1．含义
第一节 行政公文概述
行政公文，通常称为公务文书，简称公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。它是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的主要工具。公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。
2．特点
（1）权威性。无论是事实、数字，还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就具有权威性，即不可任意更改、任意解释、任意否定。以公文形式发布的法令、法规、公告、通告等等固然具有权威性，即法定的效力；就是一般的请示、报告等，其涉及的事实、数据等等，同样具有权威性，即不能任意根据个人意志加以改变。
（2）规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发传递、分办、立卷、归档、销毁等等，整个过程都有一套规范化的制度，必须按制度办理，才能保证公文的质量，保证公文处理的科学性以及提高办事效率。破坏公文撰写和处理的规范性，就会给工作带来损失。
（3）工具性。从性质上说，公文是行政机关在行政管理过程中最经常、最大量使用的一种重要工具。行政管理的方式方法很多，而最正规、最科学的方法是利用公文。无论是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验等等，在很多情况下，都需要利用公文这一工具。公文的工具性说明，公文作为一种文体形式，本身并不具备政治性、阶级性，掌握在谁手里，就可以为谁服务。
3．种类
明确了行政公文的含义之后。我们再来看看行政公文的种类。行政公文的种类反映了公文形成的目的与要求，同时也反映了行文机关的关系。根据2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文分为13大类：
（1）命令（令）；
（2）决定；
（3）公告；
（4）通告；
（5）通知；
（6）通报；
（7）议案；
（8）报告；
（9）指示；
（10）批复；
（11）意见；
（12）函；
（13）会议纪要。
除此之外，在现实生活中，我们往往还可以接触到一些其他的行政公文，如公报、章程、条例、办法、规定、照会、声明等，这些都不在国务院列出的13类行政公文范围内。
4．作用
公文的作用主要有三：
（1）指导作用。公文既传达大政方针、法令规章，也传达对某项具体工作的实施意见。从中央到地方，对下级工作的指导、规范，有不少是通过公文这种形式来实现的。
（2）沟通作用。上级与下级之间，部门与部门之间，不相隶属的机关之间，因工作关系经常需要交流信息、互通情报、商洽问题、协调步调，它们之间的沟通常依靠公文来完成。
（3）凭证作用。正式公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针。俗话说的“照红头文件办事”，正是指按上级的正式规定干工作，一切非正式的意见、指示，都不能作为指导工作的最终凭证。单位之间的交往、协调，只要写进公文，就有“立字为据”的作用，不能轻易改变了。
5．格式
行政公文为了保证其完整性、准确性和合法性，并且便于处理，提高工作效率，一般都有固定的格式，包括标题、主送机关、正文、附件、机关印章、发文年月日、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度等。
国家规范的公文，具有特定的格式，保证了公文的权威性、完整性、科学性和效率性。公文的格式由两部分组成：即基本部分和附加标记两部分。基本部分包括标题、受文机关名称、正文、附件、发文机关名称、发文日期等；附加标记包括文件版头、发文、字号、机密等级、紧急程度、附注、主题词等。
（1）标题
公文标题是标明发文机关、事由和文种三要素。
（2）受文机关
公文的受文机关分主送机关和抄报、抄送机关三种。
（3）正文
公文的正文一般分三部分：
开头：称引据部分，简要说明发文的原因和依据；
主体：是公文主体部分，要求重点突出，条理清楚；
结语：扼要提出要求和希望。一般根据上、下、平行的不同文种，采用不同的结语。如“是否妥当，请予指示”，“此令”，“特此函复”等。
（4）附件
公文的附件是随公文一起发出的文件或材料。
（5）发文机关、发文日期
发文日期要写明年、月、日全称。
（6）文件版头、发文字号
