书城励志做得多不如做得对
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第22章 告别“瞎忙”,从简单的地方入手 (2)

查尔斯认为,如果停止使用那些大而无用的飞机,公司的客运量还会有进一步的增长。一般旅客都希望乘坐直达班机,但庞大的“空中巴士”无法满足他们的这一愿望,尽管DC-9客机座位较少,但如果让它们从斯堪的纳维亚的城市直飞伦敦或巴黎,就能赚钱。但是原来的安排是DC-9客机一般到了哥本哈根客运中心就停飞,旅客只好去转乘巨型“空中客车”。查尔斯把这些“空中客车”撤出航线,仅供包租之用,辟设了奥斯陆一巴黎之类的直达航线。与此同时,查尔斯的另一举措也充分显示了他的把握事物重点的能力,这就是“翻新旧机”。

当时市场上的那些新型飞机引不起查尔斯的兴趣,他说,就乘客的舒适程度而言,从DC-3客机问世之日起,客机在这方面并无多大的改进,他敦促客机制造厂改革机舱的布局,腾出地盘来加宽过道,使旅客可以随身携带更多的小件行李。查尔斯不会想不到他手下的飞机已使用达14年之久,但是他声称,秘诀在于让旅客觉得客机是新的。西南航空公司联拿出1500万美元(约为购买一架新DC-9客机所需要费用的65%)来给客机整容,更换内部设施,让班机服务人员换上时尚新装。公司的DC-9客机一直使用到1990年。靠着那些焕然一新的DC-9客机,招徕越来越多的旅客,当然,滚滚财源也随之而来。

查尔斯一个能够善于全局思考,系统思考,并把握事物关键的人。这也是我们解决问题必须要把握的一个重要原则。

纵观全局在于能够看清复杂而微妙的结构。以熟习系统思考作为管理修炼,其精义在于当其他人只能看到片片段段的事件而被迫不断作出反应之际,自己已经能看清全貌,并掌握其中关键。

见树又见林的工作艺术

美国总统卡特大概是埋首处理国事最深者。然而卡特总统被许多人看做是一名成效不太卓著的领导者;在他卸职的时候,支持他的人只占22%,是自从二次世界大战结束以来,包括尼克森在内,所有总统之中最低的一位。

卡特是复杂性的受害者,他渴望知道所有问题的第一手资料,这使他淹没于细节之中,对于这些细节的整体面反而没有一个清楚的视角。事实上卡特并非一特殊的个案,当今在公共部门或私人企业中,大部分的领导者都会迷失在细节中,而忽略了重大问题背后整体的症结所在,更遑论去找出真正巧妙、正确、而持续有效的策略。

人们大多忘记了“见树又见林”的工作艺术,也没有了解到其最大的好处:虽然“见树又见林”的谚语自古就提醒世人观照全局的重要性,但是往往当我们后退,试图扩展视野时,看见的仍是许多树木。我们总是挑取个人偏爱的一、二项,然后把注意力集中在这几项的改变。

今天的世界复杂性日益提高,造成许多管理者认为自己缺乏有效行动所需的资讯。管理者所面对的是资讯过多而非不足。最需要的是一种方法,去辨认何者重要,何者不重要;知道哪些事情应专注、哪些事情不必太重视。

二战结束后不久,欧洲盟军总司令艾森豪威尔出任哥伦比亚大学校长。副校长安排他听有关部门的汇报,考虑到系主任一级人员太多,只安排他会见各学院的院长及相关学科的联合部主任,每天见两三位,每位谈半个钟头。

在听了十几位先生的汇报后,艾森豪威尔把副校长找来,不耐烦地问他总共要听多少人的汇报,回答说共有63位。艾氏大惊:“天啊,大多了!先生,你知道我从前做盟军总司令,那是人类有史以来最庞大的一支军队,而我只需接见三位直接指挥的将军,他们的手下我完全不用过问,更不需接见。想不到,做一个大学的校长,竟要接见63位主要的首长。他们谈的,我大部分不懂,但又不能不细心地听他们说下去,这实在是糟蹋了他们宝贵的时间,对学校也没有好处。你订的那张日程表,是不是可以取消了呢?”

