书城管理行政工作制度规范与流程设计
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第3章 行政管理工作职责与职能(2)

对各种自然灾害和公司内发生的突发事件进行紧急而有效的处理。

18.配电管理

抓好公司配电系统的建立、运行、检查、维护等工作。

19.其他

公司安排的其他相关工作管理。

七、前台岗位职责

(1)负责对进入公司办公场所的来访客人进行接待、登记、导引,对无关人员、上门推销和无理取闹者,将其挡在门外或协助保安人员进行处理。

(2)负责公司邮件的收取、分发工作。

(3)负责公司电话总机的接线工作。对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未能联络上的电话记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部领导处理。

(4)定期维护、保养电话机,并保持前台环境清洁、安静。

(5)协助打字员、文秘做好部分计算机打字、复印等行政工作。

(6)完成行政部领导临时交办的其他任务。

八、员工餐厅主管岗位职责

(1)在行政主管的领导下,负责员工餐厅的日常管理工作。

(2)负责每日就餐人数统计(估计)及相应主食、蔬菜等物料准备,检查和维持就餐秩序。

(3)负责检查餐厅卫生、用餐器具消毒情况,确保用餐安全,不发生食物中毒事故,并控制卫生消毒用品、洁具的耗用。

(4)合理安排餐厅员工倒班,做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作。

(5)及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务。

(6)主办或协助每日主副食料或其他物品的采购。

(7)负责下属人员的业务监督指导,做好绩效考核工作。

(8)完成行政主管临时交办的其他任务。

九、员工餐厅服务员岗位职责

(1)提供员工就餐过程中的(被分配的)服务工作。

(2)及时回收、清洗用过的餐具,清理餐桌,清扫地面,确保用餐器具、场地的就餐需求。

(3)协助维持就餐秩序,营造良好就餐环境。

(4)负责本工作区内所有用品、物品清洁工作,使之摆放有序(食物与清洁卫生用品须分开存放)。

(5)完成责任区的卫生清扫,并达到有关清洁标准。

(6)爱护和(节)约粮食、副食品和易耗品,(节)约用水、用电、用煤(气)。

(7)协助做好淘米及择、洗、切菜等前期准备工作。

(8)完成餐厅主管临时交办的其他任务。

十、安保部部长岗位职责

(1)负责公司安全保卫消防工作,负责制订年度安保计划和支出预算方案,在批准后组织执行。

(2)领导(可能成立的)消防队、经警队、门卫室开展相关工作。

(3)经总经理授权,成为公司安全消防代理责任人。

(4)负责组织开展经常性、多样化安全教育活动,定期或不定期地进行消防检查、安全生产管理检查或其他专项检查。

(5)主持公司重大安全、保卫活动,参与公司紧急事件的处置工作。

(6)及时与政府公安、消防机关进行沟通和联络,协助其处理与公司有关的治安、灾害事故。

(7)负责组织安保人员政治、纪律、业务和反应能力的教育与培训。

(8)负责保安器械、设备的妥善保管、批准领用并监督其合法使用。

(9)负责相关安保资料等收集、整理、存档工作。

(10)就改善公司安保工作和装备设施,向公司提出意见和建议。

负责指导、管理、监督安保部下属人员的业务工作,改善工作质量和服务态度,做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚等工作。

