书城励志做事要懂心计
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第7章 能做事不如会做事(3)

这些人发完牢骚又埋头挖掘起金矿来,而卡尔却陷入了沉思。经思量权衡,他毅然放弃了找金矿,将手中的铁镐由掘金矿变成挖水渠。他从远方将河水引进水池,经过细沙过滤,成为清凉可口的饮用水。然后将水装在桶里,运到山谷一水壶一水壶卖给找金矿的人们痛饮。当的有人嘲笑他胸无大志:“千辛万苦跑到加州来,不去挖金子发大财,却干这种蝇头小利的生意。这种小买卖在哪里不能干,何苦老远跑到这里来?”卡尔为此毫不介意,继续卖他的饮用水。结果许多人深入宝山最后是空手而归,有些人甚至忍饥挨饿,流落异乡,而他却在很短的时间内靠卖水赚到600美元。在当时这已是一笔相当可观的财富了。

卡尔的“弃金卖水”给予我们什么样的启示呢?卡尔“舍本求末”的选择,看来有点傻,其实这是卡尔比别人聪明之处,也可以说是对“公众需求”的一种选择。谁不想挖到金子,但又非人人都能挖到金子。然而客观自然条件——酷热缺水,造成人人都急需在挖金时得到水,却是必然的趋势。卡尔突破常规思维“小生意在哪里不能干”的格局,一举获得成功,正是他做事的“心计”之所在。

8.好记性不如烂笔头

好记性不如烂笔头。我们都很喜欢寻找帮助记忆的好办法,其实,大可不必。正是因为简单,才容易被我忽视。

为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具,你最好养成习惯,每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用,要养成一种习惯,把你所能想到的,你现在有的、想的或做的,以及以后你想要提及的事都记在上面。

“每日备忘录”只是一种帮助你记忆的手段,而几乎每个人都会用这种方法提醒自己记住许多事。比如说,在台历上记着你每次看病的时间,你就设定了一定的“备忘录”。台历本身就是个“备忘录”,若你加以利用的话,它会发挥更大的效力。台历的不便之处在于:它可能太小了,让你无法把所有的事都记下来。或者它没有多余的地方,让你写得更详细些。

理论上,你的“每日备忘录”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动封面、抽屉或盒子。从1号到30号,或从1月到12月,加以编号。

“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的讯息、文件和资料的存储器,同时需要时可以找出来的地方。

为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具,你最好养成习惯,每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用,要养成一种习惯,把你所能想到的,你现在有的、想的或做的,以及以后你想要提及的事都记在上面。

比如说,你决定在下周三洗头、理发或吹风,不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号(或者卷角也行)。要是定在星期三一大早,你可以在星期二的地方做个记号,然后移到星期三,以便再看一次。

或者,假如你每个月得缴纳1000元的汽车分期付款,不妨用付款单或其他东西来提醒自己,早做准备,一月接一月地缴纳。

假定你8号要参加某个会议,而你想带些重要资料去。把文件放进“8”号的纸夹里,并在上面注明会议的地点、时间、与会人员、性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料,可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”,你将会记得这些东西的。

现在你已知道,自己为什么不用把文件堆满床就能记得事的缘故了。把这些文件放进你的档案里,并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。你可能会忘了,不过你有像莫比迪一样的自信——这些文件将在预定的时间出发,并对你召唤。

你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后,在每个月的1号打开当月的卷宗,按照预定的时间将文件放进去。

只要你早上花些功夫打开当天的卷宗,就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安,你可以把回想的功夫省下来,用在其他的事情上;在适当时候,你便知道你的约会、计划和文书工作,你也因用不着分心于其他事,而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法,能让你花最少时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月,看看它所带来的好处吧。

这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说,你想开始读亨利·米勒的作品,或找位朋友到公园钓鱼,还是上一个烹饪班。一两个月前在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时,你会回想起以前的种种情况。想想自己以前是否做过,而现在是否还想再试试。不管怎样,你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方向。

“每日备忘录”是一种和朋友、同事保持联络的方法。你无需因为要回信而把他们的信搁着(也许夹在一大堆文件中),你只要把信件放在“每日备忘录”里。当时间到时才动手写,或打电话保持联络。它真的具有促进你与人保持联络的能力。

“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动,让你明智地作出判断。比如说,你接到一封广告函说,只要花999元就能买到一部录像机,而你也有些心动。那么不妨把表格填满,装进信封,然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格。这次感觉上没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了,就算做了一半。经过一番考虑后,你可以把信寄出去,心里确认自己的决定不会有错。

或者说,有人想听听你对某件事的看法和建议,此时你无需凭空臆测,只要通过你所看到的,表示出你的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时,你便可以借机把原先的判断当成是别人的,而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现,你作了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。

