为了保证接待工作的圆满和顺利，接待单位在确定来宾的具体情况后，应制定出完整详细的接待计划，为来宾做出妥当的安排。接送来宾需要哪些交通工具，来宾需要在本地待几天，每天的活动如何安排，每项活动的次序如何，这些都要细心考虑。接待来宾，总的原则是主随客便。具体而言，接待计划涉及到接待场地、接待规模和接待费用等几方面。接待内容不外乎迎送、会见、谈判、采访、宴请、参观游览等。具体接待方式和内容可以以相关规定为依据，也可以按照本单位历来的接待惯例进行，或者以相应规格的常规接待方式为标准。比如为重要领导人或外宾安排欢迎仪式，为外地来宾安排参观游览，为少数民族人士或宗教界人士安排符合他们习惯的食宿和具体活动。有合理的创新更好，但无论如何，都应该应该与来宾协商。涉及需要来宾付费或与接待方分摊费用的事项，更要提前与来宾协商。总之，接待方应该让接待过程紧凑、完整、合乎礼仪。
确定接待人员。如果来宾比较重要，除主要接待人员外，通常还要安排其他接待人员陪同或专门负责某些事务。这些接待人员应该首选认真负责、年轻、貌端、经验丰富、交际能力强，以及熟悉来宾语言或风俗习惯的人。确定好所有接待人员后，应尽快做好分工，各司其职，各负其责，尽力使整个接待活动按计划进行，必要的话，对相关的接待人员进行培训，务必要保证所有接待人员坚守岗位、忠于职守。即便是面对临时性、短暂来访的普通来宾，接待者也要达到上述要求，并做到热情、大方、口齿清楚、礼貌周到。
确定接待场地。对于外地重要来宾，适宜选择宽阔的广场举行迎接仪式，对于一般外地来宾，在单位门口、会客室等地进行礼节性的迎接即可，对于本地来访者，安排会客室即可。
热情为来宾提供便利。在不妨碍来宾安全和自由的前提下，接待方应该尽心尽力地为他们提供方便。比如将来宾的住处安排在交通便利、环境幽雅的地方；准备合来宾口味的餐饮，为来宾创造整洁、高效的工作环境；为来宾提供完备、必要的相关资料。所有接待人员都要本着主动热情的原则为来宾着想，及时为来宾服务。
路先生第三次出差到安经理的公司商谈业务事宜。安经理事先叫秘书出面安排好路先生的住处。秘书小齐是上个月才到的公司，她不知道路先生是第几次来，也不知道前任秘书是如何安排的。她征求了安经理的意见，安经理说：“他是老客户，安排的好一点儿。”小齐按照自己所认为的“好”的标准把路先生安排到一家三星级酒店的标准间。路先生心下有些不满意，因为以往他都是被安排在豪华套房里。他以为安经理不愿意再同自己合作，于是洽谈的时候，提高了要求，双方意见不一致，最终没有达成意向。
如果来宾不是第一次访问，要保证接待规格不低于上次，但也不能无故提高规格。
对于来宾所携带的物品或材料，来宾自备的交通工具，接待人员要妥善保管和看护，对于来宾的随从人员，要适当照顾，对于来宾提出的要求，凡是合理的，都尽量满足。
陪同引导，行进中的位次有讲究
在以引导为主的接待活动中，接待人员要特别注意行进的礼仪，虽然不至于“一失足成千古恨”，但只要一步走错，就是失礼。
适应场合，以客人为中心
在引导客人行进的过程中，有时走在开阔的地方，有时走楼梯、乘电梯，有时要出入大门或房间。在不同的环境和场合下，引导者的位次稍有不同，我们一定要留心。整个行进过程中，始终要以客人为中心，尽最大可能为客人提供方便和舒适。
