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第17章 做事的学问(17)

所以,时间该如何管理?它不能存、不能留、不能零存整付,好像只能安排,于是时间管理好像变成一种诅咒,我们如何把它当做一种功课来做?如何变被动为主动?我们怎样才能在上天给我们的挑战中不认输?

请拿出我们“精打细算”的本性,正如在准备付钱的时候,我们心里很清楚自己会有什么样的获得,无论精神的或物质的,都按照原来的期待一一发生。

最重要的是要把握今天。一位良好的时间管理应该认识到一点,今天是我们惟一能够运用的时间,一定要理性支配。过去已经是一去不回,明天只是未来之事。世界上一件事情的完成,都是由于某一个人或某些人认识到了:只有今天是行动的惟一时间,是那可以获得的成就。好好地利用吧。

最后,不要忘了时间也意味着休息。

有这样一首古爱尔兰歌谣:

运用时间去工作--这是成功的代价;

费点时间去思索--这是力量的泉源;

花点时间去游戏--这是青春永驻的秘密;

抽出时间来阅读--这是智慧的基础;

匀出时间来对人友好--这是通往快乐的大道;

要点时间来梦想--使你挟泰山以超北海;

找出时间去爱人和被爱--这是上苍的恩典;

寻找点时间放眼四顾--这是通往无私的捷径;

用些时间放声大笑--这是灵魂的音乐。

我们的工作与生活常汲汲于目标的实现,然而与实现目标同时并进的,是我们对生活松紧的正确调适。

设定目标,追求成功是一种习惯。放松自己,以退为进也是帮助我们成功的一条捷径和法则!

想一想,你有多久没有放松自己了?你有多少时间没有陪伴家人了?你有多久没有到电影院或百货公司了?你有多久没有外出旅游了?你有多久没有让自己的头脑好好地休息了?

把一些事让他人去做

做事要有方法,这样你才能拥有更多属于自己的时间,使人生更有价值。

比尔?盖茨说:每天都有许多事来到我的面前,我不可能一一把所有的事做完,但又不能把那些事置之不理,为了解决

这个问题,我学会了“安排”,就是把一些事让他人去做。

有时我们认为万事非我不可,不放心把事情交给别人,不肯放手,不肯找人来取代,不晓得怎样委派,使自己忙得顾了东顾不了西,不能理智地面对困难,不能果断地把握机会……结果只能是忙、忙、忙,到头来是忙来忙去一场空。

下面是微软公司软件工程师查理先生亲身经历的一件事。

有一天,查理夫妇来找比尔?盖茨,向他请教一些家庭管理问题。他们夫妻养育了七个孩子,家里又忙又乱,太太一天忙到晚都忙不过来,变得脾气暴躁,心情变得很坏,身体精神都濒临崩溃。而那位先生呢?他回家就好像是上战场,感受不到半点家庭乐趣。

比尔?盖茨于是告诉那位先生说:“你们的困难症结是因为你的太太工作太过劳累,她出尽全力也做不清家务。你雇个佣人帮她吧!”

椐比尔?盖茨所知:他们家庭的经济状况很不错,别说雇一个佣人,就算两三个也不成问题。

当他向夫妻二人提出这个建议时,立刻遭到了查理太太反对:“不行。我不许别人来照顾我的丈夫和孩子。”

比尔?盖茨耐心地向她做说服工作,反复地向她解释说她现在没有能力照顾他们,讲得率直点,她那种有心无力反而正在折磨她所爱的人。

后来,夫妻二人接受了比尔?盖茨的建议,雇了个佣人--太太轻松多了,丈夫也得到安慰,孩子们也快乐了。

从这件事中,我们可以得到这样的启示:

?别做不需要做的,

?别做其他人可以做的,

?将你现在做的事,分些给别人。

这是行政管理的金科玉律,你也可以效法一下。让别人替你去做你干得十分吃力的事,使你从中解脱出来,全身心地去做那些对你来说得心应手的事。

在时间管理学中,有一个著名的概念,叫“猴子管理”,也是讲述这个道理的,它是由美国的肯尼?布兰查德(KennethBlanchard)、威廉?奥肯(WilliamOncken)与豪尔?伯罗斯(HalBurrows)在其名著《一分钟经理碰上猴子》(TheOneMiuteManagerMeetstheMonkey)一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。

现在把它介绍给大家:

为什么有些经理人总是觉得时间不够用,而他们的属下却老是没有工作做?