正式公文一般都印有版头，即在文件开头正中印有发文机关的名称和公文种类，用大字体标写，通常套红，以示庄重。发文字号在文件头下边正中处，如“川府发（1988）×号”，发文号下边用一红色横线与正文区分。
（7）机密等级、紧急程度
按照国家保密局规定，涉及党和国家机密的公文，应根据内容确定机密等级，在标题右下方标明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。
（8）主题词
公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性特点，一是“主题性”，即它要表现公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题的；二是“技术性”，因为主题词的另一作用是为了便于文件信息在计算机中的输入，储存和检索。
【格式】
机密等级（居左）
紧急程度（居左）
发文机关名称（文件）（居中）
（××××）×号（居中）
签发人：×××（居右）
标题（居中）
主送机关（居左）
正文（首行缩进2字符）
附件：
1． ×××
2． ×××
印章（居右）
××××年×月×日（日期） （居右） 附注：×××××
主题词：×××××
抄送：×××××
××××（印发机关）××××年×月×日印
（共印××份）
第二节命令（令）
1．用途
命令（令）属于最为典型的下行文，是上级领导机关向下级机关发布的一种带有强制执行性质的指挥性公文。适用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令（令）的最大特点是具有强制性，一经发布，下级机关就要坚决服从和执行。应当说，在所有的公文文种中，命令的权威性和约束力最强。
2．写法
《国家行政机关公文格式》对“命令”的格式有专门规定：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定；令号下空两行标识正文；正文下一行右空两字标识签发人签名（章），签名（章）左空两字标识签发人职务、联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名（章）下一行标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素与其他文种相同。
命令（令）主要包括发布令、行政令和嘉奖令等几种，下面就结合例文介绍一下各类命令（令）的一般写法。
发布令
发布令，是用以发布各种法规或规章的命令。过去常见的发布令为《中华人民共和国主席令》，自1988年国务院决定，以由国务院总理签署国务院令的形式发布行政法规，常见的发布令又有了《中华人民共和国国务院令》。
【格式】
×××令
第×××号
正文（命令发布的原因、事由，要求遵循或执行的使命等）
落款：签发人（单位）
日期
［范文］：
中华人民共和国主席令
第十六号
《中华人民共和国行政复议法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第九次会议于1999年4月29日起通过，现予公布，自1999年10月1日起施行。
中华人民共和国主席 江泽民
1999年4月29日
事项性命令（令）
罔家行政领导机关或领导人对重大事项采取强制性行政措施时使用的命令（令），称为事项性命令（令）。这类命令（令）的正文篇幅较长，一般由发布原由、命令事项和执行要求三部分构成；其标题大部分都写明命令（令）的事由。有时，这类命令（令）以通令的形式出现。
［范文］：
中华人民共和国国务院令
第387号
《婚姻登记条例》已经2003年7月30日国务院第十六次常务会议通过，现予公布，自2003年10月1日起施行。
中华人民共和国国务院总理 温家宝
2003年8月8日
任免令
任免国家行政领导机关负责人时使用的命令（令），称为任免性命令（令）。这类命令（令）的正文结构比较单一、固定，一般由任免根据、被任免人员姓名及其职务三部分构成，其标题常以“任免名单”、“任免人员”、“任命事项”和“任命人员”的形式出现。重要的人事任免事项才使用任免性命令（令），其他人事任免事项通常用通知、批复等公文文种代替。
［范文］：
中华人民共和国主席令
第×号
根据中华人民共和国第二届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命周恩来同志为中华人民共和国国务院总理。
中华人民共和国主席***
1959年4月27日
行政令
