书城管理团队打天下,管理定江山
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第4章 制度才是真正的老板(1)

创建一个伟大的公司,需要一个伟大的机制

有7个人住在一起,每天大家都要分一锅粥。痛苦的是粥的分量不够,而每个人都想多吃点,因此,关于如何分粥的问题,大家争论不休。一开始,他们决定每天都通过抓阄选出分粥的人,于是每天只有分粥的人是饱的。

后来,他们觉得这种办法不好,于是推出一个德高望重的人出来分粥。有强权就会产生腐败,其他6个人开始挖空心思讨好这个德高望重的人,把整个小团体搞得乌烟瘴气。

再后来,大家决定选出由3人组成的分粥委员会以及4人的评选委员会,结果分粥委员会成员经常相互攻击、相互扯皮,等把粥吃到嘴里时已经凉了。

最后,大家想出一个公平的办法:每个人轮流一天来分粥,但分粥的人要等其他人都挑完后拿剩下的最后一碗。为了不让自己吃到最少的那碗粥,每个人都会努力分得平均。如果分得不平均,最后自己只能拿到最少的那碗粥,也只能怨自己。自从实行这个分粥规则之后,大家才停止了抱怨和争吵。

一个仅由7人组成的团队,就能因为一个小小的分粥问题产生巨大的分歧,由此可见,制度、规则不合理,团队将永无宁日。唯有制定公平、合理的制度、规则,才能让大家信服,大家才会遵守制度和规则,企业才有希望获得发展。

俗话说:“打天下容易,守天下难。”当企业经历了创业的艰难期,在市场上站稳脚跟之后,管理者们开始意识到:用创业时的管人管事的方法来管理企业已经行不通了,于是他们迫切需要一个公平合理的企业制度来规范企业,因为优秀的企业制度才是成就伟大公司的保障。

在如今这个日新月异的时代,企业的外部环境时刻都在发生变化,因此,企业的制度也应该与时俱进,跟随企业内外部环境的变化,适时地进行调整,使其更符合企业发展的需要,这样才能保证企业获得长足的发展。

杜邦公司创立于1802年,至今已有200多年的历史,是世界500强企业中寿命最长的企业之一。它的长寿与杜邦家族不断进行制度调整、改革、创新有直接的关系。

在杜邦公司发展的早期,公司的管理明显带有个人英雄主义色彩,公司所有事务都由创始人亨利·杜邦一人说了算。这种管理模式持续了39年,并且取得了不错的效果,但是当亨利卸任之后,杜邦公司由于缺少优秀的制度,马上陷入了混乱。由于继承人管理经验不足,公司效益迅速衰退,公司差一点就倒闭了。

面对危机,杜邦公司废除了单人决策的管理模式,制定了集团式的管理模式。杜邦家族成员不再事必躬亲,而是让执行委员用制度去管理公司。这样大大提高了管理效率,促进了公司的发展。在杜邦公司后来的发展过程中,公司不断结合客观环境的变化和企业发展的需要,适时调整和完善公司制度,这是杜邦公司获得持久发展的重要原因。

从最初的个人英雄主义,到后来的用制度管理公司,这是杜邦公司的一大进步。在杜邦家族的历史上,不乏响当当的大人物。但是,200多年过去了,有多少人还记得他们?但是杜邦的员工却在公司制度的规范下,持续不断地前赴后继,为公司作贡献。这说明打造一个伟大的企业离不开优秀的制度。

其实,对任何一个企业来说,用制度管理公司并不断创新和完善制度,都是企业“定江山”的法宝。身为管理者,一定要认识到完善合理的制度对企业发展的意义和作用。

(1)完善合理的制度可以把管理者从繁琐的事务中解放出来

作为一个管理者,你是否有时会感到焦头烂额呢?由于员工不规则的操作,或细枝末节上的琐事,你是否会烦恼呢?其实,要想消除这一切烦恼,你只需要一个完善合理的制度。它就像一把锋利的剑,可以为你斩断一切纷扰。合理的制度可以使企业纷繁复杂的事务处理起来变得简单,你再也不需要在琐事上投入大量宝贵的时间。

(2)完善合理的制度可以让员工充满激情和创造力

完善合理的制度维护了公平与正义,使员工感到制度是对事不对人的,这样他们更愿意遵守制度,自觉地维护制度。这是打造和谐团队的根本。由于制度公平合理,管理者再也不用因人为管理造成的不公平而烦恼。

(3)完善合理的制度可以提升企业的竞争力

完善的制度体现了公平,维护了正义,使员工获得一视同仁的对待,这样可以提高员工的工作效率。在竞争激烈的今天,员工的工作效率提高了,企业的生产效益就会大大提升,企业的综合竞争力也会水涨船高。

一流企业用制度管人,二流企业用人管人

《孙子兵法》指出:“要规定明确的法律条文,用严格的训练整顿军队,对士兵过于宽松,过于爱怜,结果会导致士兵不能严格执行命令,部队陷入混乱而不能加以约束。”当前企业面临的竞争,其残酷程度不亚于冷兵器时代战场上的血肉拼杀,如果企业没有严明的制度,做不到令行禁止,是不可能在竞争中取胜的。

