其次，对于我们的注意力来说，现在来自电台、电视、电影、计算机、书籍杂志以及其他种种传媒的竞争日益激烈。而对这些纷扰的刺激，我们已经学会把无关紧要的信息舍弃，但不幸的是，我们有时也会把重要的信息过滤掉。
第三个不能听好的原因是：我们总以为自己已经知道别人将要说什么。正是抱着这样的想法，在别人刚把话说了一半的时候，我们也许就会插嘴或打断说话的人。我们缺乏听人把话说完的耐心。事实上，有很多时候，在对话中，是很难从对方的谈话的表面上去了解他的真意。这时就必须从隐藏在对话背后的那“弦外之音”上着手探索，才能够使彼此的意思或感情沟通。为了能够敏感地听懂别人言外的话，你必须养成这样的习惯：当你听别人在说话，或者是你在和别人对谈时，你要自问：“他为什么要这样说？””他那句话中的‘弦外之音’是什么？”
如果对方在炫耀他那光荣的过去，这时候你就要留心了，因为此时他正在期待你的夸奖，所以，只要是认为值得或应该夸奖的，你就不妨夸奖他一下。当对方在显示他的博学或机智的时候也是一样，你也应该夸奖他，这样，我相信，你一定能够获得他的好感。同时，你也要懂得如何听出讥讽、嘲笑、挖苦等言外的话。对方之所以会向你说这种话，一定是因为对你感到不满才会这样的。遇到这种情况时，你不要立刻反驳或以为生气，就当作没有听到好了，免得和对方发生不必要的冲突，那就不大好了。不过，时候最好能检讨以下自己，为什么别人会讥讽你？你本身是否有什么缺点？或者是无意中得罪了人家，才会引起别人对你的怨恨，而以讥讽你去消除他心中的怨恨呢？
第四项原因与速度鸿沟有关——人们听和说的速度之间存在着很大差异。普通人每分钟可讲述135至175个单词，而通过听觉每分钟可理解400至500个单词。这样的时间余豁我们都把它用到哪去了？不善聆听的人往往会忙于揣摩结论，盘算如何回答，或者与说话人争辩，甚至是思想开小差。至少，那些不善听者就是这样耗去时间的。
最后一个原因也许是我们确实不知如何去听。我们每天都会在聆听方面化不少时间，有时甚至比读、写、说都化得多，但我敢打赌，你一准没有参加过聆听技巧方面的课程，我说得对不对？
我想，在交流的众多方面，聆听技巧被忽视得太多了，被理解得太少了。因而许多不良习气就乘虚而入。总之，我们是训练得太少了。一个疏于训练的聆听者，往往只能理解和保留谈话的五成内容，仅仅在48小时之后，这一保持率可能就会降到25％。所以，一个未经训练的听者，在回忆两三天前的谈话内容的时候，往往就是不完全和不准确。而对那些他们一开始就不会怎么赞成的话题，就更不用提了！
倾听和有效反馈
在倾听过程中，恰当地进行反馈，往往有助于我们的相互沟通。我们的沟通目的是为了获得信息，是为了知道彼此在想什么，要做什么，通过反馈的内容可获得信息，同时也可从对方回答的内容、方式、态度、情绪等其它方面获得信息。
提问可使倾听更具含金量。倾听中的提问要做到：数量少而精，太多的问题会打断讲话的思路和情绪，恰当地的提问往往有助于双方的交流。同时提问要紧紧围绕谈话内容，不应漫无边际地提一些随意而不相关的问题。提问应掌握一些必要的技巧：
理解：作为管理者，设身处地地理解别人，是必备素质之一，以理解的态度交谈，就能认真倾听，就能诚恳而准确地提出一些双方都能接受的问题。从而更有利于双方的沟通。
时机：倾听中，提问的时机十分重要，交谈中遇到某种问题未能理解，应待双方充分表达的基础上在提出问题，而且显得十分不礼貌；过晚提问会被认为精神不集中或未能理解，也会产生误解。
提问内容：提问就是为了获得某种信息，问什么要在倾听者总目标的控制掌握下，把讲话人引入自己需要的信息范围。
注意提问的速度：提问时说话太急，容易使对方感到咄咄逼人，引起负效应，说得太慢，对方心里着急，不耐烦。美国沟通专家把提问分为两种方式，一种是开放式提问方式，回答这种问题，不能简单地用“是”或“不是”来回答，回答结果一般无法预料。
另一种为闭合式提问方式，经常提问是否，是谁，什么时候等问题，其结果往往可控制，与预期结果相近。
倾听中，两种方式是相互运用的。其作用各有千秋，开放式提问气氛缓和可自由应答，可以作为谈话中的调节手段，松弛以下神经。另外，可用开放式问题作为正式谈话的准备，如：“最近怎样？”，然后很快开始实质问题的交谈。比较来说，闭合式的提问使用机会更多，其优点是可以控制谈话及辩论的方向，同时可以引导和掌握对方的思路，但运用不当会使人为难，气氛容易紧张。两种方式综合运用，以求得最佳效果。有时，当讲话人讲些泛泛的话题，远离主题，倾听者可以用一些提问来控制其谈话内容，但应注意，尽量少用封闭式提问，以防止自己显得锋芒毕露。适时的进行一些恰当的提问能够促进、鼓励讲话人继续谈话并更多地提供这一方面的信息；同时促进双方和谐关系的建立，因为这样的提问往往有尊重对方的意味。如果可能，应使用一些激励性的提问，这可以激励对方或给予对方勇气。如：“其它三个部门都已表示能按时完成任务，你们认为怎么样？”你认为本月计划有哪些需要改进的地方？”
