提高工作效率，而不是延长工作时间
一家贸易公司的主管刘天宏被医生告知患了心脏病，以后每天只能上班三四个小时。虽然刘天宏曾经是个工作狂，但无奈之下，他也只能遵照医生的嘱咐，开始每天工作三到四个小时。一段时间后，他很惊奇地发现，这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事居然差不多！这太不可思议了！分析了很久，他得出了一个解释便是：工作时间被迫缩短，所以他只好将它花在最关键的工作上。关键工作的完成保证了他的工作效率和效能。
我们强调的效率是掌握良好的工作方法，而不是延长工作时间。有些人非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，所有的时间管理专家都不鼓励你为完成工作任务而延长工作时间，因为那样只会把工作的战线越拖越长，提高时间利用率，提高工作效率才是正确的解决之道。
整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫丽莎的新职员身上的事情就会明白这一点。
丽莎刚接手新工作，工作起来感到特别吃力。她来到人力资源部主管心理咨询的经理办公室咨询。
“上司交代我起草一份销售计划书，我决定到网上找一份标准的销售计划书样本。可是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”
“用去了一天时间？”经理皮克惊讶地大声问道，但另一方面，他也好像明白丽莎的问题究竟出在什么地方了。
“你知道，经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”。
“什么？你用了40分钟时间回复邮件？”皮克不禁又一次惊讶地叫了起来。“我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等丽莎回答，皮克就接着说道，“我建议你把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。一般我们早上的时候精力一般都比较充沛，而到了下午四点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把像回复那些并不重要的电子邮件，整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”
从丽莎的工作方法，我们可以看出，效果和时间并不一定成正比，关键看你是如何把时间分配在你的大小事务上的。
我们提倡在工作中提高效率，更快更好地完成任务，并不是说要以延长工作时间、甚至是牺牲自己的休息时间为代价。强迫自己工作，只会耗损体力和创造力。解决这一问题的关键仍是找方法，找到了合理的工作方法，不但能够保证工作高效地完成，你还能从中享受到工作的乐趣。我们需要时间暂时停下工作，而且要经常这么做。每当你放慢脚步，让自己静下来，就可以和内在的力量接触，获得更多能量重新出发。一旦我们能了解，工作的过程比结果更令人满足，我们就更能够乐于工作了。
掌握你的时间节奏
美国的时间管理之父阿兰·拉金说，“勤劳不一定有好报，要学会掌控你的时间”。金钱可以被储蓄，知识可以被累积，但时间却不能被保留。要造就高效的工作效率，要有时间管理的意识。只有善于掌控时间，才能摆脱忙碌紧张的状态，使工作高效有序地得到落实，成为工作和辛勤劳动的受益者。
著名的设计师安德鲁·伯利蒂奥曾经是一个疲于奔命的工作狂。
每天，他把大量的时间用在设计和研究上，除此之外，他还负责很多方面的事务。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，不放心任何人，每一件工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了，他的设计受到了很大影响，常常到最后关头才拿出作品，并且因为时间紧凑，作品的质量常常不尽如人意。
其实，在他的时间里，有很大一部分都浪费在管理其他乱七八糟的事情上。而最重要的设计工作反而只能占用一小部分时间。
有人问他：“为什么你的时间总是显得不够用呢？”他笑着说：“因为我要管的事情太多了！”但他却没弄明白，关键的原因在于他没有分好工作内容的主次。
后来，一位教授见他整天忙得晕头转向的，但仍然没有取得令人骄傲的成绩，便对他说：“人大可不必那样忙！”
就是这句“人大可不必那样忙！”给了他很大的启发，他在听到这句话的一瞬间醒悟了。他突然发现自己虽然整天都在忙，但能产生真正价值的事情实在是太少了！这样做实在一点好处也没有，反而会制约目标的实现。
大梦初醒的安德鲁从此调整了时间的分配，有了时间管理的意识。他除去了那些无关紧要的细小工作，把时间的主力用在方案的设计上。因为时间得到了有效的运用，不久之后他出版了传世之作《建筑学四书》，此书成为建筑界的“圣经”。
掌握时间的节奏，首先要明确工作的主次。没有工作计划是浪费时间的首要原因。不要把时间浪费在毫无意义的事情上。让时间服务于绩效。
被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出过“神奇三小时”的概念，如果我们在晚上10点睡觉、早上5点起床的话，我们的睡眠时间仍然是7个小时。而一般人如果在午夜12点入睡，早上7点起床的话，他们的睡眠时间也同样是7个小时而已。所以我们在这里提倡早睡早起，运用“神奇的三小时”这一概念，只是非常有策略性地将休息和工作的时间对调了一下，我们将晚上10点至午夜12点这段本是用来看电视、看报纸、娱乐、应酬的时间用于睡眠，而早上5～8点这段本应用来睡眠的时间，则用来做一些更重要的事情。
注意快慢适度，把握好时间节奏。我们应该掌控自己的节奏，高效率地运用每时每刻。对每个成功的人来说，时间管理是很重要的一环。时间是最重要的资产，每一分每一秒逝去之后再也不会回头，关键是如何有效地利用你的时间。