俗话说:“没有规矩,不成方圆。”规矩、秩序、制度的重要性不言而喻,当一个团队缺少规章、制度、流程时,团队就很容易陷入混乱,这是非常糟糕的事情。下面是企业因没有合理制度的规范、主要靠人治而产生的常见弊病:

(1)职责不清

在很多企业中,经常会遇到由于制度不合理,导致工作安排不合理,造成某项工作好像两个部门都管,但实际上哪个部门都没有认真负责。两个部门对工作纠缠不休,扯皮推诿,使得原本应该是职责分明的人员安排变得混乱无序,造成极大的内耗。

(2)业务流程无序

由于人治带有很大的随意性,很容易导致一项工作原本应该按照一定的流程来进行,但是人受情绪变动的影响,往往容易跳出这个流程,任意所为,最终造成流程无序。举个例子,采购人员拿着资金外出采购,回到公司原本要上交账单,和财务交接工作。但是由于公司没有明确的制度规定,采购人员可能迟迟不与财务对账,甚至私吞公款,利用假票据蒙混过关。

(3)缺少协调与配合

由于制度中没有明确规定哪个部门负责哪项工作,那么部门之间的协调工作就会出现问题,甚至出现部门间的断层,彼此间缺乏协作意识。你站在那儿观望,我也站在那儿观望,大家都认为这件事应由对方部门负责,结果工作没人管,导致小问题被拖成大问题。协调不力是管理中最大的浪费之一,因为它使团队无法形成凝聚力,使员工缺少团队意识,导致工作效率低下。

(4)有章不循

还有一种情况是,公司有相关的规定,但规定出台后领导者不遵守规定,也不严格按规定办事。当员工违反规定后,没有任何惩罚措施,导致员工不把规定放在眼里。比如,有一家公司的领导对大家说:“从今天开始,大家每个月只有两次迟到的机会,请大家不要迟到。”可是大家根本不把领导的话当回事,习惯了迟到的员工继续迟到,而领导者一点都不觉得这有什么不妥,没有采取任何惩罚措施,就连半句批评都没有。这就是典型的有章不循,其根本原因在于规章制度不严格,随口一说,而且并未说明:如果迟到了第三次,将受到何种处罚。

从以上四点可以看出,当一家企业崇尚人治,忽视用制度管人时,员工就会变得没有执行力。这就是为什么在很多企业中,当老板在公司时,员工就有执行力;当老板不在公司时,员工就没有执行力。因为不用制度管人的公司,其员工往往会无视制度,而只看重老板的言行。这就是人治造成的不良后果。一般来说,人治有这样几个弊端:

第一,人治带有明显的随意性,缺乏科学性,难以服众。

第二,人治带有专制性,缺乏民主性,容易造成决策失误,人际关系紧张。

第三,人治经常过不了人情关,很容易使员工产生不公平感,企业无法产生凝聚力。

作为一个企业的领导者,最重要的就是建立完善合理的制度,用制度与纪律管理企业,并使制度与纪律成为员工的行动准则。在这一点上,红楼梦中的王熙凤就做得非常出色。《红楼梦》中有这样一个故事:

宁国府贾蓉的媳妇秦可卿死了,宁国府举办隆重的丧事,每天前来吊唁的人很多,里里外外的事情也很多,怎样才能把这些杂乱的事情处理好呢?贾蓉的父亲贾珍把荣国府的王熙凤请来,让她帮忙管理这摊事。

王熙凤来到宁国府,首先建立了人事管理制度。她把各项工作都安排到位,让每个人都有事可做,各司其职,互不推诿。谁干什么,谁来监督,清清楚楚。顿时,一个一两百人的集体在规章制度的规范下,形成了一个高效率的执行团队。

其次,王熙凤建立了考勤制度和物品管理制度。什么时候点名,什么时候吃早饭,什么时候领发物品,什么时候请示汇报,谁管什么地方的工作,谁领什么物品等,都规定得非常清楚。在这些制度的规范下,王熙凤把宁国府的丧事处理得有条不紊。

试想一下,如果王熙凤不用制度管人,而是靠自己临阵指挥,恐怕一两百人的集体会乱作一团。这个案例告诉我们,用制度管人管事比用人奏效得多。如果你想让企业完成从人治到“法治”的转变,你首先要制定完善合理的制度,其次还要让制度产生威慑力,让大家严格执行制度。只有这样,你的公司才会在硬性制度的规范下,稳定有序、高效率地运营。

一家工厂的工人盗窃了厂里的产品,虽然盗窃的产品数量不大,但性质恶劣,属于盗窃。由于这个工人是厂里的老员工,平时找他帮忙的同事很多,大家与他关系都不错。于是乎,当老板准备依据公司的制度惩罚这位老员工时,很多员工都来为老员工求情,有人说:“原谅他吧,只要他知错就好了。”有人说:“少数服从多数嘛!”

