第一节 招标书
一、招标书的含义
招标书是招标人利用投标者之间的竞争达到优选买主或承包项目的目的，从而利用和吸收各地甚至各国的优势于一家的商品交易行为所形成的书面文件。这是订立合同的一种法律形式。
二、招标书的种类
1．公开招标。即在报纸或专门刊物上刊登招标广告。
2．书面通知招标。即采用书面形式直接通知有承担能力的单位参加投标。
3．议标。对于一些技术复杂或工期紧迫的项目（工程）征得有关主管部门同意后，选择少数有承担能力的单位协商确定工期、造价的一种形式。
三、招标书的特点
1．明确性。即对招标项目或工程的主要目的、基本情况、产品要求、人员素质和具体规定等要做出明确、清晰的表述，不能含糊其辞、模棱两可。
2．竞争性。让投标者相互竞争，择优中标。
3．具体性。要写明有关招标的做法和步骤，不能抽象、笼统。
四、招标书的写法
一般正式招标都采用广告、通知、公告等形式。
1．招标公告。由标题、正文、落款三部分组成。
（1）标题。由招标单位名称及文种构成。
（2）正文。由前言、主体和结尾组成。前言写明招标单位的基本情况和招标目的。主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标投标方法、招标时限、招标地点等。结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码、电挂号和传真等。
（3）落款。一般写明制定招标公告的日期。
2．内部招标文件，主要有招标章程、投标企业须知、技术质量要求、购销合同等四种；它们的基本结构由标题和正文两部分组成。
（1）标题。有四种形式。一是完全性标题，由“招标单位＋招标性质和内容＋招标形式＋文体”组成。二是不完全性标题，由“招标单位＋招标形式＋文体”构成。三是只写文种名称。四是广告性标题，灵活、醒目。
（2）正文。主要说明招标宗旨、介绍招标的法律依据、招标、投标、开标的要求、方法、时间、程序以及招标、投标双方应遵守的原则等。投标企业须知即把没有写进招标公告和招标章程的，而投标单位又必须做到的一些具体问题写进这个文件。此文件用表格表述较为适宜。
3．科技项目招标书，一般由两部分组成：即招标广告和招标任务书。科技招标广告（公告）一般包含：
（1）招标号，即招标编号；
（2）招标原则；
（3）招标项目；
（4）招标起止日期。
4．工程项目招标书，写明招标号、建设单位名称及联系人、工程项目建设地点、工程内容、建筑面积、质量要求、建设工期、招标截止日期等；
五、招标书的写法
1．招标方案应切实可行。
2．标准应当明确。
3．规格应当准确无误。
例文：
××机电设备招标中心公告（第98号）
××机电设备招标公司、××市投标公司受××市地铁公司委托，对下列设备联合招标：
欢迎具有本招标项目生产供应能力和法人资格的国内外厂家参加投标。国外投标者须联合中国国内企业共同设计、制造。
标书编号：SMEYC——88021
招标设备名称：质构掘进机
主要技术参数：机型：土压平稳式数量：7台
隧道尺寸：
外径：6200mm
内径：5500mm
标书售价：270美元（外国企业和中外合资企业）1000元人民币（中国企业）
发售标书时间：1999年5月26日～1999年6月25日
每天上午：9：00～11：00
下午：1：30～14：30（星期日除外）
发售标书地点：××机电设备招标公司××中山东一路18号114室
投标地点：××机电设备招标公司××中山东一路18号114室
电话：×××××××
电挂：××××
电传：××××××××
联系人：×××
开户银行：××市建行二支行
账号：×××××××××××
投标截止日期：1999年7月25日11：00时
开标地点：另行通知
本招标项目要求投标者根据招标文件规定在1999年6月1日至1999年6月25日期间把概念设计交予招标人后，方可正式参加投标。
第二节 投标书
一、投标书的含义
投标是与招标相对应的。投标书是投标人按招标人的要求具体向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案。
二、投标书的种类
投标书可分为几类：
1．生产经营性投标书，如工程投标书、承包投标书、产品扩散投标书、劳务投标书。
2．技术投标书，如科研课题投标书、重大关键基础投标书、技术引进或转让投标书等。
