6文件签发
向上级政府报送审批的文件，要由本地区、本部门的主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责同志签发。签发人姓名印在发文字号的同行右端。
2正文部分
正文部分是公文的主体，由公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、发文日期、发文范围等内容构成。
1标题
公文标题是公文的具体名称。要准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类，完整的标题由发文机关、事由和文种三部分组成，如《中共中央、国务院关于加强计划生育工作严格控制人口增长的决定》。也有的公文标题，不是上述三部分内容都有。一是只有事由和文种，如《关于任免×××等×名同志职务的通知》；二是只有发文机关和文种，如《中华人民共和国主席令》；三是直接标出文种，如《布告》、《通知》。
公文标题位于文头横线之下居中的位置(无横线居于开头正中)，用二号字体印刷。除发布和批转政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其他标点符号。
2主送机关
主送机关又叫受文机关，是指发文机关要求对所发文件内容进行答复或办理的对方机关。除直接面向社会的“公告”、“布告”、“通知”等公文以外，一般公文都要写上主送机关的名称。向所有下级机关下达的公文，有若干个主送机关，可写通称，如“各市、县人民政府”；发送下级并列的机关，一般按党、政、军、群顺序排列。向上级的“请示”、“报告”，和对下级的“批复”只写一个主送机关。主送机关在标题之下、正文之上左端顶格书写，并加冒号。“决议”、“决定”、“令”等文种，主送机关也可置于文尾抄送栏中。
3正文
正文是公文的主要部分，它叙述文件的内容，表达发文机关的意图。不同的公文，正文的写法各不相同，要求也不完全一样，但都必须做到：符合党和国家的方针、政策、法律、法令，实事求是、条理清楚、语言简练、标点正确、术语简称规范等。
4附件
附件是附于正文的材料，是整个公文的重要组成部分。常见的附件有两类：一是对正文的补充、说明或正文的参考材料，如照片、图表、统计表、凭据及其他文字材料等；二是专为向上级机关报送或向下级机关批发的附件，包括“批转”、“转发”、“印发”的文件和随文颁发的制度、办法、规章等。
公文如有附件，在正文之后、发文机关之上标注其名称和顺序。标注时，空两格，写明“附件”，然后按顺序把附件的标题完整地写上。向上报送或向下批发的附件，如果其名称已作为公文的事由列入正文的标题，也可以在正文之下不再标注。附件应与主件合在一起装订，如附件因故不能与主件订在一起，要在附件首页左上角注明文件的发文字号，与主体同时发送。
5发文机关
发文机关又称落款。发文机关应写在正文下面(如标注附件，则在附件名称的下面)的右侧，发文机关必须写全称或规范化简称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。用机关领导人名义发文时，由其本人亲笔在所发的正式文本的落款处签署姓名，或者使用签名章(即按他本人签字刻制的印章)。
6发文日期
发文日期以公文的签发日期为准。经过会议批准的，以通过之日为准；几个机关联合发文的，以最后一个机关签发之日为准。发文日期写在发文机关下面。“决议”与会议通过的文件，在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。发文日期一般要用汉字书写，年份要写完整。
7印章
一般情况下，公文须加盖印章，表示发文机关对公文生效负责的凭证。机关印章应盖在机关名称上，如直接以机关印章代替机关名称，印章盖在文件末尾发文日期的中间，以印章的下部边缘压年盖月。会议通过的文件，在文尾的落款处盖章即可。有的领导机关所发的公文，需要大量印刷，用专门的文件版头并经机要通讯传递，也可以不盖印章。
8发文范围
上级机关的下发文件，有一些要扩大发送范围或规定传达范围、可否登报等。一般在发文日期之下、主题词之上，加括号注明。如“(此件发至××级，口头传达到党内外群众)”。
3文尾部分
文尾部分是文件附加部分，对文件印发情况加以说明，包括主题词、抄报抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数等项的内容；函件只包括主题词、抄报送机关、份数等项；会议纪要用“分送”，以示不分机关大小和职务高低。
1主题词