行政令是国务院及其各部门、县以上人民政府采取重大强制性行政措施时使用的文种。
［范文］：
国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令
1959年国务院发布《关于统一计量制度的命令》，确定米制为我国的基本计量制度以来，全国推广米制、改革市制、限制英制和废除旧杂制的工作，取得了显著成绩。为贯彻对外实行开放政策，对内搞活经济的方针，适应我国国民经济、文化教育事业的发展，以及推进科学技术进步和扩大国际经济、文化交往的需要，国务院决定在采用先进的国际单位制的基础上，进一步统一我国的计量单位。经1984年1月20日国务院第21次常务会议讨论，通过了国家计量局《关于在我国统一实行法定计量单位的报告》、《全面推行我国法定计量单位的意见》和《中华人民共和国法定计量单位》。
现发布命令如下：
一、我国的计量单位一律采用《中华人民共和国法定计量单位》（附后）。
二、我国目前在人民生活中采用的市制计量单位。可以延续使用到1990年，1990年底以前要完成向国家法定计量单位的过渡。农田土地面积计量单位的改革，要在调查研究的基础上制订改革方案，另行公布。
三、计量单位的改革是一项涉及到各行各业和广大人民群众的大事，各地区、各部门务必充分重视，制定积极稳妥的实施计划，保证顺利完成。
四、本命令责成国家计量局负责贯彻执行。
本命令自公布之日起生效，过去颁布的有关规定，与本命令有抵触的，以本命令为准。
附：
《中华人民共和国法定计量单位》（略）
1984年2月27日
这份行政令同公布令不同之处在于标题中多了“主要事由”一项。行政令的正文一般要由两个部分构成：一是说明发布命令的缘由的部分，这一部分要做到理由充足，以达到使人信服的目的；二是写出命令的具体内容的部分，主要包括强制性行政措施及执行机关等。这一部分要做到条目清晰，层次分明，便于执行。
奖惩令
奖惩有关人员的命令（令），称为奖惩性命令（令）。这类命令可以由国家行政领导机关、立法机关单独发布，也可以由党政军领导机关联名发布。同其他几类命令（令）相比，这类命令（令）的篇幅较长，内容比较丰富；行文的感情色彩比一般公文浓重，号召力和感染力较强，在这类命令（令）中，常见的有嘉奖令；惩罚性的命令（令）很少见，常以“通报”的
［范文］：
国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨××机组的嘉奖令
中国民航××管理局第八飞行大队杨××机组，1982年7月25日驾驶民航伊尔十八220号机执行西安至上海2505航班飞行任务，在飞临上海附近上空时，机上5名歹徒突然采用暴力手段劫持飞机。杨××机组怀着高度的爱国主义精神和保证旅客安全的责任感，临危不惧，坚定沉着，配合有方，在地面正确指挥和机上旅客的协助下，与歹徒进行了机智勇敢的搏斗，终于战胜歹徒，飞机载着全部中外旅客在上海虹桥机场安全着陆。他们在当地人民政府和驻军的配合下，粉碎了一起劫机的严重事件，谱写了我国民航反劫机的一曲胜利凯歌。
杨x×机组的英雄事迹，体现了他们热爱党、热爱社会主义祖国的坚定立场，体现了他们为确保旅客安全、为维护祖国声誉而英勇顽强、不怕牺牲的革命英雄主义高尚品德。他们为国家和人民争了光。
为表彰这一英雄事迹，国务院决定授予杨××机组为中国民航英雄机组的称号。给机长杨××记特等功一次，授予反劫机英雄称号；给副驾驶阎××、机械员刘××、报务员苗××、领航员黄××、乘务分队长许××各记特等功一次；给乘务员盖××、贾××各记大功一次；给杨××机组八位同志各晋升一级，并分别给予奖金奖励，国务院号召民航全体空勤人员和广大职工向英雄的杨××机组学习，兢兢业业，戒骄戒躁，提高警惕，做好工作，确保飞行安全，全心全意为中国人民和世界人民服务，为我国社会主义现代化建设作出贡献。
国务院
1982年8月12日
第三节 议案
议案是用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的一种公文。
议案的作用主要在于它能代表国家或社会群体的利益，就一些重要事宜提出比较系统、比较成熟的个案，供同级人民代表大会或人大常委会审议批准，为法律法规的制定和决议的做出提供依据，由此推动我国民主与法制建设的不断发展和完善。
【格式】
××机关关于×××的议案
主送机关：
正文（议案的原因、事由，提出解决途径、方案。）
结语（经……同意，现提请审议决定。）
落款：签发人（单位）
日期
［范文］：
国务院关于提请审议设立××省的议案全国人民代表大会常务委员会：
