企业在经营过程中会遵循一些事先假定好的基本信念,因此,这些信念往往会深深植根于企业内部,影响企业各种经营活动的展开,也影响企业业务流程的设计和执行,这一点,在那些有长期历史的企业中,表现得尤其明显。企业再造需要对这些原有的、固定的思维模式进行根本性的解除,催生创造性思维,使企业中的基本信念发生重大转变。
2企业再造需要对原有的事物进行彻底的改造
与日本企业的变革思路不同,以美国企业为主要蓝本的企业再造绝不是一次渐进式的改良措施,也不是仅仅满足于对组织的修修补补,而是努力开辟完成工作的崭新途径,就是要重建企业的业务流程,使企业产生脱胎换骨般的巨大变化。
3改革要在经营业绩上取得显著的改进
企业再造不是要在业绩上取得点滴的改善或逐渐提高,而是要在经营业绩上取得显著的改进。哈默和钱皮为“显著改进”制定了一个标准:“周转期缩短70%,成本降低40%,顾客满意度和企业收益提高40%,市场份额增长25%。”其目标就是从企业竞争力这个指标上追赶日本对手。
“企业再造”提出了三条基本的指导思想。
1以顾客为中心
传统的分工理论将完整的流程分解为若干任务,并把每个任务交给专门的人员去完成,在这种思想的影响下,工作的重点往往会落在任务上,从而忽视了最终的目标——满足顾客的需要。恢复了流程的整个面貌,带来的第一个直接好处就是使每位负责流程的人员充分意识到,流程的出口就是向顾客提供较高的价值。
2以员工为中心
“企业再造”将直接导致企业组织结构发生变化,扁平化结构成为替代传统的金字塔形结构的新模式,变革后的企业中主要以流程小组为主,小组中的成员必须是复合型的人才,需要具备全面知识、综合观念和敬业精神,这一客观要求不断推动员工学习,实现挑战性的目标。
3以效率和效益为中心
重组流程推动了企业生产效率和效益的提高,IBM公司通过重组流程减少了9成的作业时间,并大大降低了人工成本,而且增加了100倍的业务量。
三、“再造”的程序
企业“再造”就是重新设计和安排企业的整个生产、服务和经营过程,使之合理化。通过对企业原来生产经营过程的各个方面、每个环节进行全面的调查研究和细致分析,对其中不合理、不必要的环节进行彻底的变革。在具体实施过程中,可以按以下程序进行。因此,在再造的过程中一定要牢固树立流程的思想,以流程为现行的出发点和终点,用崭新的流程替代传统的以分工理论为基础的流程。
1重建团队
再好的流程如果没有人去实施,那么所有的工作都是徒劳的。因此企业再造首先要在人力资源上有好的保障。这是很重要也很关键的一步。
依据以往的经验,企业再造至少要有5种角色,分别为:领导者,负责推动整个流程工作的高层主管;再造总监,负责再造的技术和方法的开发,并对企业的多个再造项目进行协调;流程负责人,负责一个专门的流程并专注于再造的管理者;指导委员会,由企业的高层管理人员组成的政策和战略制定小组,负责企业再造工程的战略设计;再造团队,投身于企业再造工程的基层人员,他们提出创意和计划,并进行实施。
2弄清原有流程的优、劣势
一般地说,原来的作业程序是与过去的市场需求、技术条件相适应的。当市场需求、技术条件发生了变化使现有作业程序难以适应时,作业效率或组织结构的效能就会降低。在构建新的流程前,要仔细地分析原有流程的每一个小的环节和功能,要注意整个流程的持续时间,每个环节的负责人,环节间的相互依赖关系以及哪些是增值的环节等,弄清原有的流程在新的时代条件的优势和劣势。只有在这些分析的前提下,才可能设计出一流的流程改进方案。
3勇于打破成规
企业再造,就是一个勇于打破原有框架,勇于创新的过程。为了设计更加科学、合理的作业流程,重新设计流程时,要抛弃现有流程的一切框框,要利用头脑风暴法、逆向思维法等充分发挥想像力,来设计新的流程。
在设计新的流程改进方案时,可以考虑:
①将现在的数项业务或工作组合,合并为一。
②工作流程的各个步骤按其自然顺序进行。
③给予职工参与决策的权力。
④为同一种工作流程设置若干种进行方式。
⑤工作应当超越组织的界限,在最适当的场所进行。
⑥尽量减少检查、控制、调整等管理工作。
⑦设置项目负责人。
4争取多方面的支持
企业业务流程的实施,是以相应组织结构、人力资源配置方式、业务规范、沟通渠道甚至企业文化作为保证的。没有他们的保证,无论设计方案多么的科学,都是不可能成功的。
而且在实施企业的再造方案的过程中,必然会触及原有的利益格局。因此,管理者必须要精心组织,谨慎推进。既要态度坚定,克服阻力,又要积极宣传,达成共识,争取尽可能多的支持,以保证企业再造的顺利进行。