在地势开阔的场所，如果引导者与客人并排行走，要让客人走在右侧，如果引导者与客人前后行走，引导者要走在客人前方的左侧，距离客人一米左右即可。但如果客人对所到之处比较熟悉，比如说某一位名人故地重游，这种情况下，引导者应让客人走在前方，以便他选择自己喜欢的方向。请客人前行时，要面向客人，稍稍欠身；与客人交谈时，要面向对方。如果接待人员有两人或两人以上，应该让客人走在中间。接待人员相互之间，以及与客人之间，要保持一米左右的距离。
晓峰是一个宾馆的服务生，平时走路很快，常常不能及时停下下脚步，因此而出了不少笑话。一次他接待一位客人，领客人进房间。走廊沿途有好几个楼梯，晓峰在前方步伐匆匆，客人在他身后紧追慢赶。要拐弯了，晓峰未做任何说明，脚步戛然而止，客人一时间愣了。接连拐了三个弯，客人被晓峰领得晕头转向。客人离开时，在宾馆的意见簿上写下了晓峰的胸牌号码，并对他的服务进行了批评，还表示以后不会来这家宾馆住宿。晓峰受到宾馆服务部的点名批评和罚款处理，被列入了“预备下岗人员”的名单。
引导客人时，行进速度应与客人保持一致。上下楼梯或自动扶梯时，要在右侧行进，避免并行，以免妨碍他人。上楼时，请客人走在前面，当引导者为穿短裙的女性时，更要如此。反之，如果客人是女性且身穿短裙，引导者为男性，应该让客人走在后面。下楼时，引导者要走在客人前面。走楼梯时，引导者不要中途停下与熟人交谈或休息。转弯时、光线较暗时、楼梯狭窄或陡峭时，要及时提醒客人并适当给予扶助。当上下过程中遇到人多拥挤的情况，要注意礼让。
进出房门时，引导者要先进后出。如果是引导客人访问他人，引导者要先行叩门或按门铃，即使房门虚掩，也不要贸然推开。如果是安排客人的住处，出入房间时要始终面向客人，反手开门或关门。此外，出入房门时，引导者要主动为客人拉门，在屋内拉门时，要站在门后，在屋外拉门时要站在门边；门把手在左侧，用右手拉门，门把手在右侧，用左手拉门，这样看起来比较优美，而且能很好地表示尊重。
使用正确的引导姿势
走在前面为客人引领方向时，要使用引导步。行进过程中，要始终让身体稍微侧转，面向客人。请客人前行，表示“这边走”的意思时，我们要将右手四指并拢，拇指内收，掌心向上，让手自然的从腰部抬起，目光要随着手的引导投向前方，同时告诉客人“请走这里”。开始行进时，一定要及时把手放下，以免碰到客人或其他人。
小金奉命陪一位外地来访的刘女士参观当地的民俗博物馆，馆中厅室甚多，楼梯也很多，初次访问的人如果不留心，很容易走错。小金热情地把刘女士让到靠墙的一侧，自己走在外侧的前方，侧身面对刘女士，对每一个厅馆的特色和变化进行详细的介绍。“这里是风筝展厅，收集了数百年来全国各地的特色风筝。”“请向右转，我们去看看传统的染织品。”要转弯了，小金站了一下，然后右手掌心向上，又作了一个“请”的姿势，满面春风，让刘女士感到很亲切。上楼时，小金会在楼梯边上礼貌地再次伸手，请刘女士走在前面。下楼时，小金则走在楼梯中间的位置，依然将刘女士让在右边的内侧。一个楼梯口的灯坏了，只能靠墙壁上装饰性的小灯照明，小金细心地扶住刘女士的手臂说：“这里灯光比较暗，您小心些。”参观结束后，刘女士由衷地向小金致谢，并在小金的上司面前夸奖了小金。半年后，经刘女士推荐，小金跳槽到一家待遇更好的单位。
行进过程中，为客人介绍本单位情况时，可适当使用手势，以加强语言效果，但手势不能太生硬或太琐碎，一定不要用食指去指客人或别人。例如介绍某处景点，引导者可用掌心向上的姿态，将“请”的动作稍微变换，即可达到礼貌而姿态优美的目的。
