第十条 墨水
文件原则上应用黑色墨水书写，在使用墨水时要选用性能较好的纸张，文字应清晰可辨。
第十一条 文件种类的区分
部门经理发文应根据文件的不同作用，按以下原则区别使用不同文种：
1提案，不仅仅是发出的指令，而且希望将其意见进行广泛讨论。
2承认，就有关事务进行认定。
3请求，所报内容等候裁定。
4报告，关于指示的答复性汇报。
5申请，请求对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。
第十二条 指示类文件的区别
公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用：
1指示，对申请、请示及要求的答复。
2传达，有关事务上的指令。
第十三条 电文
依靠电信传达的文件，要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语以使电文简短。电报通常在结尾处注明发电单位的代号。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。
第十四条 本制度自颁布之日起实施。
◎ 文书制作规范
第一条 文书制度要领
1文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。
2起草文书的理由包括起因，以及中间交涉过程加以证明必须做出交代，必要时附上相关资料与文件。
3必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。
4对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
5文书用纸除特殊情况外，原则上采用A4规格。
6文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩词句。
7文书一律采用书面文件。
第二条 文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。
第三条 重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
第四条 文书的署名按下列规定进行：
1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门主管的姓名与职务。
2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第五条 文书的盖章按下列要点进行：
1在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
2如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。
3以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
第六条 总裁与公司印章按下列原则使用：
1在有必要加盖总裁公印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可，并且加盖印章之后，向总务部门提出。
2总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如有必要则须请示总裁或公司印章。
3在需要总裁签字的情况下，手续同前。
4经总务部批准后，去印章保管员处加盖公司印章。
5一些带有公司字样或总裁职务字样的印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。
◎ 文书收发制度
第一条 范围
本公司文件(本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等)以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。
第二条 统管部门
文书的收发、分布等事务，由本公司及各事务所的总务部统一管理。
第三条 部门文书责任者
在部处室中设文书负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。
第四条 文书的收受
对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。
第五条 收文的处理
收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函应全部拆封。拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处，将信封附上，用别针别在一起。
收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在收文簿上，并将文件及收文簿一并交给总务部。
第六条 审核以及分发批示
总务部经理在对文件及收文簿加以审核后，对收件室做出分发批示。
当总务部经理外出时，如有事务急需处理，可由副经理代理承担上述工作。
第七条 分发
收件室将收文簿及文件分发各部门，各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收。
第八条 部门内部文书处理
文书负责人在收到文件上加盖传阅印，并递交有关部门。
有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示，文书负责人据此文件分发给有关工作人员。
在文书承办、分发量较大的部门，可设文书整理簿，并据此处理文件。
第九条 发送
文书的发送全部由总务部收件室负责，在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。
第十条 部门内总发送文书的处理
文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名，并注明是否采用挂号、快递等方式。
文书负责人将本部门文件分类别，请示发送。
第十一条 发送的处理
总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称(全名)、内容等项目登记在发文簿上，贴好邮票投递出去。
第十二条 投递
文件投递通常一天三次，按以下时间投出：
第一次上午十点；
第二次下午三点；
第三次下午五点。
遇有紧急投递的文书，可不受上述时间限制。
第十三条 邮票的收付保管
邮票购入、付出、保管等情况，应登记在邮票收付保管明细表上，并在年末计算出余额，与现存邮票数量加以核对。
第十四条 公司内部的定期专递
不是利用国家邮政，而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送，可依照本制度的有关规定办理。
对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。
第十五条 定期专递收发文簿的制作
在发送定期专递时，各部门应在定期专递收文簿上登记其内容，一式两页，副页留存，正页与发送物品同时放入定期专递箱、定期专递收发文簿，作为发文单位记录，可代替发文簿，每天进行整理清点。
◎ 文书收发作业规范
第一条 主管部门
本公司所有外来文书都由总务部文秘室统一接受。
第二条 处理方法
文秘室按下列规定处理所到达的文书：
1把公司文书与私人文书区分开来。
2由文秘室直接开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期。
3对于送达各部门且不能开启的，估计涉及内容与事项并不重要的文书，以及绝密文书，只需在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。
第三条 登记
凡符合下列规定的文书，都必须做好登记。
1在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要的文书，或者夹带重要物品的文书。
2专人传递送达的文书。
3标有“绝密”或“亲启”字样的文书。
第四条 电报、快递文书
文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。
第五条 公休日到达的文书
凡下班后，或者工作时间以外到达的文书，一律由值班留守人员接收，于此后第一个工作日早晨移交文秘室。
第六条 分发
文书的分发按下列要点进行：
1写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门的主管。
2重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人，在接收人不在的情况下，嘱托部门主管转交。领取文书者必须在登记簿上签名盖章。
3文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中。
4私人信件直接分送本人(在特殊情况下也可由代理者领取)，在必要情况下，让领取者在登记簿上签名盖章。
第七条 回复
各部门在接到文书时，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到。
第八条 退回
分送给各部门的文书，如果出现差错，或不是所在部门接收的文书，应直接退回文秘室，再由文秘室处理。
第九条 电报电话记录
收到电报后在文书登记簿上做好登记，接到电话后填写电话记录传票(如下表所示)。但普通的电话不必记录。
电话记录传票
来电要点来电者来电指名
姓名：单位：地址：电话：部门：姓名：
接电话时间： 月 日上下 时 分接电话者：
◎ 文书传阅制度
第一条 文书按机密程度划分
1绝密，指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
2机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
3秘密，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
4普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
5传阅，指在本公司内部传阅或传达的文书。
第二条 普通文书的处理原则
1由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。
2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
3各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能处置。
第三条 机密文书的处理原则
1机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
2指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。
3接收到的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的约束。