沟通的目的是为了促进彼此的信息交流，但沟通的方法很多，沟通中的每个人的角色也在不断地变化着。管理者与团队成员之间的沟通，尤其是作为管理者，如果始终以管理组织赋予的权力而扮演的是领导的角色与团队成员沟通时，也许成员也会因思维定势，有保留地与管理者进行交流，结果沟通的目的也只能有限地实现。沟通中角色的正确定位，可以看下面的一个例子。
英国著名的维多利亚女王，与其丈夫相亲相爱，感情和谐。身为女王，维多利亚整天忙于公务和应酬；而她的丈夫阿尔伯特却和她相反，对政治漠不关心。固此，有时两人也闹些别扭。有一天，维多利亚去参加社交活动，阿尔伯特却没有去。已是夜深了，女王才回寝宫，只见房门紧闭，女王走上首去敲门，房内阿尔伯特问：“谁”，女王回答：“我是女王”门没有开。女王，再次敲门，房内阿尔伯特问：“谁呀”，女王回答，“维多利亚”，门还没有开。女王徘徊了一会，第三次敲门，房内阿尔伯特依然问，“谁呀”，女王温柔地回答：“你的妻子”。这时，阿尔伯特打开房门伸出热情的双手把妻子拉了进去。
注意倾听
有一个古老的哲学问题：“森林中一棵树倒了下来，那儿不会有人听到，那么能说它发出声响了吗？”关于沟通，我们也可以问类似的问题：如果你说话时没人听，那么能说你进行沟通了吗？
有人说：“沟通就是，我说的便是我所想的，怎么想便怎么说，如果团队同伴不喜欢，也没办法！”从目的上讲，沟通是磋商共同的意思，即团队成员们必须交换和适应相互的思维模式，直到每个人都能对所讨论的意见有一个共同的认识。说简单点，就是让他人懂得自己的本意，自己明白他人的意思。我们认为，只有达成了共识才可以认为是有效的沟通。团队中，团队成员越多样化，就越会有差异，也就越需要队员进行有效的沟通。
在团队沟通中，言谈是最直接，最重要和最常见的一种途径，有效的言谈沟通很大程度上取决于倾听。作为团体，成员的倾听能力是保持团队有效沟通和旺盛生命力的必要条件。作为个体，要想在团队中获得成功，倾听是基本要求。在对美国5 0 0家最大公司进行的一项调查表明，作出反应的公司中超过5 0％的公司为他们的员工提供听力培训。有研究表明：那些是很好的倾听者的学生比那些不是的学生更为成功。在工作中，倾听已被看作是获得初始职位、管理能力、工作成功、事业有成、工作出色的重要必备技能之一。
要达到良好倾听的效果，我们可以从以下几方面提高：
·创造有利的倾听环境，尽量选择安静、平和的环境，使传递者处于身心放松的状态。
·在同一时间内既讲话又倾听，这是不可能的事情，要立即停止讲话，注意对方的讲述。
·尽量把讲话时间缩到最短。当我们讲话时，便不能聆听别人的良言，可惜许多人都忽略了这一点。
·摆出有兴趣的样子，这是让对方相信我们在注意聆听的最好方式。并且发问和要求阐明他正在讨论的一些论点。
·观察对方，端详对方的脸、嘴和眼睛，尤其要注视眼睛，将注意力集中在传递者的外表。
·关注中心问题，不要使自己思维迷乱。
·平和的心态，不要将其他的人或事牵扯进来。
·注意自己的偏见，倾听中只针对信息而不是传递信息的人。诚实面对、承认自己的偏见，并能够容忍对方的偏见。
·抑制争论的念头。提醒自己，这只是在交流信息，而非辩论赛，争论对沟通没有好处，只会引起不必要的冲突。学习控制自己，抑制自己争论的冲动，放松心情。
·保持耐性，让对方讲述完整，不要打断他的谈话，纵然只是内心有些念头，也会造成沟通的阴影。
·不要臆测。臆测几乎总是会引导你远离你的真正目标，所以要尽可能避免臆测对方。
选择恰当的沟通渠道
团队内部的沟通渠道很多，从一般的语言交流到计算机网络为基础的手段等。不同的沟通渠道具有不同的沟通效果，也适合于不同的沟通情境和目的。沟通渠道只是沟通的要素之一，选择什么样的沟通渠道应取决于沟通的内容及其目标。如团队内管理层与一般团队成员进行的沟通，如果采用书面形式交流信息，一般带有正式的含义，类似下达的指令与向上递交的报告，都是如此，能比较明确地表达沟通者需要传递的信息内容。
由于现代信息技术的发展，计算机网络在组织内的广泛使用，电子手段也在组织内的沟通中发挥着重要的作用。从目前应用情况来看，内部局域网电子公告牌(BBS等)和电子邮件是组织内部沟通的重要手段之一。内部局域网电子公告牌，与传统的沟通手段相比较，具有交互性、时效性强的特点。团队成员可以通过电子公告牌发表自己的意见和看法，并可以就某个问题展开讨论。现在，更多的团队应用这个渠道了解员工的需求，并组织成员对团队内共同关心的问题进行讨论。
