书城励志决定一生的8种能力
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第9章 珍惜时间 善用时间—时间管理的能力 (3)

确定每天的目标,养成把每天要做的工作排列出来的习惯。把明天要做的事,按其重要性大小编成号码。明天上午头一件事是考虑第一项,先做起来,直至完毕。接着做第二项,如此下去,如果没有全部做完,不要内疚,因为照此办法完不了,那么用其他办法也是做不了的。

记日志就是在善用生命、设计生命。伟人们都有把想法记录下来的习惯。他们用日志来记录当天的重要事件和学习心得,用日志来总结经验、反省过失,用日志来规划明天、明确目标,用日志来管理时间、集中精力、抓住大事……一个成功的时间管理者也是善用日志来规划目标与计划的人。

2轻重缓急,主次分明

时间管理的第二项法则是“重要的事先做”。实际上,懂得美好生活的人都是明白轻重缓急道理的,他们在处理一年或一个月、一天的事情之前,总是先分清主次,进而安排自己的时间。“重要的事先做”就是要求我们做到:

①确定最重要的事

人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会自动办好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。要确定最重要的事,你肯定要费很大的劲。商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”下面是有助于你做到这一点的三步计划:

第一步,你要从目标、需要、回报和满足感四方面对将要做的事情做一个评估。

第二步,删掉你不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托别人去做。

第三步,记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等。

②分清事情的主次关系

在确定每一年或每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,有四个问题你要问自己:

我们要解决的第一个问题就是,明白自己将来要干什么。只有这样,我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。

第一,我要成为什么?我们每一个人来到这个世界上,都是上帝的安排。我们每个人都肩负着一个沉重的责任,按上帝指定的目标前进。再过20年,我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。

第二,哪些是我非做不可的?我需要做什么?要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是,你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。必须要做,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己监督其完成便可。

第三,什么是我最擅长做的?人们应该把时间和精力集中在自己最擅长的事情上,即会比别人干得出色的事情上。关于这一点,我们可以回忆一下前面提到的80/20法则:人们应该用80%的时间做最擅长的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

第四,什么是我最有兴趣做的?无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能带给你快乐和满足感的事情。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。有些人认为,能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。其实不然,这里面还有一个兴趣问题,只有感兴趣的事才能带给你快乐,给你最大的满足感。

③展开行动

在确立了重要的事以及分清主次之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人往往不是这样,他们按优先程度开展工作。以下是两个建议:

第一,规划优先表

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·李请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·李声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高一半,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:

“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

舒瓦普很快写完,仅用5分钟。

艾维·李接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

这又花了5分钟。

艾维·李说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你结束工作为止。如果只做完第一件事,那不要紧,只要确保你总是在做最重要的事情就行了。”

艾维·李最后说:“每一天都要这样做——你刚才看见了,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个方法你喜欢做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·李寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年鲜为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。而这一成就是从规划优先表开始的。

第二,设定进度表

设定进度表可以帮助你安排一周、一月、一年的时间;可以给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,从而有助于你达到目的。把一天的时间安排好,这对于你成就大事是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。同样,把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同等重要的。

第四代时间管理理论,把事情按紧急和重要的不同程度,分为ABCD四类。它让我们在现实生活中进行时间管理有了更好的依据,也使得时间管理更具操作性。

先做A、B,少做C,不做D。方向重于细节,策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事,才是最大的时间管理、最好的节约时间方法。A、B类事务多了,C、D类自然就杜绝了,你就会越来越有远见、有理想、有效率,少有危机。

3及时行动,绝不拖延

时间管理的第三项法则是“及时行动,绝不拖延”。我们每天都有每天的事。今天的事是新鲜的,与昨天的事不同,而明天也自有明天的事。所以应尽力做到“今日事,今日毕”,千万不要拖延到明天!每个人的一生中总有许多美好的憧憬、远大的理想、切实的计划。假使我们能够抓住一切憧憬,实现一切理想,执行每一项计划,那我们事业上的成就、我们的生命真不知要有多么伟大!然而我们总是有憧憬而不能抓住,有理想而不能实现,有计划而不去执行,终至坐视这些憧憬、理想、计划一一幻灭和消逝!所有这一切的罪魁祸首都是拖延。

凡是将应该做的事拖延而不立刻去做,而想留待将来再做的人总是弱者。凡是有力量、有能耐的人,都会在对一件事情充满兴趣、充满热忱的时候,就立刻迎头去做。

当你对一件事情充满兴趣、热诚浓厚的时候去做,与你在兴趣、热诚消失之后去做,其难易、苦乐是不能等同而语的。因为当你充满兴趣、热诚浓厚时,做事是一种喜悦;而当兴趣、热诚消失时,做事是一种痛苦。

搁着今天的事不做,而想留待明天去做,在这种拖延中所耗去的时间、精力也足以将那件事做好。收拾以前积累下来的尾事,每个人都会觉得不愉快而讨厌!本来当初一下子就可以很愉快、很容易做好的事,拖延了几天、几星期之后,就显得讨厌与困难了。以接到信件为例,当时立刻回复最为容易,为此有的机关、公司定下规则,不容许任何来函等到明天才回复。

