书城管理公关总监
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第38章 企业公共关系协调(3)

第五,当企业发生财政危机时,鼓励股东增加投资。

第六,当企业面临其他竞争对手的吞并企图时,寻求股东的支持。

第七,通过良好的沟通,在股东心目中树立良好的企业形象,并由此影响潜在的股东,使他们产生购买企业股份的愿望。

二、股东关系协调的原则

建立良好的股东关系的首要基础是设法增强企业的可信度,使企业在股东心目中具有良好的形象和信誉。企业的坦诚是得到股东信赖的惟一途径。因此,在处理企业与其股东的关系时,必须遵循以下原则:

(一)积极原则

积极地沟通、真实地报导,是企业得到股东理解、信任乃至支持的重要原因。

(二)宣传原则

即宣传企业成功的前景。企业应当对其证券的价值、与同行竞争的地位、企业市场发展的前景等,做出精细的分析和评估,并对其优势做出客观的评价,让所有的股东或潜在的股东了解它。

有坏消息时也应公开。企业不论在经营顺利时期、还是在经营困难时期,都应与股东保持信息沟通。尤其是在企业出现经营危机的时刻,更应保持与股东的密切联系与沟通,因为这时,股东是最希望了解管理部门是如何解决问题的。

(三)主动沟通原则

主动接触股东,而不要等他们主动来找企业。股东最希望引起企业的注意,因此企业要主动接触股东,及时向其提供信息。在公关政策方面应主动寻求股东的支持。以前企业往往不注意寻求股东对公关政策的支持,这是一个错误。现在,众多的股东的存在以及他们对立法及公关政策的影响,使企业必须重视利用他们的优势,并为制定有利于企业生存的公关政策而努力。

总之,最佳的股东政策应是活跃而公开的。股东需要经常知道他们所持股票的企业正在做什么、做得怎么样。因此,企业证券部从业人员或相关部门,必须把真实的信息及时地传递给股东,以提高企业的可信度,保持企业在股东心目中的良好形象与信誉。

三、股东关系协调的机会

企业开展股东公关活动的形式是多种多样的,其主要形式如下:

(一)业务年报

业务年报是企业开展股东公关活动的主要传播手段。尽管业务年报的构成单元与风格按不同的企业、不同的年份而有所区别,但多数的业务年报包括以下几项内容:

1企业概述

企业概述包括企业名称、企业地址、业务概要,用数字或图表综合报告企业的生产、经营状况。

2给股东的信

给股东的信通常附有企业董事长或总经理的照片,信中的主要内容包括:企业去年取得的经营业绩;对去年本行业的发展情况的回顾及对未来发展前景的展望;企业的成长策略;未来的经营方向,新产品及资金运用计划;预计运营收益及获利的目标等。有时在给股东的信中还可以表示企业管理当局对当地环境的关注。致股东的信必须简洁易懂,言辞不必过分修饰,只求详尽说明事实。

3财务检查

由于证券交易委员会规定某些资料必须公开,因此在许多企业的业务年报中,都包括对企业财务的检查,如营业收入、货物成本、经营成本、利润、资本支出、税负、纯收益以及股东关心的投资收益等。

4管理部门的评价与分析

这是对财务检查的补充说明。主要包括管理部门对一般财务指标,或影响企业经营的各种因素的分析。

5有关管理或营销的特别项目

有关管理或营销的特别项目包括对主管人员的介绍、企业市场及产品的说明、企业对公众关心的问题的看法等。

6图表

照片及图表对企业的业务年报非常重要。因为大多数股东的阅读时间有限,精彩的图片可以增强读者阅读的兴趣。

(二)季度报告

季度报告可使股东知道在两个年度报告发行期间企业经营的状况。企业的季度报告包括本年度的累计数字和最近三个月的财务情况与上季度财务情况的比较,如销售收入、费用、收入总金额、纯收益、资产、负债、净值、每股收益等的比较。季度报告也应附录一封致股东的信,其主要内容是介绍本季度内企业发展的情况。

(三)统计报告

企业公共关系部门把企业的各种工作的统计数据编印成册,作为业务年报和补充材料,供股东们参考,使他们更易于理解业务年报。一般来说,统计报告包括:企业情况、企业主管人员的履历、主要产品的营销情况等。

(四)股东年会

股东年会是企业联系股东的一种重要方式。它为企业的经理人提供了一次述职的特别机会。股东年会开得成功与否,关系到企业能否继续得到股东的支持和投资,企业能否顺利发展。因此,企业要格外重视股东年会。

顾客关系协调

顾客关系是最为重要的企业外部的公共关系之一。消费者的需求是企业生产经营活动的出发点和归宿点,是企业生存和发展的客观前提。没有顾客问津的企业,便失去了赖以生存的社会基础。因此,建立并不断改善企业与消费者公众之间的和谐融洽的互利关系,是企业赢得竞争优势、取得经营绩效的必要条件。

一、顾客关系协调的职能

企业的顾客关系协调的地位和作用决定了其有如下功能:

(一)交流信息的功能

企业设立顾客来访接待室,派出专业人员直接走访顾客,派人到产品经销商店征求意见,或建立试销部门,直接从顾客挑选、购买产品的过程中收集有关企业产品和服务的信息。同时,企业利用一切接触顾客的机会,用各种手段,包括印刷手段和视听手段等,广泛而有效地向顾客介绍企业的宗旨、政策、产品的性能和服务方式等。这种双向信息交流,能够增进企业与顾客之间的相互了解与信任。

