书城管理办公室管理标准规范文本
305100000008

第8章 办公室日常行政事务管理规章制度 (7)

第二条 本规则所指备品,包括价值在×千元以上,耐用年限在一年以上的固定资产,以及价值在×百元以上,耐用年限在一年以上的事务用品。

第三条

1低值固定资产

(1)事务用备品;

(2)作业用备品;

(3)事务用计量器具;

(4)作业用计量器具。

2易耗品

(1)事务用备品;

(2)作业用备品;

(3)事务用计量器具;

(4)作业用计量器具。

第四条 备品的管理由三个科室负责。在总公司,由总务部主管备品;在工厂,由总务科主管事务用备品,辅助科主管作业用备品。具体管理原则作如下所定:

1主管科应该就备品管理上的必要事项做出指示,并提供备品管理的方法、实施方案以及相应的资料。

2主管科应该保证备品供应,对备品进行有效保管、供应、出借、整修与报废处理,等等。

第五条 备品保管科的责任者为科长,科长有权任命专职人员,负责科内备品的出纳保管事务。在任命专职保管人员时,必须通知主管科。

第六条 保管科负责以下工作:

1申报采购预算;

2制定备品供应新方式;

3掌握现存备品的名称、数量、磨损或完好程度;

4申请备品的更新改造,以及改变备品的用途;

5备品供应或借出通知;

6申报备品的修理、破损与丢失情况;

7申报备品闲置与废弃情况;

8报告库存盘点结果。

第七条 主管科必须确立备品台账,并记录以下内容:

1备品名称;

2型号、尺寸与规格;

3购入价格;

4购入时间;

5用途(分类);

6保管(使用)科名称;

7分类编号;

8登记编号;

9如果是计量器具,则予以注明,并表示其功能与作用;

10如果是固定资产,则注明是否进入固定资产管理账户;

11其他必要事项。

保管科按照上述台账内容,制作相应的“备品保管传票”。

第八条 对购进的备品,主管科要进行登记,并填写“备品保管传票”,然后把保管传票转交保管科。

第九条 保管科对备品进行分类,贴上标签,写上分类编号与登记编号。

第十条 在向其他科室供应或转移备品时,“备品保管传票”必须交回主管科;主管科在台账及保管传票上填写使用科室名称、日期以及必要的事项后,把保管传票移交给使用科室。

第十一条 备品可以“出借”方式使用。借用者必须出具借用证,借用证由主管科负责填写,记录下列内容:

1借用者住址与姓名;

2备品名称及分类编号与登记编号;

3数量;

4借出日期;

5借出期限与出借条件。

第十二条 保管科回收闲置的物品时须请示主管科,并在回收后将保管传票交主管科存档。

第十三条 如备品已无法使用,可向主管科申请报废处理,并在保管传票上注明理由与意见,上报主管科。

主管科经过调查决定报废后,在台账上做好记录,销毁报废备品的保管传票。如果属于固定资产账目中的备品,其报废处理必须按禀议程序办理。

第十四条 修理后的备品,必须由主管科在台账上做好记录,写明修理日期、修理项目内容等。如果一次修理费预算超过×百元,必须按禀议程序办理,由上级主管裁决。

第十五条 保管科必须按期核对所保管备品的账物,出现异常情况,应立即向主管科报告。

第十六条 凡属于故意或者因重大过失造成物品损坏或丢失者,必须追究相关责任。

第十七条 本规则自下发之日起执行。

◎ 办公设备管制办法

第一条 设备的管制业务,主要包括购置、保存、使用、年盘、废弃等业务。而公司里哪一部分设备属办公室范围呢?我们可列举如下:

1办公设备:办公桌椅、文件柜台、事务机器、电脑设备等。

2空调设备:办公室使用的空调、冷气设备。

3通讯设备:电话总机、电话机、传真机、手机、呼机、广播系统、手提电话、复印机。

4运输设备:董事长、总经理、日常商务专用等车辆。

第二条 办公室设备编号

办公设备购置回来后,除了记入财产手册,还要贴上保管标签,标签号码可视企业财产、种类的多少而设计。比如人事部有一张120cm×60cm的办公桌,编号可设成0(公司第一个英文大写字母)××(设备种类代号)HR(人事部代号)12060(规格代号)△△△△(同类设备数量序号)。

第三条 设备购置与保管

1设备的购置,悉依“商务采购作业指引”办理。若非年度计划内之财务购置,须专案签呈申请,呈请总经理核决。

2设备购置回来后,由财务部会计科依合同书、发票、说明书等有关资料,输入《资产系统管理表》,并打印出来后,正联送交总务部。

3设备如附有操作说明、维护手册、保证书等有关资料,应由总务部负责建档,影印本送使用单位参考。

4设备的保险作业,由总务部负责办理,新购设备应于入厂后半月内办理妥当,各项保险及保额应逐年审计,保险费由总务部编列预算支付之,保险合同由总务建档保存,并注意时效与安全。

5设备的维护、检修,应由使用单位编列预算,外修或原厂商全约保养,应依“采购作业指引”中的作业程序办理。

6单位间设备之转移,应先通知总务部,或由需用单位提出《资产转移申请单》,由总务部负责借调,设备转移后,总务部应通知财务改变成本中心代号。

7各部门的设备若有闲置或不堪使用的,应提出《资产报废(处理)申请单》,送总务部后,由总务安排相关单位、人员共同鉴定,呈权责主管核决后,依规定报废、变卖或留置安排其他单位使用,设备处理时,总务应请财务部人员配合执行。售价及收入之款项以及资产系统作业由财务按其相关办法受理。

8设备如其他资产,每年盘点一次,由会计科打印或填写各单位资产明细表,并协同使用单位对照盘点,总务部也应安排人员盘点。盘点若发现设备短缺现象,由使用单位负责,总务部要追究其责任。见下表。

资产转移申请单

需求单位移交单位资产名称规格(型号)

需求原因转移原因

需求单位主管转移单位主管总务部经理总经理

七、图书资料管理制度

◎ 资料室管理规定

第一条 本资料室向本公司员工提供检索工具书、期刊、报纸、图书。

第二条 员工进入资料室必须把提包放在外面,进室后找自己所需的书,进行登记后方可外借。

第三条 爱护图书资料,不可在图书资料中画线打记号或做其他记号,否则经发现后加倍赔偿。

第四条 所有的工具书不外借,只能在室内查找,不许撕页,若发现罚款10元。

第五条 资料室应保持安静、清洁。室内不准吸烟、随地吐痰、乱扔果皮和高声谈笑。

第六条 查阅资料,请放回原处,每次只能拿一本查阅。

第七条 图书资料室开放时间:每日下午2∶00~4∶40。

第八条 每天下班前二十分钟搞室内卫生。

第九条 图书资料管理人员必须认真执行上述规定,不得有纪不循,执纪违纪,徇私讲情面,否则按上述规定追究管理人员的责任。

◎ 图书资料管理规定

第一条 本公司图书资料购进、保管、整理、外借与归还等管理,均按本规定执行。

第二条 制定本规定的目的,在于通过对图书资料的有效管理,提高研究效率,促进技术进步,改善业务工作以及增进对业务工作的了解。

第三条 职员在利用图书资料时,必须遵守本规定,并在本规定范围内承担相应的责任。

第四条 资料的分类

1图书资料(即单行本、辞书等)。

2定期刊物(报刊、杂志等)。

3文书资料(手册、目录、专利资料、报告等)。

4视听声像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等)。

第五条 公司内部资料原则上按文书管理条例进行管理,文书管理条例规定外的事项,按本规定执行。

第六条 公司图书资料一律由办公室统管。

第七条 在办公室设资料室,并由资料室主任具体负责对资料的管理工作。

第八条 资料室主任在移交工作时,必须提供资料目录,并以文书形式移交。

第九条 购买图书资料原则上应按下列程序进行:

1在希望购买资料时,首先填写购买申请书,经主管审批后,提交资料室主任,再由资料室主任决定,发出订购单。

2资料室主任在受理“资料购买申请书”之后,把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。

第十条 资料室在购进资料后,对新进的资料按分类科目进行分类整理,贴上标签,进行编号。

第十一条 所有图书都必须按图书管理卡要求进行登记,注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及必要的项目,并且把卡片分类放入各索引柜内,以便于检索。

第十二条 每册图书都必须附上借阅卡及装卡纸袋,并把装卡纸袋贴在封底的内侧。

第十三条 所有图书都必须在封面、目录和第一页上,以及在图书中间的两至三处加盖公司印章。

第十四条 所有新进图书都必须在登记册上做好登记,写明新进图书日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数、价格等重要项目。

第十五条 每年按图书管理卡对书架中的全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对前停止外借,并要求的借出全部图书都返回书架。

第十六条 如果图书丢失,必须填写报废报损单,向图书室主任做出报告,按主任指示行事。

第十七条 必须经常整理图书管理卡,把那些已经不存在或被清理掉的图书的管理卡剔除出来。

第十八条 企划室必须每年整理出一份图书总目录,提供给各部门主管,并且按月把新进图书情况通知各部门。

第十九条 资料购进并编号后,由资料员发出通知,告知申请购买者。

第二十条 编号后的新进资料,原则上必须在资料室中保管一个月。

第二十一条 在资料购买的申请期中,希望终止购买时,应立即通知资料室主任。

第二十二条 资料室的资料员应经常就资料购买的情况,尤其是开支金额状况,做出统计,并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查。在月末及年末,向资料室主任做出报告,以便于资料室主任把握资料购买的开支状况。

第二十三条 资料室主任在前条规定基础上,在年度购买金额或开支范围内,按照经营业务的要求,分配购买各类资料的金额比例。如果超支,立即经财务部经理向总裁提出报告,按总裁指示办理。

第二十四条 图书资料原则上只借给本公司职员,本职员如果业务工作上需要,可以申请借出资料,但必须填写“资料借出卡”,按借出卡的有关栏目要求填写完毕后,交给资料保管员。

资料保管员必须在“借出资料登记簿”上做好登记,并且经常检查借还状况。

第二十五条 职员借阅完毕后,应及时把所借出资料归还给资料室,资料室同时把“资料借出卡”退还借阅者本人。

第二十六条

1凡借阅资料、在阅览室进行阅读者,都必须在“资料阅览表”上填写阅读者姓名、所在部门以及所阅览资料名称。

2上班时间阅读资料,必须经上级主管同意。

第二十七条

1一般资料借出期限为一周。期限一满,应立即归还给资料室。

2业务上的常备资料,借出期限为三个月。如有必要,还可以按第十六条规定办理手续,予以续借。

3需要修正的资料原则上不外借,由资料室妥善保管。

第二十八条 资料室借入的资料,不得转借。

第二十九条 资料借阅时间为每日上午九点至下午四点(节假日不休息)。

◎ 图书资料借阅办法

第一条 为便于图书资料的管理并使图书资料在短期内充分循环流动,便于员工借阅,特制定本办法。本公司图书资料的借阅,除另有规定外,悉依本办法办理。

第二条 借书人以本公司员工为限。

第三条 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考的图书,概不外借。必须阅览者限于当天归还,其借还手续比照本办法第十二、十三条规定办理。

第四条 一般书报杂志随意阅览,阅毕应归回原处,不得擅自携出公司或撕剪,但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考的不在此限。

第五条 员工所借之图书,如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回,借书人不得拒绝。

第六条 员工的借书分个别借书与科别借书两种,科别借书是指属某科之专用图书由单位主管具名借用。