在我们的一生中,即使有良好机会来临,也往往是转瞬即逝。“命运无常,良缘难续!”如果当时不把它抓住,以后就永远失去了。

有了计划而不去执行,使它白白消逝,这对于我们自身的品格和力量也有不良的影响。有计划并且努力执行,这才能增进我们的品格和力量。有计划不算什么,付诸实施才算可贵。

一个神奇美妙的印象突然闪电一般地袭入一位艺术家的心灵。但是他不想立刻提起画笔,将那不朽的印象表现在画布上,这个印象占领了他全部的心灵,然而他总是不跑进画室,埋首挥毫。最后这幅神奇的图画会渐渐地从他的心灵中消失!一个生动而强烈的意象、观念突然闪入一位著作家的脑海,使他生出一种不可阻遏的冲动,想要提起笔来,将那美丽生动的意象、境界移向白纸。但那时他或许有些不方便,所以不立刻就写。那个意象不断地在他脑海中闪烁、催促,然而他还是喜欢拖延。后来那意象会逐渐地模糊、褪色,终至整个消失!

塞万提斯说:“取道于‘等一会’之街,人将走入至‘永不’之室!”这真是一句至理名言。

为什么人的这些印象、冲动是如此来去无踪,当它到来之时,是这样的强烈而生动;当它离去之时,是这样的迅速而飘忽?就因为这些印象到来之时,原本要求我们在当初一刹那的新鲜、灵活时,立刻就去加以利用,不然就会逝去。

拖延往往会生出一些悲惨的结局。一个人身体不好,应该就医,而拖延着不去就医,以致病情严重,或竟不治,这样的人在我们身边也为数不少吧!恺撒因为接到报告之后,没有立刻展读,遂至一到议会就丧失了生命。拉尔上校正在玩纸牌,忽然有人递了一份报告说,华盛顿的军队已经进展到德拉瓦尔了。但他只是将来件塞入衣袋中,等到牌局完毕,他才展开那报告,待到他调集部下出发应战,时间已经太迟了。结果是全军被俘,而自己也因此战死,仅仅是几分钟的延迟,就使他丧失了尊荣、自由与生命!习惯中最为有害的,莫过于拖延,世间有许多人都是为这种习惯所伤害,以至造成悲剧。

要想成为成功的时间管理者,不要畏难,不要苟安,应该竭力避免拖延的习惯,就像避免罪恶的引诱一样。假使对于某一件事,你发觉自己有了拖延的倾向,你应该急跳起来,不管那事怎样困难,立刻动手去做。这样久而久之,你自能消灭那拖延的倾向。要想成功地管理时间,就应该将要盗去你的时间、品格、能力、机会与自由的“拖延”当做你最可怕的敌人。

“要做,立刻去做!”这是人们成功的格言。要医治拖延的习惯,惟一的方法就是在事务当前,立刻动手去做。多拖延一分,就足以使那事难做一分。

凡是服从这句格言的人,永远不会有失败的时候。

4珍惜今天,活在现在

时间管理的第四项法则是“珍惜今天,活在现在”。成功者往往把今天看做生命中的最后一天,从而在每一个今天里让生命充实、完美。

假如今天是我们生命中的最后一天。

我们该如何利用这最后、最宝贵的一天呢?首先,我们要把一天的时间珍藏好,不让一分一秒的时间滴漏。其次,不为昨日的不幸叹息,过去的已够不幸,不要再赔上今日的运道。

时光不会倒流,太阳也不可能从西边升起,而我们也终究无法纠正昨天的错误,抚平昨日的创伤,更别指望时光会倒流了。一句出口的恶言,一记挥出的拳头,一切造成的伤痛,统统无法收回。

过去的永远过去了,不要去想它,我们惟一能做的是让它永远留在昨天。

假如今天是我们生命中的最后一天。

我们该怎么办呢?忘记昨天,也不要痴想明天。明天是一个未知数,为什么要把今天的精力浪费在未知的事上?想着明天的种种,今天的时光也白白浪费了。企盼今早的太阳再次升起,太阳已经落山。走在今天的路上,不可能做明天的事。我们能把明天的金币放进今天的钱袋里吗?明日瓜熟,今日能蒂落吗?明天的死亡能将今天的欢乐蒙上阴影吗?不能,全都不能,我们能做的是把明天和昨天一样埋葬,永远活在今天。

今天是我们生命中的最后一天。

这是我们仅有的一天,是现实的永恒。我们就像被赦免死刑的囚犯,用喜悦的泪水拥抱新生的太阳。我们举起双手,感谢这无与伦比的一天。当想到昨天和我们一起迎接日出的朋友,今天已不复存在时,我们为自己的幸存而高兴。我们是幸运的人,今天的时光是额外的奖赏。许多强者都先我们而去,为什么我们得到这额外的一天?是不是因为他们已大功告成,而我们尚在途中跋涉?如果这样,这是不是成就我们的一次机会,让我们功德圆满?造物主的安排是否别具匠心?今天是不是我们超越他人的机会?只有这样去思考,我们才可能让自己活在今日之中。

今天是我们生命中的最后一天。

我们都会憎恨那些浪费时间的行为,并誓言要摧毁拖延的习性。我们以真诚埋葬怀疑,用信心驱赶恐惧。我们不听闲话,不游手好闲,不与不务正业的人来往。我们终于醒悟到,若是懒惰,无异于从我们所爱之人手中窃取食物和衣裳。我们不是贼,我们有爱心,今天是我们最后的机会,我们要证明我们的爱心和伟大。

今天是我们生命中的最后一天。