一节 会议销售组各岗位职责与工作流程
一、会议销售组岗位职责
A会议销售主管岗位职责
1.根据营销部的营销目标制订出会议销售的销售目标及计划，确定年度、季度及各月度的会议销售目标。
2.组织下属员工的销售拜访工作，定期走访政府机构、企事业单位及各类协会组织
3.组织并接待有意向的客户来酒店进行咨询、参观、洽谈等工作，努力促成合作。
4.根据客户的要求落实会议的前期准备事项，跟踪会议客户的服务。
5.负责将客户资料的收集、整理与分析工作进行合理安排，以便全面掌握客户的消费需求。
6.与会议客户沟通，主动询问会议客户对酒店会议设施、设备及服务质量情况的反馈意见，必要时及时转达相关部门。
7.对酒店会议销售及会议服务的各种工作程序、制度进行完善。
8.制订下属销售人员的培训计划并组织实施，对员工的考勤进行检查记录并考核下属工作，制订奖惩方案。
B会议销售员岗位职责
1.根据工作计划完成客户的联系和拜访工作，根据实际情况进行会议服务及产品的推介。
2.负责在接收授权的范围内，与客户开展会议预订的洽谈、签约等工作。
3.负责来酒店参观、咨询的客户的接待工作，详细为客户介绍酒店设施和服务。
4.负责检查设备设施的准备情况，落实、检查会议预订的各项准备工作。
5.协调酒店各部门做好客户会议进行中的服务工作，及时对客户的意见进行处理和解决。
6.协助财务部做好会议客户的资信调查、账款结算等工作，对会议客户所欠账款应及时催收，做好催回账款的及时报账。
7.对客户的信息资料进行及时的收集、整理，为会议销售工作做好准备。
8.及时整理会议销售及会议服务过程中的各类文件资料，汇总客户反馈意见，据此建立客户档案，交由档案管理员月底归档。
二、会议销售组工作流程
A会议销售工作流程
1.会议销售工作流程
2.会议销售工作要点
a会议销售的目的为促成合作，达成销售目标。
b确保会议服务质量，提高客户满意度，并保持与客人的沟通联络，培养忠诚客户群体。
c与意向客户详细洽谈会议安排事项，确认对客房、餐厅、会场及康乐设施的需求情况，达成协议后签约。
d签约后按照客户需求拟订会议接待计划书的各项内容，包括会议名称、单位名称、人数、用房、会议日程等信息，并将相关通知单发至各部门。
e销售人员应在整个会议过程中保持与会议方及酒店各相关部门的沟通，出现问题随时协调，以保证会议顺利进行。
f销售人员应在会议结束前协助财务人员复核账目。
g对客人的所有意见和建议进行统计，做好会议接待记录，并将此次会议的所有会议接待资料存档。
B会议销售开源工作流程
1.会议销售开源工作流程
2.会议销售开源工作要点
a会议销售开源的目的为增进目标客户对酒店的认知度，拓展酒店会议业务的客源。
b会议销售人员应建立并保持与政府机关、行业协会及各专业会议组织机构等单位的密切联系，以便及时获得会议信息。
c在获得会议的举办信息后，首先要弄清楚目标客户的会议规模，规模越大，则提前预订的时间要越早；其次还要确认会议举办的时间，与决策人取得联系，以获取准确的会议时间。
d在登门拜访客户前，要对会议的服务要求、酒店的服务能力做好分析，准备好充足的资料，以保证拜访的成功。
e拜访对象要是会议的主要决策人，对其进行酒店设施服务、举办经验等相关信息的介绍，并邀请其到酒店进行参观。
f若客户有意向，则应立刻就服务要求、设备保证、用餐、住宿等条件与客户进行深入的洽谈，努力达成协议。
g对会议进行全程跟踪服务，包括会议会场、用餐、住宿的准备情况，以及临时增加服务事项的相关协调等。
二节 会议销售组管理制度与标准
一、会议销售管理制度
1.为提高营销部会议销售业绩，提高客户对酒店会议服务的满意度，敦促员工做好会议销售工作，特制订本制度。
2.销售准备工作
a根据酒店规定，各种会议原则上由营销部负责，若会议为涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动，则由营销部会同餐饮部、客房部等相关部门共同接洽承办。
b按时与客户见面，并准备好会议宣传资料、会议价目表、餐饮菜谱、租用设备价目表以及销售人员名片等有关推介资料。
c带领客户参观会议场地及设施的同时做好介绍性推销。
3.销售洽谈
a洽谈过程中要明确客户要求和价格、结款方式以及客房、餐厅、会场及康乐设施的使用方案等相关信息及注意事项。
b酒店应及时答复洽谈过程中客户提出的问题；酒店方面因场地限制或其他因素无法满足客人所提要求时，要向客户解释清楚并致歉，然后提出合理的解决方案征询客人意见。
c洽谈结束前，如果对方同意签约，则再次重复各项要点以最终确定，然后签订协议书，一式二份，双方各执一份。
d签订协议后，要根据客户要求，填写会议室使用通知、会议接待通知、用餐通知等相关表单，并根据所涉及的部门，一式几份，一份留存，其余送到有关部门。要求书面通知单至少提前三天送达各处。
4.会议期间服务