艾氏后来又当选了美国总统。一次,他正在打高尔夫球,白宫送来急件要他批示,总统助理事先拟定了“赞成”与“否定”两个批示,只待他挑一个签名即可。谁知艾氏一时不能决定便在两个批示后各签了个名,说道:“请狄克(即副总统尼克松)帮我批一个吧。”然后,若无其事地去打球了。

艾森豪威尔能够从司令、校长一路高歌猛进到美国总统,究其原因就是因为他没有陷入琐事的汪洋和泥塘,他删繁就简,只抓要事。

工作效率最高的人是那些对无足轻重的事情无动于衷,却对那些较重要的事情无法无动于衷的人。一个人如果过于努力想把所有事情都做好,他就不会把最重要的事做好。

霍普金斯是前美国总统富兰克林·罗斯福的亲密顾问和朋友,二战期间曾担任华盛顿的红衣主教。虽然身患重病,每两天才能工作几个小时,但是由于他把所有精力都投入到真正重要的事情上,同时抛开一切次要的事务,所取得的成效连常人都无法比拟。

为了要在事业上有所成就,为了要恪守自己的规矩和原则,他们不得不减少与那些和他们的事业没什么关系的人来往。处在知识日新月异的信息时代,人们常因繁重的工作而紧张忙碌。如果想提高自己的工作效率,让自己忙出效率和业绩,我们就要向摩根学习,培养自己见树又见林的工作艺术的习惯。

员工之所以业绩优秀,就是因为他们能够有效利用时间,见树又见林。这样的员工是高效率的员工,也是当今老板所器重的员工,他们迟早会成为纵横职场的核心人物。

要务优先,分清事情的轻重缓急

有这样一个故事:

在课堂上,老师拿了一个玻璃杯,里面放了一个大石头,差不多和杯子一样大,老师问大家:杯子满了吗?

一个学生回答:没满,还可以放沙子。

待学生放完沙子,老师又问:满了吗?

全班同学回答满了,有一个男孩却回答没有满,还可以放水。

笑了,接着把沙子和石头倒出来,杯子是空的。

这回老师是往杯子里放沙子和水,然后问大家,杯子满了吗?如果要放石头进去,该怎么放?

男孩就把杯子里的沙子和水倒出来,先把石头放进去。

如果我们先把沙子和水放到杯子里,就相当于我们先把琐碎的事情优先处理,重要的事就如同那块大石头放不进杯子里一样,没有足够的时间或精力去完成了。如果我们分不清事情的轻重缓急,把主要精力放在微不足道的事情上,那么重要的事情就很难完成了。

我们在工作中难免会被各种琐事、杂事所纠缠,如果没有掌握高效能的工作方法,就会被这些事弄得筋疲力尽、心烦意乱,总是静不下心来做该做的事;或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽,根本就不知道哪些是最应该做的事,结果白白浪费了时间。

在医院里,尤其是在急诊室里,如果同时来了一批病人,护士会对这些病人进行“检伤分类”,即根据紧急状况、受伤的严重程度、患者的生存几率,决定对患者施以治疗的优先顺序。一个车祸的病人会比一个骨折的病人得到优先的治疗,即使骨折的病人是先到的医院。

优先要务强调的是分类,以及确保你时时盯紧那些最重要的事情,这样可以帮助员工克服拖延的毛病。如果你养成了根据工作的轻重缓急来组织和行事的习惯,你就能把工作逐一归类,合理地支配时间,做最重要的事,那么你就将不再为繁忙的工作所累,也不会再在没有多大意义的事上浪费时间。我们在对待每一项工作时也应该做好“检伤分类”,只有这样,重要的事情才会优先得到处理,也就是做到要务优先,而不是按照先来先办的方式去做。知道什么事情最重要的员工,在处理这些优先要务时,很少会有拖延的情形发生。

单单列一张任务清单是远远不够的,清单上的任务还要有一个先后顺序,就是要体现出主次地位,也就是我们这一节要讲到的优先要务。

凡事都有轻重缓急,重要性最高的事情,不应该与重要性最低的事情混为一谈,应该优先处理。

优先要务在字典里的解释是:

1.比较早或者比较重要,在排序或排名上靠前,居于第一位的权利;

2.比另一个项目或考虑事项重要的某种事情。

查尔斯·卢克曼是一个默默无闻的人,在12年后,他变成了培素登公司的董事长,并且每年有20万美元的薪金,另外还有100万美元的不定向分红。他是如何成功的呢?卢克曼说:“就我记忆所及,我每天早上五点钟起床,因为那时我的头脑要比其他时间更清醒。这样我可以比较快地计划一天的工作,按事情的重要程度来安排作时的先后次序。”

如果你把大多数时间都花在次要的事情上,那么大多数重大目标都无法达成。所以,作为一个优秀员工,你必须学会根据自己的核心价值,排定日常工作的优先原则,并养成习惯,坚持下去,并把这些事安排到自己的例行工作中。

分轻重缓急!这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理,避免拖延。工作的一个基本原则是,要把最重要的事情放在第一位。