×××是我国第二大岛，面积34000多平方公里，人口605万。该岛海域广阔，资源丰富，雨量充沛，是一块热带、亚热带宝地。建国三十多年，特别是党的十一届三中全会以来，×××的经济、文化和其他各项事业有了很大发展，具备了一定基础。但是，受许多条件限制，×××的优势没有充分发挥出来，与全国其他沿海地区相比，还有较大差距。为了加快×××的开发建设，建议撤销××行政区，将××行政区所辖区域从××省划出来，单独建立××省。××省人民政府驻××市。
鉴于××建省的各项筹备工作需要早做安排，建议全国人大常委会在提请全国人民代表大会审议决定以前，授权国务院成立××建省筹备组开展筹备工作。
请审议决定。
国务院
××××年×月×日
这是一篇简明、较规范的议案。正文才300来字，就把案由、解决办法和有关事项交待得一清二楚。这种简朴流畅的文风，很值得提倡。
［范文］：
国务院关于提请审议《中华人民共和国
税收征收管理法（草案）》的议案
（前面无空汉字格）全国人民代表大会常务委员会：
税收是国家财政收入的主要来源，宏观调控的重要经济杠杆。在我国社会主义现代化建设中，税务机关担负着十分繁重的任务。为了完善税收法制建设，保证国家各项税收法律、法规的贯彻实施，加强税收征管工作，国务院认为，制定法律，强化税收征收管理是十分必要的。为此，在认真调查研究、总结我国税收征管工作实践经验和广泛听取意见的基础上，拟订了《中华人民共和国税收管理法（草案）》。这个草案已经国务院常务会议讨论通过，现提请审议。
国务院×× ××
××××年×月××日
这一篇议案正文结构稍为复杂。第一句至第三句为原由部分，指出税收的作用和意义，以及设立税收征收管理法的目的，第四句写为草拟本议案而采取的做法，最后一句点明国务院对此议案的态度以及要求。总的来说，全文简明扼要，层次分明。
第四节 决定
1．含义
决定是党政机关、社会团体对重要问题或重大行动做出安排及决策的一种公文。
2．写法
决定都由标题和正文两大部分组成。
决定一般都采用双标题形式。正标题由制发单位、主题、文种三部分组成；副标题则标明决定形成的场合和时间，有些决定的副标题可只表明时间。
决定的正文部分一般也由两部分组成，即起首部分和主体部分。
起首，主要是概述做出该决定或决议的目的、意义、作用、背景等。该部分虽不是公文的主体部分，但也要说理周密、逻辑严谨，以顺利引出文章的主体部分。
主体部分，主要是比较系统科学地叙述决定的基本内容。对所有需要阐明的事项，都要观点鲜明，做出不容质疑、准确无误的结论式的判断，以便于受文者照章执行。必要时，须简洁而透彻地说明它的理论依据和实践依据。
对于一些内容单一集中的结论式的决定，只需直接叙述决定的事项。
【格式】
会议通过×××关于×××的决定
日期
正文（×××通过，决定事项）
［范文］：
全国人民代表大会常务委员会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定
1994年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第八次会议通过为了惩治侵犯著作权和与著作权有关的权益的犯罪，对刑法作如下补充规定：
一、以营利为目的，有下列侵犯著作权情形之一、违法所得数额较大或者有其他严重情节的，处3年以下有期徒刑、拘役、单处或者并处罚金；违法所得数额巨大或者有其他特别严重情节的，处3年以上7年以下有期徒刑，并处罚金。
（一）未经著作权人许可，复制发行其文字作品、音乐、电影、电视、录像作品、计算机软件及其他作品的；
（二）出版他人享有专有出版权的图书的；
（三）未经录音录像制作者许可，复制发行其制作的录音录像的；
（四）制作、出售假冒他人署名的美术作品的。
二、以营利为目的，销售明知是第一条规定的侵权复制品，违法所得数额较大的，处二年以下有期徒刑、拘役、单处或者并处罚金；违，；违法所得数额巨大的，处二年以上五年以下有期徒刑，并处罚金。
三、单位有本决定规定的犯罪行为的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照本决定的规定处罚。
四、查获的侵权复制品、违法所得和属本单位或者本人所有的主要用于侵犯著作权犯罪的材料、工具、设备或者其他财物，一律予以没收。
五、犯本决定规定之罪，造成被侵权人损失的，除依照本决定追究刑事责任外，并应当根据情况依法判处赔偿损失。
六、本决定自公布之日起施行。
这是一篇法规性决定。这种决定，具有法规性，规定明确。本决定用条款式表述，将决定事项逐条列出，语言运用十分精确、周密、无歧义，全文无懈可击。