a销售人员于会议前一天与财务联系，了解会议方的定金支付情况，如客户尚未支付定金，则应及时提醒会议方；对老客户可酌情放宽有关限制；对信誉欠佳的会议方，可采取相应的措施，确保准确收齐所有款项。
b如会议方出现任何变化，则应及时填写《变更通知单》并通知有关部门知悉，以应对突发情况，如果是小变化可以通过电话通知的方式告知各部门。要记下对方姓名，以便查实。
c确保在会议开始前一小时对会场布置情况进行全面检查。
d会议期间，全方位跟踪服务，及时处理与协调出现的相关问题，保证让客人满意。
5.会议结束服务
a会议即将结束时，要及时与前厅收银处取得联系，确保所有款项收齐，对可能出现的问题进行预防处理。
b向与会者主动沟通，征询其对此次会议的意见和建议，做好记录。
c对各类会议销售、会议服务文件进行整理统计，登记归档。
d建立会议客户档案，注明所有细节，以便今后有针对性地推销。
二、会议销售标准
1.业务销售记录
a会议销售人员需对销售的每一笔业务进行详细记录，汇报主管。
b每笔会议业务的销售记录都应包括六个方面的内容：
①会议名称，填写会议名称时要求记录会议的全称。
②会议举办准确日期。
③主要联系对接人信息，包括主要联系对接人的姓名、职位等信息。
④会议主办单位详细信息，主要记录会议主办单位的全称、联系电话、传真等信息。
⑤详细的会议举办地地址。
⑥销售谈判的进度，包括三个方面：建议阶段，即客户不确定，还在考虑他们的活动地点的选择；暂定阶段，即客户已经接受酒店为会议举办地，只等待协议书的签订；确定阶段，即客户签订了协议书。
2.预订更改记录
销售人员应该对客户预订的更改或取消进行详细的记录，包括两点：
a记录变更的基本信息，一般包括6个方面的内容：
①会议全称。
②会议主办单位。
③需要变更的地点、人数、日期等方面的具体信息。
④记录中注明变更前和变更后的不同之处。
⑤将办理变更的联系人的姓名和电话号码详细记录下来。
⑥如果对方进行电话口头修改，则应确保变更人为有权做出修改的人。
b记录客户更变原因。
从以下三个方面进行对客户变更原因的调查：
①如因为计划中的人数、规模、经费等方面进行变更，客户只是从几个预订中选了一个，则只需在工作记录中作相应说明。
②如果业务被客户拒绝，则请客户指明拒绝的原因，以作改进。
③如果客户是因为选择了其他酒店而拒绝本酒店，则应设法了解竞争酒店的名称及客户改变选择的原因，一般为三个方面的原因：价格原因，此时要了解竞争对手提供的具体价格；地点原因，则要了解是哪个方面；服务原因，则要求对方提出具体的服务问题。
三节 会议销售组管理实务
会议销售电话沟通优化方案如下所述。
1.准备工作技巧
a要根据酒店会议销售推广时间和销售指标，制订电话销售计划。
b要了解并熟悉酒店的各项设施、服务特色、产品情况、服务情况等信息。
c做到准备工作切实可行、有针对性。
d确保掌握相关的较为全面的资料信息。
2.电话销售沟通技巧
a要点
①主动问好。
②简单介绍自己的姓名及酒店名称，并提出要找的通话人。
③设法与负责人取得联系。
④根据谈话情况判断对方的兴趣点并作为突破口，引起对方的兴趣。
⑤关注对方的反应，认真倾听，并有意识地提问。
⑥注意掌握价格策略，突出强调对方会关注的酒店的优势，让对方知道物有所值。
b标准。
①热情礼貌。
②阐述简单扼要，清晰明了。
③尽快切入正题，讲明致电的意图。
④反应快速，判断准确，抓住机会提出有针对性的问题。
⑤主要针对产品特点及价格进行有效促销。
⑥确保在交谈中使用比较通俗、对方熟悉的词汇。
3.接咨询电话沟通技巧
a要点
①确保于电话铃声响起3声内接听电话，准备好纸笔做好记录准备。
②主动问好，介绍自己身份。
③了解客户咨询的中心思想，详尽解答，掌握分寸、主动推销，不可出现强买强卖现象。
④在客人有预订意向的时候要立即敲定，达成口头协议，或安排约见时间、地点签订协议。
⑤咨询结束后要感谢客人，在客人放下电话后方可挂断电话，不可出现催促客人结束电话的情绪及行为。
b标准
①保证电话接听及时，内容记录详细、清晰。
②在与对方沟通的过程中做到简单明了，吐字清晰。
③保持语气平和，语调轻松，用词得当。
4.跟踪确认的沟通技巧
a要点
①对电话销售情况进行整理、记录。
②客户表现出预订意向时，迅速给对方发出书面确认书或安排约见。。
③将资料进行归档保存。
b标准
①及时处理客户要求，确保客户满意。
②反馈及时、准确。
③按相关的资料管理要求做好资料归档。
四节 会议销售组常用表格
一、客户来访记录表
填表人： 填表日期： 年 月 日
单位名称 单位性质
详细地址 电话/传真
联系人 联系人职务
联系人电话 联系人电子邮箱
拜访抵达时间 拜访离开时间
访谈内容概要
1．
2．
3．
二、销售拜访计划记录表
星期 日期 客户情况 拜访目的 资料准备 备注
公司名称 地址 联系人 联系人职务