适时地给讲话人以回应也是反馈中的一种重要形式。
我们可以通过重复对方讲的话以求讲话人给予证实。回应的内容可以包括事实、信息或想法，甚至在传递信息时所表现出来的情感。回应可以使我们的沟通更加深入细致。
但需注意的是，回应如果运用不当的话，往往被看作对讲话人的一种不信任。这时，就需要掌握一些技巧，例如运用表情、体态来说明你并非怀疑，而只是想证实一下自己倾听到与讲话人所要表达的是否相符合。
消除“内部的杂音”
消除你内部的杂音——掠过你大脑的一些杂念和干扰你正确听取别人意见的因素。当别人讲话时，不要做出假想和判断。
杂音是个大问题，试试看现在就可以抓到自己心里不断在产生杂音。你体内喃喃自语的那一部分，或者你对“自己”的感应。这是防卫力量的来源，它是别人体内我们必须想法子缓和的部分。而如果我们想听到别人讲了什么，它也是我们体内必须镇住的部分。这个论调有矛盾之处：我们的自我可以是我们最大的敌人。你愈想自己做主，你的欲望就愈会挡路，这是因为你想做主，得看别人要不要听你的。当我们非常想照自己的心意行事时，比较不能去关怀别人。但我们不能感同身受，别人就不可能听我们的，因为他们心底的杂音也加速起来。没有人会开口说什么，因为老板的自我意识在坚决捍卫他的目标，决不会让步，有一些实际的问题，他永远听不到。这就是内部的噪音导致的结果。老板的意识超过了群体的反应。
尽可能消除外界的干扰
倾听环境对倾听的质量有巨大的影响。讲话人在喧闹的环境中讲话要比在安静环境中讲话的声音大得多，以保证沟通的顺利进行。当谈话内容属于私人事或机密则最好在安静、封闭的谈话场所，同时环境也影响倾听的连续性。
空间环境也影响倾听，进而影响人与人之间的交流。1980年，社会学者在对工程设计院的一项调查表明，由于各种因素的干扰，相距十米的人，每天进行谈话的可能性只有8—9%，而相距5米的人，这一比率则达到了25%，有效倾听的管理者必须意识到这些环境因素的影响，以最大限度地消除环境对倾听的障碍。环境对倾听具有很大的影响，因此，在进行沟通时要尽可能排除外界的干扰。应该尽可能创造一种良好的倾听环境。这种环境应是：
非威胁环境：在这种环境中，双方有一定的安全感，并有与他人平等的感觉，这种环境可为非正式的，如酒吧或咖啡厅。
适应的地点：必须保证不受打扰或干扰。
反馈和行动：可用眼睛或面部表情来进行。
时间因素：选择适宜的时间，同时保证沟通谈话的次数。
正确的态度：倾听有百利而无一害，拒绝倾听就是拒绝成功的机会。
排除外界的干扰还需要创造谈话的气氛，愉快的气氛有时在不经意中产生，有的出自故意的营造，但无论属于哪一类，都必须做到自然，切忌生硬。聪明的谈话者往往在谈话之前就对谈话对像进行充分了解。善于在谈话开始之前营造交谈的和谐气氛，从而也就有助于自己很快进入角色。在我们的日常交际中，一些谈话常常以不欢而散告终，其原因之一就是未能创造谈话前的愉快气氛。心理学研究表明，人们在愉快的心境下交谈，易产生求同和包容心理，对对方观点的接受性增强，排斥力减弱。这一研究成果应该给我们的言语交际提供有益的帮助。
说话不仅要注意气氛，而且要注意用词得当。自古以来，人们为了表达感情，传递信息，把事情说清楚，把问题讲明白，就很重视说话技巧和谈话艺术。世界发展到今天，更要求人们能用精确的语言，来准确、生动地表达自己的思想和主张。这是衡量一个人交际能力强弱的标志之一。从前有个叫刘大的做寿，特地邀请好友张三、李四、王五和赵六来家吃饭。快开饭了，赵六还没来。刘大急了，自言自语地说：“唉，该来的还不来。”张三听了，心想我可能是不该来的。于是，拍拍屁股扬长而去。刘大一见张三莫名其妙地走了，着急地说：“唉，不该走的又走了。”此话被李四听到了，一想我大概是该走的。于是，也拂袖而去。王五见此情景，便劝刘大：“老兄，你说话可要注意啊！”刘大双手一摊，对王五说：“其实，我不是说他俩。”王五听了，不是说他俩，那就是说我的，叹了一口气，一转身也走了。刘大不明究竟，吃惊地说：“啊！怎么都走了？”
对于现代组织的管理者来说，倾听十分重要，企业中一位成功的管理者应趋向人的管理而非事的管理。这就要求管理者采用“开放管理”，即各部门中每一位员工和部下都可以向管理者提出建议、意见，这时，就要求管理者掌握倾听技巧，保持组织内部沟通的顺利进行。