第五节指示
指示是用于对下级机关布置工作，阐明丁作活动的指导原则时使用的一种公文。
指示的作用是对所属的系统、部门布置工作，或对本系统、本部门的全局性及具有重要意义的局部性问题阐明指导原则，对下级机关具有约束力和指导性。根据行为对象，可发专项指示以解决某个方面的问题，也可以发综合性指示以布置全面工作，还可以针对某个单位、某个部门、某件事发专门指示，以保证党的路线、方针、政策和国家的法律、法令的贯彻执行。指示不能随便发，应保持它的严肃性。
指示是上级机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种指导性文件。指示是下行公文，它是下级机关立即开展工作的依据，拟写这类公文，特别要掌握以下几点：
一是要认真学习有关法律法规和方针、政策，谨防出现与法律和政策方面的偏差。
二是要注意了解下面的实际情况，善于总结工作中的经验和存在的问题，有针对性地提出开展工作的正确途径和方法，切忌泛泛而谈，言之无物。
三是要部署适当，要求合理。既要体谅下情，充分调动下级的积极性，又要增强预见性，分析工作进程中可能出现的新问题。制订计划指标要留有余地，符合实际。切忌脱离实际，作过高过急的要求。
【格式】
×××关于×××的指示
（××××年×月×日）
正文：阐明所要指示的缘由、事件、目的和要求
［范文］：
中共中央、国务院关于认真做好第三次全国
人口普查工作的指示
（1982年2月28日）
人口普查，是查清我国国情、国力的一项重要工作。准确地掌握我国人口的分布及构成情况，对于从我国实际情况出发，更好地进行社会主义现代化建设，安排人民的物质和文化生活，制定人口政策和规划，具有重大意义。为此，中共中央、国务院1980年6月决定，1982年7月1日进行第三次全国人口普查。一年多来，各省、市、自治区和各部门共同努力·做了大量准备工作，是有成效的。国务院已批准颁发了《第三次全国人口普查办法》。为了高质量地完成这次人口普查任务。特作如下指示：
一、各级党委和人民政府要切实加强领导。人口普查工作必须在各级党委和人民政府的统一领导下进行。现在，离正式普查登记只有四个月的时间了。各级党委和人民政府要全面检查一下各项准备工作的落实情况，切实解决实际工作中的问题，特别要注意选调得力干部，建立和健全各级人口普查机构。各级人民政府要根据全国人口普查工作的部署和要求，做好周密的安排，围绕提高人口普查资料的准确程度这个中心，做好各个环节的工作。从六月末起，在半个月左右的时间内，要把人口普查作为一项中心任务，做到人口普查和工农业生产两不误。普查登记以后，还要做好一系列汇总工作。各项工作必须保证质量，如果某项工作达不到规定的质量标准，必须返工重做。
二、（略）
三、（略）
四、（略）
我国是世界上人口最多的国家。在10亿人口这样一个大国进行人口普查，从我国的历史来说，规模之大是空前的，我们的工作不仅为全国人民所关心，而且为世界人士所瞩目。各级党委和人民政府一定要高度重视，加强领导，有计划、有步骤、高标准、严要求地做好每个环节的工作，胜利完成第三次全国人口普查任务。
这是就一项具体工作做出的指示，写法比较标准，指示的特点体现得很鲜明，组成部分也齐备。全篇指示眉目清晰、要求明确，既有工作原则，又有工作方法，而又不流于琐细，确实能起到指导工作的作用。第六节公告
公告通常是以国家的名义，向国内外宣布重大事件、重要事项或法定事项时使用。某些部门经授权，也可以代表国家对内或对外发表公告。一些地方的权利机构公布非常重要的事项或法定事项，如省人民代表大会公布选举结果，也往往使用公告。
比如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》（1991年4月8日）宣布补选××为全国人大常委这一事项，这是发布选举结果的公告；《中共中央、全国人大常委会、国务院关于×××副委员长病情的公告》，是告知国内外公众普遍关心的情况的公告；《中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告》，是海关总署向国内外有关人士宣布影响广泛的重大事宜的公告。
【格式】
×××关于×××的公告
（××××年×月×日）
正文：
1．为了×××特此公告如下：
2．阐明公告的具体事项：
结尾：“特此公告”
［范文］：
公告
中华人民共和国政府和美利坚合众国政府商定，尼克松总统对中国的访问将于1972年2月21日开始。
