一个心理学老教授常常会在期终考试前劝告他的学生：“为这个考试好好打扮一下吧。打一条新领带，衣服要烫平，皮鞋要擦亮，让人看起来有一种容光焕发、精明能干的感觉，也会使你觉得自己确实很精明干练。”这位教授的确很了解上述原则。请你切实遵守，不要马虎，因为你的外表形象确实会影响你的情绪，影响你内在的感觉。
当一个经理打扮得像个经理时，就会觉得自己真的是个经理，因而表现出经理的派头与风度，工作起来劲头十足。有个推销员曾说：“除非我看起来好像业务很好，否则不会真的感觉很好。如果想要争到大订单，就一定要感觉自己的业绩很好才行。”
你的仪表会对你自己说话，当然也会对别人说话，它可以帮别人决定对你的看法。虽然从理论上看来，人们应当看重一个人的内在而不是别人打量你的第一眼，但这种印象很重要，并且会持续下去，在许多方面影响别人对你的看法。
得体的仪表能告诉大家：“这是一个精明能干、很有前途、而且能担当大任的人。他值得受人器重与信任。他很尊重自己，我也要尊重他。”而衣着邋遢者就令人不敢恭维了，他们的仪表好像在说：“这里有个落魄的人，他不修边幅，办事毫无效率，是那种可有可无的小人物。他根本不值得受人重视，他已经习惯被人使唤。”虽然古语讲“人不可貌相、海水不可斗量。”但实际上，真正能做到的人实在太少了。
一定要记住，你的衣着会对你自己和别人显示你的内在气质，一定要使你的衣着能表现出“这里有一个很自重的人，他真的很重要，我们也要重视他”。
你应该使别人都能看到你的优点，更应该创造出完美的形象。
保罗是拿破仑？希尔的一个学生，他一向成绩都不错，但在一次考试中他迫切想拿到甲等成绩，结果考场作弊，虽然没有被发现，但他内心的罪恶感让他无法平静地思考，结果考得一塌糊涂。希尔了解情况后，与他的学生进行了一次谈话，他这样说：“保罗，你是这样迫切要得甲等成绩，才作出违背良知的事来。同样地，在你一生中，也会遇到许多你迫切想要获得甲等成就的情况，而试图去做一些违背良知的事情。例如，有一天你因迫切地想促成一笔交易，而不择手段地诱使客户掏腰包。这样成功的机会可能很大，但会产生什么后果呢？罪恶感会缠住你，等你再碰到这位客户时，你会感到很不自在，怀疑他是否发现你已做了手脚。你的表现也因为心神不定而乱成一团，很可能就无法再继续做第二、第三、第四笔不断而来的生意。结果，使用诈术做成的生意反而使自己断了许多财路。”
“一位声名显赫一时的社交名流，因为深怕他的太太会发现他有外遇而心神不定，结果恐惧侵蚀他的信心，什么事都做不好，这样怎么能出效率呢？”
我们每个人都有向善的意愿。当我们违背这种意愿时，就等于把癌细胞放进自己的良知，吞噬信心，并逐渐蔓延扩散。因此，要避免去做任何会使你自问“我会被逮住吗？”的问题。
令人很高兴的是，听了这番话的保罗此时已经了解行事正当的实际价值了。
由此可见，“行事正当”能使良知获得满足，因而建立自信。“行事出轨”会导致种种消极的结果：第一，罪恶感会腐蚀人们的信心；第二，别人迟早会发现从此不再信任他们。
心理学家告诉我们，我们能借着改变实际行动，来改变我们的心态。例如，如果你使自己发笑，你就会觉得真的很好笑；当你挺直腰背时，你就会觉得自己很优秀；相反，你若扮出一副苦瓜脸，心情自然好不到哪儿去。
尝试着坐到前面，如果你被允许的话。在各种场合中，后排的座位总是先被坐满，大部分占据后排座位的人，除了没有机会坐到前面的原因，大部分是希望自己不要“太显眼”，而他们怕受人注目的主要原因就是缺乏信心。
坐有前面能建立信心。把它当作一个规则来执行，从现在开始就尽量往前坐，当然，坐前面会比较显眼，但这样更容易使你精神集中，工作更有效率。要记住，有关成功的一切都是显眼的。
对比行动与不行动的好处与代价
如果人们知道该如何行动起来，有时就需要由别人提醒他们行动起来的好处，有时又需要弄清楚不行动会出现什么结果。通过算清楚行动的好处和不行动的害处，人们就能开始行动。
在确信自己应该行动起来之后，下一步就是实实在在地迅速行动起来。要做到这一点，你心中要产生一种紧迫感，这是一种外部的提示。你不要选择最后的时限开始行动，而应从相反的角度看这个问题，问问你自己：“我最快什么时候能开始？我所能达到的最高效率又是什么程度呢？”人毕竟不会越活越年轻的，你甚至可以把你的目标公之于众，给自己增加一点鞭策力。
另一个行动起来的方法是制定出进度，按进度规划做事追求高效率。有时候，这些写成白纸黑字的东西是能鞭策自己行动的。另外，把一项大任务或大工程分解成容易完成的小任务，做起来效率更高，可使整个计划得以顺利实现。
说到激励自己提高效率，人们常犯的错误是以为可以等到自己想动时才动。不要跌进这个陷阱里，大概当你干开了之后，你才会感到想动。认准了这是一件该做的事，你就应该立即行动起来高效率地完成它。
有了积极性，效率也就自然高了。
成大事者会立刻抓住大好时机，迅速作出重大决定，然后立刻投入行动。如果你想成功，你就要立即行动起来。
个人的积极性会使一切都动起来。积极性导致行动，也调动起冲劲，而冲劲对于成功是无价之宝。
激励能鼓舞人们作出选择并行动起来，激励能够提供动因。而动因则是在个人体内的“内部催动”，例如本能、热情、习惯、态度、冲动、愿望等，能激励人们行动起来。
激励别人的方法同样可以用来激励自己，但两者之间有一个很大的差别：自我激励的激励因素是内在的，激励别人的因素是外在的。
谁来激励激励者？答案是激励者自己，其他的办法行不通。
拣最重要的事先做
每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅“丢了西瓜”，很有可能我们连“芝麻”也没有捡到。使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。
聪明的人，知道如何提高自己做事的效率。
比尔？盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要事先做，次要的东西放后一点。他在经营理念上也是如此。盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发人员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能--敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn(实际上是Windows的全新版本)的开发工作。如果一切进展顺利，该款产品可在2005年以后推出。