三、投标书的写法
1．标题。写明“投标申请书”、“招标答辩书”或“投标书”即可。
2．正文。由总题和主体组成。总题，即写明投标的依据和主导思想；主体，应把投标的经营思想和经营方针、经营目标、经营措施、要求外部条件等内容具体、完整、全面地表述出来，力求论证严密、层次清晰、文字简炼。
3．落款。写明投标单位（或个人）的名称和投标日期。
投标书的写作，要求实事求是、具体清晰、准确准时。
例文：
承包××食品机械厂投标书
如果我中标，我将把“荣辱与共，创新求实”作为企业精神，执行“一业为主，多种经营”的方针，严格产品质量，信誉至上。
一、主要经营指标及实现的依据
1．主要经营指标
（1）产值、利润指标
19××年产值达到××万元，利润××万元；19××年产值×××万元，利润××万元；19X×年产值×××万元，利润××万元；19××年产值××万元，利润××万元。
（2）产品品种和质量指标
三年内研制两个售油器新品种，19××年制冷产品达到部颁标准，19××年肉食机械达到部颁标准，三年内创市优产品×个。今后每年要更新换代一个新产品。
（3）管理水平指标
不断加强和完善企业基础工作，提高各项管理水平，5年内达到国家级企业标准
（4）职工收入指标
奖金分配贯彻按劳分配：19××年人均收入×××元，以下两年逐年递增×％。
2．实现依据
（1）该厂有雄厚的技术力量。现有高级工程师×名，工程师×名，助理工程师××名，工人80％受过专门训练，技术熟练。
（2）设备工艺较先进。现有××台（套）先进设备，一半以上生产工艺为国内90年代中后期水平。
（3）职工素质好。大中专毕业生占全体职工的××％，职工的市场竞争、经济核算、时间意识比较强。
（4）投标基数是在查阅了近五年产值、利润实际完成数额，进行分析论证后制定的，符合实际，通过努力能够达到。
（5）×××仪器机械，我国年生产能力×××台，缺×××台，原因是技术不过关。我曾学过这个专业，××年我在××厂工作期间，曾任这个厂的工程师，这个厂就是生产这种机械的定点厂，因而在半年内生产这种机械，利润为××万元。
（6）我准备采取职工集资和其他渠道筹集资金的办法，解决资金短缺的困难。原材料涨价是不利因素，但国务院已下达了不准随意涨价的通知，价格不会像以前那样大幅度上涨。投标基数是按涨价×％计算的，比国家规定和涨价幅度高×％，实际用的原材料资金比投标预算的少。
二、步骤与措施
整个工作分两步走，第一年主要抓理顺管理体制，打好基础，后两年主要抓企业管理上等级，产品质量的达标和新产品的开发。
采取的主要措施是：
1．狠抓技术，提高产品质量。一年半之内，对一线工人全部实行技术培训，厂里每周举行一次技术讲座。生产线工序之间实行承包责任制。对外协作单位实行择优录用。逐步增添检验设备，增加××名检验人员，对检验人员分期培训。
2．抓好经营，提高服务质量。教育职工树立市场服务观念、信息观念和经济效益观念，主动积极搞好本厂产品的生产和经营，使产品做到人无我有，人有我优，人优我廉。同时，设立公共关系部，提高本厂及产品知名度，选拔×××培训后做推销员。在本市做到产品送货、安装、维修三上门。
3．改革人事制度、精简机构。厂内领导干部实行逐级聘任制，定期考核，随时把有真才实学的职工提拔到领导岗位。科室干部和工人实行优化组合。精简科室和人资。
4．加强民主管理，充分调动职工积极性。一是推行群体经营工作法，发挥每个人的特长，使人尽其才。二是搞好分配。对奖金实行债、权、利相结合的两级分配。厂对各承包群众进行一级分配，各部门、车间对班组个人进行二级分配，把奖金和贡献紧密挂钩。厂内部门间的协作，在互相支持帮助，保证企业整体利益的前提下，实行有抵酬原则。三是加强企业民主管理，建立企业利益共同体。
5．改进和加强思想政治工作。关心职工文化生活，开展各种有益活动，购买必要的文体用具，给予必要的经费，满足职工开眼界、得信息、学技术、求新知的要求，领导干部以身作则、廉洁奉公，以实际行动为职工做出榜样。
6．自觉接受党委的保证监督（略）
我有决心和信心，和全体干部职工一起，竭尽全力，精诚团结，为改变机械厂面貌，贡献自己的力量。
投标人：×××
19××年×月×日
第三节 商品说明书
一、商品说明书的含义和特点
