书城励志方法总比困难多大全集(超值金版)
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第38章 统筹法:解决问题有程序,先后次序要排好(1)

方法三:统筹规划,先主后次,则忙而有序;不分轻重,杂乱无章,则舍本逐末。

比尔·盖茨曾说:一个不懂得如何去经营时间的商人,那他就会面临被淘汰出局的危险。而如果你管住了时间,那么就意味着你管住了一切,管住了自己的未来。

在这个人人都喊“忙”、“太忙”的社会中,总是有做不完的工作,忙不完的琐事。时间是最稀缺的资源,如何将这一资源充分而合理的利用,常常关乎职业的成败,关乎生活的质量。

所以,与其千头万绪地匆忙,不如让一个好计划还你一个清醒的头脑和轻松的身心。而做事之前的谋划安排、对目标的合理规划又能让你少操一点心,多几分从容和淡定。

先做最重要的事

我们都知道,人的时间和精力是有限的,如果你不会安排你的时间,不常在你的记事本上制定一个顺序表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。

比如,工作中,我们常常是这样,一会儿要复印,一会儿要接电话,一会要写个报告,报告写了一半又想起有个电话要打……这样琐碎而又繁忙的一天又一天,让人几乎崩溃。

由此可见,在工作进行中必须解决的问题实在太多。如果你是老板,有些事情自然可以交待下属去做,如果你是中层领导,也可以适当的让手下分担点事情,如果你是最基层的工作人员,那也就意味着,所有的事情都需要你自己来做。

1. 把重要的事放在首位

商人最可贵的本领之一就是与任何人交往,都简捷迅达。这是一般成功者都具有的通行证。与人接洽生意能以最少时间产生最大效率的人,恐怕没有人能与比尔·盖茨相比。为了珍惜时间他招致了许多人的怨恨,其实人人都应该把比尔·盖茨作为这一方面的典范,因为人人都应具有这种珍惜时间的美德。

比尔·盖茨每天上午9点30分准时进入办公室,下午5点回家。有人对比尔·盖茨的资本进行了计算后说,他每分钟的收入是50美元,但比尔·盖茨认为不只这些。所以,除了与生意上有特别关系的人商谈外,他与人谈话一般不会超过5分钟。

通常,比尔·盖茨总是在一间很大的办公室里,与许多员工一起工作,他不是一个人呆在房间里工作。比尔·盖茨会随时指挥他手下的员工,按照他的计划去行事。如果你走进他那间大办公室,是很容易见到他的,但如果你没有重要的事情,他是绝对不会欢迎你的。

做为一个公司的当家人,比尔·盖茨能够准确地判断出一个人来接洽的到底是什么事。当你对他说话时,一切转弯抹角的方法都会失去效力,他能够立刻判断出你的真实意图。这种卓越的判断力使比尔·盖茨赢取了许多宝贵的时间。有些人本来就没有什么重要事情需要接洽,只是想找个人聊聊天,而耗费了工作繁忙的人许多重要的时间。比尔·盖茨对这种人简直是恨之入骨。

有些人会觉得工作愈忙愈好,但是忙着琐碎的事和忙着重要的事,这中间有很大的差别。忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。即使是同样花时间工作,其一分一秒的价值也完全不同。

2. 按事情的程度优先排序

根据最新的时间管理理论,我们可以把事情按紧急和重要的不同程度,分为A、B、C、D、E五类:

A类:重要且紧急的事

这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如,老板要你在明天早上十点钟以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形、生产前阵痛已经到了每三分钟痛一次。

现在,除非是这些情况都同时出现(老天,请不要让这种情形发生吧),否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性,要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素,则现在已经不能再拖延了。在这些情形下,时间管理就不会出什么问题了。

B类:重要但不紧急的事

对这一类工作的注意,可分辨出一个人办事有没有效率。

我们的生活中,大多数所谓重要的事情都不是紧急的,我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一直拖延下去,而在太多的情形下,我们确实这样拖延着。这些都是我们“永远没有着手”的事情。

这些工作都有一个共同点:尽管它们具有重要性,可以影响到你的健康、财富和家庭的福利,但是你如果不采取初步行动,它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及到别人的优先工作,或规定期限而使它们成为“紧急”,你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

C类:紧急但不重要的事

这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地来审视,我们就会把它们列入次优先级里面去。

例如,某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情,但是有一个人站在你面前,等着你回答,你就接受了他的请求,因为你想不出一个婉拒的回答。然后因为这件事情本身有期限,必须马上去做,于是第二类的优先事情就只好向后移了。

D类:既不紧急也不重要的事

很多工作只有一点价值,既不紧急也不重要,而我们常常在做更重要的事情之前先做它们,因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉,也使我们有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。

