一、定义及分类
1．通知
批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部，用“通知”。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。但也并不是什么事项都可以用通知行文的。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，通知是上级机关向下级机关传达指示、布置工作与周知事项时所用的一种下行文。这样理解才是比较正确的。
根据性质和用途，通知可分为五类：
（1）发布性通知
指发布规章的通知。
（2）批转、转发性通知
批转性通知是指对下级机关的上行公文加按语批转给所属单位、部门要求贯彻执行或参照执行的通知。按语只是通知的变化形式。所以，下级机关的公文一被上级机关批转，就有了上级机关的意图，就与上级机关所制发的公文一样，有了同等的效力。转发性通知是对上级机关和不相隶属的机关的公文，加上按语作出评价或提出参照执行的意见，转发给隶属下级机关的通知。
这两种通知的区别是：
①从性质上看，批转性通知具有批准转发的性质；转发性通知则是借鉴、参照的性质。
②从所加按语看，批转性通知的按语不仅要对批转的公文表明态度，作出评价，而且要提出执行要求和注意事项；转发性通知只作出评价，指出可借鉴的方面即可。
③从执行要求看，批转性通知有指令性，下级机关及有关人员必须遵守执行；转发性通知仅要求参照执行。
（3）贯彻、周知性通知
即要求下级机关办理事项、周知事项和执行事项的通知。这是行政公务方面的关于一般性工作的通知，强制力和行政约束力没有前两类大，如会议通知等。
（4）指示规定性通知
还有的通知＿具有命令性和指示性，对一些带有政策性、倾向性的问题，不适于用命令、指示发文，就可用具有指示性、规定性的通知，写作时不仅要提出指示性、强制性的要求，还要指出怎么执行，交代具体的措施和方法。如《国务院关于坚决制止乱砍滥伐森林的紧急通知》（1980年12月5日）。
（5）任免聘用通知
主要用于任免和聘用于部。
2．通报
是在一定范围内或机关内部使用的一种告知性公文。
按照通报的内容和作用，可将其分为典型通报和情况通报两类。
（1）典型通报
典型通报一般用于在一定范围或机关内部通报正、反两方面的典型事例，又可分为表彰通报和批评通报两种。表彰通报是表彰先进单位或个人，评价典型经验、先进事迹和宣传先进思想，树立榜样；批评通报是批评错误行为或通报典型事故，引以为戒的。
典型通报的特点一是典型性，二是真实性。即所通报的正反两个方面的典型事例是具有代表性的，其事例的正面经验与反面教训对人们具有示范、指导或教育、警示作用；同时要用事实说话，通过典型的真实的事实叙述来说明道理，即以“事”明“理”。
（2）情况通报
情况通报主要是用于传达上级的重要精神或某一方面工作的重要情况，指出工作的重点或必须关注的问题。这类通报的特点，一是事件的重要性，二是通报的及时性，起着沟通信息和知照的作用。中央一级领导机关发出的情况通报，目的在于使下级机关和人民群众了解全面情况，统一认识，协调行动以指导和推动工作的开展。
例如，1948年3月20日毛泽东同志为中共中央写的《关于情况的通报》，从六个方面向党内通报重要情况：①我党在政策上策略上纠正“左”的倾向的情况；②我党在政治上争取民主人士的情况；⑧成立中央人民政府的时机；④我军壮大的情况；⑤敌军削弱的情况；⑥各战区敌我的优劣形势。对这六个部分，每部分都是先摆出事实、数据，然后进行分析，从中归纳出正确的观点和结论，以统一全党的思想认识，如关于“政策和策略是党的生命”的著名论断，指出：“只有党的政策和策略全部走上正轨，中国革命才有胜利的可能。政策和策略是党的生命，各级领导同志必须充分注意，万万不可粗心大意”。在这以后，中共中央就离开了陕甘宁边区，进入了晋察冀解放区，在1948年5月到达河北省西部平山县的西柏坡村。人民解放战争进入了夺取全国胜利的决定性阶段。
二、通知与通报的区别
通报和通知都是具有沟通情况交流信息作用的告知性公文。区别在于：
从内容上看，通知的内容是发布、转发和批转文件，安排部署工作的；而通报的内容则是具体的正反典型事例或客观实际情况。
从要求上看，通知是要求办理、执行的；而通报则是要求了解情况和精神的。
从制作时间来看，通知是在事前发文：通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。
