第八章优化流程，使节约落实中企业经营的每一个环节中
第八章第1节 优化采购流程——节约从源头抓起
采购流程是企业生产经营活动的起点，采购物品质量的高低，将直接影响到产品的质量；采购物品价格的高低，直接影响到产品成本，进而影响企业的赢利水平。如果企业在采购过程中能够不断优化流程，厉行节约，就能使产品的成本水平大幅度降低，就能在市场竞争中占据制高点。
一些知名的大企业，比如松下、通用汽车、戴尔、惠普等，都精心打造出一支强大的采购“军团”，制定了完善精密的采购制度。世界上所有的优秀企业都对采购的对象——供货商保持着高度的警惕，并对一切都持怀疑态度。
这样做并非极端，而是工作所需。
因为采购可以说是企业最大的支出和成本投入之一。 采购部门的工作人员是大手大脚还是斤斤计较，是疏忽大意还是谨慎细心，是迁就对方还是坚守原则，这对企业收益影响很大。 采购人员在采购过程中，如果在与供应商的价格之争中退一小步，或者是对采购物品的质量检验粗心马虎，或者是经不起市场促销的利益诱惑而损公肥私，那么，就会给企业造成重大的经济利益损失。 因此“优化采购流程，从源头抓节约”是建立节约型企业的重头戏之一。
狠抓采购部门，对采购成本进行有效控制，是企业获得利润的第一关。
如何把好采购大关，最大限度地降低采购成本，是采购人员要注意的。下面几个建议，或许能对采购工作的顺利进行提供一些帮助。
1“善心要不得”，至少将供货价格砍掉15%
被称为“铁公鸡”的日本松下公司，每次采购时都要求供货商降价。松下采购人员总是这样说： “你们的利润太高了，再降一步怎样？”或者是：“你们的某项支出太高了，控制一下还可以降低！”
松下甚至要求供货商提供年度结算资料让其审查，如果供货商拿着掺了水分的资料说：“如果再降价，我们就会亏本了。”松下电器就会亮出撒手锏：“那你们就不用交货了！”
松下并非盲目要求低价，这样做是有一定的依据的：实际情况是，产品的价格并不一定依成本而定，而是由市场承受力决定的。对很多商品而言，砍掉15%的价格是有可能的，而在服务业，则可以砍掉更多——30%，供货商获得的利润比我们想象的要多，砍掉这么多，他们还是有钱可赚的。
怎样才能迫使供货商降低价格呢？通常可以试试以下几招：
（1）货比三家，对比价格。
（2）向供货商展示自己的实力，要让供货商知道你的企业是个大客户，可以长期并且大量要货。与此同时，要向供货商说明自己当前的困难，但要给他造成印象——现在的困难只是暂时的， 因为企业很有实力，要学会自我包装。
（3）学会“鸡蛋里挑骨头”。这点往往很有效，找出瑕疵、趁机压价。
（4）找一些口齿伶俐的人在旁边帮腔。
低价是努力争取的，别指望供货商会主动给你最低价。
2找个“砍价能手”做帮手
“砍价能手”在采购流程中发挥了巨大的作用，难怪国际采购专家盖瑟尔说：“采购者对生产总成本的一半负责。”他们的砍价并非纯粹的砍价，他们的撒手锏不是“锋利”的嘴巴，而是智慧的头脑。
砍价专家必须具备涉及工程技术、生产制造、成本会计、品质鉴定以及谈判技巧等多方面的知识。
另外，他们还要了解产品的来龙去脉，更知道整体和个别服务的成本，有时候，他们对于产品的各种生产元素和整体运作的了解，比供应商本身更深。所以砍价专家可以将供应商的价格压到最低。比如下文中的砍价专家李明。
某机械公司的采购部聘请了一位在行业中有名气的砍价专家李明，他才来公司不久，就为公司的采购工作作出了巨大的贡献。
李明做事严谨，注重细节，采购前他往往会要求供应商提交每一项单价的成本并对其进行分析。例如，公司要买一张机床，李明会要求供货商提供办公台的材料费用、运输费用、人工费用、工时费用，包括做这张办公台需要什么油漆等，李明会对每一项单价进行审核。
该机械公司一年的采购额是1000万，在李明的努力下公司节省了一半的成本，即500万。
显然，一个精明的砍价专家是一个公司采购部门的最好帮手。
3堵住回扣的“黑洞”
说起“回扣”，大家都习以为常，尤其是在采购行业中，公司采购员在采购过程中常常可以拿到回扣，所谓“拿人手短，吃人嘴软”，总有一些采购员因为拿了回扣而“投桃报李”，假公济私，损害公司的利益。
如何尽可能防止采购员私拿回扣等不正当行为，堵住回扣的“黑洞”？一些优秀企业提供了如下几点建议：
（1）公司根据库存情况，确定需要采购的原材料、办公用品等物品的需求量。
（2）采购经理根据采购员收集的资料和报价，确定几家合适的供应商，并对报价作出建议，建议谈判的价格范围。
（3）采购部根据物品需求量派出采购员去联系供应商。采购员的任务是联系供应商，收集供应商的报价，采购员没有谈判定价的权力。
在这样的严格操作下，回扣的“黑洞”就很容易被堵住了。