第一节 概述
一、礼仪文书的含义
礼仪文书，是指人们在处理公共关系和进行社会交往活动时所使用的用来表达礼节、交流思想和处理事务的文书。
按照性质和作用的不同，礼仪文书可以分为以下几类：书信类，聘邀类，致词类，庆祝类，哀祭类，其他专用书信，慰问类文书等。书信类礼仪文书是用来交流情感、互通信息、商讨事情、研究问题的书面形式，包括申请书、私信、公开信、慰问信、感谢信、介绍信、证明信、求职信、英文书信等。聘邀类礼仪文书是为了完成某项任务而向单位或个人发出的凭证文书，包括聘书和请柬等。另外，礼仪文书还包括致词类、慰问类、哀祭类文书及其他专用书信等。
二、礼仪文书的特点
礼仪文书具有针对性、鲜明性、频繁性三个特点。
1针对性
礼仪文书要针对不同的文种使用各自不同的一套专门用语。公共关系非常强调人与人交往中的文明礼貌、礼仪礼节，在开头、结尾、称谓以及行文中，要注意用词的分量，力求符合当事人的身份。像书信、贺词、悼词等，有的已经形成了一套专门的格式和用语，写作时要特别注意根据不同的对象选用恰当的词语和称谓，否则就会出错误或闹笑话。例如，给长辈写信不能直呼其名，贺信和祝词不能出现悲哀或灰暗的词语，悼词不能用欢快的调子。
2鲜明性
礼仪文书表情达意的态度非常鲜明。公共关系和社会交往活动最大的特点是以情感人，礼仪文书要鲜明地表达人们的喜怒哀乐，表达人们对某一事物的态度，包括爱憎、好恶、同情、真诚、热情等。如祝词、贺信、私信、悼词等的感情色彩都是非常鲜明的。
3频繁性
礼仪文书是使用频率非常高的应用文体。礼仪文书不仅可以字斟句酌，反复推敲，而且可以跨时间地传播，跨空间地交流，因此，无论是使用的人数，还是使用的次数，人们表达礼节、交流思想和处理事务使用得最多的文字材料，就是礼仪文书。
三、礼仪文书的作用
礼仪文书一般用来表达礼节、交流思想和处理事务。
1表达礼节
公共关系和社会交往活动离不开礼节，而礼仪文书是表达礼节的书面形式，在日常生活中起着联络致礼等重要作用。逢年过节、婚丧嫁娶、寿诞吉日、迎宾送客等，通过使用祝贺信、贺电、对联、悼词等，可以达到祝贺、慰问、哀悼等目的，起到其他种类的文书所起不到的作用。
2交流思想
礼仪文书在表达礼节时，也起到了交流思想的作用。礼仪文书用于人际交往，不可避免地体现出一定的思想内容和感情色彩，可以交流思想、沟通感情、表情达意。出门在外，与亲戚朋友交流，除了电话联系以外，书信有时候也是必不可少的工具。只有体现出作者真实的思想、诚挚的感情，才能达到礼仪文书应有的目的和效果。
3处理事务
礼仪文书不仅表达礼节、交流思想，也担负着处理日常事务的作用。处理事务也是礼仪文书的重要目的。表达礼节也好，联络感情也好，如果不能解决实际问题，礼仪文书的价值就会大大降低。如书信类，除了问候、感谢以外，还会谈到一些具体事情。条据类更是日常事务的记录和反映。
第二节 书信类
一、申请书
1申请书的含义
申请书是个人或集体向组织表达愿望，向社团组织、机关、团体、企业、单位领导提出请求时使用的一种文书。
申请书是一种专用书信，具有申请性、单一性和郑重性三个特点。申请性，指为了达到某一目的而申述要求；单一性，指一份申请书一般只表达一个请求，不能把不同的要求写在同一份申请书中；郑重性，指写申请书要经过深思熟虑，不能跟一般书信一样随便，更不能出尔反尔。
2写作格式
申请书包括标题、称呼、正文、结语、签署五个部分。