厂长理直气壮地说:“厂里的规章制度得到了大家的认可才出台的,既然有了制度,就要按制度办事,决不能徇私情。”结果,那名老员工受到了制度的严惩,虽然当时厂长有点被孤立的感觉,但是时间一长,大家都理解他的做法,而此后厂里的盗窃案也少了很多。

在这件事中,如果厂长不顾厂里制度,顺从了大多数人的意见,不处理或从轻处罚那名偷窃的员工,不仅厂里的偷盗之风得不到遏制,厂规厂纪也会变成一纸空文。届时,厂里一片混乱,厂长的威信扫地,那才是真正的孤立。由此可见,制度出台之后,就要严格执行,绝不能找借口,公然违背制度的规定。只有按制度办事,才能维护制度的威信,才能遏制不正之风,维护企业的利益。

一流的企业用制度管人,二流末流的企业用人管人。看看国内外著名的企业,它们几乎高度一致地认同用制度管人这一做法。比如,日本东芝公司规定,女工严禁搽粉,男工必须刮净胡子,操作时绝对禁止说话、咳嗽、打喷嚏,以防空气振动,扬起尘埃。正是对工作间的卫生有如此苛刻的要求,于是我们看到了东芝的电子产品“容光焕发、姣美可爱”,备受世界欢迎;美国格利森齿轮机床厂规定,只要进入车间,不论是路过还是干活,必须佩带安全帽,穿硬底皮鞋,并把领带掖在衬衫里面。谁不遵守安全制度,谁就会受到严厉的处罚。

明确告诉员工制度的前因后果,让他明白该怎 么做

在企业管理中,有一个常见的问题:企业制定了某项制度,员工却不乐意执行或执行不力。管理者感到不解,认为员工公然违反制度,是挑衅制度的威严,于是严厉地处罚员工。按理来说,员工不遵守制度,受到处罚是应该的,但是在没有搞清楚员工为何不遵守制度的情况下,贸然地处理员工,未免显得操之过急。因为有这样三种情况,是管理者不得不考虑的:

第一种情况:制度的出台没有走民主路线,员工觉得管理者忽视了他们的意见,没有得到应有的尊重,于是员工故意不遵守制度,以示不满。

第二种情况:员工不理解制度的意图何在,不明白为什么要制定这样的制度,到底出于什么考虑。这种不理解导致员工对管理者产生不满,他们认为管理者想当然地制定制度,缺乏必要的商量,于是故意不遵守制度,以示不满。

第三种情况:制度规范不明确,让员工感到茫然。员工误解了制度,导致执行不到位。

对于这三种可能的情况,我们不妨借用一个案例来说明,相信看完这个案例,你就非常清楚了。

有一家公司的行政主管在某一天出台了一个规定:按照座位的顺序,大家轮流打扫公司的卫生,每个人值日一周,每周一、三、五这三天打扫卫生。然而,行政主管嘴上却说:女生可以不用打扫卫生。但奇怪的是,在公告栏的值日表上,女生们的名字清楚地写在上面。

行政主管为什么规定女生不用打扫卫生呢?男同事们不得而知,大家私底下犯嘀咕:难道行政主管有意偏袒女同事?若真是这样,那就不公平了。女同事相对于男同事虽然弱势了一点,但不至于弱势到不用打扫卫生。

这项制度出台之后,执行情况并不好,时常有同事“不值日”。当然,并非他们故意不值日,而是因为行政主管言行不一致,让大家感觉规则混乱了。他嘴上说女同事可以不值日,为什么又在公告栏的值日表中把女生排上呢?大家在轮流值日时,到底该跳过女生,还是应该把女生算进去呢?

一个很简单的事情,因为一个糟糕的制度规定,导致事情变得复杂,导致公司卫生状况没有保障。由此可见,糟糕的制度会让员工变糟糕,让大家的执行力变得糟糕。试问,如何才能避免案例中的问题呢?其实,最简单的做法是,在出台制度之前,明确地告诉员工制定这项制度的原因和动机,让员工明白该怎么去遵守。

回归到上面的案例,如果行政主管在公布制度之前,和大家进行简单的商议,向大家说明情况:之所以提议女生不值日,是因为值日的工程量“浩大”,女生体力有限,应付不过来。因此,出于照顾女生的考虑,不让她们值日。然后询问大家对此是否有异议?如果大家没有异议,那么在值日表中,就不应该将女同事排进去,以免男同事产生误解,认为女生应该按值日表上的规定去轮换值日。

如果大家有异议,要鼓励大家说出来,然后在民主协商的前提下修改这个制度,比如,为了公平起见,可以让两个女同事合为一个值日小组,和男同事进入轮换,这样很好地兼顾了公平原则与照顾女同事的原则。

当行政主管做到这些时,可以说,他已经做得足够好了。这样既能让大家感受到尊重,又能让大家明白制度的前因后果,便于更好地执行到位。

在出台制度时,征询员工的意见是非常有必要的。因为规章制度的出台,只有经过了民主程序的肯定,顺应民意,才能持久,才能有公信力。如果只是由几个管理者或董事会的成员制定实施,那么,一方面可能制度考虑不周,另一方面可能得不到广大员工的支持。