外国元首访华，是关系到国家前局的大事，尼克松访华标志着中美关系解冻。此事筹备阶段进行极为机密，未向外界透露任何信息。一直到事情最后确定，中美两国政府才同时向公众公布。在这篇公告里，只用一句话，就宣布了这件大事，表明了我国政府的态度。凶为中美关系到底如何发展，要等尼克松访华后，经过谈判，才会有分晓。本文这样写，是很有策略的。
［范文］：
国务院公告
（1987年12月5日）
中华人民共和国政府和大不列颠及北爱尔兰联合王国政府《关于解决历史遗留的相互资产要求的协定》，已于1987年6月5日在北京签订，并于同日生效。按照上述协定的有关规定，现就我国公民申请清偿的具体事项公告如下：
一、凡对原英国政府及英国在华公司、企业、团体等有资产要求的中华人民共和国公民（合法人），均可持债权凭据原件到指定的中国银行分行办理申请清偿的登记，有关单位根据登记的结果制定具体清偿办法。
二、上述清偿登记工作从1988年1月1日起至1988年6月30日止，逾期不再办理。
三、清偿工作自1988年10月1日起至1988年12月31日结束。
四、中华人民共和国公民（合法人）所持有的以前在我国境内从事商业活动的英国公司、企业所发行的股票、债券和其他有价证券，不属于本公告清偿范围；登记后可委托中国银行予以出售、兑换或进行其他处理。
清理两国间历史遗留的民间债务问题，虽涉及的人可能不很多，但到底涉及多少人并不很清楚，且涉及到国与国之间的关系，所以仍属重要事项，应以公告的形式告诉民众。
公告根据要办的事项，分四点逐项列出，每一点只谈一个具体内容，做到了眉目清晰、内容单纯清楚，容易为公众把握。
第七节通告
《国家行政机关公文处理办法》规定：通告适用于公布社会某些方面应当遵守或周知的事项。
通告通常用于发布就某一事项做出的规定，写入通告的事项要求人民群众或有关人员普遍了解或遵照执行。比如，《中国人民银行关于发行四种金属人民币的通告》所公布的是广大人民群众应该普遍了解的事项；《深圳市人民政府关于严格禁止擅自以股票债券等形式集资的通告》所公布的就是需要有关部门和人员遵照执行的事项。
通告及前面讲过的公告都属于公开发布的告知性文书。撰写公告和通告，主要做到以下几点：
第一，要写得通俗。由于公告、通告的读者范围十分宽泛，读者对象常常是广大群众，因此在起草这类文件时，要特别讲究语言的简明和平易，要使用通俗易懂的语言把事项交代清楚。
第二，要写得具体。公告、通告事项的说明，不能笼统，而要具体，要使人们易于了解行文意图，以此突出公告、通告的实用性。
第三，要写得清楚。公告、通告往往采用分条列项的形式将事项写明，条文缕析，层次分明。
【格式】
×××关于×××的通告
××［××××］×号
正文：1．阐明所要指示的缘由、事件、目的和意义
2．通告的事项，用“特此通告如下”引领
3．结尾一般格式为“本通告自发布之日起实施”
或“特此通告”等
落款
日期
［范文］：
信息产业部关于手机进网管理的通告
信部［1998］881号
为保证国家公用通信网的安全、畅通，贯彻国家产业政策，维护用户合法权益，严厉打击走私，进一步严格移动电话手持机进网管理，特此通告如下：
一、从1999年1月1日起，国内外生产厂家生产且申请进网的移动电话手机，信息产业部将依国家有关政策和标准型号审批并核发新的进网许可证、进网标志。1999年2月1日启用新进网标志后，原旧进网标志一律废止。各持有1998年12月31日以前信息产业部（含原邮电部）核发的进网许可证的生产厂家，可在1999年2月1日至7月30日间到电信设备进网受理中心办理换证手续。对于库存且粘贴有旧标志移动电话手机的经销商，自公告发布之日起90天内办理换取新进网标志手续。请各级经销商持有效证据（合同、发票等）按进货渠道到持有进网许可证的生产厂家或代理商处登记，由生产厂家或代理商到电信设备进网受理中心办理。
二、国内外生产厂家生产的移动电话手机准备在中国（不舍台、港、澳地区）销售的部分，必须向信息产业部申请办理进网许可证。在取得进网许可证后，经授权在设备出厂时加贴进网标志。未加贴进网标志的移动电话手持机不得在中国境内（不含台、港、澳地区）销售和进网使用。进网许可证和进网标志由信息产业部统一印制并核发，未经批准和授权，任何单位和个人不得制作。对于伪造、冒用进网许可证和进网标志的，一经查出，依法严处。
三、为加强廉政建设，减轻企业负担，提高办事效率，信息产业部决定在北京设立两个功能相同的电信设备进网受理中心，负责电信设备进网、质量认证的受理服务工作。办理移动电话手持机进网的生产企业、经销部门可根据两个受理中心的服务情况，选择其中之一办理有关手续。