如果你发现时间经常被小事情占去了,你就要试一下学会克服拖延。

E类:纯属浪费时间的事

不要在上班时间去做那些纯属浪费时间的事,如果你那样做了,势必影响工作的效率。

平时工作中,我们要先做A、B类,然后做C类,少做D类,千万别做E类。方向重于细节,策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事,才是最优化的时间管理、最能节约时间的方法。AB类事务多了,C、D类事物自然就少了,E类事物就杜绝了。这样你就会越来越有时间,越来越有效率,越来越没问题。

如果你感到每天都在毫无章法的忙于琐事,不妨根据事情的轻重缓急,制定出一个计划来。这个计划可以每天早上来制定,先制定一个顺序表,然后再加上一个进度表,实行一段时间之后,你就会发现你的工作状况大有改观。

抓住问题的主要矛盾

国际上有一条公认的企业管理法则,叫“马特莱法则”,又称20∶80法则。其要旨在于将20%的经营要务,明确为企业经营应倾斜的重点方面,从而指导企业家突出重点抓管理,全力倾斜搞经营。

马特莱法则所提倡的,就是“有所为,有所不为”的经营方略。它将20∶80作为确定比值,本身就说明企业管理不应面面俱到,而应侧重抓关键的人、关键的环节、关键的岗位、关键的项目。因此,企业家要想有建树,就必须将企业管理的注意力集中到20%的重点经营要务上来,采取倾斜性措施,确保它们得到重点突破,进而以重点带全面取得企业经营整体进步。

要弄清楚哪些经营要务属于20%应该列为重点的工作。就一般性企业来说不外乎六个方面:重点人才、重点产品、重点市场、重点用户、重点信息、重点项目。将这六个方面的重点按占经营工作20%的比重选定下来,实施马特莱法则,就有了一个重要的基础。

20∶80法则揭示了一个道理:一小部分原因、投入和努力,通常可以产生大部分结果、产出或收益。

对于个人,在做事的时候我们同样可以实施这个法则,抓住重点。一个时期只有一个重点,一次只做一件事情。聪明人要学会抓住重点,首先解决重要问题,然后解决次要问题。

用好20∶80法则,即把精力用在最见成效的地方。

1. 把精力用在最见成效的地方

美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时,头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了自己的销售图表,发现他的80%的收益来自20%的客户,但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月就赚到了1000美元。穆尔从未放弃这一原则,这使他最终成为了凯利—穆尔油漆公司的主席。

我们不仅要做最重要的事,而且在做事的时候要抓住事情的主要方面去做。

2.抓住核心问题

秦穆公召见九方皋,派遣他去寻找千里马。三个月之后,九方皋回来了,向秦穆公报告说:“千里马已经找到了,在沙丘那个地方。”秦穆公问他:“是一匹什么样的马呢?”九方皋回答说:“是一匹黄色的母马。”秦穆公派人去看,结果是一匹公马,而且是黑色的。秦穆公非常不高兴,“连马的颜色和雌雄都分辨不出来,又怎么能知道是不是千里马呢?”伯乐听说此事,长叹一声说道:“九方皋相马的本领竟然高到了这种程度!这正是他超过我的原因啊!他抓住了千里马的主要特征,而忽略了它的表面现象;注意到了它的本领,而忘记了它的外表。他看到应该看到的,而没有看到不必要看到的;他观察到了所要观察的,而放弃了所不必观察的。像九方皋这样相马的人,才真达到了最高的境界!”那匹马,果然是天下难得的千里马。

一个人对于某事犹豫不决时,就会发生如上的迷惑或彷徨。这时候,如能针对自己的目的,抓住核心问题来研究,就可以抓住事情的本质而不致出错。

事前谋划一步,结果少走弯路

做好准备工作是一切工作的前提,只有充分地做好规划和准备,才能保证事情的顺利进行。所以,我们在每次解决问题之前,先对自己说:“我是否做好了准备?”“我还有哪些地方没有想到的?”“我所准备的方案是适合自己的吗,是最佳的方法吗,是否真正的切实可行?”弄清楚了这些问题,做起事来就不会因为仓促而手忙脚乱,也不会因为遗忘某个步骤而重复工作。做事之前先提前准备,既不会耽误时间,反而会获得事半功倍的效果。

很多人因为事先没做足准备工作而匆忙上阵,结果走了很多弯路。经过多次的尝试和修补,才将事情沿着正确的轨道有序进行。也有很多人做事很勤奋,头脑也十分聪明,但效率很低,其中的原因也是缺少事前的谋划。做事勤奋是一个人的态度,而要想把事情做的妥善,还需要谋划的方法。只有把二者结合起来,才能减少失误,提高做事的效率。

凡事预则立,不预则废,前期的调查勘探是十分重要的。要有针对性地对问题进行分析,如果缺乏周密的计划和安排,仓促上马,很容易导致失败。只有先对问题有个清楚的了解,才能逐渐探讨出解决之道。

1. 把事情和问题先了解清楚再做

销售人员:“如果这幢大楼要达到您所要求的智能化配备,您需要和几家设备及软件供应商联系呢?”

