书城管理缺陷管理
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第44章 信息化管理的不足及完善 (3)

4先进实用

将信息所包含的数据、情况、原理、观点、方法等,与相关信息做对比,并考虑信息对环境、形势、时代的适应性。判断该信息是否代表着某一领域里的先进水平,是否适应环境、形势和时代的要求,是否是决策需要的信息。

5存疑待用

为防止把有价值的信息淘汰,对不符合以上要求的信息暂存起来。暂存的信息可以是已经使用过的,或过时备查的,有价值、暂时用不上而存档的,也可以是似乎有问题、存疑待考的,筛选时应注意审查这类信息。

信息加工处理

信息加工过程,就是对信息进行理性思考和过滤的过程。它没有一个固定模式,不同的要求、不同的初始信息,加工方式各不相同。

1信息加工的方法

1)分类处理。将杂乱无章的初始状态信息按问题、时间、目的等,分门别类,排列成序。

2)比较分析。比较各种经济信息资料,分析经济活动变化趋势及其特征,并与管理需要进行比较,判断是否符合要求,如不符合,就再进行补充搜集。

3)统计运算。按照一定方法对数据状态的信息进行加工运算,并从计算中得出所需要的新的数据。

4)研究整合。在比较、计算基础上进一步加工深化,主要依靠信息加工者的智力分析,从纷繁的信息资料中形成新的概念、结论,也就是形成新的富有指导作用的信息。

5)鉴别判断。就是对经济信息的准确性、可信度进行鉴别,同时对信息含量、价值、时效也进行判断,以便提供使用。

6)形成文本。将加工过的信息资料编写成新的信息资料,是信息加工的基本产出,也是信息加工的重要内容之一。

2信息加工的步骤

转换处理输入或输出载体。例如,将数据从原始凭证登入台账。

按逻辑序列对文件中的数据项目进行处理。

核对处理两个不同文件中的同一项目内容。

追加、删除和置换原文件的数据,形成新数据。

根据特定的需要,提取原文件中有关数据作为新文件数据内容。

按照分配条件,将文件分配为两个以上文件。

合并两个以上文件的同类项目,组合不同性质的文件中的数据以形成新的文件或数据。

3信息加工的要求

1)准确性。在信息加工过程中不仅要投入初始状态的信息资料,而且还要投入加工者的智力、观点、技能等,这就存在由于某种原因,使加工出来的信息发生变异,丧失了准确性的可能。因此,只有加工后的经济信息准确,才能保证它的有效利用。这是在信息加工中要注意的问题也是最基本的要求。

2)时效性。收集到初始状态的信息后,就要及时进行加工。在经济信息加工中始终保持信息的时效。如果信息处理不及时,并且加工效率低,这样许多时效性强的信息就会处于待加工状态,很容易使信息丧失时效性。

3)系统性。为使信息能全面反映客观经济活动的变化和特征,提高信息有序化程度,符合管理系统的要求。在信息加工中,要从一个企业或一个部门的系统出发,将有关各个方面的信息按系统要求整理在一起,使信息系统、有序。如果加工后的经济信息片面,那实际上就是信息的一种畸变。

4)实用性。在信息加工中,存在着技术上的先进性、经济上的合理性和企业实际情况之间的矛盾。所以加工后的信息要符合实际管理的需要,尽量提高信息的适用程度和适用范围。即使信息加工技术先进,但如果不符合企业情况,也应剔除。

5)经济性。在经济信息加工过程中,注意经济信息的价值与所耗费用之间的关系,始终讲求经济效益原则。

思维方法的组合

管理者要准确处理信息,必须把定性思维方法和定量思维方法结合起来,这样才容易做出判断,得出正确结论。

定性思维与定量思维是既对立又统一的两种思维方式。定性思维,是指根据事物的性质和属性来认识事物,确定、判断事物的思维方法。而定量思维方法,就是对事物进行数量分析,掌握事物的数量关系。定性思维是基于对事物的质的分析和思考,是非数量化分析;定量思维是基于对事物的数量的分析,从事物的量入手,获得事物的质。量与质永不可分地存在于同一事物内。因此,定性思维与定量思维又互为前提,相互补充、相互规定和转化。在实际活动中,既要对事物进行定性分析,认识事物的本质,分清事物是什么;还需要依据数量分析掌握它的数量关系,确定其“质”的轻、重、缓、急。