完成总经理临时交办的其他工作。

十一、安保主管岗位职责

(1)在安保部部长领导下,负责本班保安人员所管辖责任区的安全工作。

(2)带领本班保安人员,根据制定的各岗位责任制,严格认真地搞好安全保卫工作。

(3)根据安保责任制中的项目和要求,严格检查、督促本班保安人员落实岗位责任制。

(4)根据责任需要和部门主管的指示,有权调动本班的保安人员,加强某区段的安全保卫工作。

(5)做好本职工作,以身作则,起模范带头作用。

(6)做好部门领导与基层保安人员协调工作,及时将保安人员反映的各种信息向上级汇报,为上级部门领导提供工作参考。同时,及时传达、落实上级的指示精神和工作安排。

(7)要有法律知识和法律观念,熟悉保安业务,了解公司的规章制度,掌握管区内治安保卫工作的规律、特点,严格管理,做好安全保卫工作。

(8)认真做好本班保安人员的考勤工作,如实记载工作中遇到、处理的各种情况,每天向主管部门汇报一次。

(9)负责对本班保安人员的考核工作,针对保安工作表现的好坏,提出表扬和批评。

(10)完成安保部部长临时交办的其他任务。

十二、安保员岗位职责

(1)24小时严密监视保安对象的各种情况,发现可疑或不安全迹象,及时通知值班保安就地处理,通过对讲机向办公室报告,并随时汇报变动情况,直至查到问题处理完毕。

(2)发现监视设备故障要立即通知值班保安加强防范,并立即设法修复。

(3)要记录当班的监视情况,严格执行交接班制度。

(4)提前做好上岗准备,按时接班,着装严整。

(5)做好交接班手续,无遗漏、无差错,哨位设施无损坏、无丢失,执勤登记准确及时,内容清楚,如实记录和反映情况。

(6)保持室内卫生整洁,交接班后,上一班打扫卫生后才能离岗。

(7)不准带亲戚朋友在工作场所聊天、嬉笑、打闹。

(8)上班时精神集中,不擅自离岗,不做与工作无关的事。

(9)完成安保主管临时交办的其他任务。

十三、消防员岗位职责

1.学习消防知识

认真学习有关消防知识,掌握各种消防器材操作技术及使用方法。

2.开展消防宣传

积极认真做好防火宣传教育活动,提高责任区内全员防火意识。

3.检查消防器材

做好消防器材、设备检查工作,保证消防器材和消防设备处于完好状态,一旦发生火灾即可投入使用。

4.检查电器燃气

检查电器、电线、电缆、煤气管道有无霉坏、锈坏、氧化、堵塞情况,防止因短路或爆炸引起火灾。

5.保证消防安全

加强消防巡检,制止任何违反消防安全的行为。

6.积极灭火抢险

一旦发生火灾,不论是上班时还是下班后,必须全力投入抢救工作,不得临阵逃避。

7.发生火灾时,采取应急措施

(1)迅速报告有关部门、消防大队(火警电话:119)。

(2)组织人员抢救险情,力争把火扑灭,并注意查找出起火原因。

(3)组织有关人员撤离危险地区,并做好妥善安排。

(4)做好现场安全保卫工作,严防坏人趁火打劫和搞破坏活动。

(5)协助有关部门查清火灾损失并做好善后工作。

(6)完成安保主管临时交办的其他任务。

十四、大门门卫岗位职责

(1)着装、佩戴齐全,按规定上岗交接班。

(2)执勤中不准擅自离岗,不准嬉笑打闹,不准看书报杂志、吃东西、睡觉或进行其他与执勤职责无关的事。

(3)执勤讲文明、讲礼貌,不刁难辱骂群众,处理问题讲原则、讲方法,态度和蔼,不急不躁。

(4)认真检查出入车辆,指挥车辆按规定线路行驶,停放要在指定位置,不准乱停乱放,确保通道畅通无阻,避免造成交通堵塞。

(5)严格控制外来车辆及闲杂人员、小商贩进入管区;外来车辆进入管区,一律实行收费制度,按规定标准收取,不准乱收费。

(6)认真履行值班登记制度。值班中发生、处理的各种情况在登记簿上进行详细登记,交接班时移交清楚,责任明确。

(7)执勤中玩忽职守,对工作不负责,造成一定损失的,要追究当班保安员的责任。

(8)积极配合其他班组的保安员,做好安全防范工作,把好辖区大门。

(9)完成安保主管临时交办的其他任务。

十五、巡逻保安员岗位职责

(1)维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序。

(2)维护公司内部治安秩序,防患于未然。

(3)加强对重点部位的治安防范,加强防盗工作,及时发现可疑人和事,妥善处理。

(4)监督员工遵守安全守则和其他规则。

(5)加强防火巡逻,及时发现火灾苗头,及时予以消除。

(6)对违反治安条例的行为,查清事实,收集证据,向公司或公安机关报告。

(7)配合领导做好下班后的值班工作,检查公司办公场所留宿情况。

(8)支持、协助门卫保安员履行职责。

(9)妥善保管配发的安保器械,不得丢失和擅自使用。

(10)正确记录值班日志和案件笔录,及时提出专案报告。

安保人员应做到:

a.服务领导,听从指挥,加强组织纪律性,遇事勤请示、报告。

b.坚守岗位、恪尽职守,不脱岗睡岗、不闲聊。

c.明辨是非,保持警惕,遇到复杂问题,多思多想,对周边情况仔细观察。

d.遵守制度,文明服务,注意工作方法,着装整洁、态度和气。

e.坚持原则,机智灵活,做到反映情况快,解决问题快。

f.不超越法律私设公堂、打骂、搜身、体罚、拘留,不能触犯个人隐私权。

完成安保部部长临时交办的其他任务。

十六、信息部主管岗位职责

(1)全权负责公司信息工作,统一安排、管理信息服务工作,对行政总监负责。

(2)建立运作正常和广泛的信息系统,与公司内外建立良好的合作关系。

(3)对公司经营管理中的各类数据进行深入分析,积极向决策者提出有关经营管理方面的建议,当好总经理的助手。

(4)全面负责信息组的信息设备、设施的管理维护、保管工作,确保各种现代化信息设备正常运行。

(5)负责对本部门员工的教育、培训,建立一支素质高、纪律严明、反应敏捷的信息采集、服务队伍。

(6)对信息工作程序、纪律、要求、注意事项作出规定,处理员工的违纪事件。

(7)负责参与公司的重大接待活动,掌握接待活动的程序,了解重要客人的习惯、特别要求等,并提出可行性建议。

(8)与信息服务部门建立良好的关系,在互惠、互利的基础上使本部门的工作进行得更好。

十七、信息员岗位职责

(1)在部门主管的领导下,负责本部门日常的信息采集和传送沟通服务工作。

(2)将采集到的信息进行归类,迅速、准确、翔实地进行信息传达工作。

(3)除完成部门经理的指派性任务外,信息员还应反应灵敏,及时发现问题,抓住有价值的信息,为部门创造良好的社会和经济效益。

(4)回复客人的信息服务要求,并将服务情况做好详尽登记。

(5)与外部信息界、新闻媒介建立良好的合作关系。

(6)对客人的信息服务要求,要迅速报告信息部主管,经批准后方可进行采集服务工作,工作的内容、过程和方法均不得违反有关规定,否则造成不良后果要追究其责任。

(7)爱护公司公共财产,爱护仪器设备,正确运用信息设备操作程序,如因使用不当造成损坏、遗失的一律视情况定价赔偿。

(8)及时完成领导交代的其他工作。

十八、计算机技术员岗位职责

(1)根据电子行业的发展,结合本单位各部门的需要,及时提出引进硬件、软件和先进技术的建议,保证单位计算机管理系统在硬件、软件上得以更新换代,从而不断地扩充管理软件的功能,提高其应用水平,同外部环境保持协调,适应新形势的需要。

(2)做好本单位计算机管理系统软件运作中的故障排除、硬件更换和维护工作,切实保障本单位计算机网络能够全天候运行。负责保养设备,定期检查、清洁设备线路,防止设备线路受到外来的破坏。

(3)负责本单位所有计算机的维护工作,包括使用前的设置、运行中的故障排除、有关数据的更改等,保证计算机能够正常运行。

(4)根据主管的安排,及时为本单位各部门安装计算机设备,并开发相关的应用软件。

(5)加强专业技术学习,努力掌握计算机应用领域最新发展动态,不断提高业务水平。