2内部自行建立的机密文件，经办人办妥并经厂长、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”。随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。
第七条 档案整理
1保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填写“机密文件增列表”呈总经理(专业性的文件呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理(专业性的文件呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。
2保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。
3机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。
第八条 调卷
1各部门需调阅机密文件时，除依规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期限及用途，应经调阅部门厂长、处长证明并送保管部门主管同意后，方可调卷。
2保管人员接到经核准的“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。
第九条 副本
机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性的文件呈厂长、处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。
第十条 文件管理
经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件。倘有下列情形之一者，依公司规定议处：
1拆散原案显有弊端者。
2原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
3擅自将文件携带外出、转借或出示于人及其他宣泄机密事情者。
4调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
5擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。
6文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。
第十一条 文件处理日数的统计
1各收发人员根据“收(发)文登记单”第一联，业务接洽便函第一联(发文)及第四联(收文)分别造具“文件处理统计表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的“文件处理统计表”应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。
2处理日数计算标准
(1)收文案件：自收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除节假日后，为实际处理日数；
(2)发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除节假日后，为实际处理日数。
第十二条 文书用纸
1对关系企业外机构的行文以公文用纸书写。对客户或厂商行文须用印有公司名衔的书函。
2关系企业内部各部门间的行文以“业务接洽便函”书写，但公司间的行文亦须用公文用纸。
3电报以电报专用纸书写。
4签呈以签呈专用纸书写。
第十三条 文件处理的稽查
各公司总经理室应不定期派员稽查各部门的文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理。
二、网络信息安全制度
◎ 网络使用管理规定
第一条 宗旨
公司网络资源是公司用于工作目的的投资，只能用于工作。个人由于一般业务学习、新闻、娱乐等而需用网络的必须在自己家中进行。为规范公司网络的管理，确保网络资源高效安全地用于工作，特制定本规定。
第二条 范围
本规定涉及的网络范围包括公司各办公地点的局域网、办公地点之间的广域连接、公司各片区和办事处广域网、移动网络接入、Internet出口以及网络上提供的各类服务，如Internet电子邮件、代理服务、Notes办公平台等。
第三条 主管部门
管理工程部作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制。知识产权室有权对公司网络上的信息进行检查和备案，任何引入与发出的邮件，都可以进行备份审查。
第四条 管理规定
1任何人不允许在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚。同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，如出现要追查责任。
2公司网络结构由管理工程部统一规划建设，并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，办公室如需安装集线器等必须事先与网络管理员取得联系。个人电脑及实验环境设备等所用IP地址必须按所在地点网络管理员指定的方式设置，不可擅自改动，擅自改动者将受到处分。
3严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。
4公司网上服务如DNS、DHCP、WINS等由管理工程部统一规划，任何部门和个人不得在网上擅自设置该类服务。
5为确保广域网的正常运行，禁止通过各种方式，包括利用邮件、FTP、WIN2000共享等在广域网中传送超大文件。
6严禁任何部门和个人在网上私自设立BBS、NEWS、个人主页、WWW站点、FIP站点及各种文件服务器。严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容，违反者将受到处分。
7任何部门和个人应高度重视保护公司的技术秘密和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。
8公司禁止任何个人私自订阅电子杂志，因工作需要的电子杂志，经审批后由图书馆集中订阅和管理。
第五条 处罚规定
1对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息的个人，作辞退处理，并依法追究法律责任。
2对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论内容的个人，作辞退处理。情节严重者将移交司法机关处理。
3对于私自设立BBS、NEWS、个人主页、WWW站点、FTP站点等各种形式网络服务的责任人，或玩网络游戏的个人，第一次发现降薪一级，第二次发现将其降职，第三次作辞退处理。
4对各种工作用文件服务器的申请，须经系统主管审核，由管理工程部批准后方可设立，擅自申请者将处以降薪一级的处罚。
5对于在网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人，处以降薪一级直至辞退的处理。
6对于由管理不善引起公司秘密泄露的责任人，处以罚款、降薪、降职等处理。
7对于私自更改网络结构，私自设置DNS、WINS等服务的责任人，处以罚款、降薪等处罚。
8任何员工发送与工作无关的电子邮件，将处以降薪、降职及至辞退的处理。有意接收与工作无关的邮件，每次罚款100元至500元。
9任何员工在上、下班时间，通过公司网络查阅与工作无关的内容，发现一次降薪一级。因工作需要的可通过图书馆的网络查阅。
10对于其他任何利用网络资源从事与工作无关的行为，将对其处以罚款、降薪等处理。
11任何部门未经许可不得在网上下载任何应用系统。
第六条 附则
本规定自××××年×月×日起生效。从即日至××××年×月×日为整改时间。