艾维说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”艾维最后说：“每一天都要这样做--你刚才看见了，只用10分钟时间，你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”分清事情的轻重缓急，优先做好最重要的事，这是效率专家艾维教给比尔·盖茨的妙法。因为这个妙法，艾维得到了2.5万美元的酬劳和随支票一道附来的短语：“我平生所学，从未感到如此大的收益。”当然，除了要强调优先重要，还要强调长远重要。这是“第四代时间管理学”超越前三代的突破性理念，也是“第四代时间管理学”的核心精髓。强调长远重要，即强调做“不急迫却重要而长久的事”。
在人们的日常生活中会遇到很多这样或那样的事情，虽然有些并不是眼前最急迫的事情，但是对于长远、大局来说却有着重大的意义。比如锻炼身体，锻不锻炼眼前看不出有多大差别，但是对于长远来说却极为重要，有极深远的效益。有些人不舍得在这类事上花费时间，实在很不明智，与长远计算的总账相比很不划算。
在效率的管理上，要兼顾长远性与急迫性，要高度重视对眼前虽不紧急但有深远影响的事务的处理。这一法则，把效率管理上升到了战略高度。
最后，要成为效率管理高手，不仅要掌握这样那样的效率管理的法则、技巧，还需要苦练治心治惰的功夫。效率管理与情绪治理是彼此制约、相辅相成、同步发展的关系。
如果没有积极、兴奋的情绪，哪怕掌握了很多效率管理的法则、技巧也无济于事。那些对工作、对生活充满了消极、厌倦情绪的人，那些懒于奋斗、不求上进的人，又怎么能够提高效率，成功地做好每一件事情呢？
积极休息也是提高效率的关键
比尔·盖茨说：一个懂得劳逸结合的人，才是快乐的人。
有句话说得好：有效的时间管理，就是一种追求改变和学习的过程。尤其是一个善用休闲时间的人，工作起来会更有成效。
比尔·盖茨提醒我们说：世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。
在我们的周围，经常有很多人说自己总是“很忙”、“没有时间娱乐”或者是“已经好几年没有看电影”，这样抱怨的人犯了一个最大的毛病：太强调自己的重要性，认为自己是不可取代的。尤其是位置坐得愈高的人，这个毛病愈严重。在很多时候，不是他真的没时间，而是自己放不开。这种人总是口口声声说“等我有时间”、“等我有空”……结果他一辈子都没等到时间，一辈子都没享受到生命。
比尔·盖茨认为，时间管理的第一个原则是：对每一件事都尊重，包括对休闲的尊重。心情是可以创造的，时间是可以掌握的，善于安排的人，永远不会喊“忙”，因为他知道自己要什么与不要什么。
有个叫尼勃逊的人，通过对百年来活跃于世界实业界的人士调查发现，这些人成功的关键在于，他们善于利用休闲时间去学习。
什么是休闲时间呢？休闲时间就是可以供人们自由支配的时间，也就是我们平常所说的业余时间，也有人称之为“八小时之外”。严格地说，真正的休闲时间应该排除用于家务、饮食等方面的时间，即完全可供个人自由支配的时间。自由，是休闲时间的一个特点。一般来说工作时间不能自由支配，工作时间的流向是基本确定的，具有一定的稳定性和限制性，例如，在工作时间里，务工的不能从医，从医的也不能务工。然而，休闲时间却截然不同，它没有强行规定人们的去向，自由度很大，基本上可以凭自己的兴趣加以选择。
在休闲时间中，人们为了满足自己的需要，可以去充分从事能够反映自我个性的有价值、有意义的活动。休闲时间的价值是很高的，它犹如编织知识网络的来回游动的梭子；对于发明创造来说，它是一种激发人的心理潜力的因素。
积极休息也是提高效率的关键。所谓“积极休息”是因为这种休息有别于单纯的歇息，是为了保持工作效率而做的休息。即称为“积极”，这种休息必须在短时间内达到最大的效果。
大家都知道，长期在办公室工作的人，时时都有一种疲劳感，那是因为他们长时间保持同一姿势，使得血液循环不良，导致肌肉疲惫。所以，如果你一直保持着前屈姿势，那么在休息的时候，可以做一些反方向的动作，使原本受压迫部位的血液得以畅通，使用过度的肌肉得以舒展。这些动作实在很有效。
疲倦的感觉是生理自然反应出来的警告。提醒我们身体某部位超过负荷。如果置之不理，将增加身体的负担。所以，一旦出现了警告信息，让负担过重的部位恢复正常，才是明智之举。