三、写法及注意事项
1．通知
通知的写作格式由标题、受文单位、正文、签署和日期几部分组成。
（1）标题。常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，如《中共北京市委、北京市人民政府关于贯彻（中共中央、国务院关于加强科学技术普及工作的若干意见）的通知》、《国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知》。这种标题使人一目了然。另一种标题是只有发文事由和文种两要素，如《关于发布（保税区外汇管理暂行办法）的通知》、《关于春节放假的通知》。正式行文的通知，其标题不能只用“通知”二字。与其他公文标题相比，通知的标题一般语句长、字数多，特别是发布（印发、颁发）、批转、转发性通知，标题要体现其不同通知的性质，因而标题比较难定，需要认真推敲。如《北京市国有资产管理局转发（国家国有资产管理局关于做好境外国有资产产权年检登记工作的通知）的通知》，这样的标题表述得清楚。另外，如属紧急事项的通知，要在“通知”前冠以“紧急”字样，如《××市关于做好防汛抗涝的紧急通知》。有的标题在“通知”前加上“重要”字样，其目的是让被通知单位尽快知道通知内容是重要事项。有的通知是几个单位联合发出，因而在标题中有“××××、××××联合通知”。
（2）受文单位，即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。
（3）正文。通知的正文是通知的主体，即通知的内容。它有的长，有的短，有的简单，有的复杂。例如，一般事项性通知，在正文中要写清什么事情，如何处理等；任免通知，写任免与聘用人员的具体职务即可。有些不涉及本单位的任免通知，只是知照性，并无执行要求，不需要办理和执行。
指示性通知的正文一般由三部分组成，即发文的缘由（或目的）、通知的具体事项和执行要求。
批转、转发性通知的正文，即是对被转批、转发、公文所写的按语。按语大体可分为三种：一种是说明性按语，即对原文、材料来源、行文目的、印发范围等加以说明。一种是指示性按语，即对原文内容进行概括分析，提示基本精神，阐明重要意义。还有一种是批示性按语，即对某一种重要意义的材料表示意见、态度以及提出措施和办法。
发布性通知的正文，一般由通知的根据和对所发布的行政法规、规章的贯彻实施要求组成。这类通知的正文较简短。
通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑。
（4）签署和日期。通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后写上日期。
撰写通知的注意事项：
①要认真仔细。一般性通知是机关、企事业单位常常使用的文种，正因为常写常用，所以容易造成一种错觉，仿佛写通知是件很容易的事。其实不然，如指示性通知要提出具体的指示性意见，既要能提高下级机关对该项工作的认识，又要能使下级在实际贯彻中有所遵循。在批转、转发性通知中要写批语或按语，撰写时既要领会发文机关和领导的意图，又要了解受文单位的具体情况，明确针对什么写的问题。只有全面地准确地掌握上下级情况，才能将批语和按语写得恰如其分，有针对性。因此撰写通知比撰写其他文件要求更高，来不得半点忽视或大意，必须认真仔细。
②被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用“省政府有关部门”一类略称，所附发文单位则应写明“有关部门”的名称，以避免发文不全，贻误工作。
2．通报
通报的格式由标题、正文、发文单位与日期组成，有时根据需要还有附件及抄报、抄送等。
（1）标题。通报的标题与一般公文标题大致相同，由发文单位、事由和文种（通报）组成。通报有直述式和转述式两种写法，由发文机关直接发出的内容比较单一的通报，采用直述式写法，即直接叙述情况，连处分决定带分析、要求一贯到底，一文完成，如《××大学关于开除×××学籍的通报》；发文机关转发已有的成文，内容较多的发文的通报采用转述式写法，例如《北京市人民政府关于检查教育经费使用情况的通报》，所转发的附件是《××县人民政府关于检查教育经费使用情况的报告》。
