书城管理成大事必备的99个领导技巧
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第8章 培养高效能人士的习惯——成大事者的自我管理技巧(4)

你很有可能已经非常精通于制做各种文件,甚至你还能做好这些文件的预先的格式,因此无须你对格式做调整;你还可能掌握了很多的命令,他们在你每次使用电脑时都能节省你的时间;你还知道怎样做出设计漂亮的文件而不费吹灰之力。如果上述的技能你尚不能做到的话,就要花时间去熟悉全部的省时的迅速的命令。比如,是否已把各种合同建立了档案?圣诞卡的单子在哪里?表格处理和项目设计的软件掌握得怎样?你对图形、图形剪贴、打印机和流程图等等的运用怎么样?总是有更多的东西要学,而且这些东西能够提高你的速度和效率,而这也正是你所需要的。拥有了更快的速度,你可以使自己能赶在危机和问题发生的前面。

本月就开始腾出一些时间来学习一下电脑技巧吧!实际上,应该是每个月都腾出一些时间。即使你不知道是否会用到它们,你也应当去学习,因为不学习也就不可能知道这些技巧是什么,怎么用。同样,如果你不经常收发电子邮件,你也会被甩在后面。因此,你的一个重要任务就是挤出时间来学习更多更新的技术,你付出的时间会为你今后节省出更多的时间。

技巧16用顺手的东西:

选择办公用品的技巧

把东西放在手边会使你腾出更多的精力,它能使你工作起来像一部加足马力的机器。

成功的管理者把工作中琐碎的物品加以整理归类,使它们不致阻碍重要事情的处理。

将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来

最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,如复印机自动送稿(ADF)。因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大地节省人力与时间。可是,这种精心设计出来的功能,却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如,在公司内部报表文件上经常可以发现,文章是用文书处理机打在A4的纸上,而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一,自动送稿功能(ADF)的威力,也要大大减小了,因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小,不只是复印上,在各方面都将大大提高效率。

单面使用活页纸

从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一般的笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳选择,而且最好只使用活页纸的单面。或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,可以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利地进行作业。

把书架上大套书籍书背向下排置

百科全书类的大套书籍,可以称之为知识的宝库,平常应经常翻阅利用才是。事实上,这类书籍往往被束之高阁,无人问津。把大套书籍排上书架时,都要书背向下排置。大套书籍之所以被人敬而远之的原因之一,在于难以放在普通的书架上。只要向下排置,就可以解决这个困扰。把书背向下排置时,令书底朝外并在上面写上书名,这么一来就可以随手抽取查阅,不会再有笨重、不便的感觉了。

利用百科全书的硬纸盒来收藏,可收一举两得之效

把百科全书排上书架时,应该一定先把硬纸盒取下来,让它“赤裸裸”地排在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这些硬纸盒做“整理盒”,分门别类地收藏明信片、书信等信件资料,实在非常方便,盒子的容量又多,大小又适合放置书信、明信片,所以,按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻,自是“手到擒来”。

将重要的剪贴资料印成B5规格

很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯,不过,如果以此来整理应用资料,未必是提高效率的方法。例如,把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中,在检索的阶段上,这种办法相当不便。在管理者办公室中,剪下的报纸、杂志文章一律要复印,而且利用复印机放大缩小的功能,全部统一成B5规格,这么一来,不但日后容易整理,而且检索工作也会更为轻松愉快。

在活页纸的两侧打孔

我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔,因为想同时对照两种资料时,可随意夹左夹右,资料自然一览无遗。单面使用法的优点是,在这种情况下,将性能发挥到极点。如果有两侧打孔的活页纸,在装订归档之时,就更加方便,何乐而不为呢?