(二)协助决策的功能

企业在决定经营方针、生产方向和产品的更新换代等重大问题之前,必须广泛收集并研究市场情况、消费者心理、竞争形势和同类产品的发展趋势等多方面的情况,必须认真征求顾客意见,由顾客协助企业决策。顾客还是新产品的创造者,在产品决策中要根据顾客的消费趋向,树立顾客导向观念。把为顾客谋利益、求方便的思想贯彻于决策的全过程。有顾客参与的企业决策,能够在执行中适应和满足顾客的需要,从而减少和避免企业在重大问题上的失误。

(三)改进工作的功能

企业围绕顾客的需要开展生产经营和服务活动,把顾客需要放在首位,并根据顾客的意见和要求,不断改进企业工作,改善企业产品,提高服务质量。这样,顾客实际上在无形中鞭策着企业增强活力。顾客是一个多层次的公众,顾客是企业的一面镜子,这面镜子能够从多个侧面反映企业的工作。成功的企业家都善于从顾客的意见和要求中,发现本企业存在的问题,找出存在的差距,制定切实可行的措施,全面推进企业的工作。

(四)塑造企业文化的功能

现代企业是个开放的系统,企业与外界在思想文化方面相互作用。国外很多企业非常重视社会环境的影响作用,注意引导员工在与顾客的交往中,根据时代精神和顾客的文化观念,塑造带有本企业特点的价值观念、经营准则、经营作风、企业精神和道德规范等。顾客在与企业的广泛接触中,潜移默化地改变着企业的行为准则和思想观念,不断重塑新的企业文化。

二、顾客关系协调的目标

为同消费者建立良好、和谐的关系,争取更多的消费者对企业的好感、支持与接纳,使企业在消费者心目中树立良好的形象,企业公共关系部门必须制定相应的顾客关系协调的目标。这个目标的基本宗旨:妥善处理企业与消费者公众的关系,富有成效地赢得更多的消费者公众。一般而言,一个企业的顾客关系的目标,主要包括以下五个方面:

(一)维持老顾客

在企业的经营中,绝大多数较为稳定的买卖是在老顾客之间进行的。企业协调消费者关系的首要目标就是巩固企业同这些老顾客之间的关系,不断地使他们产生满意感。达到这个目标的具体方法是:

1加强售后服务

企业不仅要对产品实行包修、包换、包退,而且要对消费者使用产品的整个过程负责,保证随时提供各种零配件,以满足用户维修产品的需要。也就是说,企业协调消费者关系,不能仅仅停留在推销产品或服务这两个孤立的环节上,而应当贯穿于产品生产、产品销售和售后服务的整个过程之中。

2保持消费者对产品或服务的兴趣

企业公共关系部门可以通过发表文章、出版书籍、举办产品演示会或展销会等,及时地向消费者介绍企业产品的优越性及产品使用和保养的方法,以此来引起消费者的关注和兴趣。

3鼓动消费者不断购买同样品牌的企业产品

消费者能够不断购买同样品牌的企业产品,取决于老顾客对企业产品的信赖及对新的系列产品的充分了解。在这方面,企业公共关系部门的任务是:将有关企业产品和服务的各种信息,及时地提供给新闻界和消费者,以增进消费者对企业产品和服务的了解。

(二)吸引新顾客

良好的企业市场营销的局面,必须要求不断地发展新的顾客。在企业竞争中,由于科学技术的社会化,企业的产品或服务在品质和价格上的区别不大,消费者究竟选择何种品牌的产品,接受哪个企业的服务,往往取决于企业的信誉和企业销售产品及推销服务的方法。良好的企业信誉对新的顾客具有强烈的吸引力。注重提高企业信誉,树立良好的企业形象,便可使企业产品在投放市场以后,得到众多消费者的信赖,为企业顺利地实施营销计划奠定基础。同时,运用各种有效的营销手段,引起消费者对企业产品或服务的关注和兴趣,也可以增强消费者选择该企业产品或服务的信心。在这方面,企业公共关系从业人员的职责是,运用各种有效的传播手段和传播媒介,帮助目前顾客或潜在顾客充分了解企业的宗旨、政策、产品性能、服务内容及营销方式等,使他们在了解后产生好感,进而产生购买企业产品和接受企业服务的动机与行为。

(三)有效推销新产品或新服务

企业处理顾客关系的技巧,会直接影响企业新产品或服务的销路。企业公共关系部门在将企业的新产品投放市场或推出一种新的服务项目之前,就必须向消费者展开积极的产品或服务宣传攻势,如通过新闻媒介向消费者介绍新产品包装上的特点、产品的定价方式、产品的改进、产品在种类、色彩、型号乃至风格上的特点等,甚至可以举行记者招待会、新产品演示会等,向消费者直接展示新产品,引起消费者对企业的新产品或新的服务项目的兴趣和关注,使他们提前做好购买新产品、接受新服务的心理和知识准备。

(四)迅速处理顾客的申诉和要求

在企业的生产经营活动中,由于种种原因,顾客产生抱怨或申诉有时是难以避免的,如产品质量问题、收费单据出现差错、没有按时交货、没有及时提供维修等都会引起顾客的不满和抱怨。通过规定的处理程序,给申诉者以迅速而满意的答复,给抱怨者以充分诉说不满的机会,这是企业克服形象危机、避免出现顾客关系恶化的必要措施。及时而恰当地处理消费者的抱怨和申诉,不仅不会损害企业的形象和信誉,反而会提高企业的形象和信誉,为企业赢得更多的顾客,使企业获得更多的赢利机会。许多取得辉煌经营业绩的企业,都有一条成功的经验,就是注重顾客的申诉和要求,并能根据顾客的申诉和要求,改进产品的性能、服务的内容和方式。他们不仅对顾客提出的有关产品和服务的设想和批评均给予答复,而且特别注意从顾客提出的内容中去寻求新的东西,并加以综合、进行研究,从中汲取改进产品和服务的构想。这既有利于新产品的开发,又进一步强化了企业与消费者之间的良好关系。

(五)降低顾客的消费成本