商品说明书，也叫“产品说明书”或“使用说明书”，它是关于商品的构造、性能、规格、用途、使用方法、维修保养等的文字说明。可大体分内容简短的使用说明书和内容较全面的商品说明书。它的特点是：内容的科学性，说明的条序性，样式的多样化，语言的通俗性和文图的广告性。
根据实际需要对以下各项有选择地或侧重地进行说明：
1．商品概况。包括商品名称、规格、成分、产地等。
2．性质、性能、特点。
3．使用方法。有的配合插图说明各部件名称、操作方法及使用注意事项。
4．保养与维修。配合图表，说明保养、排除一般故障和具体维修方法。
5．商品成套明细。只有成套商品才列此项，主要说明成套商品的名称和数量。
6．附属备件及工具。
7．附“用户意见书”或“系列商品签货单”。
二、商品说明书的写法和要求
商品说明书的写作，一般分标题和正文两大部分内容。复杂的说明书，可印成折子、书本等样式，因此有封面、目录、前言、正文、封底等部分。书本式在机电产品及成套设备出口中，被普遍应用。
封面：一般有“说明书”字样和厂名，有的还印有商标、规格型号、商品标准名称和图样，如要增强顾客的印象，还可配有商品彩照、图样、表格。封面的标题，要求鲜明醒目。
前言：前言的形式有的采用书信式，而更多的是采用概述式的短文。
正文：这是商品说明书的主要部分，一般是对商品的性能、规格、使用和注意事项进行具体的说明。
封底：为方便用户联系，一般封底上注明厂址、含国家地区代号的电话号码、电报挂号等。。
商品说明书在编写时应注意以下几点：
1．必须明白说明介绍的对象。
2．说明和介绍必须实事求是。
3．文字要简炼，数字要准确。
4．以条文的方式出现较好。
5．辅之以图解。
三、商品说明书写作应注意的问题
1．好的说明书，应起到指导消费的作用。但有些说明书却未能做到这一点，如介绍使用方法太简单，或不得要领；有的把功效写得很笼统，欠具体分明。
2．说明商品，应把重要的、关键的内容告诉消费者。但有些商品介绍只是泛泛而谈，未能在关键、重点问题上多加笔墨。
3．用词不恰当，常因语意含混而影响表达效果。
4．商品说明书要求行文简洁，但不少说明书惟恐用户不明白，不厌其烦，赘赘而谈，语句重复罗嗦。
5．食品不标明出厂日期或保质期。这种商品，顾客会因疑其过期而不敢购买，影响商品销售。
四、同类产品的商品说明书的写作
随着产品更新换代的加快，同类商品越来越多，而人们在选购商品时，比较注意同类产品的谁优谁劣，注意选择适合自己的商品。因此，撰写商品说明书，应着重说明其特点、优点，写出本商品有别于同类商品、优于同类商品的地方。
例文：
（1）柠檬×××
浓厚配方“×××”，是护理家具最佳产品，能令家具表面立即润泽光洁，消除一切指印、污渍及尘埃；同时保护家具免受水渍及污染。“×××”适用于多种家具表面，如真皮沙发、餐台组合柜、电视机壳、电话、音响器材等，尤其木质家具，一经喷抹，即能增加原有木纹的天然色泽。
用法：（略）
注意：（略）
（2）万洁灵
含有GLYCOLA，洁力特强，能迅速将炉具、冰柜、抽气扇、瓷砖及不锈钢器皿上的顽固油渍污垢清除。
用法：（略）
注意：（略）
以上两种都属去污清洁剂，在说明上，“碧丽珠”不仅强调其去污、除尘的作用，还突出其有打蜡、使家具更光洁的特点，这是它别于同类产品的优点。而“万洁灵”强调的是可使顽固油渍污垢清除，使器皿更见光洁漂亮。两者具体的用途、功用都有不同，这样说明商品，既方便用户的挑选，亦有利于宣传产品，扩大销路。
例文：
×××口服液产品说明书
中医理论认为：人体是一种平衡的有机整体，病弱的根本在于平衡失调。
然而，人体的平衡，却时时受到各种内外因素的破坏：工作生活的压力，季节气候的变化，生理机能的老化……令人穷于应付。
×××生物保健，遵循自然法则，以特殊工艺从纯生物中提取有效的活性物质，增强、调动人体的同质因素，从而迅速恢复被破坏的机能；并通过帮助人体平衡地吸收膳食中营养及各类元素，保证人体器官功能的物质所需，达到预防治疗疾病的保健目的。
功能：双向调节机体功能，延长细胞寿命，提高机体免疫力，提高工作、运动能力，振奋精神，充沛体力，促进疲劳恢复和病后康复。
适用范围：
·食欲不振、消化不良、睡眠不安、神经衰弱、疲倦无力、精力不足
·贫血、胃十二指肠溃疡、胃炎、高血压的辅助治疗
·病后体弱
·老年慢性病，人体机能衰退