（2）正文。通报正文的写作方式主要有两种，即直述式和转述式。如果通报内容来源于第一手材料，则采用直述式，内容层次一般是：基本事实，对基本事实的认识、评价意见，对受文单位的希望和要求。如属表扬性通报，要把先进人物的先进事迹、意义，领导作出表扬的决定，向先进人物学习什么即号召大家如何学习等内容写清楚。批评性通报的正文大致由介绍情况，作出处理，分析原因，提出要求四部分组成（错误的主要表现或事故的简单过程及结果）。作出处理即对责任者作出了怎样的处分和处理（包括工作上的改进措施和办法）；分析原因即指出发生问题的主观、客观的原因，找出重要教训提出要求即为教育有关人员和进一步改进工作而有针对性地提出一些吸取教训的具体要求。如果通报来源于间接材料，就用转述式，内容一般包括被通报材料的名称和通报目的，但也有再加写被通报材料的简要说明和评价，对受文单位的具体要求。
（3）发文单位及日期。如果标题已有发文单位，那么只写日期和加盖公章即可；标题中没有发文单位的，正文下面一定要写发文单位。日期是成文的年、月、日。
撰写通报的注意事项：
第一，写入通报的内容必须是真实和典型的。
第二，对奖惩性的通报，就其内容来说，表扬和批评一定要旗帜鲜明，恰如其分，不能含糊其辞和随意夸大或缩小。遣词造句要讲究分寸，力求准确无误。
【范例】
国务院批转国家土地管理局、农业部关于在
全国开展基本农田保护工作请示的通知
国发［1992］6号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
国务院同意国家土地管理局、农业部《关于在全国开展基本农田保护工作的请示》，现转发给你们，请认真贯彻执行。
一九九二年二月十日（盖章）
关于筹建××省××系统文学艺术联合会及五个协会有关事宜的通知
各××管理局、××企事业单位党委宣传部：
为进一步推动××系统企业文化建设的发展，繁荣本地区文艺创作活动，总局党委决定成立××系统文联及文学、书法美术、摄影、音乐舞蹈、剧作五个协会。现将有关事宜通知如下：
一、各××管理局按文学、书法美术、摄影、音乐舞蹈、剧作五个门类，分别推荐五名理事会候选人。总局直属企事业单位推荐一名。候选人要求思想品质好，有一定的组织能力，在地市级以上报刊发表过文艺作品。
二、各××局按上述五个门类，各组织推荐五名首届文代会代表候选人，事业单位推荐两名。
三、要求各××管理局，××局成立上述相应协会。
以上三项要求，请于×月×日前上报总局宣传部。
××省××总局党委宣传部
××省××系统文联筹委会（盖章）
××××年×月×日
××地区行政公署办公室通知各县（市）人民政府：
经行署领导研究决定，定于×月×日在行署召开各县（市）人民政府办公室主任会议三天，传达省政府关于公文处理的有关指示。请各县（市）人民政府办公室主任或副主任一人参加。
××××年×月×日（盖公章）
关于××××年元旦期间我区
人行系统安全保卫工作情况的通报
人民银行各县、市支行：
由于各行领导的高度重视和机关各部门的大力支持，在元旦期间，安全保卫工作做到了全区库款、机关院内、职工人身三安全。根据部分县市支行汇报和三级分行的抽查，现将情况通报如下：
一、党组重视。节前，专门组织全行人员认真学习省分行关于节日期间加强安全保卫工作的电报通知精神，再一次进行安全防范教育，就节日期间的安全保卫工作做了详细安排，行长以身作则。
二、加强各项规章制度，并检查、督促、落实。
三、进一步重申了枪支弹药专人保管、专人放置，对枪支、械具、报警设施和车辆进行了全面擦拭和保养，使其处于良好的战斗状态。
四、今年元旦大部分县行做到了节前有安排，节日期间有检查，节日后有书面汇报，做的比较好的有××市、××县、××县、××县、××县。
元旦刚过去，春节即将来临，为了保证节日期间库款、机关院内、职工人身绝对安全，我们再重申几点要求：
1．各行要把春节期间的安全防范工作当做头等大事来抓，春节期间，探亲访友人员增多，值班人员相对减少，机关院内出入人员复杂，各行要提高警惕，加强门卫制度、值班制度，行长要常到守库现场检查，以确保安全。
2．严格值班纪律，在值班期间严禁酗酒、玩扑克牌，调款车无调款任务要控制外出，确保行车安全。
3．春节期间烟花、爆竹相对增多，要防止失火，认真做好工作，防微杜渐，杜绝事故发生。各行要再认真进行一次自查，加强必要的安全措施。
4．加强汇报制度。各行要在二月三日前，把节日安全保卫执行情况报二级分行保卫科。
中国人民银行××分行（盖章）
××××年×月×日