书城励志有效沟通
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第80章 机构内外的组织沟通 (4)

4制造新闻

运用这种方式,企业处在积极、主动的地位,引导新闻媒体趋向由企业有意制造的新闻热点。如果运用得当,很多事件都可能成为这样的热点,例如:

(1)周年纪念庆祝。

(2)讨论会。

(3)对特殊成就的奖励。

(4)为一项有专题价值的题目进行的对顾客、员工或股东的调查。

(5)公司在市场上的重大举措。

(6)一次比赛。

制造的“新闻事件”要有足够的宣传价值,以引起新闻媒体的关注。但是,如果片面追求新奇和刺激,则很可能喧宾夺主,反而淡化了公司原来的目的,甚至会导致欺诈或毁损他人名誉等法律纠纷。因此,制造新闻需要预先制定周详的计划,慎重考虑新闻界和公众的各种可能反应,并且要紧密围绕企业的目标。操作中应努力做到适度、得体,避免哗众取宠和低级趣味。

5企业最高管理者直接参与沟通

企业的最高管理者直接参与同新闻媒体的沟通,对企业大有益处,不但可以增加企业发言的权威性,使公众对管理者有更深的了解,还可以提供一个机会,使管理者能直接面对新闻记者提出的诸多问题,有助于他们更多地了解实际情况,同时也能使媒体产生受尊重的感觉。管理者特别是那些工作在地方部门、分公司的最高管理者,必须重视与新闻媒体发展最直接的、面对面的沟通。

公共关系咨询专家劳杰特·费格利认为,今天的“每一位总经理都将不得不直接与公众沟通。如果他试图对有关企业经营前途的公众观点施加影响,就必须使自己成为一个积极的新闻发言人,并积极参与公众事务,如参加座谈、做演讲、发表声明等”。

通过与媒体的有效沟通,树立起企业在广大公众心目中的形象,对于企业未来的发展具有深远意义。

CI策略

随着企业识别系统(CI系统)的兴起及导入,企业形象设计已成为企业管理中的新兴领域,正逐步形成应用性很强、使用范围甚广、形式各样的一套可操作的方法与技巧。它是企业塑造形象,获得竞争优势的有效工具,是社会公众识别企业和企业向外展示风貌的一座桥梁。CI,是英文企业形象识别“Corporate Identity”的简称,台湾CI设计权威林磐耸先生把其定义为:“将企业经营理念与精神文化,运用统一的整体传达系统(特别是视觉传达设计),传达给企业周边的关系或者团体(包括企业内部与社会大众),并使其对企业产生一致的认同感与价值观。”

企业识别系统简称CIS(又称为CI系统),它是英文Corporate Identity System的简写形式。它是现代企业通过企业形式的设计和宣传,树立企业形象,增强企业公众(包括企业员工)归属意识的完整体系。

CI系统由三部分组成,包括理念识别系统(Mind Identity System,简称MIS)、行为识别系统(Behavior Identity System,简称BIS)及视觉识别系统(Visual Identity System,简称VIS),三者相辅相成,缺一不可,是CI系统的三个支撑点。

其中,企业标志是CI系统的核心,CI系统在企业形式的众多认识属性中,选择了最为典型的特征,包括企业标志、标准字体、企业色彩、企业口号等。这些典型特征通过办公系统、产品系统、包装系统、服饰系统和广告系统等媒体反复地宣传,给人们造成感觉冲击,使企业形象易于被人们记忆。

CI系统具有差异性、同一性与稳定性的特征。

创造与企业竞争对手之间的差异性,这是取得CI成功的关键。在当今竞争激烈,对手如林的环境中,企业如果不能因势利导,标新立异,就可能被淘汰。综观CI的历史,大凡成功者,都敢于开拓创新。因而,企业应设计出一个独特、鲜明的企业标志,给人以视觉上的先入感。

标志的空间视觉识别,据国际检测标准,已缩小到了毫米仍要有辨认性。日本三菱公司的企业标志,德国奔驰汽车的星形标志都设计得非常成功,明快、简洁,远视效果极好。

CI系统还强调企业形式的同一性。实施CI系统的企业,其企业标志与商标应是同一的,且有如下原则:

1如果企业标志是文字标志,则CI要求,企业标志=企业名称(简洁的)=商标名。

2如果企业标志是图形或图文标志,企业标志的图案应与商标图案一致。

以上原则是基于这样的经营策略:产品的力量是来自企业的力量,一个优秀的企业,它的所有产品都是可以信赖的。

目前,世界上一些著名的商品都遵循了上面提到的原则。例如,德国的大众汽车公司生产的汽车是大众牌,日本索尼电器公司生产的彩色电视机是索尼牌,同样可口可乐牌饮料是由可口可乐公司生产的。这绝不是偶然的巧合,而是为了识别企业的精心安排。

CI的基础系统在较长时间内应保持一定的稳定性。以企业标志为例。“可口可乐”的商标一百年来外形基本上没有什么变化,只是在原设计的文字商标下增加一条波纹线。因为,变更频繁不能给人以深刻印象。

在剧烈的商品市场竞争中,我们可以体察到,一种产品由名不见经传的企业生产,销路往往不畅,一旦产品冠以著名企业的商标,立即会身价百倍,供不应求。事实上,消费者购买甲商品而不买乙商品,在某种情况下主要取决于某个企业、某个品牌的综合印象,这种印象综合了企业历史、规模、产品品种、功能、质量、技术水平、价格以及售后服务诸方面的内容。如果企业或产品品牌得到社会公众的广泛信任和赞许,该企业标志就会具有某种精神功能,给予消费者以某种荣誉、某种感情、某种性格上的满足。人们惯于从一辆轿车的品牌来判断车主人的社会经济地位。服装的商标也是如此,对于许多年轻人来说,著名企业的商标具有很强的感召力。

20世纪50年代初,美国IBM公司总经理小汤姆斯·华生采取“公司名称=商标名称”的方法,首次推出一整套企业识别系统。这一措施使IBM公司获得了极大成功。小汤姆斯·华生认为IBM公司有必要在世界电子计算机行业中树立起一个巨人形象,这一形象要涵盖公司的创造精神和开拓精神,从而有利于市场竞争,跻身世界性大企业之列。设计师把公司的全称“International Business Machines”浓缩成“IBM”三字,选用蓝色为公司的标准色,以此象征高科技的精密和实力,创造出富有美感的造型,通过CI设计塑造了IBM公司企业形象,并使之成为美国公众信任的“蓝巨人”,在美国计算机行业长期居于首屈一指的霸主地位。但CI系统到20世纪60年代初才在美国真正兴起,近年来,随着人们对企业形象的日益重视,营销观念发生了很大变化。营销不再是简单地针对产品,而提升到行销企业的形象。正是这种新的观念导致了CI系统的广泛应用。在现代“白热化”的商战中,企业的辉煌,常伴随着CI的辉煌。

CI系统曾使许多面临困境的企业起死回生。意大利最大的国营电力公司Edison与代表化学、人造纤维的权威公司Montenctini合并为Montedi—Son之后,聚集了近百家各类企业,实力和规模足可以称为世界级企业集团。然而,由于目标、行为诸方面的不一致带来的混乱,又使它陷入严重的危机。经过聘请专家实施CI系统数年之后,情况有了明显的好转。日本著名跨国企业KENWOOD音响的前身,曾是一家濒临倒闭的企业,也同样得益于CI系统才免除了灭顶之灾。

如果说CI系统对于面临困境的企业是“雪中送炭”的话,那么,对于业绩优秀的企业则是“锦上添花”。众所周知的麦当劳、可口可乐、富士胶卷等世界著名企业都曾得益于CI系统的实施。

值得注意的是,CI系统是企业有计划地运用各种媒体,宣传企业标志为核心的企业形式的完整体系。其目的是为了提高企业和产品的知名度和美誉度。因此,CI系统的实施,可以促使企业标志的识别功能向具有象征意义的精神功能转化。

国外CI系统的理论研究及实践比我国起步要早,例如美国、日本等工业发达国家每年都要评选最佳CI系统。近几年来,我国也重视了有关CI系统的理论研究与实践,提出了诸如企业文化、企业精神和企业广告等CI系统范畴的概念并进行了一定的实践。但总的来说我国在CI系统研究方面,往往只是重视了CI系统的外层,即视觉识别系统(VI),而忽视了理念识别系统(MI)及活动识别系统(BI)。形象地说,是只重视了企业的“脸”,而忽略了企业的“心”和“手”。

