书城管理每天一堂执行课
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第26章 九月 提高效率,提升执行力 (1)

第一周 时间是提升执行力的关键

高效能是强行执行的关键因素

【课堂导读】

朱自清先生在《匆匆》里写道:“洗手的时候,日子从水盆里过去;吃饭的时候,日子从饭碗里过去;默默时,便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了,伸出手遮挽时,他便从遮挽着的手边过去;天黑时,我躺在床上,他便伶伶俐俐地从我身上跨过,从我的脚边飞过。等我睁开眼和太阳再见,这又算溜走了一日。我掩着面叹息,但是新来日子的影子,又开始在叹息里闪过了。”

【课堂精讲】

有人曾经统计过,一个活到72岁的美国人一生的时间分配:

睡觉21年

工作14年

个人卫生7年

吃饭6年

旅游6年

排队5年

学习4年

开会3年

打电话2年

找东西1年

其他3年

可见,尽管员工们每天花在工作上的时间可能超过8小时,累积起来却在一生中只占不到20%。在这不到20%的工作时间里,你需要为自己整个人生积攒下必需的生活资料,小到一日三餐,大到买房照顾家人。正常情况下,付出与回报是大体成正比的。当然,衡量付出的不仅仅是投入的工作时间。人的精力有限,因而每个人花在工作上的时间大体是相当的,而收获却大不一样,差异显然在于不同的工作效能。时间对于每个人都是公平的,没有人可以享受一天25小时的特权。人们强调要珍惜时间,说的其实是要提高工作效能。

【课后总结】

我们应该学会珍惜时间,通过有效的时间管理,让时光流向有意义的地方。

学会控制时间

【课堂导读】

货主:你好,黎峰,我是李萍。

货运公司:你好李萍,最近好吗?

货主:还好,只是想要确定你们公司是不是已经收到我们昨天送出去,并且注有“急件”的寄货单?

货运公司:是的,今天早上货就已经送出去了。

货主:真是太好了,我们真的很着急要该项货物。

货运公司:我想也是这样,所以,我才要求我们的员工一定要快点送出去,因为,你们从没注明过急件。

货主:是的,真是太谢谢你。

货运公司:不用客气,你们平时就很善解人意,很高兴能为贵公司提供服务。

货主:非常感激,非常高兴货物已经送出了。

货运公司:没问题,我想,今天中午你就能收到。

货主:很好,这样我们午餐以后就能开始工作了。

【课堂精讲】

货运公司的时间控制为客户提供了方便在每个企业中,会议、接听电话等几个方面会占用员工大量的时间。所以,大家一定要掌握这几方面控制时间的技巧。

1.会议

不论什么时候,只要能够避免,就不要参加会议,它们多数的时候是对时间的低效利用。

有的时候,如果你必须参加会议或者会议内容对你的工作来说非常重要,就要想办法减少对时间的损耗。

(1)晚点出席。

(2)早点离开。

(3)创造紧急情况。让一个员工在会议刚刚开始的时候走进会议室,递给你一张折叠的纸条,面带焦虑地冲出会议室。会上的每个人都会知道你不得不去“救火”。

(4)露面,离开,再回来。

(5)即使你不是召集人也应要求准时开会。如果看起来会议好像是晚点了,就喊出声来:“现在9点了,我们开会吧!”

(6)要一份会议记录。会议记录会告诉你,当你离开会议室的时候讨论过什么重要的问题。

2.不期而至的和不希望见到的来访者

不期而至的来访者会给日程安排造成混乱,所以应该制定日程安排方面的规章,让人们只在某些特定的时间内能够见到你。

3.不相干的电话

那些不相干的电话干扰,恐怕是最浪费时间的,也是最容易被我们忽略的一项。

应付那些不受欢迎的电话干扰,原则与应付不速之客的道理一样,就是要让他们感受到你的工作非常忙碌,从而使他们不好意思再继续打扰你。

【课后总结】

通过控制时间,为自己留出更多的时间,以提高个人执行力。

旋转时间管理的魔方

【课堂导读】

著名的设计师安德鲁·伯利蒂奥曾经是一个疲于奔命的工作狂。

每天,他把大量的时间用在设计和研究上,除此之外,他还负责很多方面的事务。时间长了,他的设计作品的质量常常不尽如人意。

其实,他的时间有很大一部分都浪费在管理其他乱七八糟的事情上,而最重要的设计工作反而只能占用一小部分时间。

后来,一位教授见他整天忙得晕头转向便对他说:“人大可不必那样忙!”

