一、领导和指导作用
公文的内容反映机关或部门工作的意图，所以具有领导和指导工作的作用。在传达贯彻党和国家的方针政策、发布行政法规和规章方面，通过公文来进行上传下达。各级机关可以认真领会上级机关的精神意图并按照这一精神意图进行工作，开展活动。公文本身就体现了上级对下级的领导和指导作用。
二、宣传和教育作用
公文既是推动工作的工具，也是向广大干部群众进行宣传教育，使他们提高认识、统一思想的武器。所以公文虽然与报纸、图书上的宣传教育材料不同，但也具有一定的宣传教育作用。特别是一些纲领性文件，重大政策性文件和党政领导同志的批示、指示，其宣传教育作用十分明显。
三、联系和关照作用
党政各级机关，是国家机器的组成部分。一方面，各系统机关有各自相应的权限范围。另一方面，国家机器的正常运转，又需要各系统之间有互相配合、互相促进的关系。这种互相之间的关系，包括上下之间的纵向联系，也包括各同级机关之间的横向联系。这种联系的纽带之一，就是公文。与联系作用紧密相关的是知照作用，即公文是为了把有关事项通知、关照对方，使之了解情况。使机关之间得以保持联系、互通信息，从而有秩序地开展工作。
四、依据和凭证作用
公文反映了制发机关的意志、愿望和要求，收文机关要贯彻落实这一意图，就必须以公文来作为依据，根据公文的内容要求开展工作、处理问题。一方面，上级机关所发的公文对下级机关来说，无疑都是工作依据。另一方面，下级机关所发的公文，如请示、报告等，对上级机关来说，同样也有依据作用。上级机关就是根据这些上行的公文来了解下情，作为制定正确决策的参考依据，或作为针对性答复问题、指导具体工作的凭证。
五、规范和制约作用
公文作为管理国家行政事务的重要工具，其权威性和法定性赋予了它以规范和制约社会行为和公民活动的作用。正所谓“国有国法，家有家规”。公文中有许多法规、命令、条例、告示、公告等，不仅规范和制约着机关单位工作人员的行为活动，甚至直接规范和制约着人们日常生活中的行为活动。例如《北京市人民政府关于禁止春节期间在市区燃放烟花炮竹的规定》一经发布，便具有法律效果，任何人都不得违反。又如，一些在公共场所不准乱扔垃圾的公告和规定等，也具有制约人们某一方面的作用，同时它们也是保证社会秩序稳定的武器之一。
一份公文的作用，并不是只起到单一的作用，而是同时有好几种作用，发挥其功能和效用。认真做好公文处理工作，使公文在工作中发挥重要的作用，是各级机关工作人员的重要工作之一。