曾经引起微软和Google两大公司争讼的杰出华裔人才李开复博士，在他的励志书《做最好的自己》里头，写了自己的一则往事。
李开复念大学时，该大学法学院院长，想要为该院的成绩查询系统设计一套新软件，以和旧的系统接轨。本来想要委托校外的软件设计公司执行，但听说他是个程序设计高手，就聘请他当工读生，付他相当高的暑假工读费。
李开复很开心，心想，这样简单的要求，根本难不倒他，满口答应：“我八月初就可以大致弄好，开始运行，到九月开学时，一定可以正式运作。”
由于他认为此事难不倒他，于是并没有马上开始设计工作，一放假先昏天黑地地和同学打了三个礼拜桥牌，开始工作后才发现，事情没有他想得那么简单，有许多烦琐的东西要处理。院长问他做到哪里了，他改口说：八月底可以大致弄好，应该不妨碍开学以后系统的运作吧。
院长发现他前期进度很缓慢，大为恼火，说自己根本不该把这么重要的事交给一个学生，马上叫他不要做了，请校外的公司接手。
李开复马上低头认错，并且把已经收到的工读费还给院长。院长并没有要他还，只是告诫他，希望他从此事得到教训。
李开复由于没有掌控好时间的节奏，而导致完成不了工作，让院长大动肝火。如果李开复每天白天工作六小时，然后开心地去打桥牌，也许他能按时完成工作。时间节奏的掌控很重要，如果做一件事，一开始进度就慢了下来，老板对你是绝对不会有信心的，如果你能够主动跟他报告进度，他就会对你另眼相看。
珍惜每一分钟，最大化时间的价值，几乎是每一位成功者必修的一课。学会有效地管理时间，才能保证做事的效率。
把时间花在关键问题上
1897年，意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式，于是潜心研究这一模式，并于后来提出了著名的80/20法则。80/20法则告诉人们一个道理，就是要把自己的时间和精力放在自己最重要的事情上，就可能用更少的时间做更多的事。这也是一个人有效忙碌、忙到点子上的关键。
理查德·科克在牛津大学读书时，学兄告诉他千万不要上课，“要尽可能做得快，没有必要把一本书从头到尾全部读完，除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时，应该领悟这本书的精髓，这比读完整本书有价值得多。”这位学兄想表达的意思实际上是：一本书80%的价值，已经在20%的页数中就阐明了，所以只要看完整部书的20%就可以了。
理查德·科克很喜欢这种学习的方法，而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统，课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现，如果分析了过去的考试试题，把所学到知识的20%，甚至更少的与课程有关的知识准备充分，就有把握回答好试卷中80%的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生，可以给主考人留下深刻的印象，而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不尽考官之意。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习，但依然取得了很好的成绩。
理查德·科克到壳牌石油公司工作后，在可怕的炼油厂内服务。他很快就意识到，像他这种既年轻又没有什么经验的人，最好的工作也许是咨询业。所以，他去了费城，并且比较轻松地获取了Wharton工商管理的硕士学位，随后加盟一家顶尖的美国咨询公司。上班的第一天，他领到的薪水是壳牌石油公司的4倍。
就在这里，理查德·科克发现了许多二八法则的实例。咨询行业80%的成长，几乎全部来自专业人员不到20%的公司。而80%的快速升职也只有在小公司里才有有没有才能根本不是主要的问题。当他离开第一家咨询公司，跳槽到第二家的时候，他惊奇地发现，新同事比以前公司的同事更有效率。怎么会出现这样的现象呢？新同事并没有更卖力地工作，但他们在两个主要方面充分利用了二八法则。不久后，理查德·科克确信，对于咨询师和他们的客户来说，努力和报酬之间也没有什么关系，即使有也是微不足道的。
一个做事高效员工应当忙于要事，而不是一味地努力，像头老黄牛只知道一味地低头向前。应像理查德一样，工作中有许多人都是实行80/20法则的典范，比如下面的两个管理顾问，你可以从他们身上得到启示。
解决问题不能一味地靠决心和蛮力，最重要的还是要发现问题的关键。就像人们常说的“钥匙圈”的故事：任意抽出一把钥匙，并问道：“这是什么地方的钥匙？”“开家门的。”“它可以用来开你的汽车吗？”“当然不行。”“为什么不能用这把钥匙开车门呢？”答案显而易见，问题不在钥匙本身，而在你的选择和使用。解决问题也一样，最为紧要的是要找到解决问题的关键。
一个是杰克，全公司里除了创立者之外，他是唯一一个不是工作狂的人。没有人知道杰克如何运用时间，也不知道他的工作时数是多少，但他的确逍遥自在。他只参加重要客户的会议，把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利，然后再安排用最少人力达成此目的。杰克的手上从未同时有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的则暂时摆在一旁。
另一个是詹森。他的办公室很小，里面还有很多其他同事，是一个非常拥挤且骚动的办公室，有人打电话，有人正准备着向客户做报告，屋子里到处是声音。
但詹森好比一片平静的绿洲，把注意力全部集中在分内的事上，他在运筹帷幄。有时他会带几位同事到安静的房间内，向他们解释他对每一个人的要求，不只是讲一两遍，而是再三说明，务求交代所有细节。然后，会要求同仁重述一遍他们即将进行的工作。詹森的动作慢，看似毫无生气，且近乎半聋，但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思索哪件工作最具价值，谁是最合适的执行者。然后，紧盯着事情的进度。