信息产业部将对电信设备的进网受理、质量检测等工作实行“三公开”制度。即：
办事程序公开，收费标准公开，监督电话公开。欢迎生产企业和经销部门批评监督。
电信设备进网（小西天）受理中心
地址：北京市海淀区新街口外大街28号
电话：××××（传真）
电信设备进网（月坛）受理中心
地址：北京市西城区月坛南街11号
电话：××××（传真）
电信设备进网、认证监督电话：××××
信息产业部
1998年12月11日
这篇通告的标题是由发文机关、事由和文种名称三个要素构成的。正文主要包括两个部分，开头部分用以概述发文目的，写法比较简洁。在这一部分的最后，以“特此通告如下”这一过渡性语句引起下文，主体部分写明通告事项，各条事项非常具体、清楚。有的通告在写完通告事项之后，还要写明执行要求、执行期限和有效范围等。“特此通告”是通告常用的结束语，例文没有使用。
第八节通知
1．含义
通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
2．类别
根据功用，通知可分以下类别：
（1）发文通知
①批转性通知；
②转发性通知；
③发布性通知。
（2）知照通知
用于向有关单位、部门传达、晓谕、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。
（3）事项通知
①布置性通知；
②规定性通知；
③会议通知。
3．写法
（1）标题
通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。
（2）主送机关
视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
（3）正文
一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。
正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一叙述。
（4）落款
正文结束后在右下方署名，署时加盖公章。
【格式】
标题（居中）
（文种有“通知”、“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”）主送机关（居左）
正文（交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。）
落款
（署名并盖公章）
［范文］：
批转×××局关于××市××防治康复工作请示的通知各区、县级市人民政府，市府直属单位：
现将市卫生局、民政局、公安局、残联《关于××市精神病防治康复工作“九五”实施方案的请示》批转给你们，请依照执行。
××市人民政府
××××年×月×日
《关于××市××防治康复工作“九五”实施方案的请示》
（略）
这是一篇普通的批转文件的通知。发文单位完全同意转发文件的内容，不需要什么新鲜的意见，把文件照转即可。
第九节通报
通报是领导机关向下属单位传达工作情况，介绍经验教训，宣传先进事迹，公布错误典型时所使用的文件名称。
通报的作用是交流信息、互通情况，各下属单位借此了解领导意图，掌握工作的全面情况，借鉴兄弟单位的先进经验和失败教训，合理安排自己的工作。因此，通报的写作内容必须实事求是，把时间、地点、事件交代清楚；写作目的要有针对性，要认真总结工作中的经验或教训，给基层单位工作以明确的指导和帮助。
通报包括情况通报、表扬或批评通报、专题通报三种类型，它们在具体写法上有所不同，须加以区别。
（1）情况通报，主要是以介绍情况为主，可根据时间、地点、人物、事情的变化等线索逐条叙述，逐一介绍。
（2）表扬或批评通报，主要是明确通报的积极意义，提出客观事实，分析事情发生后所产生的社会效果。表扬性质的通报，要指出主要精神和意义并有所号召；批评性质的通报，要指出经验和教训。通报的结尾一般根据主客观两方面的实际情况提出向先进人或事学习的具体要求，或指出防止和杜绝类似错误事件的主要措施等。
（3）专题通报，是指某一特定题材的通报，如：会议通报、交通事故通报等。此类通报是一事一议，分两方面叙述：一是交待事情发生过程，二是写明事情的影响。
【格式】
×××关于××的通报
（××第××号）
通报单位：
正文：阐明所要通报的缘由、事件，所要表彰的事迹、推广的经验等。
发文机关
日期
［范文］：
关于表彰××××年全省“××建设优秀人才”的通报各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：
