第四条 凡接收入室的档案，要认真进行检查、清点、除尘消毒，经过整理编目，以组织机构为单位，按照不同保管期限、不同载体分别编目、排列、保管。
第五条 入室档案应登记造册，为便于查找和提供利用，要科学地编制检索工具。
第六条 库房内要安装温湿度计，并要定时观察记录，进行定期分析，便于掌握规律，进行科学管理。一般每天两次，温度控制在14℃～24℃，库房日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45%～60%，库房日变化幅度不超过±5%。声像档案库房温度应控制在13℃～15℃，相对湿度控制在35%～45%。
第七条 库房窗口要有窗帘等遮光设施，避免阳光直射，使用白炽灯照明，照度不超过100勒克斯，严禁使用日光灯（免于紫外线损害档案材料）。
第八条 库房要与办公室、查阅室分开。
第九条 库房内严禁存放易燃易爆等物品，室内严禁吸烟，库房管理人员应熟悉灭火器材、性能及使用方法。
第十条 上下班随时检查库房门窗，检查安全防范措施，节假日要加封条。
二、特殊档案管理制度
◎ 科技档案管理规定
第一条 为了加强公司科技档案的管理工作，充分发挥科技档案在工业生产、基本建设、科学研究、技术革新等方面的作用，根据实际情况，特制定本制度。
第二条 科技档案是生产、科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史记录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。各部、室必须将科技文件、资料、图纸的形成、积累、整理、归档以及修改补充等工作列入专业人员职责范围，在有关规章制度中做出明确规定，认真贯彻执行。
第三条 建立档案工作领导小组，由总经理负责，各中层管理人员为成员，实现档案网络化管理体制。增强各级管理人员档案工作意识，使档案工作纳入总经理的经营目标内。
第四条 建立科技档案工作秩序，成立公司各基层档案管理网络体系，落实各部、室专职或兼职档案管理人员，并进行一定的培训。
第五条 各部、室档案管理人员负责本部门科技档案的收集、整理、分类、立项、组卷，定期上交档案室。对文件、技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等制定必要的规章制度，使之有章可循，做到规范化、标准化、条理化。
第六条 公司档案室对全公司的档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。对基层各部门在生产活动中形成的各种科技资料，公司领导、技术专业人员出国考察、培训时的各种归档的技术资料如不按时上交归档，公司档案室有权采取经济手段进行制裁，档案室不签字，不得做工程决算，财务部门也不予报销。
第七条 公司档案室行政管理由总经理办公室领导负责。
第八条 从事科技档案管理的人员，应具有较好的职业道德和大专以上文化程度，具有一定的专业知识，并保持人员相对稳定。档案管理人员享受专业技术人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第九条 科技档案部门的基本任务
1收集、整理、保管和统计本公司的全部科技档案。
2对所保管的科技档案做好分类、编目、编号、编制检索工具等工作，处理好保密与利用的关系，按规定履行借阅手续(原件不得外借，要求在阅览室查阅)，积极有效地为科技人员提供方便。
3在相关部门的领导下，定期做好科技档案保存价值的鉴定工作，此项工作由技术管理人员、相关专业人员和科技档案人员共同进行。对失去保存价值的档案，若要销毁清册，应履行一定的手续进行销毁工作。
第十条 各部门应建立健全科技文件的形成、积累、整理归档制度，做到每项工程、技术活动、引进项目等都要完整、准确、系统地归档保存。
第十一条 对每项基建工程、产品试制、科研、技术创新、引进项目等，进行鉴定验收。设备开箱时，应有档案人员参加。
第十二条 科技材料的归档范围
1设备方面的图纸、文件资料包括：各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。
2工程方面：与工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书、设计原始材料，包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析。申请用地、报建、城市规划部门的审批文件、红线图，与各方签订的合同、协议书，初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收、记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。
3技术革新、科研及教学方面：上报审批文件、技术革新图纸及批文、专业教学计划、名单、报告、审批文件等。
第十三条 出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动向档案室归档。由档案室签字后，财务部门方可接受报账，否则不予报销。
第十四条 本制度自印发之日起实施。
◎ 职工代表大会档案管理办法
第一条 归档范围
1职工代表大会文件及有关材料。包括召开职代会的会议通知,大会议程，日程，大会主席团名单，大会执行主席名单，大会秘书长、副秘书长名单，各工作组组长名单，代表团划分，代表资格审查委员会名单，代表资格审查报告，工作报告，领导讲话，上级贺信，招待费使用情况的报告，上次职代会职工代表提案处理情况和本次职代会提案情况说明，表决情况表，大会决议，大会作息时间表等各种职代会文件和材料。
