签报的标题与正式公文不同，可只写事由而略去发文单位和文件名称，也可只写发文单位，因此，事由必须写得清楚而且准确。如例文的标题就符合这一要求，标题抓住了申请事项的关键——处理积欠调休单，而且加上“一次性”，使审批者不仅明确申请事项的重点，而且还掌握申请事项的时限。当然，标题不能太长，所以积欠多少人工和财务处理办法等内容就无需再写。
正文的开头一般应简要引叙申请单位来文内容，作为写签报的缘由和明确下文内容的前提。有的开门见山，直接揭示签报的内容。主体写申请、汇报事项，结尾写签报人的意见，这是写请求类签报必须写到而且要写好的。
3写签报应注意的问题
（1）签报的写作要求与请示、报告基本一致，但要简短些，格式也可简化。
(2)签报一般可不写受文对象，标题只写明事由即可，但签报人和签报日期一定要写清楚。
【例文】
为××童车厂申请一次性
处理积欠职工调休单由 ××童车厂最近来函，要求同意该厂对历年积欠职工6 800工的调休单做一次性处理，列入生产成本。
经调查，××童车厂由于历年来生产任务饱满，工人人数较少，因而多次突击加班。到今年9月底止，历年共积欠职工6 800工的调休单。由于这一情况，职工调休较难控制，经常影响正常生产。为此，该厂提出对此6 800工的调休单做一次性处理，列入生产成本，按职工每人每月工资计算，预计金额共约15 000元。
该厂提出这一要求是有利生产的，但15 000元一次列支将过多影响产品正常生产，所以拟同意按该厂今年1至9月应发工资与实物工资的差额7 09830元抵冲部分调休单进入成本，尚欠部分待今后有工资差额时再行解决。对于该厂今后调休单的发放，要求他们制定相应管理办法，加以严格控制。以上意见当否，请批示。
专管员 ×××
1999年10月13日
第四节 平行文
平行文是平行机关和不相隶属机关之间相互往来使用的公文。行政公文中的平行文，常常是既可以用于向平行机关和不相隶属机关发文，也可以用于向上级机关发文，还可以用于向下级机关发文。平行文包括意见、函和会议纪要三个文种。
一、会议纪要
1会议纪要的含义、特点和种类
(1)会议纪要的含义。会议纪要是记载传达会议情况和议定事项的公文，属于纪实性和指导性的文件。
(2)会议纪要的特点。会议纪要具有如下三个特点：
①纪要性。会议纪要重点要突出一个“要”字，它是对会议中重大的，值得重视的事项、议题、意见的记载。这一点不同于会议记录，会议记录是有闻必录。
②指导性。会议纪要主要是向与会单位及其下属机关传达、贯彻会议精神，具有一定的约束力和指导作用。
③知照性。会议纪要除了具有指导性之外，还可以发送给有关单位，用于沟通情况，知照事项，或者向有关领导机关汇报会议精神。
(3)会议纪要的种类。按功能来划分，会议纪要可分为情况性会议纪要和议决性会议纪要两种。
①情况性会议纪要。这种会议纪要反映的是重大的方针、政策性问题、经济问题、社会问题、学术问题等的研讨情况，带交流经验、研究、探讨性质。
②议决性会议纪要。这种会议纪要反映的是经过会议讨论，做出决定性的意见、决议，对今后的工作安排具有指导作用。
2会议纪要的结构和内容
会议纪要由标题、成文日期、正文三部分构成。
(1)标题。会议纪要标题，有的是由会议名称和文种构成，如《全国商标工作会议纪要》。有的是由会议内容和文种构成，如《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》。有的使用双行标题，正标题揭示会议主题，副标题写明会议内容和文种，如《对比反映差距，差距说明潜力——郑州市六个棉纺织厂厂长座谈会纪要》。
(2)成文日期。会议纪要的成文日期一般写在标题的正下方，并加圆括号括入。
(3)正文。会议纪要正文的开头部分要介绍会议概况，如召开会议的目的、意义、时间、地点、主持人、参加会议的单位或人员、会议的议题、对会议成果的评价等。接下来要介绍会议的主要情况，议定的事项，提出哪些任务与要求等。如果会议规模大，涉及的内容多，要分段分层表述，习惯在段首使用“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”等习惯用语。结尾时可提出希望、要求，发出号召。也有的会议纪要不要结尾，主体部分写完就结束。
