把新用完的工作文件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，清除在抽屉最后面的文件。换句话说，保持有一个抽屉的文件，总量不要超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料，而是那些用作积累的文件。
8.定期备份并清理计算机。
对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。也许，你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。
表格记录的好处
人们不可能总是记得自己需要做的事，完成了今天的事，忘记明天、后天的事。人们倾向于为眼前的事情忙得焦头烂额，缺乏长远计划。许多事情也并不是一次性或一天就能搞定的，它也需要每天或每一阵子分配一定的时间来做。我们要有条不紊地来做这些工作，需要时间管理。制作表格是个很好的方式。
制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来。有很多人都会制定每一天的工作计划，但有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
给自己定下一个期限
帕金森有一条定律：“工作会展延到填满所有的时间。”因此，派给自己或别人的任务，必须要有期限，没有期限就可能永远完成不了。定下期限，可以给自己施加压力，尽快把工作完成。尊重自己制定的期限，不能养成拖延的毛病。定期限是在实践中最有效的方法之一。
一般每个做事的人都会在自己心里自然而然地形成一个心理期限，只是没有对其进行强化。强化后的事情往往才会对人们产生约束力。因此，我们在定计划的时候可以采取一些自我奖惩措施。例如，提前完成计划，可以奖励自己一场电影，一顿丰盛的晚餐，或和朋友分享一段时间等等；若没有按时完成，可以惩罚自己做一件极其不想做的事，如去操场跑十圈，听一个鬼故事等等。通过奖惩强化措施，我们以后就会下意识地按时完成任务。
不妨做一下鹦鹉老板
一个人去买鹦鹉，看到一只鹦鹉前标道：此鹦鹉会两门语言，售价二百元。
另一只鹦鹉前则标道：此鹦鹉会四门语言，售价四百元。
该买哪只呢？两只都毛色光鲜，非常灵活可爱。这人转啊转，拿不定主意。
结果突然发现一只老掉了牙的鹦鹉，毛色暗淡散乱，标价八百元。
这人赶紧将老板叫来：这只鹦鹉是不是会说八门语言？
店主说：不会。
这人奇怪了：那为什么又老又丑，又没有能力，会值这个数呢？
店主回答：因为另外两只鹦鹉叫这只鹦鹉“老板”。
这故事告诉我们，真正的领导人，不一定自己能力有多强，只要懂信任、懂放权、懂珍惜人才，就能团结比自己更强的力量，从而提升自己的身价。
相反许多能力非常强的人却因为过于完美主义，事必躬亲，觉得什么人都不如自己，最后只能做最好的公关人员、销售代表。这种人不懂得放权和充分发挥大家的作用。因此做事的风格决定了一个人能不能把管理这事做好，做不同的事需要的是不同的才能。
自我激励的9法则
事业上的成功者，大都是掌握了自我激励的人。一旦掌握了自我激励，自我塑造的过程也就随即开始。以下是自我激励最关键的9种方法。
1.树立远景。
迈向自我塑造的第一步，要有一个你每天早晨醒来为之奋斗的目标，它应是你人生的目标。远景必须即刻着手建立，而不要往后拖。你随时可以按自己的想法做些改变，但不能一刻没有远景。
2.选择朋友。
对于那些不支持你目标的“朋友”，要敬而远之。你所交往的人会改变你的生活。与愤世嫉俗的人为伍，他们就会拉你沉沦。结交那些希望你快乐和成功的人，你就在追求快乐和成功的路上迈出了最重要的一步。
3.迎接恐惧。
世上最秘而不宣的秘密是，战胜恐惧后迎来的是某种安全有益的东西。哪怕克服的是小小的恐惧，也会增强你对创造自己生活能力的信心。如果一味想避开恐惧，它们会像疯狗一样对我们穷追不舍。此时，最可怕的莫过于双眼一闭假装它们不存在。