这些经理人也许会辨称:“也许我不应该抱怨别人总是少不了我,也许是我想让自己变成不可或缺,来获得工作上的安全感。”

“一分钟经理”大不以为然。他解释说,不可或缺的经理人会对组织构成伤害,而不是组织内的重要人物,尤其是当他们阻碍到别人的工作时,自认为自己是不可取代的人,通常都会因为他们对组织所造成的伤害,而丢掉官位。此外,高级经理人不能够冒风险提升在其目前工作岗位上不可或缺的人,因为他们并未培育接班人……你的问题就是猴子。

谁托着“猴子”?

一分钟经理以一个极其生动、充分反映生活的例子,来解说这个定义--经过走廊时,老板碰到公司的一个员工,他说:“老板,早安!我能不能和你谈一下?我碰到了一个问题。”

老板必须去了解属下的问题,于是就站在走廊上听他详细叙述问题的来龙去脉。替人解决问题一向是老板的最爱,老板专心地听他述说。当最后老板举起手来看手表时,原以为短短五分钟的时间,竟然是三十分钟。走廊上的讨论,耽误了老板到达目的地的时间。老板对这个问题所了解的,只能让老板决定,他必须介入这件事,但他所获得的资讯并不足以做成任何决策。

于是老板说:“这是个很重要的问题。但是我现在没有足够的时间和你讨论。让我先考虑一下,回头再找你谈。”

然后,他们俩各自离开。

做为一个旁观者,你可以很清楚地看到故事中所发生的事情。如果你身在其中,要看清楚真相就比较困难了。在他们俩在走廊见面之前,猴子是在老板的属下的背上。就在他们谈话的时候,由于彼此的互相考虑,此时,猴子的两只脚分别搭在他们俩个人的背上。但是当老板表示“让我考虑一下,回头再找你”时,猴子的脚便由老板属下的背上,移转到老板的背上,而老板的属下则减轻了负担,轻松地走开了。因为,这时候,猴子的两只脚都放在老板的背上。

现在,让我们假设,当时所考虑的事情归老板属下工作的一部分。让我们再进一步假设,他有能力对他自己所提出的问题提出一些解决方案。如果事实果真如此的话,当老板允许那只猴子跳到自己背上时,等于自告奋勇去做属下所应该做的两件事:

?把问题的责任由对方手上移过来。

?答应对方要向他提出进度报告。

每一只猴子都需要人照料、监督。

在刚才所描述的状况下,你可以看到,老板接下了员工的角色,而老板的属下则扮演监督者的角色。第二天,属下到老板办公室好几次,提醒老板:

“老板,事情办得怎样了?”

如果老板的解决方法不能让他满意,他会“强迫”老板去做这件原本该他做的事。

为此,管好猴子要注意以下几点:

?猴子生病了,要找出治病的方法。

?这是谁家的猴子,猴子由执行者喂养。

?替猴子保险,给予建议,立即行动。

?定期检查猴子的身体。

安排时间有技巧

如果你是一个热爱生命热爱生活的人,就在时间面前做一个精打细算的人,那么,你的时间就会越挤越多。

比尔?盖茨说:时间就像海绵里的水,只要你用心去挤,它总是有的。

在美国有一个非常具有想象力的钟表匠,他为了让大家每天可以多得一个小时,制造了一种特别的计时器,每分钟只有57.6秒。这样他从每分钟里挤出了2.4秒,一天下来多了近60分钟。

如果你是一个善于使用时间的人,就是不用他的这种计时器,你每天照样可以挤出一个小时,并且受益无穷。

如果你按照比尔?盖茨的说法去做,想信你会认同的:

配合自己的精神状态去工作

据有关专家研究显示,人的正常体温在一天之中的变化可相差达1.65摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。

按照一般人的习惯,人们的身体状况通常是在早上的8、9点钟和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡,下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午6点钟到8点钟达到高峰之后,很多人会精神减退。

所以,用你的工作效率最高的时间处理困难的事情,或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。

把每天的工作排成一张清单,并按照重要程度排序

如果你是一个公司的职员,把每天的工作都列成一张工作清单,并按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多,就把最迫切的列为“甲类”,次要的列为“乙”类,再其次是“丙”类,或者用不同颜色的笔来分类。

按轻重缓急分类“处理”

拣出重要的文件,加以分类:“处理”(须处理或须交托别人去做的),“阅渎”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一堆放在显眼的地方,其余两堆则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上,你就可以避免分心而浪费时间。

让办公室的门半掩着或闭门谢客

许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而,如果每个不速之客都接待,你也许办不成什么事。应该找些委婉的方式保护自己,避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化--让门半掩着。这意义很清楚:他其实不想让你进去。但真有要应付不速之客的另一个办法:告诉对方你事务繁杂,向他道歉,然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。

挂断来电不受干扰

电话最能帮助我们节省时间,也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说,想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限,然后用“大致上就是这样了……”之类的话题暗示交谈应该结束了。打电话之前要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事,就先记下来,然后一一照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎,就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙;更好的办法是先约定时间再打重要的电话。

