书城管理顶尖管理九定律
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第29章 定律五:团结就是力量(3)

压力可以产生两种后果,积极或消极的后果。从团队层次上看,团队成员的消极因素表现为对工作的不满意、忠诚感和责任感下降等等。这些因素都与工作压力有密切关系。研究表明,压力是许多问题产生的根源,尤其表现在不良绩效和较高的流动率方面。

工作压力与工作绩效的关系像一个正态分布的曲线:中间高、两头低。刚开始时,个人感受到的压力很低,工作绩效也处于很低的水平上。随着工作压力的增大,他们的绩效会逐渐升高,这时由于工作具有挑战性,他们会比很少或没有压力时干得更多更好,他们会成功地抓住机会,有效地处理潜在的问题。随着压力进一步增加,工作压力达到一个最优的压力水平,在这个水平上,人们的劳动生产率最高、工作绩效最大。这时,如果压力进一步增大,绩效将会下降。工作中,人们的绩效并不是单纯地随着压力的增大而增大,过大的压力反而会使绩效下降。

这是因为当压力过大时,人们便无法正常工作,而将其大部分精力用于缓解压力上。而且,当这种压力或高度紧张持续出现时,人们就会采取措施从行为上加以改变,或者脱离岗位,或者产生故意破坏、愤怒、酗酒和其他消极行为。在美国,企业每年因压力问题遭受的损失达1 500亿美元,这些损失是由于员工缺勤及工作时心不在焉而导致的效率低下。在英国,每年由于压力问题会造成18亿个劳动日的损失。企业中60%的缺勤是由与压力相关的不适引起的。不过作为管理人员应当明确,团队问题或成员消极行为的出现并不一定是单一压力下的结果,还可能有许多其他因素影响着这一结果。

作为管理者,首要的任务便是要指导团队成员学会面对和处理工作上的压力。

一般而言,在个人策略上,要让员工明确任务,不要让他自己"吃"得太多而产生压力。可以让他向上司说明自己的苦衷:若是帮上司做一件打字员应做的事情,那么其分内的工作就难以按时完成。上司自然会明白员工的苦衷。

学会拒绝,可委婉拒绝同事的帮他完成工作的请求:因为他自己就能办到,不能让别人浪费时间。如果有特殊情况要帮别人完成好工作,而同时自己的工作也不能放弃,那么最好列一个表格,把要完成的工作分类并合理安排时间。这样压力就减少了许多。

"没有金刚钻,别揽瓷器活",除非已高质量完成了自己的工作任务,否则别盲目地答应帮别人做事,否则最后会导致自己的工作没做好,别人的忙也没帮上,甚至是帮了倒忙。另外,不要盲目急躁,要学会合理安排时间,这样就不至于把应该一周内做完的事情都堆到一天而粗糙地完成,自己很累不说,工作质量也会明显下降。

在工作的间隙,管理者应教导下属用一些方法松弛一下过度紧张的神经,这样可以减少肌肉紧张,降低心率、血压及呼吸的速度,使其能够保持冷静的头脑,更有效地处理工作压力。如:闭上双眼休息一会,找一个安静的环境,到花园里散散步、打打太极拳等。如果某项工作的压力太大,自己感到实在难以应付,这时最好的办法就是在生理和心理受到损害之前放弃这项工作,再谋求一个比较合适的职位。

产生压力的一个重要原因是管理者幻想着完美无缺的成员,成员幻想着完美无缺的工作,幻想着品德高尚、慈悲无限的管理者。如果在现实生活中找不到这样的工作、这样的人,他们便觉得苦恼极了,甚至为此焦虑不安。事实上,世界上没有十全十美的人,也没有十全十美的工作,每个人都能发挥出自己的最高水平,都能把事做得完美无缺是不可能的。正确对待现实才是科学的态度。

人们对压力的反应各不相同,有人能泰然处之,有人则遇压力后一蹶不振,精神崩溃。这种对压力的适应能力,即遇到压力或挫折时勇于接受挑战、免于行为失常的能力称为压力忍受力。一个人的忍受力同个人的生理条件(健康状况、生理缺陷等)、个性、以往的经历(忍受挫折的经验和教训等)以及对挫折的知觉判断等有密切的关系。既然压力或受挫不可避免,那么提高个人的忍受力就非常必要。在这方面,关键是提高个人对付压力的自信心。一个自信心不强的人,往往会觉得自己总是遭到失败。管理人员提高他们自信心的方法包括倾听意见、了解他们的情绪和需要,消除人际间的隔阂等。同时对个体成员还要适当分配任务,给以信任和鼓励,帮助他们克服困难,施展其才能,完成工作任务。

真诚地告诉你的成员,如果在完成任务的过程中遇到了困难或感到缺乏信心时,最有效的办法就是寻求别人的协助。这样做可以明显地减少个人的焦虑,降低工作压力。

通常,许多工作在设计之初就应考虑到可能存在的压力,尽量使成员能够控制他们自己的工作进度,允许他们更多地运用自己的技术和能力。通过这种方式,将会提高成员的工作满意度,减少压力反应。为了改变工作和人员之间的不适应状况,除了进行人员调整外,还可以重新设计工作,使工作变得富有挑战性和刺激性。当然,这种工作设计内容是否能起到减少工作压力的目的是因人而异的。可以说通过工作再设计只能减轻而不会消除工作中固有的压力因素。

培训一方面可以提高员工的专业知识和技能,另一方面也能让他们学会如何减少和对付工作压力。例如,对管理者进行培训以使他们掌握更好的决策技术;对管理人员进行培训以使他们做出更好的绩效评价,更有效地听取员工的意见,更准确地安排工作及发号施令等;对工作人员进行培训,使他们熟练掌握业务知识和工作技能,学会如何处理同事之间、上下级之间的关系,尤其是上下级之间的关系。