4.敢于竞争。
竞争给了我们宝贵的经验，无论你多么出色，总会人外有人，所以你需要学会谦虚。不管在哪里，都要参与竞争，而且总要满怀快乐。要明白最终超越别人远没有超越自己更重要。
5.内省。
大多数人通过别人对自己的印象和看法来看自己。但是，仅凭别人的一面之词，把自己的个人形象建立在别人的看法上，就会面临严重束缚自己的危险。因此，只把这些溢美之词当做自己生活中的点缀，人生的棋局该由自己来摆。不要从别人身上找寻自己，应该经常自省并塑造自我。
6.走向危机。
危机能激发我们竭尽全力。无视这种现象，我们往往就会愚蠢地创造一种追求舒适的生活，努力设计各种越来越轻松的生活方式，使自己生活得风平浪静。当然，我们不必坐等危机或悲剧的到来，从内心挑战自我是我们生命力量的源泉。圣女贞德说过：“所有战斗的胜负首先在自我的心理见分晓。”7.敢于犯错。
有时候我们不做一件事，是因为对能否做好我们没有把握。我们感到自己状态不佳或精力不足时，往往会把必须做的事放在一边，或静等灵感的降临。你可不要这样。如果有些事你知道需要做却又提不起劲儿，尽管去做，不要怕犯错。给自己一点自嘲式幽默，抱一种打趣的心情来对待自己做不好的事情，一旦做起来了自会乐在其中。
8.不要害怕被拒绝。
不要消极接受别人的拒绝，而要积极面对。你的要求落空时，把这种拒绝当做一个问题：“自己能不能更多一点创意呢？”不要听见“不”字就打退堂鼓，应该让这种拒绝激励你发挥更大的创造力。
9.甘做小事。
塑造自我的关键是甘做小事，但必须即刻就做。塑造自我不是一蹴而就的，而是一个循序渐进的过程。这儿做一点，那儿改一下，将使你的每一天都有滋有味。
有时不妨换种心情
即使我们无法选择所要做的事情，我们可以选择做事的态度。对自己说：我在做我想做的事。这不是自欺欺人，而是一种积极的心态。尝试着以另外一种角度来看待自己做的事，会对它有全新的理解的。这种积极的心理暗示会扫走你做事时的烦躁。
过去我们提倡“干一行，爱一行”，现在似乎找不到这种“螺丝钉式”的奉献精神了，相反，“干一行，怨一行”的情形比比皆是。相当多的职场中人都感觉到“累”，就连微软的员工都说，忍受微软，就是忍受每天工作十二小时、每周工作六天的生活。当然，最主要的“累”不是工作紧张与压力，而是“心”苦，“心”累，下属反叛，领导压制，同事之间勾心斗角。其实，职场本身是个快乐天地，只是你“不识庐山真面目”罢了。
生命中，每个人都会有一些惨淡的经历，让我们觉得沮丧，感到这个世界简直糟糕透顶了。那些勇敢的人往往会用孟子的那段话来激励自己：天将降大任于是人也……更多的人恐怕只会自我怜悯而已。
其实，大多数人的经历算得了什么？如果和《鱼》这本书中的主人公玛丽·简比起来：恩爱的丈夫因病去世，留下一大笔拖欠的医药费，带着两个年幼的孩子，更糟糕的是，接手一个“反应迟钝、争权夺利、贫乏消极”的团队。对于工作的环境，玛丽·简在日记中记录道：工作中发生的任何情况都不能使他们兴奋起来。我手下有三十名员工，其中多数做事情缓慢，工作不饱和，工资很低。他们中有些人好几年都是按同样的方法重复着节奏缓慢的工作，简直是无聊之极，当我在小工作间走动时，空气中所有的氧气都好像被抽走了，令人几乎不能呼吸。
一次午餐时间，为了逃避“三楼”那令人窒息的气氛，玛丽·简离开了办公大楼。闲逛中，走进了派克街鱼市，这里充溢着的快乐情绪与充满活力的气氛深深地打动了玛丽·简，一个叫罗尼尔的鱼贩子向她讲述了这里的曾经和现在，她才了解到派克街鱼市也曾经和其他市场一样，简单重复的工作、百无聊赖的时光，但一次讨论却改变了这一切，并使得派克街成为世界著名的旅游胜地。此后在反复的接触中，玛丽·简从鱼市场学到了这样一条重要的经验--选择自己的态度：即使你无法选择工作本身，你可以选择采用什么方式工作；用玩的心情对待你的工作，快乐每一天；带着阳光、带着幽默、带着愉快的心情对待每一个人；把你的注意力集中在快乐工作上，就会产生一连串积极的情感交流。