××××年，我省广大山区干部群众在各级党委和政府的领导下，为进一步振兴山区经济和加强两个文明建设，在工业、农业、科研、文教、卫生等各条战线上艰苦创业，开拓进取，取得了显著的成绩并涌现出一批山区建设优秀人才。他们热爱山区，扎根山区，全心全意为山区人民服务，深受山区人民的称赞和爱戴。省政府决定对为山区建设做出突出贡献，被评为××××年全省“××××建设优秀人才”的×××等107位同志予以表彰和奖励。
希望获奖的同志戒骄戒躁，再接再厉，为山区建设再立新功。希望全省广大干部群众学习他们扎根山区，艰苦创业，全心全意为山区人民服务的精神和脚踏实地，奋力拼搏，实事求是的工作作风，为加快广东经济发展，争取二十年基本实现现代化做出应有的贡献。
附：
××××年全省“××建设优秀人才”名单
（略）
××省人民政府
××××年×月×日
这篇表彰先进的通报，文笔流畅，显得简短、清晰、有力。表彰山区建设优秀人才，其现实针对性是很强的。正文第二段对获奖同志和全省广大干部群众分别提出了希望，希望中指出的全心全意为人民服务的精神和脚踏实地、奋力拼搏、实事求是的工作作风，正是优秀人才先进之所在。
第十节报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告是下级向上级主管部门汇报情况所使用的文件名称，按报告侧重点的不同，可分为工作情况报告和工作进程报告两大类，前者主要是反映工作过程中的情况和问题，如：总结报告、专题报告、综合报告、调查报告等；后者主要写明过程和工作进度，如：年度报告、季度报告和月份报告等。
1．类别
（1）呈报报告
这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分为综合报告与专题报告两种。
①综合报告是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况，往往有一文数事的特点。
②专题报告是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点。
（2）呈转报告
这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。
（3）回复报告
这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对普通事项一般用函作答。
2．写法
（1）标题
报告的标题通常以事由和文种组成。
（2）主送机关
报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。
（3）正文
正文以报告的缘由、事项、尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。
（4）落款
正文结束，在右下方署名并盖公章。
【格式】
关于×××的报告
主送机关：
正文：（阐明所要报告的缘由、事件、目的和意义，一般模式是“根据××现将有关情况报告如下”）
结尾一般格式为“特此报告”、“敬请批示”等
落款
日期
［范文］
关于贯彻实施《××省营业性歌舞娱乐场所
管理条例》意见的报告省人民政府：
××省第八届人民代表大会常务委员会第六次会议于1994年1月18日审议通过《×x省营业性歌舞娱乐场所管理条例》（以下简称《条例》），并于1994年2月5日公布施行。《条例》是加强我省营业性歌舞娱乐场所管理，使之健康有序发展的重要的地方性法规，是进一步理顺管理体制，规范管理工作的法律依据。为使《条例》能有效地贯彻实施，特提出如下意见：
一、依据《条例》的规定，各级文化行政管理部门是同级人民政府管理营业性歌舞娱乐场所的主管部门，对歌舞娱乐场所实行横向归口管理和纵向分级管理，并按照第六条第一款规定：
（略）
二、（略）
三、（略）
四、根据行政诉讼法的规定，当事人对有关管理部门的处罚决定不服的，可在接到通知书15日内，向执法部门的上一级行政机关申请复议；对复议决定不服的，可依法向当地人民法院起诉。
五、各级文化行政主管部门要严格执行国家和省政府有关行政事业性收费管理的规定，对营业性歌舞娱乐场所收取管理费的标准和办法，仍按省政府的现行规定执行，不得擅自改变收费标准或另立收费项目。
×××文化厅
××××年×月×日
这是一份就为解决具体问题提出建议的报告。正文第一段说明报告的根据，接下来分五点谈具体建议，每一点谈一个问题。这五点都是针对贯彻《条例》时可能出现的问题谈的，具有针对性和可操作性。上级机关将这个报告批转给有关单位，就可以作为依据，解决贯彻《条例》时可能遇到的问题。