主题词是能表达公文内容特征和归属类别的最关键性的词汇，也是公文信息输入计算机的一种信息符号。标引主题词必须从有关主题词表中选用，例如报送国务院的公文，应使用《国务院公文主题词表》；上报国家教委的公文，限用《国务院公文主题词表》和《教育类公文主题词表》。标引次序应根据其含义由大到小排列，一般3～5个。标引主题词必须准确，从主题词表中选择的主题词要能够准确地反映出公文的内容特征和归属类别。如《江苏省人民政府关于保护通信线路安全的通告》，其主题词是“通信安全通告”。
主题词的位置在文件文尾部分横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。函件、会议纪要、情况通报所标主题词，与抄报、抄送栏之间不用横线隔开。
2抄报、抄送机关
抄报、抄送机关是指与公文有关的机关，或需要协助承办，或需要了解内容。“抄报”用于对上级机关，“抄送”用于对下级、平级或不相隶属的机关。向下级机关的重要行文，都应抄报直接上级机关。受双重领导的机关上报公文，同时报送双重领导的机关，并根据内容写明主报机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，同时抄送另一上级机关。抄报、抄送机关的位置在主题词下，分列两段，抄报机关在上。抄送机关一般按党委部门、人大部门、政协部门、法院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。抄报抄送机关名称可用规范化简称。
3印发机关、日期
印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公部门。例如，市政府的文件印发机关是市政府办公室。印发日期指办公部门接稿后送往印刷的时间。印发机关栏置于抄送栏下，左端署公文印发机关的全称，右端署印发日期，如“2007年2月1日印发”。翻印文件在印发机关栏下署名翻印机关名称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期栏隔开。
4印刷份数
印刷份数是指该份文件的总印数，置于印发机关及日期栏横线右下一行，如“共印××份”。翻印文件份数置于翻印机关日期栏横线右下一行。函件、会议纪要的共印份数放抄送、分送栏右下一行，不用横线隔开。
公文结构和格式如下图所示。份号
秘密等级
缓急时限
××××文件
××字〔20××〕×号
公文标题
××××（主送机关）
正 文
附件：1××××
2××××
××××（发文机关）
年 月 日（附 注）主题词：×× ×× ××抄报：×××× ××××抄送：×××× ××××××××办公厅20××年×月×日共印××份
需要说明的是，上述公文的结构环节和行文格式，是从正式公文完整构成的角度所做的全面的、系统的介绍。就承拟公文写作任务的秘书人员而言，他们所需要了解和掌握的主要环节是公文中间部分的结构环节及其行文格式，即标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期，以及文尾部分的附注、主题词等，其中主要的是拟制标题、确定主送机关、撰写正文、签署发文机关名称和日期。
三节 公文的语言运用和行文规则
一、公文的语言运用
写作是语言的艺术，公文是具有实用性的一种文章样式，它的性质和功能的特殊性决定了它的语言运用具有特殊的要求。
1运用语言的要求
1庄重严肃
公文的内容决定了公文语言具有庄重性。所谓公文语言要庄重严肃，就是指它必须是规范化的书面语言，要严格遵循语法规则和事理逻辑。遣词造句、叙事说理要严密周全，语言表达要持重端庄，不能虚饰浮夸，不能嬉笑怒骂，不用方言、俗语、口语，不用感情色彩浓烈的语言，要呈现出平实、庄重的风格。
2简洁明快
公文的语言必须简洁明快，即含义要明确，表达要准确，语言要精练，句子要短促，语流要连贯。
公文的内容或者是有关方针政策的，或者是部署工作的，或者是反映情况的，或者是提出要求的，它的所指都有实质内容和具体对象。因此在语言运用上必须准确无误、十分明确、言简意赅、直截了当，不求弦外之音、言外之意，要保证语言的表达句稳词妥，通体通畅，这样才能使阅文者不折不扣地理解其内容，不至于产生歧义，也不会出现多种理解的现象。
2运用语言的形态
1普遍使用叙述性、说明性语言
公文是以事实为基础的，它要陈述事实，交代情况，从而说明制发的理由、原因和根据，并且在此基础上作出论断，提出意见、主张，因此它普遍使用叙述性、说明性语言方式。但是，它又不同于记叙性文章和说明性文章的记叙和说明。它的叙述是为“显性”而不追求“显像”，因此具有概括性。一般只直接交代清楚事实的基本情况即可，不必描绘形象、情景，也不交代详情细节。它的说明由论理而生发，是为说明主张、交代要求的，因此要求含义明确，表达清楚，条理清晰，逻辑严谨。