为了调节自己的疲劳感，可以来一次短暂的休息，但时间不易过长，一般设定为3分钟。把休息时间定为3分钟，虽然没有什么学理上的依据，但3分钟正好是很多事情最小的段落。一个电话、拳赛一回合等，都是以3分钟为一单位。因此，只要3分钟，就足够使疲惫的身体恢复原本的活力。如果超过3分钟，可能会因为中断太久，无法立即继续先前的工作。这样一来，休息反而降低了工作效率。至于这3分钟的使用方法，可就因人而异了。为了使疲惫的身心得到休息，你可以放下手边工作，听听音乐，或是欣赏自己喜爱的画家的作品。
当然，3分钟只是大略估计而已。只要能达到效果，两分半钟或是两分钟也是可以的。自然也并不是每小时都得休息3分钟。只要觉得身心能保持最佳状态，一点儿也不疲劳的话，继续工作也未尝不可。如果硬性规定每工作1小时就得休息，说不定会打断正在进行的工作，不但无法提高工作效率，反而降低了效率。
必要的午休是缓解身体劳乏所不可缺少的，但有时也不可忽视工作进行的情形，如果只因为时间到了就休息，往往会打断正进入状态的工作。所以，如果手边工作进行得很顺利，就不妨在告一段落后再休息。
可以说提高效率的方式举不胜举，各种妙招、高招很多。
比如大脑与动作器官并用式。某个工人干钉木箱的活儿，他每敲一下钉子就背诵一个外语单词。一年过去了，他不但完成了工作任务，而且毫不费劲地记住了5000多个外语单词。加州大学一项研究表明，一个人在3年的开车时间里收听节目，就可以获得相当于两年大学教育的训练。
再比如显意识与潜意识并用式。潜意识的活动往往觉察不到。在干某件事时，突然冒出其他的灵感，及时记录下来，是一举两得。在睡眠中同样可以学习，流行于欧美国家有名的“超级学习法”就是在睡觉时收听外语录音，效果很好。比尔·盖茨说：“对任何事情不要急着做决定，只要睡上一晚，就会涌出好的智慧。”很多名人都爱用这个办法。睡前自己给自己下达指令，睡醒后难题往往都能找到答案，这叫“一边睡觉一边成功”。
比尔·盖茨说：我之所以取得今天这样的成就，其实没有什么超人的本领，如果说有的话，只不过比别人更善于利用时间、管理时间。
科学地安排休闲时间的方式是多种多样的，也是因人、因地、因时而异的。主要有以下几种方式：
1.开发式，就是把休闲时间作为开发自己潜能、实现自我价值的时间；2.结合式，休闲时间与工作时间是相互反馈、相互影响的，结合式实际上就是把闲暇活动作为本职工作的延伸与扩展，专业知识的储备和补充；3.陶冶式，即在休闲时间里从事多种有益活动，以陶冶性情，增长学识；4.调剂式，即闲暇活动与工作互相调剂，比如脑力劳动者在休闲时间最好是干些体力活儿，室内工作者在休闲时间最好到室外去，工作是逻辑思维的人休闲时间应以形象思维为主。
调剂的另一层意思是做到紧松、忙闲、劳逸、张弛相结合。既不是只张不驰、张而忘弛，搞得很紧张，也不要弛而不张、弛而忘张，并力戒一味求闲、闲上加闲，提倡张弛结合、劳逸适度。
尝试着减少工作，提高效率
对我们来说，多数的时间压迫感都是自我的。将你的工作计划表检查一次，删除自己添加的不必要的事情。请你将最基本的问题自问一下：“这事我‘真的’一定要做吗？”不要以自己超量工作了多少为荣。随时自问手边的工作是不是眼前最重要的，运用你的头脑做个聪明的计划，不要让自己以投入的工作时间为傲。不论处理家务或公事，尽你所能找到最好的协助者，并将工作与责任分流出去，以便提高工作的效率。
不时停下来，倾听内心的声音以发展创造的潜能。如果你能以自己为主，进行安静的反省，你把自己累垮的可能性就会少得多。驱策力与勤奋是必不可少的，但是更重要的是创造性与热忱。
不要把自己的时间安排得过分紧迫。大部分人都有一种倾向，想在某段有限的时间里达成超过能力的任务。安排一个计划，却不将执行中免不了的错误及必须耽搁的时间也算进去。这种情形屡见不鲜。比较有效率的对策是，你所定的最后期限应在工作本身预定完成时间之外还有30%的余额，作为人为的错误、延误及意外问题的处理时间。
事事揽下来，那样只会产生低效率。去选择那些对自己而言真正重要的工作。每个人迟早都要学习接受人的先天极限。你不可能让所有人都满意，也不可能让所有的人都认清你自己能感到满意的休息与工作的循环周期。就如你有不同于他人的个性，你也有属于自己的休息与工作的循环周期。有些人早晨的精力最充沛，也有些人在午后或傍晚时分，整个人的活动力与创造力进入最高潮。你可以将例行公事安排在精力平平的时候处理，一旦到了高潮时间，最好避免自己被电话或杂事打断。
