一节 函
一、概述
1函的含义
函是公文中的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，这个容易理解；另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无须考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外)，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文体。
除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文体显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函，下级同样要回以报告。
2函的特点
1．平等性和沟通性
函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通性的特点。
2．灵活性和广泛性
函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位、党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。
3．单一性和实用性
函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。
3函的分类
1．公函与便函
公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。我们在本章介绍的，主要是作为正式文件的公函。
2．发函和复函
主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。譬如前面说过，上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不算错，但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以给予答复，但不能使用批复，只能用函的形式。
3．商洽函、询问函和请批函
按内容和目的分类，函可以分为多种类型，主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函，等等。
二、“填空式”模板
(发文机关、事由)函 (主送机关)：
按照 (发函缘由)。
(发函事项，包括商洽、请批、答复的具体内容)。
特此函告。
(发函单位)
(发函日期)
三、写作技巧
1函的组成
函由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
1标题
函的标题由发文机关、事由、文种三部分组成。有的函可以省略发文机关，如《关于调整××市××水库工程设计概算报告审查意见的函》。也有的函可以省略事由，如《湖北省高级人民法院函》。
2主送机关
接受该函的单位。
3正文
函的开头应说明去函的缘由。如果是复函，要引述来函的发文字号、发文日期或来函的标题，并说明函已收悉。去函在说明缘由后，要写明商洽、询问以及请求批准的事项，复函要针对来函的内容一一给予明确答复。函的结尾部分通常使用习惯用语作结尾。去函常用“特此函达”、“即请复函”、“敬请回复”、“务希见复”等，复函常用“特此函告”、“特此函复”、“此复”等。
4落款
注明发文机关和发文日期，并加盖公章。
2函写作应注意的事项
1函的内容要集中
一函一事，不旁及其他，以便受文单位理解和处理。
2行文简洁、明快
函的语言无论是叙述、说明、议论，都要达到言简意赅的目的。
3语气要谦和得体
函主要是不相隶属的平行机关之间使用的公文，因此，语气要谦和委婉、礼貌得体，忌用命令性的语气。
四、公文范本
【范文一】
关于征求二级建造师考试命题方式意见的函
建办市函〔2005〕147号 各省自治区建设厅，直辖市建委：
按照《关于印发(建造师执业资格制度暂行规定)的通知》(人发〔2002〕111号)的规定，二级建造师执业资格考试实行全国统一大纲，由各省、自治区、直辖市命题并组织考试的制度。目前，二级建造师执业资格考试大纲已经颁布。为确保各地顺利组织实施二级建造师执业资格考试工作，同时考虑到部分地区自行组织命题存在一定难度的实际情况，经商人事部有关部门同意，现就二级建造师执业资格考试工作提出以下两个方案：
一、由各省、自治区、直辖市按照国家确定的考试大纲和有关规定，自行组织本地区二级建造师执业资格命题和考试工作。
二、由建设部提供二级建造师执业资格考试试题库，各省、自治区、直辖市在规定时间内，使用题库中的试题自行组织考试。编制试题库的费用由使用单位分担。
请各省、自治区、直辖市建设行政部门根据本地实际情况，由人事行政部门确定选用的方案，于2005年4月20日前将书面意见告建设部建筑市场管理司。
中华人民共和国建设部办公厅
二〇〇五年三月二十五日
【范文二】
关于编辑出版《××省新闻出版行业概览》的函 ：
为展示我省新闻出版行业风采，树立我省新闻出版行业良好形象，为社会各界提供我省新闻出版行业信息，方便社会各界与我省新闻出版行业沟通与合作，推动我省新闻出版行业进一步繁荣，省新闻出版局服务中心特组织专门力量编辑出版《××省新闻出版行业概览》一书。该书以介绍我省新闻出版行业情况，有关新闻出版法律法规资料，推介重点新闻出版单位和介绍我省新闻出版行业有关单位的基本情况为主要内容，拟于2004年1月正式出版。该书是第一本最具权威反映我省新闻出版行业基本情况的大型信息全书，信息量大、指导性强、设计考究、印刷精美，由正式出版社出版，并在我省新闻出版网开设电子版网页进行推广，在省局一楼政务办事大厅的便民电子触摸屏里录入，以及用作全国范围内交流使用及发行。该书的编辑出版工作由《××省新闻出版行业概览》编委会及其编辑部具体负责。为使该书顺利出版，特请贵单位给予大力支持，提供相关可予以公开的信息。
《××省新闻出版行业概览》编委会
二○○三年六月一日
【范文三】
中国科学院××研究所
致××大学商洽建立全面协作关系的函××大学：
近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，使我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：