·儿童、青少年营养不良、发育不全，学生注意力不集中、记忆力差，学习考试用脑过度
每日两次，每次10mL，浓缩液每次5mL，小儿减半，早午服用。20～30天为一疗程。停服一周，进行下一疗程，效果更佳。
本品为纯生物制剂，不含防腐剂和化学合成药物，药理实验和临床，均无副作用，可长期服用。
贮存：干爽阴凉处，或冰箱内保存。
批文号：×卫药健字（1989）Z—××号
例文：
××洗衣粉说明书
××洗衣粉为上海××洗涤剂厂最新推出的高效衣物洗涤剂。
性能：本品采用上等原料及含有蛋白酶微生物的最新配方，能浸洗除净一般洗衣粉所难于洗脱的血渍、尿渍、肉汁渍等混合污渍。
特点：质地柔和，香味芬芳，不伤皮肤，去污力强，泡沫适中，易于漂清。衣物洗后，洁白鲜艳。对丝、毛、棉、麻及有各种合成纤维等织物，不伤衣料，安全可靠。
使用方法：能浸洗，也能搓洗，用量与一般洗衣粉相同。洗涤温度45℃～46℃，衣物浸泡在15分钟以上，去污效果更佳，禁忌直接用热水（高于75℃）冲泡溶解洗衣粉，以免影响洗涤效能的最大发挥。
（内含500克）
第四节 项目建议书
一、项目建议书的含义及特点
项目建议书是把基本建设项目的规划设想变为概略的投资建议，是建设项目的初步选择和确定的书面依据。编制项目建议书的目的，是通过对项目建设内容、投资估算和资金来源、产品的主要销售市场、主要原材料、能源、公用设施、交通运输和各种协作配套文件等方面的情况作概略性介绍，并对建设项目提出具体设想建议，供计划部门初步决策和审批立项时参考。
二、项目建议书的写法及要求
项目建议书的写作主要包括标题、导言、正文、落款、日期五个部分
1．标题
要写明建设项目的名称，反映是何种项目建议书。如“××焦化厂项目建议书”。
2．导言
简要地介绍项目主办单位和负责人的概况，并说明项目提出的依据和历史背景。
3．正文
这是项目建议书的主要部分，根据有关基本建设法规规定，这部分应写明以下几方面的内容：
（1）建设项目提出的必要性和依据。引进技术和进口设备的项目，还要说明国内外技术差距和概况以及进口的理由。
（2）产品方案、拟建规模和建设地点的初步设想。
（3）资源情况、建设条件、协作关系和对引进国外、厂商的初步分析。
（4）投资估算和资金筹措设想。利用外资项目的，还应说明利用外资的可能性，以及偿还贷款能力的大体测算。
（5）项目的进度安排。
（6）经济效益和社会效益的初步估计。
4．落款
要由建设项目编制提报单位署名盖章。
5．时间
项目建议书要注明填报时间，日期要写全年月日。
三、写作项目建议书应注意的问题
1．内容一定要完整，要求将审批者所需要了解的情况都写进去。如果项目建议书所提供的情况不全面，就有可能导致决策的失误，造成不可挽回的经济损失。
2．理由一定要充分，它的论证过程一定要清晰，具有说服力。否则，就很难得到主管部门的批准。
3．不要使用令人费解的生僻、深奥的文辞，也不要使用浮夸的空话、套话，用简朴的文字、直述其事的方法把有关事项表述清楚就可以了。
四、合资项目建议书的含义及主要内容
合资项目建议书就是中方合资者为在中国境内建立中外合资企业而向其计划主管部门（一般是省市对外经济贸易部门）上报的文书，其目的是要求主管部门批准立项。该文书如获得批准，即完成了在中国境内建立中外合资企业的前期准备工作程序的第一步。
合资项目建议书必须围绕项目设立的必要性和可能性来写，其主要内容应包括：对建议利用外资的项目的国内外市场、生产（营业）规模、建设条件、生产条件、技术条件、外方合营者的基本情况、资金来源、经济效益和外汇平衡等情况作出初步的估算和建议。并对外资偿还的方式、中外合营的方式、产品销售市场、主要原材料、公用设施、交通运输及协作配套情况等方面情况的设想作概略性介绍。五、书写合资项目建议书及附件
为了使审批者对合资项目的来龙去脉有一个全面、完整的了解，项目建议书在正文结束之后应该备有一些附件。这些附件主要有：
1．合资各方的意向书。
2．关于外商资信情况的调查报告。
3．国内外市场的预测。
4．出国考察计划。
5。邀请外国厂商来华进行技术交流的计划。
6．可行性研究计划。
在实际编写项目建议书时，并不要求将上述种种附件全部列出，而要结合具体情况，根据实际需要有选择地安排，一般有二到三个附件就可以了。如果确有需要，也可以适当增加附件的数量。
第五节 外贸信函
一、外贸信函的格式