创造适宜的沟通气象
沟通气象与沟通效果之间也存在着密切的关系，而沟通气象又与人所处的社会环境紧密相关。人是社会的人，人天生就有过群体生活的需要。这对于每个人都是相同的，但由于每个人生活环境与思考问题方式的差异，每个人的人生观、价值观可能也存在着差异，他们由此也会对同样的信息持完全不同的态度，这即是社会的人造成的沟通悖论。
创造适宜的沟通气象正是要从此着手，应利用团队环境中有利于沟通的各种条件，避免不利于沟通的条件和环境的形成。主要可从以下着手：
1“发展一种带有私人情谊的公务关系”。传统管理学角度的沟通一般与正式组织有关，但若真正为有效沟通创造适宜的氛围，带着法官式的严肃的脸谱是难以做到的。这就要求人们运用逆向思维，以带有私人情谊的公务关系来代替以前的纯粹公务沟通。
2坦荡的情怀。以私人情谊固然容易实现有效的沟通，但也容易造成正式组织的私人化，与组织的目标发生偏差。因此，以私人情谊实现沟通的同时还应保持坦荡的情怀，对组织忠诚。管理大师巴纳德在论述经理人员的职能时指出，“要求经理人员的惟一最重要的贡献，肯定也是最普遍的资质，就是忠诚，即组织人格占支配地位。”
3对“错误”的宽容。宽容对创造适宜的沟通气氛是非常必要的，它可以打消人们的顾虑，让人们敞开心扉。由于人们的文化背景、社会阅历、宗教信仰、教育程度以及所处地位的差异性，即使对同样的信息，人们理解也会发生较大偏差，结果导致“错误”是难免的。当“错误”出现时，我们要做的不是针锋相对，而是予以恰当的宽容。
鼓励双向交流
我们大家听到过管理专家肯·布莱查特所说的“海鸥经理”。他说的“海鸥经理”就是平常很少和员工交往，但有时突然来到工作场所和大家见上一面又突然走了。这样导致团队之间成员没有交流的愿望，不会了解工作的真正进展情况。
实际上真诚的交流，真正做起来要比想像的容易。大家只要人从办公桌后走出来，走出办公室彼此见见面谈一谈自己的想法和反馈意见。对双向交流，不单单是希望，而是要真正实现它。如果有人不愿意，别急，要继续找他谈，直到他们的脸上改变表情。团队成员之间的双向交流更有助于促进他们之间的了解，便于更好的合作。
及时反馈
对于团队中成员之间交流的信息，要及时反馈，当员工们未能及时得到反馈时，他们往往会向最坏处设想，从而影响他们的工作情绪和工作积极性。不及时反馈情况还会产生谣言。谣言往往由于不能得到准确消息，由此产生不全面的猜想。及时反馈就能把谣言减少到最低限度，缓和由于谣言产生的紧张关系。
非正式沟通
非正式沟通能使管理者和团队成员得以保持经常的往来接触，而且仅仅由于这类接触的经常性以及它所具有的性质(如同级之间是处于半竞争状态下)，就能使得整个系统的混乱和无组织性质受到很好的控制。
使用和倡导非正式沟通的优点是它们来得“及时”。问题发生后，马上就可以进行简短的交谈，从而使问题很快得到解决。因为问题不总是正好在计划开会的前一天发生，因此离计划会议不是“足够近”时，必须采取其他的沟通手段。非正式的会议、闲聊、喝咖啡的间歇时进行的交谈，或是著名的“走动式管理”都具有这些优点。某些团队的员工甚至声称，他们对管理者参加的只有二十分钟的喝咖啡时的交谈比任何长时间的正式会议更满意。
开门政策
开门政策是IBM前总裁沃森管理哲学中的一个重要组成部分，直到今天，IBM仍在实行着。在旦达航空公司，这一政策也被使用。
旦达公司是一个以人为本的公司，它提出“旦达为家的感觉”的哲学，并全力去付诸实践。例如，员工薪金付得比别家航空公司高，而且尽可能避免裁员。
旦达公司的管理者花在沟通意见上的管理时间多得惊人，简直令那些不在这种环境中工作的人无法想像。他们一年至少要跟员工聚会一次，公司里的最高阶层与最低阶层直接交换意见。例如，最高主管单位一年内连续举行4天会议，只是为了和亚特兰大的随机服务员谈话而已。资深副总经理们一年通常要花100多天，风尘仆仆地奔走各地。每周一上午有个幕僚会议，检查所有的计划、所有的问题与公司财物。然后，资深副总经理领着自己所辖部门的各主管吃午饭，让他们知道最新情况。因而，公司的事情能很快地且定期地传遍全公司上下。
电话沟通