杜晓成
研究生人事档案是研究生教育管理中不可缺少的一种信息载体和信任物品。为使研究生更好地就业，为了专业更好地培养人才，研究生人事档案工作需要在已有成绩的基础上，进一步引起重视、明确原则、丰富内涵、提高水平，以期更好地为研究生打造个人品牌服务，为学校研究生教育事业做贡献。
一、充分肯定成绩
（一）领导重视使研究生人事档案工作步入正轨并取得开创性成绩研究生人事档案工作曾长期被边缘化，因管理不善而影响了研究生的入党、转正、考博调档、录用政审、毕业转档等工作。随着研究生教育事业的发展，各大学研究生院以及相关部门在充分论证研究生人事档案工作的机要性、政治性和业务性的基础上，逐步成立了研究生人事档案室，投入大量的人力和财力加以建设，并明确各培养单位由主管研究生就业工作的副书记负责人事档案工作。
应该说研究生的人事档案从分散管理到集中管理，从四处堆放到分类上架，从无序到有序，从无人专管到配备专职档案管理人员，逐步向管理制度化、程序规范化、队伍专业化、信息统一化转变。每一项工作都取得了开创性的成绩。武汉大学研究生档案管理室经过多年的努力就逐步实现了“四化”管理，使研究生人事档案工作步入了正轨。
（二）建章立制使研究生人事档案工作进入程序化规范化管理的渠道各大学研究生院或研究生部、处先后制定出台了系列规章制度，如武汉大学研究生院出台的相关制度有《研究生人事档案管理规定》、《研究生人事档案归档制度》、《研究生人事档案查（借）阅制度》、《研究生人事档案转递制度》、《研究生人事档案安全保密制度》、《研究生人事档案工作人员职责》等文件，为研究生人事档案的及时归档、交接、转递、有条不紊地开展工作奠定了初步的基础，统一了归档目录和人事档案转递袋，使档案工作有章可循，程序规范。
（三）配备人员使研究生人事档案工作专兼结合各司其职随着教育大众化时代的到来，研究生招生规模的扩大，研究生档案的规范管理尤其是安排专人管理被提上议事日程。武汉大学研究生的人事档案管理，不仅涉及研究生院的各个职能部门，还涉及到每一个研究生的培养单位和每一位研究生。所以，档案的接收、归档、转递，首先靠专职人员兢兢业业。同时，各单位都明确了研究生人事档案兼职管理人员。这些老师都能将研究生人事档案工作视为己任，积极配合研究生院档案室的工作。已初步形成了一支以研究生院档案室专职工作人员为核心，以各培养单位的研究生人事档案兼职管理人员为骨干的研究生人事档案管理队伍。
二、正确认识问题
（一）缺乏档案意识，对研究生人事档案工作认识不到位研究生的人事档案工作要想发挥正效应，仅仅依靠几个专职的同志是不够的，而应依靠大家的共同关注。目前很多同志对研究生人事档案工作重视不够，甚至没有档案意识。客观上是工作繁忙，负担沉重，尤其是院系的同志，上面千条线，下面一根针，应接不暇。但主观上认为这项工作只是千头万绪的一个次要方面，难以提上议事日程，这就很容易被边缘化。少数涉档人员认为档案工作只是在学生毕业时把材料放进档案袋，没有认真学习有关文件精神及操作要求和程序，因而出现工作差错，造成不良后果。如有的档案装袋不全、内容错装甚至档案丢失等现象时有发生。
（二）材料未经审核，填写不完整、表述无个性依据档案管理的有关要求，研究生的档案材料要经过审核，填写要完整、表述要规范。然而，实际上研究生的档案归档内容不精细、不清楚，哪些内容应该归档，哪些内容不应该归档，胡子眉毛一把抓，只要是学生写的，糊里糊涂，统统装进去的现象是很普遍的。有的表格填写不完整，或没有加盖必须的公章。例如，《全国研究生就业报到通知书》经常被遗漏，特别是委培生、定向生；外校应届生考取本校研究生，二次转档没有及时合并，导致档案材料不全；招生没有签名、日期、不盖录取章；有的姓名多用、出生日期不一、履历缺段。有的内容千篇一律，千人一面，个性不鲜明等。
