯姆写的话:发现火灾时,一切糟糕透了,我们没有办法控制火情,而且火越来越大,直到整条船上都是火。我们每个人都犯了一点点错误,但酿成了船毁人亡的大错。