参考书籍在复印出所需资料后,要立刻归位

书架乱七八糟,找一本急需要的书都得花上大半天,当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊,如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。通常,工作前所需的资料,在一本书中顶多占两三页左右,因此,不管搬出多少本书,应只把必要的章节印下来,随即把书籍放回书架上,这么一来,书架才能保持有条不紊,过后也不必为了找寻书籍,而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上,都是非常有效率的,实在是一举两得。

编制派得上用场的“专属用书”,每个月都要写相当多的稿件

写一两张稿件,往往就需要查阅好几本参考书,在这种情况下,一本本翻阅查寻,就是有再多的时间也不够用。一般来说,专业工具书籍大都是很厚重的一大本,要在这么厚重的书中找出一小段参考资料,真如大海捞针,要浪费不少心力。因此,从必用的参考文献中,事先印下认为需要的资料,编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册,高效率地进行工作。

采用高尔夫球记分法,随时随地记下备忘录

喜欢打高尔夫球的人大概都知道,高尔夫球的记分卡上附有铅笔,大小正好可放在上衣口袋,在球赛进行中,无论打到哪,都可立即记下分数。除了一般的笔记外,也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录,这么一来,即使身边没带公事包,也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样,随身携带笔记簿。如果采用这种方法,随时随地都可迅速地记下备忘录。

在抽屉中放置空名片盒,以收藏小东西

大部分的办公桌,都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶,不过这种塑胶盘却不实用,尤其是塑胶盘把抽屉分成上下两部分,下面的空间有时都浪费掉了。所以就利用空名片盒,来装抽屉里的小东西,由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格,纵横排列在一起,形成了井然有序的小格子,分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西,移动很方便。

经常备有文具目录

经常在办公室中备有文具目录,对自己来说,能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具,不过由于文具的种类实在太多了,即使到大型的文具专卖店,也不见得能够找到自己想要的东西,这时候如果手头上有一本目录,就能够马上找到自己想要的东西,并且知道正确的商品名称。想要目录,只要向厂商索取,他们就会寄来,或是向附近的文具店索取一两年前的旧目录也可以,包括中小型厂商,备有两三家以上的目录,当然能有效迅速找到适用的文具制品。

事先决定文具的“购买库存量”

要提高工作效率,从笔记簿到邮票,复印用纸等的文具用品,永远都不能缺少,必须源源不断的供给,所以彻底地实施文具库存管理,是非常重要的。因此,事先决定“购买库存量”,再根据这个标准加以补充。

记下常用文具的商品号码

前面讲过,利用目录来选购文具的方便。此外,管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下来,这样就不必一张张的翻目录,只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码,就是商品的正式名称。只要告诉厂商这个号码,就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。例如,如果指名要“XX牌三○一夹”,即指一般的轻便夹,可以需要的数量和颜色来订购,就不会有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天:“我要那种方方的,差不多这么大……”这些烦琐的话,却不一定能说清情况。

期数完整的杂志须编制索引

通常将杂志上必要部分印下来之后,加以舍弃即可,然而,有关自己的专业杂志却是例外,全部一期不漏完完整整的保存下来。可是有些杂志自从创刊以来,已达几百期,过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次的“索引”存档,以备必要时加以检索。一般说来,即使收藏完整无缺的杂志,大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”,日后检索时,能节省不少时间。

在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”

整理书架时,大概很多人都是根据书籍的内容,而进行分门别类的排列,有关法律书籍,就应根据内容,例如,“债权法”、“民法”……区分成不同的范围。不过,在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”,为特殊书籍提供随时可用的空间。刚刚开始着手一项新工作时,资料不会太多,但是随着工作的进行,有时资料会一直增加,或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间,纵然资料一点一点的增加,也能加以集中整理。

把经常使用的文字、数字刻成橡皮印

在现代的办公室中,OA机器已经成了不可或缺的必需品,不过除了利用这些机器之外,只要稍稍动点脑筋,还是有很多提高工作效率的方法,比如说,利用橡皮印。(年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章,一应俱全)。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下,如果一一手写,那会耗费许多时间,所以若能将其刻成橡皮印,在处理事务上,便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱,但是由于节省手写作业的时间而提高了工作效率,所以成本反而降低。

将剪贴资料的印本直接存档

前面谈过,利用印机放大缩小的功能,把剪贴资料一律印成B5大小,这样不仅能够统一纸张的大小,而且可以直接夹在二十六孔活页夹上,方便存档。如此,不但省去粘贴的麻烦,也不会有日久剥落的现象发生,尤其是资料夹成一册,整齐而不占空间,好像一本书一样。