(1)标题。第一行的正中写上申请书的名称。可根据申请的内容要点标明具体名称，如“入党申请书”、“开业申请书”等。
(2)称呼。写收信的单位名称。如“××党支部”、“××学会”等。有的写有关方面的领导人，如“××书记”、“××经理”、“××会长”等。
(3)正文。正文一般分三个层次来写：
一是申述理由。即提出申请的原因。可以先叙述事情原委，后讲明理由，也可以边叙事边讲理由，叙议结合。
二是提出请求。提出请求要明确、具体、合情合理。要做到这些要求，需具备两个前提条件。即主观上是必需的，客观上是可行和可能的。这样的请求，才有可能实现。
三是表明态度。即表明意愿如果实现后的保证。如申请入党，表明保证遵守党章规定，履行党的权利和义务，遵守党的纪律等。开业申请，则应保证遵守国家的有关政策、法令、法规，维护市场秩序，按章交纳税金，价格公平合理，服务热情周到等。
(4)结语。写上一些表示感谢、祝颂、希望批准的话，如“请接受我的申请，请党组织帮助我、考验我，使我早日加入中国共产党组织”。最后写上“此致敬礼”之类的话。
(5)签署。在右下方先写上“申请人”三个字，然后空一格写上申请人的名字或组织的名称。在署名下方写上日期。
【例文一】入党申请书敬爱的党组织：
我是九三级×××系的一名学生。今天，我怀着无比激动的心情，郑重地向党组织提出申请，我要求加入中国共产党。
我生长在一个党员干部家庭，对党的认识从小时候就开始了。在党组织的帮助教育下，我逐步认识到中国共产党是中国工人阶级的先锋队，是中国各族人民利益的忠实代表，中国社会主义事业的领导核心。党的最终奋斗目标是实现共产主义。中国共产党党员是中国工人阶级的、有共产主义觉悟的、全心全意为人民服务的、不惜牺牲个人的一切、为实现共产主义奋斗终生的先锋战士。中国共产党是一个光荣而伟大的政党。在新民主主义革命时期，党领导全国人民进行了艰苦卓绝的斗争，推翻了压在中国人民头上的“三座大山”，建立了社会主义新中国。在社会主义现代化建设时期，我党又高举邓小平理论伟大旗帜，坚持党在社会主义初级阶段的基本路线和基本纲领，率领全国人民自力更生，艰苦奋斗，使我国社会主义现代化建设事业取得了巨大的成就，事实说明，中国共产党不愧为伟大的党、光荣的党、正确的党。
多年来的学习和生活使我认识到，要想成为一名光荣的中国共产党党员，必须确立共产主义信念，把最终实现共产主义作为自己的最高理想；把树立全心全意为人民服务的思想，自觉地以个人利益服从党和人民的利益，吃苦在前，享受在后，在一切困难和危险的时刻挺身而出，作为自己的人生观、价值观；把努力学习科学文化知识，掌握科学技术，为社会主义现代化建设做出贡献，作为实现理想的具体行动。因此，我的入党目的是在党的教育帮助和指导下，全心全意为人民服务，为共产主义奋斗终生。
我是一名普普通通的学生，平时能够做到热爱祖国，热爱党，热爱人民，遵守各种法律和规章制度，尊敬师长，团结同学，尽自己最大的力量完成班级和团里交付的各项工作和任务，努力学习，热爱劳动，关心集体。但我还存在以下缺点：上课有早退现象，有时脾气暴躁，讲话冲动，不但易得罪人，而且会耽误了工作；由于来自经济相对较发达的地区，日常费用有点大手大脚等，今后要努力改正。
既然我有了加入党组织的决心，今后就一定要在保持原有优点的基础上对自己提出更高的要求；努力学习本专业知识；积极学习和领会党的方针政策和基本知识，不断提高自己的思想认识水平；工作认真负责，和气待人；在生活上努力向周围简朴节约的同学学习。