【例文一】情况性会议纪要
关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要
(1993年3月25日) 1993年3月25日，国务院副总理朱镕基主持会议，研究今年农产品收购资金的有关问题。国务院委员陈俊生和计委、财政部、农业部、商业部、人民银行、经贸办、工商银行、农业银行等有关部门的负责同志参加了会议。
会议认为，安排今年农产品收购资金工作的指导思想为：一、要按照党中央、国务院的决定，一定要保证今年农产品收购资金的需要，要坚决消灭“白条”问题，以取信于民。消灭“白条”，这是硬任务，各地区、各部门都要坚决完成。二、农产品的收购总量并不多，只要各地区、各部门充分重视，互相配合，解决农产品收购资金是完全有可能的，对此应有信心。三、地方各级人民政府和财政、银行等有关部门都要落实责任制，各司其职，各负其责，密切配合，困难再大也应首先把农产品收购资金问题解决好。
经会议研究后，朱基同志概括提出以下五条四十个字的政策措施：
一、老账要清，逐步消化。对过去农产品收购贷款的挂账问题，请人民银行牵头，财政部、计委、经贸办、商业部(包括供销社)的有关部门参加，对农产品贷款挂账情况进行清理，并研究具体处理办法，分年度逐步消化。
二、新账要扣，逐月扣清。对今年各级财政行拨补的资金，要及时拨补。请财政部制定具体办法。哪个省(区、市)在今年收购农产品中出现补贴资金欠拨，财政部就要从中央财政拨给该地的专项补贴或者其他拨款中相应逐月扣减，并划拨到相应的银行。哪个省(区、市)的有关部门对应拨补款额发生扯皮，财政部先停止中央财政对该地区的专项拨款，待拨补款数量明确并按时拨补后，再开始下拨。对企业的拖欠也应制定相应办法，如纺织厂拖欠棉花款，有关开户银行就要相应扣减该厂其他款项，划拨到棉花调出地；承担收购资金任务的农业银行和工商银行有关地方分行，如有贷款规模无资金，就应扣减其他贷款的资金，保证收购资金的及时到位。请人民银行牵头，与工商银行、农业银行等制定有关管理办法，尽快下达。
三、专户立账，体内循环。为保证农产品收购资金不被挪用，人民银行、工商银行、农业银行都要对农产品收购资金单独立账，专户管理，农产品的贷款收回后要及时存入专户，实行体内循环，具体办法请人民银行及有关单位负责制定。
四、定金到位，确保收购。棉花贴息贷款和粮食预购定金贷款应分别于三月、四月底前发放给农民，有关银行不仅要下贷款规模，而且要下资金，保证农民能拿到钱。请商业部牵头，人民银行、农业银行和工商银行等单位参加，对贴息贷款和预购定金贷款落实情况进行全面检查，有问题要及时反映。棉花贴息贷款和粮食预购定金贷款安排后，要立即着手研究落实全年农产品的收购资金，首先是夏季农产品收购资金的供应，从夏收起就不能打“白条”，为全年的农产品收购打下一个好基础。
五、优先保证，消灭“白条”。确保农产品收购资金的需要，消灭“白条”，是今年经济工作的首要任务，要优先予以保证，其他工作都要为确保农产品收购资金供应工作让路。
(出席会议名单略)
【例文二】议决性会议纪要
××市政府办公会议纪要
(2000年×月×日) 时间：2000年×月×日
地点：市农场大会议室
主持人：×××副市长
参加人：市政府副秘书长××、市财政局长×××、市农委主任×××、市农业局长×××、市政府办公室副主任×××、市城建局副局长×××、市农行科长×××、市自来水公司总经理×××、市农场场长×××……
议题：研究解决农场居民饮用水污染的问题。
会议听取了市农场关于地下水污染造成近百人患癌症及其死亡情况的汇报，听取了市农委传达市长×××同志对落实市人大常委会《关于解决市农场居民饮用水污染议案的决议》，解决农场改水问题的批示及改水方案的汇报。与会同志进行了认真讨论，现将会议议定事项纪要如下：