企业再造方案的实施,并不意味着企业再造的终结。随着社会发展的日益加快,企业总是要面临不断形成的新的挑战,因此,就要对企业再造方案不断地加以改进,以适应新形势的需要。
四、“再造”的启示
“企业再造”理论,为企业管理领域吹进了一股清风,尽管在实行再造的企业中,失败的也有很多,但是,企业再造的思想还是被越来越多的企业所采纳。不仅仅是美国和欧洲的企业,包括亚洲企业在内的许多企业都已经行动起来,利用“企业再造”的思想,重新对本企业进行设计。
1以价值流为导向进行组织设计
流程的思想,实际是为了坚持顾客的导向。它是按照价值增值的过程,将相关的操作环节进行重新整合,使其成为一个高效率的、能够适应顾客需要的完整的工作流程,并以此为基础,重新设计企业的组织结构。
2以“合工”的思想重新设计企业流程
随着科技的进步和生产力的巨大发展,分工理论对企业产生的不利影响也日益明显。哈默创造性地提出了“再造”的思想,将原本属于一个业务流程的若干个独立操作重新整合起来,将被分割的企业流程按照全新的思路加以改造,从而使企业能够适应新的经济时代,获得更高的效率和更大的效益。
3以彻底的变革代替渐进式变革
与采用改良方式推动企业管理发展的思路不同,“企业再造”理论倡导从一开始就要进行完全彻底的变革,而且这种变革的矛头直接指向已经沿袭多年的分工思想,为管理理论的新发展奠定了重要的基石。
4效果与问题并存
“再造企业”理论一经提出,便在美国和欧洲的企业中受到了高度的重视,得到迅速推广。这一理论的推广和应用给很多企业带来了显著的经济效益,涌现出大批成功的范例。1994年的早期,由CSC Index公司(战略管理咨询公司)对北美和欧洲6000家大公司中的621家进行了抽样问卷调查。调查的结果是:北美497家公司的69%、欧洲124家公司的75%已经进行了一个或多个再造项目,余下的公司一半也在考虑进行这样的项目。American Express(美国信用卡公司)通过再造,每年减少费用超过10亿美元。德州仪器公司的半导体部门,通过再造,使集成电路订货处理程序的周期减少了一半还多,改变了顾客的满意度,由最坏变为最好,并使企业获得了前所未有的收入。
当然,在“企业再造”的实现过程中,也有一部分企业并未达到预期的目标。于是,在“企业再造”取得成功的同时,另一部分学者也在严肃地探讨其在企业实施中高失败率的原因。大家认为,企业再造理论在实施中易出现的问题在于:
①流程再造未考虑企业的总体经营战略思想。
②忽略作业流程之间的联结作用。
③未考虑经营流程的设计与管理流程的相互关系。
总体来说,“企业再造”理论顺应了通过变革创造企业新活力的需要,这使越来越多的学者加入到流程再造的研究中来。有些管理学者通过大量研究流程重建的实例,针对再造工程的理论缺陷,发展出一种被称为“MTP”(Manage Through Process),即流程管理的新方法。其内容是以流程为基本的控制单元,按照企业经营战略的要求,对流程的规划、设计、构造、运转及调控等所有环节实行系统管理,全面考虑各种作业流程之间的相互配置关系,以及与管理流程的适应问题。可以说,“MTP”是“企业再造”工程的扩展和深化,它使企业经营管理活动的所有流程实行统一指挥,综合协调。因此,作为一个新的管理理论和方法,“企业再造”理论仍在不断地深化和完善。
精彩语录
1把信息处理工作纳入产生这些信息的实际工作中去。随着IT的运用和员工素质的提高,信息不再是一种特权,信息处理工作完全可以由组织中的员工自己来完成。
2要把地域上分散的资源视为一体。集权和分权的冲突是长期困扰企业的难题。现在,由于数据库、远程通讯网络和标准化的处理系统等技术的应用,企业完全可以在保持灵活性和服务性的同时,又能获得规模效应和协作效应。
3将平行的工作联系起来,而不是整合产出;让员工自己做出决定,并在流程中建立控制程序;从信息来源地一次性地获取信息。
4要使企业再造获得成功,必须要有高瞻远瞩的领导;同时,我们也不能低估流程遇到各种各样的阻力,包括来自组织结构的惯性以及实施再造所引发的阻力。
5为了飞越性地改善成本、质量、服务、速度等重大的现代企业的运营基准,必须对工作流程进行根本性重新思考并彻底改革,也就是说,从头改变,重新设计。
6针对企业业务流程的基本问题进行反思,并对它进行彻底的重新设计,以便在衡量绩效的重要指标上,如成本、质量、服务和效率等方面,取得显著的进展。
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