没有定性思维的定量思维是肤浅的、抽象的。例如,我们手头有大量的数字报表。但凡数字报表必是某事物或某“质”的报表,没有不属于任何事物的数字报表;另外,还必须搞清楚这些数字是对事物哪种性质的说明,是证明它好还是坏。同样,没有定量分析作补充,定性分析是空泛的,甚至是模糊的。例如,只是说某项活动是有效的、成功的,而没有足够的证据和材料证明是说服不了他人的,为此,还必须找出有力的材料,即这项决策实施后带来的各方面效果,而效果的表现方式往往是以“数量的形式”出现的。

总之,定性思维与定量思维在实际思维活动中,是紧密结合在一起,交互作用的,切不可将二者分开。尤其是企业信息化管理中,对任何信息的分析、认识,都必须借助于现代信息技术,通过一定的计算程序,对事物进行科学的数量分析和定性分析,得出正确的认识结论和行动目标。

提高信息处理人员的综合素质

在信息处理过程中,信息的搜集、加工、传递、储存等都是由人来进行操作。所以,信息处理人员的素养和能力,对信息处理的质量有很重要的作用。即便是在信息管理系统中,人员的素养也是个关键性问题。从经济信息工作的角度来讲,人的素养要求包括以下几个方面:

品质修养

信息处理人员应具有一定的思想觉悟和道德水平,必须具有务实和负责精神。否则,就有可能使信息变异失真,也可能使信息失去时效,这不仅会使信息工作造成被动,更会给企业经营管理造成重大损失。

知识水平

这里主要是指信息工作人员的知识储备水平,它包括现有知识结构、接受新知识的能力、知识更新速度、动用知识的创造能力等。信息工作者知识储备丰富,就是指在他们的记忆中储存的各种概念、见解及其相互间的联系丰富,当接收一个信息资料后,能够很快地理解、分析、判断、处理。否则,即使是一个重要的信息,由于知识贫乏而不理解、不重视,也会造成信息损失。

就知识结构而言,信息加工者要具有信息知识,这是从事经济信息工作所应具有的专门知识;同时要有经济知识,能从复杂的经济现象中找到客观规律性,并能理解各种经济活动所反映出来的信息。另外,在科学技术与经济建设结合得越来越紧密的情况下,如果经济信息工作者是一个“科盲”,那也是无法搞好经济信息工作的。

工作能力

信息工作者应具有一定的社会活动能力,包括交际能力、语言能力、组织能力等,能够与各方面人士、各部门打交道,才能搜集到别人搜集不到的信息。而判断力、洞察力也很重要,如果某一信息本来很重要,而收集者则判断这个信息作用不大,低估了它的价值,不去收集加工,就把重要的信息遗失了。

工作方法

信息科学是一门应用性很强,而又很年轻的学科。必须从实际出发,学习、运用和创造新的科学方法,提高信息工作水平,不断地摸索出适宜本行业的经济信息工作方法。这就要求信息工作者不能因循守旧、安于现状,而要思路敏捷、勤于思索、善于积累,并且能不断地吸收、采用新的科学方法。

从信息工作部门来说,具有以上知识结构,有助于提高经济信息工作水平。但这些素质是相对而言的,是在信息工作实践中逐步达到的。

健全信息支持系统

有些企业,就其信息管理系统本身而言,是比较完整、比较现代的,但由于忽略了对信息支持系统的管理和维护,而导致企业信息管理失误。因此,在建立和完善信息管理系统的同时,也要建立健全信息支持系统。

建立信息保密制度

如果企业没有一个相对完善的信息保密制度,不仅会影响自身的开发和投资,而且还会构成对外合作与技术交流的障碍,甚至危及企业的生存。

企业本身是一个开放的信息系统,必须借助于同外界的密切的信息交流来维持自身的发展。但企业又不能是一个完全开放的信息系统,出于市场竞争和利益角逐的目的,必然通过有效的保护手段将秘密信息封闭于企业内部,形成一种竞争优势。这种信息保密的趋势已在新的市场环境下有所加强。