外贸信函在格式上一般有七个部分，即：信头、行文对象、事由、正文、祝颂语、落款、附件。
1．信头。信头包括发函公司的名称、地址、电报挂号，电传号码以及发文字号。一般公司都用印有信头的专用发函纸。其具体格式如：
×××××公司
电挂：××× 地址：××县×路×号
电传：××× 电话：××××××
编号：×××
＿＿＿＿＿＿＿＿：
事由：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
此致
附件：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
19××年×月×日
2．行文对象。行文对象是指信函的受文者，函件发给的公司、商号、店主、经理等。如“美国××公司”。如果写给负责人，还可在公司名称和对方名字之后加官衔或职务，或者依照习惯，或者接着写上：“白览”、“惠览”、“雅鉴”等敬词。
3．事由。业务函件，写信人为了让收信人一见便知道内容，往往以“事由”的形式把内容要点标出来。这样可省时间，便于工作。
4．正文。正文一般由三部分组成。即：开头语、主体、结尾。
开头语大致有两种写法：
（1）开门见山，直述发函意图。
（2）对客户作自我介绍或引述对方来函。比如：“我公司专营×××”或“贵公司×月×日来函收悉”等等。
主体：这部分是信函的中心内容，主要阐明发函者的意见、目的、意图。文字要简明，事由要讲清楚，力求有理有据，有分寸，使对方能够接受。作者应依内容的多寡，或分段写，或分条列项，确保条理清楚。
结尾：外贸业务函件的结尾务必简洁，往往用一两句表示希望回信或提出与本函件的主旨有关的要求。结尾是点睛之笔，特别要写好。
5．祝颂语。祝颂语分两部分，祝颂语写于正文结尾的下面。前部写于正文的中部，后部另起行，顶格书写。如“谨祝商安”、“谨祝”写于上文中部，“商安”另起行，顶格书写。
6．落款。落款写明发函单位名称，如“×××公司”。如有负责人签字，须注明职衔，名字后写上敬语，如“谨启”或“拜启”之类。年、月、日要写全。
7．附件。随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等，都可作为附件处理。
二、外贸信函的写作要求
1．要熟悉业务，严肃认真。一桩买卖的成交，一般要经历询盘、发盘、还盘和接受四个环节。询盘是指交易的一方欲购买或出售某种商品时直接或间接向交易的另一方探询价格等行为。发盘，又称报价，是交易一方向对方提出交易的条件，并愿意按照此种条件达成交易，签定合同的表示。通常是由买方向卖方提出询价，然后由卖方向买方发盘。还盘，即受盘，指一方接到发盘后，不能完全同意，针对发盘内容提出修改或附加某种条件的一种表示。接受，指交易的一方完全同意对方发来的发盘或还盘的内容所做的表示。一经接受，交易即告成功。
作为以上贸易业务的信函内容，一定要按照业务要求，严肃认真地撰写。就发盘而言，有实盘和虚盘之分，而实盘具有约束力，故不仅需要有明确的交易条件，而且必须要有明确规定的有效期限。
2．语言要准确、老练、谦恭。用语要稳重、老练，要用书面语，不用口头语。忌用含义笼统、概念不清、似是而非的词语，如“大概”、“左右”、“基本同意”、“大约”等。经常使用带有文言风格的一些公文专用语，如“悉”、“兹”、“函达”、“业已”、“俟”、“为前”等，这样显得老练、稳重、谦恭，就是要有礼貌，这不仅要表现在措辞上，还要表现在叙述问题时充分为他人着想，不要纯粹以个人为中心，’这样，不但给人一个好印象，即便推辞他人要求时，也不致失去友好关系。
3．说话和气，不仅要态度谦和，更要做到言辞委婉、得体，得体就是要根据不同对象、不同场合，使用不同的词语、语气，以期收到更好的效果。不直接回绝对方的订货要求，而要说：“目前已接满订单，实难提供。”不说希望对方迅速作出决定，尽快回信，而说：“希望能尽快接到回音。”“相信不久会接到你方订单。”
例文：
××公司：
前从××处获悉，责公司为发展转口贸易，拟订购我××药品，直销香港。为配合你方开展这一业务，我们愿意大力支持，通力合作。现报供10000箱，每箱2美元CIF香港净价；交货期××××年×月×日，分两批各5000箱，付款条件是不可撤销即期信用证上述发盘×日复到有效。
××进出口公司
××××年×月×日