从企业的生产经营活动方面来看,CI系统就是企业将经营思想、企业文化、企业精神,运用整体传达系统,尤其是透过视觉传达设计,传给企业公众(包括企业内部员工),使其对企业产生统一的认同感和价值观。CI系统从设计的观点来看,就是将现代化设计观念与企业经营管理理论结合起来,以塑造企业的个性,突出企业精神,使消费者产生深刻的印象和认同,以达到企业的经营目标。

因此,要想做好企业与外部的有效沟通,不妨充分运用CI策略。

有效沟通与团队建设

有效沟通与团队建议之间存在着密切联系,要想使一个团队具有很强的凝聚力与干劲,首先要做的就是保证团队内部能够进行有效的沟通。

完善团队协作

有效沟通一实现,团队关系将会更加和谐。如果不能面对面地沟通,就要选择其他的方式作为媒介。

在日常生活中,人们根据各种因素,包括关系、信息内容和现有的沟通媒介等,决定采取什么沟通方式。这些选择极大地影响了人们的生活和他们之间的关系。在一个项目环境里,团队成员通常依靠或者仅仅局限于某种沟通方式,事实上其他方式可能会更加合适,更有说服力并且更加有效。

虽然大多数组织都把信息沟通和协作列为头等大事,很多组织却并未制定和实施相应的战略,以支持项目团队进行沟通,尤其是未能提供指导和最好的方法,帮助团队从各种各样的沟通媒介中选择最合适的一个。

首先,面对面沟通最有效。

面对面沟通是最有效的沟通方式,因为双方不仅能了解言语的意思,而且能够了解肢体语言的含义,比如手势和面部表情。面对面沟通是建立业务合作关系的最佳方法。在很多文化环境里,面对面沟通是做业务的唯一途径。

此外,在处理微妙的人际关系或传递复杂信息时,面对面沟通仍然是最合适的方式。比如,对于涉及支出和收入之类比较敏感的薪资或合同谈判情况,双方在同一个房间协商将更容易取得进展。面对面沟通或者模拟的面对面互动有助于人们讨论复杂问题,在日益逼近最后期限的情况下迅速做出决策。

其次,你可以选择其他的沟通媒介。

如果人们要进行远距离沟通,面对面的方式就不可行了,他们必须借助一个媒介来传递信息。今天,最常用的沟通方式包括:

1电子邮件

电子邮件打破了时间和空间的限制,让工作时间或工作地点不同的人们能够有效地沟通。电子邮件让人们能够同时给几个人发送信息,并能发送电子文件、图片或文档等附件。

2即时讯息

即时讯息简称IM,是一种接近于实时进行的文字信息沟通,它可以在两个或更多用户之间进行。它和普通电子邮件的不同之处在于,它的信息沟通立即就完成,而且进行“对话沟通”相当简便。因为参与人员是“好友名单”上的,即时讯息有一种浓厚的社区气氛。在很多情况下,这种气氛有助于建立有效的沟通区域。

3音频会议

电话方便快捷、使用简单,加上今天的语音邮件功能,在沟通方面具有很大的灵活性,即使另一方不能接听电话也没关系。和电子邮件或者即时讯息相比,音频会议最突出的优点是,与会者之间有了更加“实质性”的接触。在音频会议上,与会者可以通过改变语气、音调或者音量,使用停顿和语气词(嗯、呃),来衔接话题,增加音频本身没有的弦外之音。

4带音频的网络会议

网络会议增加了一定的视频信息,能让与会者观看PowerPoint 演示,在主持人引导下浏览网页,或者和其他人沟通、讨论文件。网络会议和网络音频或者视频不同,与会者在参加远程会议的同时,可以通过浏览器共享文件。它是一种相对便宜和有效的团队协作技术,有不少独到之处,可以增强团队的会议体验。然而,网络会议和音频会议类似,与会人员是隐蔽的。所以,与会人员往往在会议过程中“忙私活”。如果要建立合作关系或者促进团队工作,网络会议和音频会议都不是理想的选择。