（三）工作不够严谨，时常发生漏装、错装、错寄现象档案工作虽然清贫，但却是十分重要的一项工作，应该严谨行事。现实中因不够严谨，时常发生漏装、错装、错寄的现象是比较普遍的。如有的材料归档不齐全，有的没有按照要求归档，或缺失、或漏装，该归档的未装进去，不该进档的却装进去了。将张三单位名称写在了李四档案袋上，尤其是同名同姓装错档案，有的是部分材料装错，有的是全部装错，有的是张冠李戴。有的数人连环装错，甚至将几个人的档案材料装入一个人的档案袋中。
三、树立品牌意识
研究生人事档案是研究生在校期间的历史记录，是培养单位的培养成果记录，是学位与研究生教育工作不可或缺的一个重要方面。研究生人事档案是研究生个人品牌的载体。真实、完整的历史记录，铸就了研究生的个人品牌，也铸就了培养单位的品牌。因此，做好研究生人事档案工作，有利于研究生个人品牌的形成，有利于树立培养单位的良好形象，有利于体现学校的综合实力。
人事档案的特征是保密性、专业性、严肃性、真实性，研究生人事档案还有除上以外的特殊性：开初性、阶段性、单一性，还具有三个方面功能。首先，它具有历史功能：是人生履历的记载，是攻读学位的原始凭证，更是今后为社会做贡献、接受社会挑选的历史依据。毛泽东同志曾说：“不但要看干部的一时一事，而且要看干部的全部历史和全部工作。”档案历史全面地反映一个人的经历、德才、长短，以便知人善任。其次，它具有现实功能：是用人单位选人的重要依据，特别是在同等条件下，从档案里细微的差别可以判断其品质和潜力；也是研究生就业的重要依据，它可以直接影响其录用、工资、晋升等。再次，它具有形象功能：是培养质量的直观表现，反映了研究生本人过去和现在的精神面貌，也反映了培养单位的管理水平。
因此，我们要充分认识研究生人事档案的特性和功能，充分认识研究生人事档案工作的重要意义，提高我们就业工作的效率和质量，转变研究生人事档案工作无足轻重的观念，认真落实有关研究生人事档案工作的文件精神，杜绝违反档案管理规定的做法。
四、档案管理原则
（一）完整性与情理性相统一的原则
研究生人事档案是研究生到目前为止人才信息的重要载体，其中读大学和读研究生阶段的内容最重要，应该准确、齐全，历史地全面地记载其经历、政治思想、品德作风、学业成绩、个人特长等信息，但所有记载也应该合法、合理、合情。
（二）规范性与个性化相统一的原则
研究生人事档案既要按照档案法规规范地管理，也要充分反映研究生的个性、专业的个性、培养单位的个性。
（三）服务性与程序性相统一的原则
档案管理的最终目的是为人才服务为用人单位服务，既为研究生的今天服务也为研究生的明天服务。在充分做好服务工作的同时，也要讲究工作的程序，严格执行登记审批制度。
五、几项工作建议
（一）加强协作，确保文件材料完整、及时归档研究生人事档案工作与研究生教育的每个环节都紧密相关，要进一步加强与招生、培养、学位授予、就业、德育等部门的沟通协作，使进档材料表格统一化、填写规范化、归档及时化。这是保证档案的原始性、真实性、严肃性的重要途径，没有归档，文件材料就不能转化成档案。
（二）精心填写，彰显研究生个性
要指导研究生重视档案材料的填写，写出个性，写出特色，写出与别人不一样的地方，把自己当作一个品牌经营，不能牢骚满腹、内容草率、字迹潦草。导师和培养单位最了解研究生，更要认真对待，坚持实事求是、民主评议、与本人见面的原则，对每个研究生的鉴定、推荐意见写出其特点、长处、核心素质及发展方向，让他具有高度的吸引力和旺盛的生命力，并且从长远出发，从正面出发，从大局出发，展现品牌的个性，打造每一个研究生的品牌，打造每一个专业的品牌。
（三）建立考核机制，促进队伍建设
将领导重视程度、档案员工作态度及工作结果等方面进行量化，纳入培养单位年终研究生教育管理业绩考核体系，同时加强学习培训，熟练掌握工作流程，努力建设一支具有高度责任心和敬业精神的研究生人事档案管理队伍，创造一流工作业绩。若干年后，校友茁壮成长，成绩卓著，他们一定会衷心感谢老师们在人才成长的起始阶段对他们的关心、爱护、教导，为使他们档案丰富、完整所做的默默无闻的工作。