这句话给了安德鲁很大的启发,如梦初醒的安德鲁从此调整了时间的分配,有了时间管理的意识。他除去了那些无关紧要的细小工作,把时间主要用在方案的设计上。因为时间得到了有效的运用,不久之后,他出版了传世之作《建筑学四书》,此书被称成为建筑界的“圣经”。

【课堂精讲】

把握时间的流向,学会旋转时间的魔方,这对个人执行力的提高有一定的作用,可以从以下几个方面着手:

1.80/20定律

用80%的时间来做20%最重要的事情。事有轻重缓急,然而到底应重点、优先做哪些事情,需要你自己判断。

2.每天腾出思考时间

每天至少要留给自己半小时到l小时的“不被干扰”的时间,在这段时间里,可以依照当日的工作安排把工作思路再整理一下,或者在中途停下来反思一下自己做得对不对、还有没有更好的方法。

3.一次就做完

同一类的事情最好一次把它做完。假如你在做纸上作业,那段时间就都做纸上作业;假如你是在思考,那么索性把这一天需要思考的内容都检阅一遍;需要打电话时,最好把电话累积到某一时间一次打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

4.做好“时间日志”

“时间日志”不仅让你更珍惜时间,提醒你注意办事效率,还能在你忙得失去头绪的时候给你最清晰的指点。

【课后总结】

把握时间的流向,学会旋转时间的魔方,这样才能提高个人执行力。

有效分配时间,方可有效执行

【课堂导读】

上帝最公平的地方,就是赐给每个人相同的时间——一天24小时。很多人抱怨时间不够用,却很少去追究为何如此。在工作效率的构成要素中,时间分配占据着很大的比重,所以,要想充分地利用时间,提高工作效率,就必须掌握高效分配时间的基本策略。

我们会不停地作出各种安排,以决定时间该如何支配,行动该如何开展。对成功人士来说,分配时间是非常重要的技巧,它贯穿于生命的始终,可以使工作更有效率。

【课堂精讲】

许多人之所以整天忙忙碌碌,原因就是没有对自己的时间进行合理高效的分配。那么如何才能高效地分配时间呢?

1.在最有精力的时段做最重要的事

从时间管理的观点来看,创造块状时间,在最有精力的时段做最重要的事,是提高时间利用效率的秘诀之一。

2.做“最重要的、必须要做的事”

许多人抱怨时间不够用,其关键原因是他们将事情的优先级别搞错了。必须做的事和想做的事不同,我们要把更多的时间用在做要事上。

3.抓住离你最近、最现实的目标

抓住离你最近的目标,你才有可能抓住效率的价值。太高的奢望和不切实际的目标,对我们而言是没有价值的。只有把握好最近、最现实的目标,付出才可能有回报。

4.一次只做一件事情

许多人在工作中把自己搞得疲惫不堪,而且效率低下,问题就在于他们没有掌握这个简单的工作方法——一次只解决一件事。他们总试图让自己具有高效率,同时进行几件事,而结果往往适得其反。

【课后总结】

无论在工作中还是在生活中,聪明地分配和利用好时间是非常重要的。成功者都会把他们的时间分配得恰到好处。

掌握时间,高效执行

【课堂导读】

四个20岁的青年去银行贷款。银行答应借给他们每人一笔巨款,条件是他们必须在50年内还清本息。

第一个青年想先玩25年,用生命的最后25年努力工作偿还,结果他活到70岁都一事无成,死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。