在前行中要拐弯时，注意脚步。即将变换方向时，要放慢脚步，在转弯处站定，以一脚的脚掌为轴转身面向客人。姿势要优雅大方，不紧不慢。
与客人告别时，我们要先退后两三步的距离，后退时步子应该小一点儿，用脚轻擦地面，然后转身离去时，动作要和缓自然，先转身，再转头。你依依惜别的姿态一定会让客人感到如沐春风的暖意。
轿车上也要讲究座次排序
轿车是我们日常生活中常用的交通工具，广泛的被人们使用。轿车不仅是有利的代步工具，更是一种身份与档次的象征。当你有幸乘坐朋友的私家车出游时，该坐在哪里呢？如果朋友同时带着家人呢？当你跟随上司乘专车出差时，你该坐到什么位置呢？当你作为接待人员陪同贵宾乘车前往目的地时，你应该把贵宾让到什么位置？你自己又该坐在哪里呢？不同款式和不同大小的轿车，它们的座位安排有区别吗？这种种关于轿车座位的问题，你是否想过？在这个礼仪无处不在的时代，如果你不懂得乘车的规矩，得到的结果，往往不是简单的失礼问题。
轿车座次的“秘密”
轿车上的座次尊卑有别，认真探寻一下座次排序的“秘密”会让你在交际场合更加得心应手。
双排5人座轿车。乘坐主人驾驶的小轿车时，副驾驶座是最尊贵的座位。前排的座位比后排的座位尊贵，右座比左座尊贵，后排中座最次。乘坐由专职司机驾驶的小轿车时，后排右座是最尊贵的座位，俗称为“VIP”座位。后排的座位优于前排，依然是以右为尊，后排中座稍次，副驾驶座最次。
双排6人座轿车。由主人亲自驾驶的时候，前排右座是最尊贵的座位，前排中座稍此次，前排座位优于后排，后排的右座优于左座，后排中座最次。由专职司机驾驶的时候，后排右座是最尊贵的座位。后排优于前排，右座优于左座，中座稍次，前排中座最次。
吉普车。乘坐吉普车时，无论开车的人是主人还是专职司机，前排的右座总是最尊贵的位置。在吉普车上，前排座位优干后排，后排左座最次。上车时，坐后排的人先上，下车时顺序相反，请坐前排右座的人先下。
旅行车。通常由专职司机来驾驶。前排座位优于后排，仍然是右座优于左座。中排是折叠式座位的3排7人座轿车，由尊至卑的顺序是：副驾驶座，后排右座，后排左座，后排中座，中排右座，中排左座；对于3排9人座的轿车，顺序依次是前排右座，前排中座，中排右座，中排中座，中排左座，后排右座，后排中座，后排左座。
注意乘车的礼貌
根据身份自觉就座。在公务、商务场合，乘坐双排五座轿车的时候，副驾驶座是留给陪同人员的，如秘书、警卫、翻译等人员。在社交场合中，尽量不要让小孩和女性、老人坐副驾驶座位，因为那里不安全。
当你和朋友搭乘主人夫妇的私家车时，你要自觉和朋友坐到后排，将副驾驶座留给主人的配偶。如果是3人同时乘车，另一位是主人的熟人、亲人、恋人或关系更好的朋友，那么你就要坐到后排。
如果你是车主，搭车的是你的好朋友和他的熟人，这种情况下你要把好朋友请到副驾驶座，请他的熟人坐后座。
罗永开着自己私家小轿车，亲自接一位大客户去吃“工作餐”，这位大客户看到罗永的新车，赞叹道：“真气派！”罗永笑着寒暄了几句，就打开副驾驶座边的车门，请客户上车。客户却似乎没看见一样径自打开后右侧的车门，坐在了后座上。罗永心想，这个客户真不知趣，一点儿礼貌都没有。告别的时候，客户表示对罗永很信任，希望能和罗永长期合作并成为朋友。但当客户真的和罗永联系时，罗永总找借口不和该客户做生意，更不要提与其深交了，因为罗永觉得那个“大客户”实在缺少教养，不值得交往，即便他购买力强，也不愿和他合作。
