第一章7 备好道具：准备好客户资料和记录的纸笔
在进行电话沟通以前，一定要做好一些物品上的准备，因为要想提高接打每一次通电话的效率，首先要做的就是保证你与客户以及准客户之间信息交流的畅通。
小林的电话突然铃响了，在杂乱无章的文件堆中费尽力气终于找到了电话。“喂！喂！”话还没说出口，就一不小心推倒了放在一旁的香醇咖啡，顿时一大堆文件被那些乌黑的咖啡所糟蹋，这令他忙中添乱，万分沮丧。
我们在做事之前，各种资料皆应准备齐全，尤其是桌子上的各种摆设。首先要把桌面整理得干干净净，再摆上电话、文具用品、各种资料、备忘录等。否则，一面歪着脑袋夹着电话，一面找资料，一面又忙着记录电话内容，岂不手忙脚乱。
那么，你必须准备的有：
1.三种不同颜色的笔
（1）削好的铅笔。通常用来书写日常的备忘录，或者记下传真收件者的姓名。铅笔字随时可以擦掉，方便作常规更新。
（2）红色的笔。工作人员一天可能会接到很多电话，轻重缓急各有不同，特别重要的或紧急的电话用红笔标识，会显得非常醒目。厚厚的电话记录里我们很容易找到红色标识的顾客。
（3）蓝或者黑色的笔。作平常记录用，通常在每一次电话过程中都会或多或少得到一些客户的信息，记录下来对后续展开的服务及沟通非常有帮助。好记性不如烂笔头，随时记录，能保留很多客户的潜在信息。
2.便笺纸
可供粘贴的便笺纸往往是一个不错的提示，电话中客户可能会要求当时寄信件或是E-mail等。便笺纸会提醒你做这些事情，让你成为一个不健忘的人，及时快捷的服务能让客户感觉到你的不同之处；另外，便笺纸还便于给同事留口信。
3.电话记录本
电话记录本，通常是业务人员日常的电话名录索引，同时又有利于公司人员内部的交流。格式如下：
（1）标注时间日期。当我们在后续跟踪时，能够准确无误地了解客户当时打电话的时间，不仅可以充分理解客户当时打电话的动机和原因，促成双方的沟通；而且客户也会因为你额外的关注而与你保持良好的关系，更愿意接你的电话。
（2）电话号码编号。这样可以清楚地知道每天打电话的次数，有利于公司掌握处理事件的次序及重要性，并制定相应的策略。
（3）空5～10行。每次和客户的沟通，细心的人总会有一些新的资讯加注到记录里，这样更容易掌握对方的心理和行为。
4.钟表
钟表可以让我们以最快的时间做好工作，掌握通话时间，实现拨打电话的掌控性。客户的每一分钟都是很宝贵的，钟表可以帮助我们随时做好时间管理。一般情况下，问候电话不超过1分钟，预约拜访电话不超过3分钟。
5.镜子
在电话中，客户看不到我们的形象和面部表情以及肢体动作，但他会想象电话线另一端的人的样子。声音传递的不仅仅是说话的内容，更重要的是客户对你的感觉和构思。所以，你需要提醒自己，随时调整自己的状态，让客户有正面的联想。
6.备忘录
备忘录随时提醒我们及时处理客户的要求，以此建立良好的客户关系，而良好的客户关系可以提升我们接打电话的效率。
细节演练
想一想，你平时打销售电话时有没有准备便笺纸、备忘录等物品的习惯。