客户:“5家。”

销售人员:“我们公司提供的系统集成全面解决方案,包括您所需的各项硬件和软件,能妥善地使您得到更全面的服务,还能节省您很多时间和精力。”

客户:“这个我知道,不过,这5家公司的产品在各自的领域都是出类拔萃的。”

销售人员:“我同意他们的产品各有千秋。但是,由于他们都有各自的规格标准,容易产生互相排斥而不兼容的现象。也许还会造成软件使用上的障碍,影响以后顺利使用。

客户:“这种情况我们也考虑过。”

销售人员:“我们可以从全局考虑,统一所有的标准和流程,能确保硬件和软件都能有机地配合密切而完善。您只要与我们一家公司打交道,问题就可以全部解决了。”

客户:“听起来还真是有吸引力。那你们的费用是多少?”

销售人员:“费用?哦,费用,费用嘛,可能不会太小。”

客户:“你说什么,到底多少钱?”

销售人员:“没,没多少钱,我回去再算算。”

知己知彼,百战不殆。做事不但要清楚自己的条件和能力,还要掌握事情的方方面面才有助于事情的解决。

2. 先想到可能出现的结果,避免亡羊补牢

某杂志刊载了这样一个故事:有一个老商人,他在一个小市镇里做了几年的地产生意,到后来竟完全失败了。当债主跑来讨债时,他正在紧皱眉,思索他失败的原因。

“我为什么会失败呢?”他说,“我对于主顾不是很客气吗?”

“你完全可以再从头干一下,”债主说,“你看你不是还有不少财产吗?”

“什么?从头开始?”

“是啊!你应该开出一张资产负债表来,好好地清算一下,然后从头做起。”

“你的意思是说我得把所有的资产和负债都详细按:算一番,写成一张表格吗?我得把我的门面、地板、桌椅、茶几、书架都重新洗刷油漆一番,弄成新开张的样子吗?”

“是啊!”

“这些事我早在15年前就想动手去做了,但后来因为我沉溺在参观拳击竞赛中,至今还不曾动手。现在我知道我几年来失败到如此地步的原因了!”

做事情不能不顾结果,只讲方法,应该事先就要想到可能出现的结果,而不是等到结束后才发出感叹:“这个没做好,那个没想到。”“如果开始这样或那样做,就不会出现……的结果。”只有预先想到结果,并制定相应的策略,才可避免后悔。

3. 收集必备的资料和信息

车市上,一位销售顾问走上前,礼貌地对正在看车的先生问好:“您好,先生,您来看看车?喜欢哪个款式的?”

????“比较喜欢A6,您大概介绍一下吧。”顾客说。

????“A6应该是第一部国产豪华轿车型,不仅质量可靠,动力性能好,安全性也是一流的。请问先生是什么公司的?”

????“我是什么公司的与买车有关系吗?不用管我是什么公司的,您介绍车就行了。”顾客对销售顾问的问题感到很奇怪。

“A6安全性也是一流的。具体重点介绍什么方面,还要尊重您的意见,我感觉您是律师吧?”销售顾问笑着问。 ??

????“我不是律师,不用问我是干什么的,从安全性开始介绍就行。”

????“您别介意,因为上周有一个客户来提了一台A6走的时候,说他们集团的首席律师也要买一台车,说的就是今天这个时候,现在还没有到。我看您器宇轩昂的还真的以为就是您呢。那您一定是媒体的首席记者。”

“我也不是媒体的,我是搞电视制作的。”顾客回答。

一味蛮干是不行的,必须在信息资源上做好充足的准备。比如,你在销售某个商品,就要先调查有关该商品的销售市场,预测市场空间有多大,能否挖掘更广阔的销售市场;这其中包括销售地点的选择、销售方法的运用以及潜在顾客的多少,只有这些全部调查清楚了,有了完备的信息资源,市场才会有保障。

信息是一种非常重要的资源。谁先掌握了信息,谁就拥有了取胜的第一步。处理问题之前必须提前把有关的信息和资料搜集全面,了解透彻,只有掌握了一定的信息,才能了解事情的过程和问题的情况。越是复杂的事情和难解决的问题,越要提前准备,做好多个方案以备应对不同步骤所出现的问题。

4. 磨刀不误砍柴工

一个年轻人回到乡下老家想利用周末假期,过个悠闲的生活,于是下田帮老父干点活。从除草到整理菜地,他越做越快,而且没有休息。

他父亲说:“你跟城里的人走路一样,动锄动得太急太快。”

“不快点工作,什么时候才做得好?”他回答父亲。

“不对,锄就是锄,没有所谓快或慢,要平心静气工作,要把握持续的耐力,那才不会累。而且也不能光顾低头锄地,不看锄刀啊。”