不要光等

如果知道等候是不可避免的,可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。

稍作休息

尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。做日常工作之际稍作休息,可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹可以恢复体力,运动一下也可以让头脑清醒,身体放松,。就算只是交替做深浅呼吸10分钟,也有松弛身心的作用,令你精神焕发。

做事要重视效率

在今天,竞争日益激烈的社会里,谁能够大幅度地提高自己做事的效率,谁就能在最短的时间内,成功地登上事业的顶峰,谁就有可能成为真正的成功者,因此,我们应当试着提高自己的做事的效率,让生命更有价值。

高效率意味着你要专心

人一般都是需要一个清静的环境来专心做事的。“不专心”是效率的大敌,相信每个人都有这样的经验:当你面临生活上一些比较严重的问题或是挫折时,你会觉得满脑子都“乱哄哄”,无法集中精神,甚至你可能在办公桌前发一早上的呆而大脑还不曾转过弯来,也做不出原本10分钟就可以完成的工作。

美国的一位教育心理学专家曾发表一篇调查报告,指出美国在校大学生在上课的时间里,真正“能听进去也能听懂”的时间只有前面20~30分钟,其他时间,脑子里都装满了和课堂无关的东西。也就是说,每堂课有一半以上的时间被白白浪费掉了。而学生们回家后,还必须花上两至三倍的时间来研读深奥难懂的课文。这在效率学上来看,实在不是什么明智的做法。

不过说得简单,要真正做起来又好像不是那么容易!可以这样做试试:先从简单的开始,或者先从自己感兴趣的事着手。当你觉得心情平静了之后,也不会去想那些令人烦恼的事时,就可以开始着手处理比较困难的事务了。这样你的效率还会不高吗?

在办公室里还是为自己创造一个简单的工作环境,把一切不必要的东西都撤走。包括小说、杂志、CD、零食……只允许必要的文件、工具留在桌面。这样一来,做起事就不会走神,不会东瞧西看,很专心,效率自然就提高了。

效率意味着你要总比别人先走一步

人们在处理很多事的时候,最好能具备“高机动性”。也就是说,我们的行动比别人预测的还要早,做好万全准备,再全力以赴地完成它。

很多人都了解机动性的重要,但却很少有人能够真正去实践。常听人说:“我也知道要多看书,增加自己的见闻,可是我太忙了,实在抽不出时间来。”或者是说:“我一直想把英文学好,但不知道该到哪儿去上课?”其实这些都是被动型人的观点。一个主动型的人,他会想办法挤出时间来看他想看的书,学他想学的东西,而不会先替自己找好借口来逃避。

这样你要提高自己的效率就要努力克服自己的惰性,既然你的反应比较慢,那就让你时刻呈现在你抢跑的状态中。这是一个很好很有用的方法,因为一旦你的进度比别人超前了,而且还能够保持在领先的位置,你就会产生一种成就感,总想要一直跑在别人前面。当然,这也要有点小小的代价,当别人都在休息时,你也不能松懈,要不断地努力。

找一个(或者是一群)工作都很出色的朋友或同事,经常和他们在一起,也就是接受他们的潜移默化,讲坦白一点就是请他们逼你,给你施压,让你因为要承受他们的压力而不得不对你的工作热情一点。这就是竞争产出动力的道理。

运用本身的责任感来促成积极主动的工作观。比如说,对一个爱睡懒觉的人就委以他叫醒别人的责任,这样他必须每天准时起床打电话叫醒每个人,否则会影响大家的正常工作。处理公事也是一样,你可以狠狠心找份最重要的工作来做。然后为了不让大家对你失望,你就会强迫自己圆满地完成它,之后,那股满足的成就感就会成为你努力不懈的动力,对你以后的工作大有帮助。

在失去动力,效率下降的时候,你不妨想象一个努力之后会有什么样的成果,可以成为自己积极工作的原动力。就像当年费雯丽主动争取出演“乱世佳人”,进而一跃成为国际知名的巨星一样,如果结果没有像你想象得那么让你满足的话,你也可以设定一个奖励自己的制度,设法收买自己,以达成目标。

效率意味着你要有决心

任何一种坚定的决心,都应该是从你对人生的不满开始。因为一旦你对人生没有目标,你也就不会采取任何行动。不采取行动,自然什么事也不会发生,即使吃饭这么一个简单的动作,同样也需要行动的意志。所以,可别终日无所事事,对要做的事总下不了决心而白活了一生。

由于有了渴望的动力,你会达到某些期望中的目的。渴望的力量与决心会鼓励你运用意志采取行动,像一头向前冲的公牛。