一、关于市农场改水工程的工期及所需资金问题。改水工程分两期施工，第一期工程今年10月中旬开工，11月末完工；第二期工程2001年3月开工，5月末完工。工程共需资金3523万元，由市财政解决48万元(第一期工程解决20万元)，市农业局解决20万元。
二、关于市农场改水工程的设计与施工问题。改水工程的设计与施工均由市自来水总公司负责。会议强调，市自来水总公司要尽快完成工程设计和预算，并要精打细算，尽量减少工程造价，确保工期和工程质量。
三、为认真做好市农场改水工作，会议决定，成立××市农场改水工程协调小组。市农委副主任×××任组长，市政府办公室副主任×××、市农行科长×××、市自来水公司副总经理××任副组长。
会议要求，各有关部门和单位要本着对人民高度负责的精神，按照此次办公会议的布置，克服困难，密切配合，确保改水工作顺利进行和如期完工。
二、函
1函的含义、特点和种类
(1)函的含义。函是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文。函的行文方向多用于平行文。
(2)函的特点。函有以下两个特点：
①使用广泛。函可以用于平行机关和不相隶属的机关之间，也可以用于向有关主管部门请求批准事项和有关主管部门答复有关机关的请求。
②方便灵活。函适用于各类公务活动，一般不受级别高低的制约，行文方向灵活，内容繁简、事情大小均不受限制，方便使用。
(3)函的种类。按内容来划分，函可以分为两类：
①商询函。平行机关和不相隶属的机关之间商洽工作，联系事项，询问有关问题，征求意见等均可使用。
②答复函。不相隶属的主管部门回答问题，答复请求批准的事项等使用。
2函的结构和内容
函由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
(1)标题。函的标题由发文机关、事由、文种三部分组成。有的函可以省略发文机关，如《关于调整××市××水库工程设计概算报告审查意见的函》。也有的函可以省略事由，如《湖北省高级人民法院函》。
(2)主送机关。接受该函的单位。
(3)正文。函的开头应说明去函的缘由。如果是复函，要引述来函的发文字号、发文日期或来函的标题，并说明函已收悉。去函在说明缘由后，要写明商洽、询问以及请求批准的事项，复函要针对来函的内容一一给予明确答复。函的结尾部分通常使用习惯用语作结尾。去函常用“特此函达”、“即请复函”、“敬请回复”、“务希见复”等，复函常用“特此函告”、“特此函复”、“此复”等。
(4)落款。注明发文机关和发文日期，并加盖公章。
3写作要求
(1)函的内容要集中。一函一事，不旁及其他，以便受文单位理解和处理。
(2)行文简洁、明快。函的语言无论是叙述、说明、议论都要达到言简意赅的目的。
(3)语气要谦和得体。函主要是不相隶属的平行机关之间使用的公文，因此，语气要谦和委婉，礼貌得体，忌用命令性的语气。
【例文一】商询函
关于拟派××同志赴香港培训的函××工委：
我部×××医院，于一九八五年订购了一台美产高效液色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、住宿、食膳费用，均由该公司提供。
妥否，请函示。
附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)
××部
一九八六年五月五日
【例文二】答复函
国务院办公厅关于公开发布
天气预报有关问题的复函中国气象局：
你局《关于加强发布天气预报归口管理的报告》(国气发【1993】13号)收悉。经国务院同意，现将有关问题函复如下：
一、为了保证向社会公开发布天气预报和灾害性天气警报的准确性，更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务，国家对公开发布天气预报和灾害性天气警报实行统一发布制度。由中国气象局管辖的各级气象台(站)负责发布，其他部门、单位及个人未经省级和省级以上气象部门同意，均不得向社会公开发布天气预报和灾害性天气警报。
二、其他部门所属的气象台(站)或机构，只负责向本部门发布专业天气预报。