如果Longhorn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令Oracle、Sun、AOLTimeWarner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的“思考时间”，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于盖茨及梅林达？盖茨基金会斥资240亿美元救助的艾滋病患者及其他难题。
但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。
时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。
比尔？盖茨认为：那些高效率的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法来统筹做事。
如何分清主次，大幅度提高自己的做事效率，比尔？盖茨归纳了三个判断标准：
首先明白我们必须做什么？
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
其次应该明白什么能给我最高的回报？
应该用80％的精力做能带来最高回报的事情，而用20％的精力做其他事情。(巴莱托定律)
所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。
最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方)，这就是当今时代“勤”的特点。
前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。
再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感？
最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，惟如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序(注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向)，并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
比尔？盖茨曾经向效率专家艾维请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维声称可以在10分钟内就给比尔？盖茨一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给比尔？盖茨一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
比尔？盖茨用了5分钟写完。
艾维接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。
艾维说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维最后说：“每一天都要这样做--您刚才看见了，只用10分钟时间，你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
分清事情的轻重缓急，优先做好最重要的事，这是效率专家艾维教给比尔？盖茨的妙法。因为这个妙法，艾维得到了2.5万美元的酬劳和随支票一道附来的短语：“我平生所学，从未感到如此大的收益。”
当然，除了要强调优先重要，还要强调长远重要。这是“第四代时间管理学”超越前三代的突破性理念，也是“第四代时间管理学”的核心精髓。强调长远重要，即强调做“不急迫却重要而长久的事”。
在人们的日常生活中会，遇到很多这样或那样的事情，虽然有些都不是眼前最急迫的事情，但是对于长远、大局来说却有着重大的意义。比如锻炼身体，锻不锻炼眼前看不出多大差别，但是对于长远来说却极为重要，有极深远的效益。有些人不舍得在这类事上花费时间，实在很不明智，与长远计算的总账相比很不划算。
在效率的管理上，要兼顾长远性与急迫性，要高度重视对眼前虽不紧急但有深远影响的事务的处理。这一法则，把效率管理上升到了战略高度。
最后，要成为效率管理高手，不仅要掌握这样那样的效率管理的法则、技巧，还需要苦练治心治惰的功夫。效率管理与情绪治理是彼此制约、相辅相成、同步发展的关系。
如果没有积极、兴奋的情绪，哪怕掌握了很多效率管理的法则、技巧也无济于事。那些对工作、对生活充满了消极、厌倦情绪的人，那些懒于奋斗、不求上进的人，又怎么能够提高效率，成功地做好每一件事情呢？
积极休息也是提高效率的关键
比尔？盖茨说：一个懂得劳逸结合的人，才是快乐的人。
有句话说得好：有效的时间管理，就是一种追求改变和学习的过程。尤其一个善用休闲时间的人，工作起来会更有成效。
比尔？盖茨提醒我们说：世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。
在我们的周围，经常有很多人说自己总是“很忙”、“没有时间娱乐”、或者是“已经好几年没有看电影”，这样抱怨的人犯了一个最大的毛病：太强调自己的重要性，认为自己是不可取代的。尤其是位置坐得愈高的人，这个毛病愈严重。在很多时候，不是他真的没时间，而是自己放不开。这种人总是口口声声说“等我有时间”、“等我有空”……结果他一辈子都没等到时间，一辈子都没享受到生命。
比尔？盖茨认为：时间管理的第一个原则是：对每一件事都尊重，包括对休闲的尊重。心情是可以创造的，时间是可以掌握的，善于安排的人，永远不会喊“忙”，因为他知道自己要什么与不要什么。
国外有个叫尼勃逊的人，通过对百年来活跃于世界实业界的人士调查发现，这些人成功的关键在于，他们善于利用休闲时间去学习。
什么是休闲时间呢？休闲时间就是可以供人们自由支配的时间，也就是我们平常所说的业余时间，也有人称之为“八小时之外”。严格地说，真正的休闲时间应该排除用于家务、饮食等方面的时间，即完全可供个人自由支配的时间。自由，是休闲时间的一个特点。一般来说工作时间不能自由支配，工作时间的流向是基本确定的，具有一定的稳定性和限制性，例如，在工作时间里，务工的不能从医，从医的也不能务工。然而，休闲时间却截然不同，它没有强行规定人们的去向，自由度很大，基本上可以凭自己的兴趣加以选择。
在休闲时间中，人们为了满足自己的需要，可以去充分从事能够反映自我个性的有价值、有意义的活动。休闲时间的价值是很高的，它犹如编织知识网络的来回游动的梭子；对于发明创造来说，它是一种激发人的心理潜力的因素。
积极休息也是提高效率的关键。所谓“积极的休息”是因为这种休息有别于单纯的歇息，是为了保持工作效率而作的休息。即称为“积极的”，这种休息必须在短时间内达到最大的效果。