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第25章 4以“80/20法则”决定工作顺序

第四章4 以“80/20法则”决定工作顺序

不管是哪一种工作,程序决定不佳,将不能获得良好的结果。如果你早一点上班,就有充裕的时间决定程序,工作当然也能够顺利地进行。

以“80/20法则”决定工作的优先顺序,把一天的计划列出来以后,接下来就得决定先后顺序。其实真正重要的工作并不多,差不多只占全部工作的两成左右。只要想想这两成的重要工作是什么,即可以很快地决定工作的优先顺序,自然就可以制定效率很高的工作程序。 对于重要的工作和次要的工作,有不少人采用一视同仁的方式。这种工作方式不但效率不高,而且精神方面的负担也将使人不堪重负。如果根据“80/20法则”进行,只做全体的20%,即可完成80%的工作,因此,在精神方面会显得轻松,效果也比较好。

决定工作次序时,不要连细节也定得死死的,必须具有某种程度的弹性,如此才能够顺利地进行。有不少人喜欢详细的规定,从几点到几点做哪些工作,然后才着手工作。乍看起来,这种做法似乎很合理,但实际上,这并非很有效率的做法。因为一旦决定了时间,难免会受到它的束缚。例如,工作进行得很顺利时,时间一到就非中断不可;轮到工作进行得不顺利时,仍然要熬到时间到为止。与其采用这种方式,不如趁着干劲十足时,一口气把工作干完;提不起精神时,干脆做其他的工作,这样效果会更好。因为把一天要做的事情全部列出来,如果前一天有未做完的工作,就必须把它也加进去。写完以后,全部看一遍,再决定从何处着手,以何种顺序进行。对于能够同时进行的事情,最好一次就解决掉。例如,中午必须会客,就不要吃完饭再会客,而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。这样的话,一次就可以解决两件事,腾出来的时间,可用于其他方面的工作。

工作最好分为“亲自动手”和“委托他人”两种方式。一般的工作可分为“只有自己会做”和“他人也能够做”两种。考虑到工作程序,就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托给他人做,或者把应该委托他人做的事,由你动手来做的话,将招致很多无谓的损失,根本就无法高效率地进行工作。