宣泄可以把愤怒的情绪发泄到一个"安全"对象上,而不可能在受到不利影响的地方表现出来。这种方法实际上就是团队刻意创造一种情境,使员工紧张的情绪发泄出来,从而取得一种心理上的平衡。精神发泄的方法可以有多种形式。如霍桑试验中的个别访谈和倾听抱怨。人们可能把自己工作中的压力情绪带回家里,以拍桌子、大声吼叫等方式发泄自己的不满情绪。日本有些企业专门设置了"情绪发泄控制室",有压力的工人可以随时去室内治疗,通过痛打模拟人形等,来发泄自己的怨气和不满。美国著名的威尔逊培训中心也有类似的精神发泄室。

解决团队冲突

在管理团队中,成员们相互质疑对方的观点,有助于深化对问题的理解,创造更为丰富的备选方案,从而做出更好的决策。基于对管理团队决策过程中的冲突、权变和速度的相互作用等问题的研究,有人总结出一套包含六种策略的指标,来识别业绩出众的管理团队,借以提升团队的战斗力。

事实上,那些人际冲突发生概率低的团队常常有意识地开发出多个备选方案,经常是同时考虑四五个选择方案。为了鼓励争论,管理者甚至会提出他自己并不支持的选择方案。

产生备选方案也是一种把管理者集合起来,从事共同的、富于挑战性的任务的途径。这样做可以把管理者的精力集中到解决问题上来,增加了获得整合性解决方案,即包容最大多数决策者观点的选择方案的可能性。有许多理由可以解释为什么考虑多个备选方案能够降低人际冲突。一个理由是,这样做避免了冲突,选择并不是非此即彼,个人能够获得较大的余地来改变他或她对一系列选择方案的支持程度。管理者能够在不失面子的情况下更轻松地改变立场。在产生多种备选方案的过程中,管理者并非一下就找到了最终的解决方案,而是在不断的探讨中寻求更好的、更有新意的方案。这个过程本身就是富于创造性的、充满愉悦的,它建立起了解决实质性问题,而不是人际冲突的积极基调。

把战略决策塑造成合作性的而非竞争性的活动是增强团队战斗力的另一方法。合作和竞争的因素在任何管理团队中都同时存在:每一个管理者对组织的业绩都负有一定责任,但是,他们的个人野心会驱使他们争权夺利。我们的研究表明,成功的团队持续地把他们的决策塑造成为合作性的活动,在这一活动中每个人为着自己的利益进行协作,可以获得最可行的解决方案。

团队缺乏共同目标就会被冲突所困扰。团队成员在认为他们处于相互竞争的关系中时,就会令人吃惊地倾向于消极地把决策视为一种威胁。例如在Andromcda过程公司,团队只顾对糟糕业绩中的一个特殊事件做出反应,团队成员都极力指责应由别人承担责任。这种消极的决策方式与Star电子公司管理者们采取的积极方法形成鲜明的对比。Star电子公司的管理者们有着一个共同的目标,他们不是将现存危机视为一种威胁,而是视为一个为未来的市场竞争"最大的战场"的机会。Star电子公司的管理者一致认同创造"下一个十年的计算机公司"的目标,正如公司一名管理人员告诉我们的:"我们在绝大多数情况下是从整个公司而不是从部门的角度看待问题"。

共同目标把所有团队成员各自的利益融入到争论的结果中,使团队结合起来。当团队成员为着一个共同的目标工作时,他们就会较少地将自己看做胜者或负者,从而更多地学会正确地接受别人的观点并从中获益。我们观察到,当管理者缺少共同目标时,他们会变得思想封闭,更容易错误地理解别人的意图进而指责对方。

那些竞争力强的团队,会有意识地,甚至经常是通过精心计划地,采取各种方式来释放成员的紧张感,同时,通过使他们的经营活动变得有趣来促进相互合作的团队精神。他们强调快速竞争的兴奋感,而不是在残酷的、不确定的市场竞争中产生的巨大压力。

在Star电子公司,使公司成为"一个有趣的场所"是高层管理团队的一个明确目标。会议中总是有笑声,实际工作中的小玩笑在公司也很普遍,管理者和其他雇员总是庆祝愚人节和万圣节。在每一家这样的公司中,管理者都承认有一些营造幽默的行为是精心安排的,甚至是强制进行的。即使如此,这些措施仍然有助于释放压力和促进合作。

尽管有时候某几个人是朋友,但团队成员除了有一两个例行的节假日晚会之外,没有团体性的社会活动,也没有有意识的努力来制造幽默。这样,决策的气氛常常是紧张的,令人感到压抑。幽默作为一种保护性机制,能够使人们舒缓制定战略决策时通常会出现的压力和威胁。以正常的方式讲述某些信息时,有可能被别人理解为带有攻击性,讲话者可以通过开玩笑的方式表达。因为这样的信息半真半假,倾听者也能接受这种以较为轻松的方式所表达的重要信息,因为他感觉保住了面子。其结果就是,本来较为困难的信息沟通以一种更为圆滑、不具个人威胁性的方式顺利实现了。

根据大量的研究表明,处于乐观情绪中的人将表现得更为开朗,更容易原谅别人,在解决问题时更具创造性。一种乐观的情绪有助于放松人们的防御心理,使得他们能够更有效地倾听,所以,保持情绪的乐观能促使人们更准确地识别别人的争论。

相信所在团队的决策程序公正的管理者更乐意于接受最终的决定,即使他们并不同意。但当他们认为决策程序是不公正的时候,心中的不平就很容易发展成为人际冲突。因此,想要增强团队战斗力,就需要通过管理团队来平衡权力从而创造公平的感觉。