采取减轻压力和若干的预防措施比等到你身心俱疲时再图补救，前者是更有效率的办法。
与时间建立友善的关系。开始让时间成为一种发挥创造力的工具，不要再视它为竞争的敌人。每当你定下合理的目标，并从容地完成它之后，你该给自己一些鼓励。如果你能找到别人没有想到的方法来减轻工作负荷，避免耗时的活动或删除不必要的步骤，你就可以得到更多额外的时间，从事有趣的活动了。
不要忘记失败是成功的一部分。有些人的紧张、焦虑是被失败的恐惧感逼出来的。
追求成就也仅是游戏之一，不必太认真。无论你多么有才能，多么勤奋上进，你还是不可能赢得每一次挑战。
以非常认真的态度将休闲时间安排在作息表上。就如同你要安排和一名重要客户的见面时间一样毫不马虎。我们常过于以工作问题为主，任何其他事情都因它而撇在一边。事实上，理想的生活方式不能光是将时间花费在为积聚金钱上，到公园漫步与拼全力冲刺跨越另一个栅栏，两者各具其重要性，孰轻孰重，不可妄加论断。
拖延是效率的大敌
美国历史上著名的总统林肯，小时候生长在偏远的乡村丛林边。他居住在一所地处旷野的简陋小木屋里，无窗无门，远离学校、教堂、铁路，那里没有报纸、图书，甚至连日常生活的必需品都很匮乏，更谈不上生活中的种种享受了。每天他必须步行几个小时到“邻近”的另一处简陋的学校里去念书；他必须在荒野中跋涉几十里才能借到一些想看的书。然后，不顾一天的艰苦劳累，借着木柴的火光阅读。然而，林肯从不消极地等待机会，就是在这种严酷的生活环境中，造就了美国最伟大的总统。
很多时候，消极等待，是对生命的一种浪费。
拖延，是成功的最大杀手。
很多人都有拖延的习惯。清晨，闹钟把你从睡梦中惊醒，想着自己所定的计划，同时却感受着被窝里的温暖。一边不断地对自己说该起床了，一边又不断地给自己寻找借口--再等一会儿。于是，在忐忑不安的挣扎之中，又躺了5分钟，甚至10分钟。
拖延是一种习惯。假如把一天的时间记录下来，你可能会惊讶地发现，“拖延”耗掉了我们一天四分之一的时间，甚至更多。
很多情况下，拖延是因为人的惰性在作怪，每当自己要付出劳动或要做出抉择时，每当自己对某项工作产生畏难情绪，想逃避某项我们不愿意去面对的事情时，我们总会为自己找出一些借口、理由，总想让自己轻松些、舒服些。有的人能在瞬间果断地战胜惰性，积极主动地面对挑战；而有的人却深陷于“挣扎”的泥潭，自己被主动性和惰性拉来拉去，不知所措，无法定夺……时间就这样被一分一秒地浪费了。
其实拖延就是纵容惰性，也就是给了惰性机会，如果形成习惯，它会很容易消磨人的意志，使你对自己越来越失去信心，怀疑自己的毅力，怀疑自己的目标，怀疑自己的能力，甚至会使自己的性格变得犹豫不决，养成一种办事拖拉的工作作风。
千万不要给别人拖延的印象，那样你会失去很多机会。没有一个人愿意与一个拖拖拉拉、犹豫不决、言行不一的人合作。如果让你的对手知道你有拖延的毛病，他会抓住一切有利的时机，毫不客气地击垮你。
我们要想尽一切办法不去拖延。最好的办法是逼迫法，也就是在知道自己要做一件事的同时，立即让自己动手，绝不给自己留一秒钟的思考余地，千万不能让自己拉开和惰性开战的架式。对付惰性最好的办法，就是根本不让惰性出现。在事情的开始，总是积极的想法先有，然后当头脑中一出现“我是不是可以……”这样的问题时，惰性就出现了，“战争”也就开始了。一旦开仗，结果就难说了。所以要能在积极的想法一出现时就马上行动，那么惰性就没有乘虚而入的可能了。
爱默生说：“紧驱他的四轮车到星球上去的人，倒比在泥泞的道上追踪蜗牛行迹的人，更容易到达他的目标地。”虽然成果大多无法百分之百完美，但我们的目标只是尽力做到最好，从经验中学习，吸取教训，才能一次比一次做得好，一次又一次坚韧不拔地向着自己确立的目标努力前进。
某大学有两位同学，是从同一个地方考到大学来的，他们住在同一间寝室里，两个人的感情非常好。他们约定，一定要一起读到博士研究生。
本科毕业的时候，两个人分别分到了两处待遇非常优越的单位。其中一人仍然坚持读书，准备应考，另一人却认为应该工作几年，等有了一些积蓄再说。
过了几年，其中的一人考取了硕士研究生，另一人当了科长。两人见面时，说起当年的理想，读书的同学劝当上了科长的同学继续读书，可是他说，等当上处长再说吧！
又过了几年，读书的同学博士毕业后，去了美国。
又过了几年，他从海外学成归来，在一所知名的大学里当上了博士生导师，成为这所大学里的学术带头人。
可是当年那位当官的同学却因涉嫌职务犯罪被检察院审查。