前段时间我因为怕自己达不到申请入党的要求而迟疑过，现在我发现犹豫不绝不是个好办法，我应该自觉地向党组织靠拢。让党组织帮助自己查找缺点和不足，并且坚持自我批评，虚心听取老师和广大同学的意见，让自己更快地成长。
我的入党申请，无论组织是否予以考虑，或对我有较长时间的考验和审查，我都将一如既往地坚定自己入党的信心和决心。
我的个人简历是……
家庭成员和主要社会关系是……
请组织考验我吧！
申请人×××
××××年×月×日【例文二】入会申请书中国写作学会：
我是××省××大学人文学院中文系写作教研室副教授。1995年毕业于××大学中文系，取得文学学士学位。1996年到××大学攻读硕士学位，1999年取得现当代文学（写作方向)硕士学位后回到原单位写作教研室工作。2002年12月评为副教授。
在写作教学中，加强教学的实践性，探索新的教学方法，在科研上着重研究中国写作学科发展的历史轨迹与当今写作学的发展状况。先后发表了11篇论文，还出版了《科技文书写作》一书，曾获省级优秀科研成果奖一项，市级优秀教学成果奖两项。去年开始，对网络文学开展了研究。
我知道中国写作学会是我国高等院校从事写作教学与写作研究的组织，其宗旨是振兴写作学科。为了加强与同行专家、教授的交流，互通信息，提高教学效果与研究水平，我要求加入中国写作学会。我愿意在中国写作学会的领导下，积极探讨人类写作活动的基本规律，为建立和完善写作学科的基本理论体系和基本功训练体系，提高写作教学与科研水平，普及写作知识，促进两个文明的建设，创造绚丽多彩的社会主义文化贡献力量。
请接受我的申请，让我成为一名中国写作学会的会员。
××大学中文系写作教研室
李××
2003年×月×日
二、求职信
1求职信的含义
求职信是无业、待业或停薪留职者写给用人单位的信。这种信以让对方了解自己、相信自己、录用自己为目的，不同于亲友往来的信，也不是平级国家机关之间商洽公事的信函，它是一种私对公并有求于公的信函。
2写作格式
因写作目的不同、与收信人关系不同、内容不同，结构格式略有差异。一般包括：标题、称呼、开头、正文、结尾、时间、附件几部分。
(1)标题。“求职信”三字写在首行正中。
(2)称呼。第二行顶格写“××公司经理”、“某厂长”或“某局负责同志”等。亦可在称呼前冠以“尊敬的”字样，但不要用“亲爱的”之类的词语。
(3)正文
①开头：如果称呼写的是党委、人事处等机关单位，就不要写问候、寒暄之语。先写一句介绍自我身份的话语，接着写有关事项。
②主体：主体是求职信核心内容之所在，要针对用人单位招聘广告或求职者了解到的信息，介绍自己前往求职的优越条件，即所谓善于“自我推销”，尽量找出主观条件与客观需要一致的方面，针对用人单位所需扬长避短。
主体部分要处理好详略，语言力求简洁，必要的数据最有说服力，把定性的介绍和定量的介绍很好地搭配起来，效果将很不一样。
③结尾：结尾的任务是给人一个完整鲜明的印象，可以强调求职者的愿望要求。如热切盼望贵公司肯定的答复或盼望贵厂的录用通知或希望给予面试的机会等。
最后写感谢的惯用语。右下方写上自己的姓名“求职者×××”。
【例文】求职信××人事处负责同志：
我是一个渴望得到用武之地的在职人员，女，24岁。一年前我从临江大学教育系学校管理专业毕业，由国家分来本市，后由市教委分配到市直机关幼儿园当了幼儿教师，一年来，在用非所学(所长)的岗位上已耽误了许多宝贵时光，这对国家对个人无疑都是损失，故本人渴望要寻找一个能发挥自己所长的地方。