等到你对这种方法相当熟悉时,你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。

9.能做事不如会做事

我们无论做什么事都要讲究效率的,一个没有效率的人永远无法攀上人生的颠峰,做事讲究效率,就得分清事情的轻重缓急,不能眉毛胡子一把抓。

有些人在处理日常事务时,总想一下子都做完,看到这件急那件,到头来什么都没做好,什么都没做完。他们不知道事情的轻重缓急,以为每件事都很重要,每件事都要做好,结果不但时间被忙碌打发了,事情也一件都做不好。

善于做事的人是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。

而把一天的时间安排好,这对于一个想做成事的人是很关键的。

在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间,你首先去办哪一个?面对这个问题你或许会很为难。

在现实生活中,有些做事没有“心计”的人就是这样,这正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡所说:“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”对这些人来说,这句话不幸而言中,他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排列。他们以为工作本身就是成绩,但这其实是大谬不然。

不妨举一个例子,我们在学校学习的过程中,最缺的是什么?可能有许多人都有同感,我们最缺的就是钱。在这个时期,我们可以认为,对于我们的一生而言,学习对我们是重要的,但却不是最紧急的,而钱对我们是紧急的(我们会举出许多理由,如我们已经长大了,不想要父母的钱等等),但却不是最重要的。在这个十字路口,我们选择什么?

对这个问题,不同的人有不同的选择。有的早早就选择弃学从商,有的依然选择在校学习,而更可悲的人还有,无论他是弃学经商还是在校学习,他都不知道他在做什么?

实际上,懂得美丽生活的人都是明白轻重缓急的道理的,他们在处理一年或一个月、一天的事情之前,总是按分清主次的办法来安排自己的时间。

一、把重要事情摆在第一位

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会自动办得好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。而始终要把它们摆在第一位,你肯定要费很大的劲。下面是有助于你做到这一点的三步计划:

1.估价。首先,你要用上面所提到的目标、需要、回报和满足感四原则对将要做的事情作一个估价。

2.去除。第二步是去除你不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托别人去做。

3.估计。记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等资料。

二、精心确定主次

在确定每一年或每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,你要问自己四个问题:

1.我从哪里来,要到哪里去

我们每一个人来到这个世界上,都是上帝的安排。我们每个人都肩负着一个沉重的责任,按上帝指定的目标前进。可能再过20年,我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己将来要干什么?只有这样,我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。

2.我需要做什么

要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。

3.什么能给我最高回报

人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即他们会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们用巴莱托定律(80/20)来引导自己:人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

4.什么能给我最大的满足感?

有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种情况都是这样。无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。

三、根据轻重缓急开始行动

在确定了应该做哪几件事之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人不能这样,而是按优先程度开展工作。以下是两个建议:

1.每天开始都有一张优先表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。会见时,艾维·利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理,但事实上公司不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多知识,而是更多行动。他说:“应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围之内价钱由你定。”

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋:明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第一件事,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万元的支票,还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课。后来有人说,5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,而其中,艾维·利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得一亿美元。

2.把事情按先后顺序写下来,定个进度表

把一天的时间安排好,这对于你成就大事是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,从而有助于你达到目的。

总之,无论做什么事都要分清轻重缓急,作出最恰当的决定,最合理的安排,人生才能活得更加滋润和潇洒。

10.麦当劳,卖当捞:

先卖力后当老板再捞钱!真正有“心计”的人在做事时是很有耐心的,他们会把制定的目标分成几个步聚,然后分阶段去实现,这种有条不紊,按部就班的方法是通往成功之路的不错选择。

正如行军打仗要分前、中、后三军一样,白手起家创业也得分步骤,分轻重缓急,等到一切都水到渠成时,才能“收网捕鱼”。世界著名的快餐连锁店“麦当劳”的建者克罗克,就用这一方法建立了他的快餐王国。

克罗克原先是美国的一个穷光蛋,没读完中学就出来做工,以养家糊口,维持生存。后来,他在一家工厂当上了推销员,一方面收入有了一定的提高,生活有了明显的改善;另一方面,也是更主要的,他在推销产品过程中走南闯北,结识了不少人,交了许多朋友,增长了见识,积累了大量有关经营管理方面的宝贵经验。一段时间后,他开始越来越不满足于给别人当雇员了,一心想创办自己的公司。

可选择哪一行呢?“民以食为天”,随着人们工作生活节奏的加快,他通过市场调查发现当时美国的餐饮业已远远不能满足已变化了的时代的要求,亟需改革,以适应亿万美国人的快餐需求。

想归想,要将其变成现实就不是那么容易的事情了,必须为之付出一定的代价。克罗克面临的首要问题就是资金问题,要实现鸿鹄之志没有启动资本就如同“水中月”、“镜中花”,可望而不可及。对于一贫如洗的克罗克来说,自己开办餐馆又谈何容易呢?

思来想去,他终于想出了一个好办法,他在做推销员工作时,曾认识了开餐馆的麦克唐纳兄弟,自己倒不如凭双方交情先打入其内部学习,以最终实现自己的伟大抱负。