罗伟昌
高校档案作为一种重要的信息资源，在高校的教学科研和管理工作中发挥着不可替代的作用，它不仅具有记录学校历史、传承学校文化的功能，而且也可以为学校的决策制定提供经验支持和参考意见。因此，档案工作便成为高校管理工作的重要一环，特别是《高等学校档案管理办法》的颁布实施，给高校档案工作带来了新的发展机遇。在新形势下，如何进一步加强我校档案工作管理，以便更好的服务于高校的发展？笔者认为关键在于提高全校师生特别是档案工作者的档案意识，使其能及时发现并正确处理日常工作中产生的具有重大价值的档案，以确保重要档案能得到完整保存和有效利用。
正是基于以上考虑，本文将结合我校档案意识的现状，分析如何提高全体师生以及档案工作者的档案意识，并探讨为什么要提高全校的档案意识，以及档案意识对于学校发展的重大作用。
一、档案与档案意识
档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，它是人类文化、文明的记录与物质承载体。高校档案则是高校在教学、科研以及管理工作中直接或间接形成的各种有价值的历史资料。相应地，武汉大学档案主要是自武汉大学建校以来所形成的各种重要历史资料，它是学校历史发展轨迹的记录，也是学校文化沉淀和珍贵的文化财富，真实地记载着学校发展的历史轨迹，全面地反映学校办学特色、管理风格、教学科研与人才培育成效等各个方面。如此重要和珍贵的学校档案是如何形成的，又是如何得以长期保存的，并不是我校的每一个的师生都关注和知晓的，然而正是这种不关注、不知晓导致部分重要的档案不能及时得以保存，使我们难以全面了解我校的过去，对学校的某些重大历史事件认识有偏差，甚至产生误读历史的后果。
为使全校的师生特别是教学科研管理人员能知晓档案的重要性，普及和提高档案意识至关重要。那么，什么是档案意识呢？档案意识就是指人们对档案的性质和价值的认识水平和鉴别能力，它在一定的条件下，能够对档案与档案工作的发展进程起到积极的推动作用。档案意识的特点，主要在于它不是简单地、消极地反映档案与档案工作，而是能以档案与档案工作规律为基础，提出一定的理论观点或目标计划，以指导人们更好地开展档案工作。只有具备基本的档案意识，才可能对档案有所重视，也才可能在日常的工作中知晓档案形成阶段就需要保存档案，档案加工阶段需要鉴别档案，档案保存阶段需要档案分类。所以，档案工作人员没有档案意识，档案就得不到有效的保存；档案形成人员没有档案意识，档案就不可能有效全面的收集；档案利用人员没有档案意识，档案就不可能获得其存在的价值。可以说，提高全校师生的档案意识对于档案工作来说是势在必行的一件事情。特别是对我校而言，档案工作者和教学科研管理人员的档案意识都有待进一步提高，以使我校的档案工作能上一个台阶。
二、我校师生员工的档案意识及现状
我校自1987年档案馆成立以来，特别是通过近几年档案工作考核检查，全校档案意识得到逐步的提高。每一年分别就各立卷单位的领导重视情况、各单位文件材料立卷归档的及时性、各立卷单位档案归档的完整性和目录网上归档情况等重点进行检查。通过检查，各单位的档案意识得到普遍加强，相应都建立了具体的部门档案工作实施细则和档案人员岗位职责，立卷归档基本及时、完整，各单位基本能够把反映本单位主要职能所产生的文件材料收集齐全、完整，确保了文件材料立卷归档的系统和规范。然而在取得以上成绩的同时，我校的档案工作仍然存在着很严重的问题，在档案意识方面主要表现在以下三个方面：
（一）专兼职档案工作人员的档案意识不强。目前我校的档案人员普遍认为：档案工作无法得到领导重视，档案部门是非常清贫的部门，档案职业人员的待遇总是较低。这些又被看作是学校领导者档案意识不强的结果，其实这在很大程度上源于我们档案工作人员对档案的认识不到位，源于我们自己对环境、系统、任务、目的等因素认识上的不到位。事实上，学校的档案很重要，但档案人员不一定很重要；档案工作在学校的发展中很重要，但学校的重要工作并不仅仅只有档案工作，档案工作不是中心工作；档案工作的专业性很强，但档案工作的职业准入门槛并不高（有人认为，能识字、有责任心、政治上可靠就可以从事档案工作）。正如一位网友所说：我们曾信誓旦旦地说我们是人类历史的守护神，但我们不了解人类历史是如何保留的；我们也热切期望我们能成为未来信息领域的主导者，却不能对所管理的信息内容进行充分的了解。因此，在工作中把保管档案当成了工作的全部，把职能部门和学生的查阅当成了利用的全部。
（二）教学档案形成人员的档案意识不强。目前，日常的教学档案收集、整理、归档、分类管理与资料信息共享，教学档案的信息化、网络化、体系化建设，教学管理部门与专业院系教学档案信息的互通与共享，都越来越广泛，单一的孤立部门的教学档案已经不复存在，不同教学院系之间的教学档案信息的相互关联在深度和广度上都今非昔比。因此，日益重要的教学档案建设使教学档案形成人员的档案意识也随之提高。但是，我们大多数教学秘书仍然没有转变观念，认为本部门的档案材料由本部门保管就行了，用不着移交学校档案馆（室）保存归档，因而不愿将本部门的一些重要的文件资料移交出去，认为自己保存使用时更方便。有些教学秘书更多地注意到对关系学校和院系发展的各种红头文件的收集，而忽略了一些能反映重大教学活动的教学档案。比如，教师在从事有关教学活动中形成的资料、学术活动的情况报告、在校外出版和发表的各种论著、论文等都是很有价值的档案材料，但我们的教学秘书尚未明确意识到这些材料的宝贵。有些教师认为在教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表和音像等有关教学材料是个人劳动的成果，一般由本人自行保管，没必要把它们收集上交。
（三）科研档案形成人员的档案意识不强。高校的科技人员是科技文件材料形成、积累最基础最重要的工作人员，并自始至终贯穿于整个科技工作。在科研进程中形成的科技文件材料的准确性、系统性和完整性，由于专业性非常强，档案人员很难通过直接检查的方法判断文件数据和有关问题的正确性。科技文件材料的形成、积累工作，档案人员是无法替代的；同时，科技人员最熟悉自己形成文件材料的技术内容以及文件之间的因果关系，由他们自己整理、归档，才能保证档案质量。因此，科技人员对待档案工作的认识和态度，即档案意识的强弱，直接关系着科技档案的内在质量。高校科技人员是科技工作的主力军，由于种种原因，普遍存在着重视成果申报，忽视科技档案工作的现象，严重影响了科技档案的质量。