2职工代表大会临时会议形成的有关决议、文件和材料。
3代表团长、工会委员和专门委员会联席会议形成的有关文件材料。
4有关职工代表及职工代表大会和各专门委员会的各种记录、文件及原始资料。
5有关职工代表大会形成的电子文件、录音、录像资料。
第二条 归档时间
1职工代表大会和职工代表大会临时会议闭会后七天内，由工会将有关文件材料收集成套，向公司档案室归档。
2代表团长、工会委员和专门委员会联席会及各专门委员会形成的需归档的材料，视材料形成过程的特点，酌情随时或定期归档。
3有关职工代表大会形成的文件、材料一律实行两套制管理，一套有底稿的移交档案室，一套副卷留本单位工会保留使用。
第三条 归档要求和手续
1归档范围内的职代会有关文件、材料必须收集齐全，保证文件、材料的完整、准确。
2归档的文字材料，应当字迹、线条清楚。纸质文件和电子文件必须保持一致。
3归档的文件材料应编制目录，在归档时按目录点清，交接双方在目录上签字。
第四条 本制度经职工代表大会通过后实施。
第五条 本制度解释权属公司工会。
◎ 荣誉档案管理办法
第一条 荣誉档案是指在各个时期，集体和个人为党、为国家、为人民做出显著成绩，党和国家以及上级机关授予单位或个人的奖章、奖状、奖旗、奖匾、通令嘉奖、荣誉证书等有保存价值的档案材料。
第二条 荣誉档案，一般作为珍贵纪念品，仍由被授奖单位和个人保存。因此，收集荣誉档案材料，必须动员保存单位和个人把原件或复制件送给档案馆保存。
第三条 荣誉档案征集进馆，是档案工作者责无旁贷的光荣任务。因此，必须积极工作，广泛征集，收集进馆，妥善保管，增加馆藏门类和丰富馆藏。
第四条 荣誉档案的保管，应按其内容、性质和形式，分门别类，分别存放，分类保管。
第五条 凡是与荣誉档案有关的文字材料，必须连同纪念品一起收集，统一整理，立卷归档，集中保管。
◎ 价格认证档案管理办法
第一条 从事价格鉴定、复核裁定、认证工作，必须严格完善档案管理。档案管理必须专人负责。
第二条 档案内容
1价格鉴证委托书。
2委托方提供的资料。
3工作计划、方案。
4现场勘察笔录。
5市场调查记录。
6专业机构质检报告。
7工作人员的技术报告。
8价格鉴证结论书。
9其他。
第三条 档案材料由工作人员在工作过程中形成和收集整理，出具结论后，移交给档案管理人员保管，分类归档。归档时，要拟好标题，填写好卷内目录及案卷、编号以备查。
第四条 档案管理人员应当严格档案管理规定，保守档案秘密。
第五条 未经主管领导批准不得查阅档案材料。因工作需要，经主管领导批准查阅档案，应在档案保管人员的监护下进行查阅，借阅档案的，应在规定期限归还。
第六条 价格鉴证档案的保管期限可以分为永久、长期和短期保存三种期限。档案的保存和销毁按有关规定严格执行。
◎ 声像档案管理办法
第一条 为加强本公司的声像档案管理，特制定本办法。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)和文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司档案资料的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
第四条 声像档案资料收集范围
1反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。
2各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。
3本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4涉及本公司权益的声像资料。
5其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6其他具有保存价值的声像资料。
第五条 声像档案资料的收集时间
1声像档案资料应在形成后一个月内，随立档部门其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条 声像档案资料的收集要求
1录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其档案形成的费用不予报销，以防散失。
2接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
3声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1档案部门有责任随时征集重要声像资料。
2在征集的声像资料中，凡涉及国家和行业系统重大事件的，应向办公室档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
第九条 声像档案的整理包括分类、组合、排列和编录，通过整理使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 声像档案的分类、编号
1照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号——流水号。
2录音带、录像带、摄像带按年代——问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。