一、争议信的含义
经营商业活动过程中，有时不免要和客户或其他有关方面发生各种各样的纠纷争执，引起种种交涉和争议。争议信的作用就是充分陈述自己的理由，在尊重事实的基础上，以理服人，达到维护自己合法权益的目的。
争议信的使用范围较广泛，商业活动的每一方面，每一环节，甚至商业书信中的某一文字表达的意思内容，都可能发生争议。因此，运用争议信来解决商业活动中难免出现的一些纠纷和错误问题，是很有必要的。
二、关于不满和要求的信函
商业活动中往往会出现许多预料不到的情况，或发生争执，或需要赔偿。这类争议往往是由一方对交易或交易中的某些条款表示不满而引起的。写信表示不满而提出争议和要求的目的，通常是为了得到更好的服务，所以首先应该把问题写得清楚具体，再提出本人的意见和要求，以避免在商业活动中不明不白的“吃亏”。
例文（表示不满）：
××公司：
很遗憾地通知你，你们的货物经常在下午5点钟以后才运到我们的收货部门，这的确给我们造成了极大的不便。此外，你们发送的货物也经常迟于我们5月12日的信中所规定的时间才运到我处。如果将来我们不能很好地合作下去的话，我们将不得不按照合同的严格条款取消所有一切订货。
××商店
××××年×月×日
三、关于答辩与解释的信
不管客户表示的不满意见或要求是否合理，他都有权得到解释。在对方提出争议要求时，如果自身确有错失，就应诚恳道歉，并设法给予补偿；如果错失不在己方，或自身确有值得原谅之处，则可以提出答辩和解释。总之，这类复信要及时、诚恳和以理服人。
例文（同意退换质次货品）：
××商店：
感谢您将上次发运给你们的自来水笔退回来，这项退货的费用理应由我们承担。我们刚发现，制造工艺中存在缺陷，主要是由于我们最近安放了一个节时装置而造成的。
您可以确信，我们的自来水笔将来一定会像过去一样地使您感到满意，现在我们除了将掉换件立即给你们发去外，还冒昧地免费给你们多发一打，作为给你们带来麻烦而应有的一点小小补偿。
××工厂
××××年×月×日