将处理完毕的笔记页要即刻抽出

经常使用便于插换的活页笔记,随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后,将已处理完毕的事项用红笔划掉,而且,在全部事项完成之后,即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。由于每天反复这个流程,有时候在管理者的笔记本上,还留有一两年前的笔记页,当然上面记载的全是些悬而未决的问题。这么一来,即使是成年累月未解决的事项,也可在笔记本上一目了然,想到的时候,就可对其深思一番,以谋求解决之道。

日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里

从笔记本抽出已处理完毕的活页纸,或许不会马上用,不过偶尔也会有再度派上用场的可能,像这样的资料,要都交给秘书,像平日一样加以复印,自行判断分类归档。但是,并不是马上收到最后分类的活页夹档案中,而是收到“暂时档案”里。然后,每隔一定时间,就翻阅检查一下秘书的分类有无错误,同时也考证一下当初未判断定夺的资料内容,再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。

以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案

保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹,它有各种不同的颜色,因此应想出一套使用方法充分利用。比如塑胶面的活页夹,专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等,并按颜色加以区别;而布面的活页夹,则专门保存各种信息资料,同样的也是以颜色加以区分。这么一来,不管活页夹放在哪里,一眼就可看出档案的内容种类。

经常备有新的活页纸

为新书写稿的时候,要以活页纸做备忘录,一有新点子,马上提笔写下,然后将其保存在专用的活页夹中。存档时,如果发觉新点子比旧点子更好,就将新的存档,旧的作废。久而久之,活页夹中的资料就会越来越丰富。当然,一个活页夹只能为一本书一个主题所专用,为了能够随时使用新的活页夹,常备有大量的活页纸。

使用白色活页纸,日后的整理工作将更方便

有的人认为,根据大项目或主题不同,使用不同颜色的活页纸,分类时将更为简便。但是,最好一律使用白色活页纸,因为本来可以随心所欲大肆使用的活页纸,一旦区别颜色,不但日后分类非常麻烦,而且一一区分颜色也很累人。另外,在复印时,除了彩色复印以外,资料会有不清楚等麻烦。基于上述的理由,应一律使用白色活页纸。

使用二十六孔的活页纸

应一直使用活页式笔记本,而且一律使用二十六孔的活页纸。孔数太少,纸张撕破的危险性高,而且二十六孔是使用率最高的纸张,基于上述的考虑,应选择二十六孔的活页纸。此外,二十六孔的活页纸归档时也非常简便。当然不只是笔记,连收集杂志、报纸等资料复印本时,也要打上二十六个孔,然后再夹到活页夹上。在活页纸的左右两侧打孔,严格说来,应该是五十二孔才对。

使用电动打孔机比较方便

除了活页式笔记本之外,报纸、杂志的剪贴资料也一律复印成B5大小,然后打上二十六个孔,再夹到活页夹上。以前使用手动式打孔机,在数量增多的情况下,打孔实在是件既麻烦又费时的工作。由于经常需要在相当多的资料上打孔,手动式打孔机已经不适用了,一改用电动式打孔机之后,即可节省很多时间。如果必须经常使用打孔机,还是电动式的比较方便省时。

在活页纸上写上大标题

活页式笔记本都划有标线,其使用方法是,在最上面写上大标题,比如“效率法”之类的大标题,其下写上“收集资料”之类的中标题,接着按照标题分别列出小标或实行中的点子。如果记载事项无法全部写在一张纸上,则在另一张活页纸上同样的写上大标题、中标题并且按顺序编上号码,这么一来,即使笔记散乱无序,只要看到标题就可以了解其内容。

在加上新活页纸的同时,顺便做整理淘汰的工作

使用活页式笔记,其最大优点在于能够自由地插换页数,必要时可以重新插入,不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料,其正确性与精密度都会增加,并且越来越充实、丰富,这种自由伸缩的优点,正是活页纸的魅力所在。所以,在活页夹上加上新的活页纸同时,除了插换的页数之外,也顺便浏览一下前后的内容,一发觉有不要的东西即撕下丢弃,借此笔记得以保持精简、易读,而且也可以大幅度地缩短检索时间。

技巧17做好文字工作:

处理书信与文书的技巧

不要在桌子上凌乱地堆满书信文件,应把它们归类整理起来。