文字理所当然是人类使用最有力的武器，文字理所当然也能是你最能表达自己、表现自己的工具，文字理所当然也能描绘出你的形象甚至个性来。
出色的信件当然出自出色的人
话语要表示亲热。没有亲属关系的，可称“某某同志”也可按职务称为“某某教授”或“某经理”之类，对高龄者也可称“某老”；给平辈写信，一般名字前面不宜冠姓，有无亲属关系均可称兄道弟，并没有特殊要求。对于有名有字者必须用字称谓以表严谨。写给小辈，有亲属关系的，可用名字加称谓，也可称呼其名；无亲属关系的，可称呼“某某同志”、“小王”、“小李”之类的。
要有热情的问候语。信的开头要有问候语，问候语可长可短，即使只用“你好”两字，也会体现出发自内心的一片真诚。
要诚恳的祝贺。写信结束后，犹如向朋友告别，道一声“珍重”同样是非常重要的。祝贺语有格式上的规范要求，一般分两行书写，上一行前空两格，下一行顶格。祝贺语可以套用约定俗成的句式，如“祝你健康”之类，也可另辟蹊径，触景生情。
正确地使用敬语、谦语。敬语、谦语在书信中的使用频率很高，如称别人的书信为“大礼”、“惠书”，读别人的信为“捧读”，信末署名自称“后学”、“愚弟”等。
信封书写要正确、清晰。这是一种对邮递员的尊敬。收信人的名字后面，要写上“同志”、“先生”等称谓，不能写“外公”、“阿妹”之类，因为这不符合邮递员与收信人的关系。
手写的信件会让人刮目相看
如今，如果打开信封，看见一封手写的信件，你是否会感到很意外？也许在一堆的求职信中，你会选择打开这封手写的信。
一封手写的信会让人刮目相看，因为大多数人都不愿意费时间和精力手写信了，他们更多的采用打印的电子信件，甚至直接发送电子邮件，手写的信实在是太稀少了。如果你受到一封手写的信，说明写信的人是多么地重视这封信，对你是多么地尊重。
电子邮件如何给人好的第一印象
近年来，在诸种电子通信手段中跑出来一匹“黑马”，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展速度可谓突飞猛进，日新月异，令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。
电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通信费用。
现今，商界人士大都使用电子邮件对外进行联络，为了能给对方一个好的印象，电子邮件应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。
第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，以下三点尤其必须注意。
①主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
②语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
③内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。
第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”
有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。
目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。
第三，要小心地写电子邮件里的每一个字和每一句话。
因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心。如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。
邮件信息不要太冗长。这样不会引起他人注意，别人也不喜欢看下去。
不要在邮件未端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。
第四，发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上“请问一下，如果发送压缩格式（或其他格式）的能不能阅读”。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉你很细心，也很体贴，而且让人感觉这个文件很重要。
邮件不要太公式化。你可以在上面加上LOGO等。
回复信件的质量影响你的形象
信件本来就是一种相互往来的过程，收信后必然要回复。
复信要注意的事项有以下几点。
①要及时阅读来信。见信如见人，收到信件后一连几天不看，犹如把客人拒之门外，这是很不应该的，而且拖延看信可能会延迟某些重要的事项和信息。根据来信内容，决定是否复信、何时复信和如何复信。在复信时，最好说一句是几月几日收到你的信，以免让对方担心信件是否送达。
②有些来信可能是求教某个问题或托办某件事情，收信人应明确予以回答。凡是应该帮助而自己又能帮助的，应尽可能伸出援助之手；如果爱莫能助，则应坦诚地说明情况，以取得对方的谅解，并且不致耽误对方及早寻找其他方法。自己可以帮助一臂之力时又办不好的事，也应先给对方复信，以免对方久等。总之，对来信提出的要求，收信人应该坦诚相对，置之不理或避而不答，是不合礼仪要求的。
③有时由于种种原因，例如地址更换、出差在外、转信人耽搁等，导致收信人没能及时收到来信，甚至因此贻误了办事的时机，对此，收信人应在收信后立即向对方说明事实情况，取得对方的谅解，并尽可能设法采取一些弥补的措施。
④对于社会知名人士来说，由于经常收到的一些不相识的崇拜者的来信，最好请人专门帮助回复，或者挑出部分信件自己回复，保持与大众的交流与联系，因为对这些信件一一答复，显然是不可能的，一概不理不问，视而不见或视若包袱，也是不合适的，同时还可以选择适当的机会和方式，如通过新闻媒介，向来信者表示自己的谢意。