企业对信息保存不妥,可能会引起不可挽回的灾害和损失。企业秘密信息的特点是非公知公用,有时对时效性表现得特别敏感;经济性,即能给企业带来经济利益或一旦泄露则给企业带来损失;实用性,即反映在实用价值上,包括直接实用价值或潜在实用价值,如泄露后可使获密者在某个领域得到突破性进展。

在信息化时代,信息保密已成为企业经营与发展的重要手段。为此,制定适应新形势的信息保护政策和采取相应的措施,既有利于促进竞争、改善经营形象,又有利于从根本上完善企业自身的管理机构。具体措施如下:

第一,规范秘密信息的界定、建立信息密级制度。加强密级范围的信息传递、传播的管理。对主产品的关键生产区域进行隔离,建立出入登记制度。限制参观范围,约束谈话内容和对象。

第二,设立企业信息保密领导机构,明确决策层主管信息保密领导人员。设立专兼职信息保密监督网和执行人员。

第三,注意保留与秘密信息有关的文件资料。精心设计产品以防他人通过反向工程获取产品中的秘密信息。

计算机与网络安全维护

计算机与网络的普及和应用,大大地提高了现代信息管理水平的效能。但计算机和网络并不是完美的,在使用过程中存在着许多不安定因素和风险,如不加以防范,其造成的损失也是不可估量的。

计算机维护

1计算机电源事故防范

电源事故主要是指由于突然断电,系统运行停止,数据就会丢失,导致信息失衡。突然停电会使驱动器快速收回磁头,引起磁介质划伤。所以,要配备交流自动稳压不间断电源。

2预防病毒

病毒的防范必须以预防为主,即保护传染对象不受病毒的传染。计算机病毒的防范方法主要有加强计算机的使用管理制度,严格要求操作人员,明确其工作职责,禁止和防止带有病毒的软件的运行和使用。

网络安全维护

1文件备份

广域计算机网络系统一般含有多个网络子系统,分别存储了大量的有用数据,一旦发生问题,后果不堪设想。为此,应对数据库文件进行多种备份,以便以后系统出现问题时能迅速恢复。

2资源共享

因为对信息采用分布式处理,各项数据就近存放,需要通过网络实现资源共享,因此必须有一些数据在各节点间传送。为使信息传输安全可靠,建议采用光纤作为主要通信线路。

3双重验证

利用网络操作系统和数据库系统两套用户验证系统,规定各用户的用户名和口令。双重用户验证可以大大增加整个系统的安全系数。

4特定授权

利用授权功能对操作系统和数据库用户授予相应的特权,使之能对系统进行特定的操作。

5终端保护

利用网络软件中代理账户和数据库相应设置,建立用户名和节点地址之间的对应关系,使用户名和口令只能在自己的指定节点使用。将某些终端设为保密终端和专用终端。对保密终端,用户需要知道用户名和口令,否则无法使用。

信息技术安全措施

计算机系统的应用控制大部分是程序控制,由于计算机系统运行的高速性、处理的重复性与连续性,如果程序控制有缺陷,则计算机信息失真的风险必然增加。因此,在计算机系统的开发与设计阶段,一定要注意控制措施的设计,使得系统的输入、处理和输出环节都有适当的控制。

防止信息失真的有效措施主要有:

1加密技术

在系统进入口处,设置加密程序,防止外部人员的进入。

2控制程序

程序必须有足够的安全保护来防御外来的攻击。在程序控制、维护过程中,必须采取有效的措施来确保程序的正确性、安全性。

3数据保护

设立专门的防范措施,保证数据处理过程中数据的完整和正确,并防止计算机病毒等舞弊程序。

4跟踪检测

对于任何被保护的数据的存取操作,计算机系统应详细记录和跟踪检测。

5实体防范

实体防范的有些方法既简单、经济,又有实效。实体防范包括要增强计算机防电磁辐射和抗电磁干扰的能力,并有防静电措施;还要保持电源畅通,确保数据存储介质(磁盘、磁带、光盘等)保存和运送的安全。计算机应有防范自然灾害的防护系统和报警装置。