第二个青年用前25年拼命工作,50岁时他还清了所有的欠款,但是那一天他也累倒了,不久便死了。他的遗照旁放着一个小牌子,上面写着他的名字“狂热”。

第三个青年在70岁时还清了债务,然后没过几天他去世了,他的死亡通知上写着他的名字“执著”。

第四个青年工作了40年,60岁时他还完了所有的债务。生命的最后10年,他成了一个旅行家,地球上的多数国家他都去过了。70岁时死去的时候,他面带微笑。人们至今都记得他的名字叫“从容”。

贷款给他们的那家银行就叫“生命银行”。

【课堂精讲】

金钱可以被储蓄,知识可以被累积,时间却不能被保留。要造就高效的工作效率,就要有时间管理的意识。只有善于掌控时间,才能摆脱忙碌紧张的状态,使工作高效有序地得到执行,成为工作和辛勤劳动的受益者。

掌握时间的节奏,首先要明确工作的主次;其次,要制订可行的计划,没有工作计划是浪费时间的首要原因;最后,不要把时间浪费在毫无意义的事情上,要让时间服务于绩效。

生活中,有效利用财富的人很少,但更让人惋惜的是,懂得有效利用时间的人更少,而善于利用时间要比善于利用财富更重要。

所以,时间管理对于每个人来说都是有实用价值的。科学的时间管理可以让你的工作更为轻松有效,可以让你的生活更加美好。

【课后总结】

做任何事情都要有计划,分清轻重缓急,然后全力以赴地行动,这样才能成功。

第二周 执行需要专注的心

心无旁骛去执行

【课堂导读】

一位年老的猎人带着他的三个儿子去草原上捕捉野兔。一切准备得当,这时老猎人向三个儿子提出了一个问题:“你们看到了什么呢?”

老大回答道:“我看到在草原上奔跑的野兔,还有一望无际的草原。”

父亲摇摇头说:“不对。”

老二回答的是:“我看到了爸爸、大哥、弟弟、野兔,还有茫茫无际的草原。”

老猎人又摇摇头说:“不对。”

而老三的回答只有一句话:“我只看到了野兔。”

这时老猎人才说:“你答对了。”

【课堂精讲】

执行就像打猎,要专注于你的目标,做到心无旁骛。从事任何工作,都不能朝三暮四,三心二意。专注力是优秀的执行者身上的一大特质,也是帮助一个员工纵横职场的良好品格。一个人如果不能专注于自己的工作,是很难做到高效执行的。在当今时代,没有哪家企业、哪个老板会喜欢做事三心二意、三天打鱼两天晒网的员工。一心一意地专注于自己的工作,是每个高效执行者获取成功不可或缺的品质。只有将光与热聚焦到一个点上,才能产生最大的能量!

【课后总结】

因为专注,内心中会涌现出创造的快感与灵魂的愉悦;因为专注,我们会更容易逼近成功。当你能够一心一意去做一件事时,成功就会在不远处向你招手。

热爱工作,才能好好执行

【课堂导读】

2003年一场突如其来的“非典”,让我们记住了钟南山这个名字。面对肆虐的“非典”,他冷静、无畏,勇敢地站出来,主动向广东省卫生厅请缨:把最危重的病人送到他们医院。钟南山对同事们说:这是需要我们站出来的时候,我们本来就是研究呼吸疾病的,最艰巨的救治任务舍我其谁?

他身先士卒,深入隔离病区,亲自检查每一位病人,并制定出治疗方案,2003年的整个春节钟南山都是在会诊和指导救治的忙碌中度过的。他率领着研究团队日夜攻关,他曾连续38个小时没合眼,坚守在自己的岗位上。他令人称叹的职业操守,令人景仰的学术勇气、对医术的热爱和探索,终于使得他在较短的时间里摸索出“早诊断,早隔离,早治疗”和“合理使用皮质激素,合理使用呼吸机,合理治疗并发症”的有效救治办法;他用智慧和勇气帮助更多的人抗击非典,多次赴北京,并借用电视视讯的方式把他的经验传到了海峡的对面。