当主人亲自开他的私家车时，如果你是主人唯一的客人，那么你一定要坐在副驾驶座上，如果你不知趣的坐到后排，就意味着在你眼中，主人的地位相当于出租车司机，这样坐显然是不礼貌的。
给贵宾自由就座的权利。无论客人主动坐到什么位置，都是“上座”。用轿车迎送贵宾时，将最好的位置让给他，这是常识和礼貌。但是不要忘了，最大的礼貌是以客人为中心，只有客人达到满意，我们接待的任务才算圆满完成。因此，当我们遇到不肯坐尊贵座位的客人时，不必拘泥于礼仪书上的规定，不需要特意纠正客人“您坐错地方了”，并将其转请到“上座”。
文明乘车。乘坐任何轿车，乘坐者都要相互礼让，要请尊者、长辈先上车，坐到上座，位卑者要先行下车，为尊者打开车门。男女同车时，男士应主动为女士开车门。若男士的职务或身份高于女士，出席商务场合时，则不必讲究。乘车时，要自觉保持车厢内的整洁，不要将垃圾留在车厢里，不要将垃圾从车窗向外扔。在车厢内要保持得体的仪表，不随便脱外衣，不高声喧哗，即使你和车主人关系很好，也不要总是和他聊天，或者和旁边的人大声说笑，以免影响主人或专职司机的注意力。上下车的时候，别忘了保持自己优雅的形象，特别是女性，别做出引人侧目的姿态。
陪同客人乘电梯要先入后出
城市里的高层建筑像雨后春笋般竞相拔地而起，高大的写字楼，动辄几十层，人们不可能再靠徒步爬楼来解决上下楼问题。电梯的作用，在高楼里越来越显得重要。在那窄小的空间里，其实有很多礼仪问题需要注意。
小澄所在公司的行政助理请假了，于是她被派出去接待几个客人。接待经验不多的小澄有点儿不好意思地问同事小群：“陪客人乘电梯，在进出的时候，有没有先后的讲究啊？”小群说：“呀，我还真不知道，我没留心过！”小澄又问了几个人，才知道，接待客人时，乘电梯要先进后出。小澄虽然是第一次做接待工作，但因为她谦虚好学，又懂礼貌，很快清楚了接待客人的几个原则，圆满完成了接待任务，得到了客人的欣赏和经理的夸奖。
乘电梯，看似随意，其实不随意。一步之差，你犯下的错误就收不回来了。
进出有序，上下有礼，没有人欢迎“出头鸟”
陪同客人乘无人驾驶的电梯时，先在电梯门前按呼梯按钮。电梯门打开后，先进入，而后一手按开门按钮，一手扶住电梯厅门一侧，请客人进入轿厢。当你接待的客人有多位时，应按照客人的身份、职务、辈分，请他们按顺序进入。请女士、长辈、上司和老者先进入电梯。最里侧是电梯内最优越的位置，要让给地位最高的客人，离电梯门稍近的位置，给身份第二高的客人。接待人员要站在靠近操作键的地方，以便及时为客人服务。当客人全部进入电梯后，按关门按钮关电梯门，随即按下目的地楼层的数字按钮。
张衡负责接待一位美国工程师，陪同对方乘电梯前往公司所在的楼层。乘电梯的人很多，接连等了十几分钟都未能等到电梯。好不容易电梯门开了，旁边又挤着一大堆人。张衡情急之下，一把拉着美国工程师要抢先进电梯。美国工程师不解地说：“你为什么抢在别人前面？”张衡尴尬地解释道：“我怕你等得着急嘛！”美国工程师说：“我不会因为等待而着急，却会为你的不礼貌而着急！”美国工程师坚持等下一趟电梯，张衡只好同意。美国工程师说：“张，你的行为让我感到很惊讶。我们今后不要再合作吧！”任凭张衡百般解释，也未能留住美国工程师。