书城管理店长易犯的88个错误
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第37章 财务至上——看紧你的钱袋子(1)

店铺每天都会有现金流动,财务管理也就成了店铺管理的关键点之一,因此一个合格的店长必须懂得基本的财物知识,这样才能做到“当家理财,开源节流”。一个门店的盈利能力及水平,是通过财务报表而体现,店长应该掌握一些基本的财物指标,如年度预算、年终决算、费销比、盈利率、亏损率各项成本构成,可控成本控制等等。加强财务管理大而言之可以防止弊端,加快资金周转,让门店健康发展;小而言之可以增加店长自身的自信,无论是费用控制方面还是在利润提升方面,都能做到言之有据,底气十足。

★83.不要漏洞:严格规范收银作业流程

情景故事

某超市收银部管理松散,经常出状况。有一次,两位外国顾客买了一些商品,结帐时,其中一位以要换取特定号码的人民币为由要求换钱。收银员很不耐烦,干脆打开钱箱后,拿出一叠现金让顾客自行挑选,顾客在收银员的注视下,迅速将人民币翻找一番,然后将钱还给收银员,离开收银台。等收银员晚间交账核对现金时,才发现已经丢失七百元。

问题分析

案例中由于门店管理不够严格,导致收银员在作业中违规操作,结果给门店造成了损失。像这种情况应该严禁顾客接触营业款,如发现顾客强行接触,一定要通知收银组长过来,在核实营业款无误后,才能让顾客离开。

由于收款工作在零售店铺经营中的特殊作用,因此店长有必要将收银员的工作细化到每一个操作环节,乃至每一个动作,尽量使其规范化,保证收银安全。同时又可以增加顾客的满意度,树立良好的店铺形象。

店长讲堂

收银工作的内容繁杂而琐碎,除了有每日的例行工作之外还有每周及每月的固定工作。如果能将这些林林总总的原则及细节予以整理并成表,并且依据各店铺的作业习惯及特性自行安排固定的作业时间,则可使店铺的收银员在进行收银工作、主管执行工作检查,以及收银业务交接和代理时有一定的规范可循。

以下即针对每日、每周、每月的收银工作安排予以介绍。

1.每日工作流程安排

收银工作的区域范围除了包括一般为顾客结账的收银柜台之外,还有服务台的部分。

2.每周工作流程安排

(1)订货(指收银业务用必备物品)。

(2)清洗购物车、篮。

(3)更新特价宣传单。

(4)确定收银员轮班表。

(5)向银行兑换零钱(包括硬币和小额纸币)。

(6)营业所得存入银行或委托总部收款。

(7)整理并传送以周为登录单位的各式收银表单至相关部门或主管。

3.每月工作流程安排

(1)月初库存上月份的统一发票存根联。

(2)月底购买下月份的统一发票。

(3)必备文具的申请或购买。

(4)单月份申报营业税。

(5)整理并传送以月为登录单位的各式收银表单至相关部门或主管。

(6)收银机定期维修。

4.收银排班安排

店铺的营业时间大致从早上9点到晚上10点,有的甚至提早至早上7点半开门,晚上延伸至午夜12点才打烊,中间没有任何休息。平均而言,一天大约营业11—15个小时,已超过一位员工的正常上班时间(8小时)。因此,为了配合零售企业的作息时间,必须将店内现有的收银员,依据店内的营业情况予以轮班及轮休安排,来为顾客提供最佳的服务。

安排收银员轮班作业时,必须考虑下列几项因素。

(1)零售企业的营业时间

营业时间的长短,是考虑班次的主要因素之一。若营业时间为11个小时左右,可安排2个班次;超过者,则可安排三班制。

例如,营业时间为AM9∶00~PM10∶00,可安排早班(AM8∶30~PM5∶30)及晚班(PM1∶30~PM10∶30);若营业时间为AM7∶30~PM10∶00,可安排早班(AM7∶00~PM4∶00)、中班(AM10∶00~PM7∶00)及晚班(PM1∶30~PM10∶30)三班制。

(2)各时段的来客数

尽管在十几个小时的营业时间内,随时都有顾客光临,但是仔细观察,可以发现顾客通常集中在某几个时段,也就是店铺的高峰营业时间。例如:在办公区的店铺,中午的午餐时间和下午4时~7时的下班时段人潮较多;而一般位于郊区的店铺,在早上以及晚上新闻或连续剧结束之后也会出现一波人潮。

因此,在高峰时段必须安排较多的人手,以舒缓顾客等待收银结账的压力。例如:可增加中班人员(AM10∶00~PM7∶00或AM11∶00~PM8∶00),以应付下班时的购物人潮。

(3)假期、节令和促销期

遇到周末、国定假日、寒暑假、民俗节庆,或者是店铺实施促销计划的期间,店铺的营业状况往往会比平日要好,不仅顾客人数较多,每个客人的平均购买金额也会比较高。尤其在促销期间,还必须配合赠送点券、印花或摸彩的活动。因此,在特殊的时令或假期,必须在排班上做一些更动,或设法将收银员的休假调开。

(4)正式及兼职收银员的人数

在安排班次及各班次的值班人数时,除了必须考虑上述3项因素之外,还受限于现有的正式和兼职收银员的人数。这不仅是编制的问题,还涉及人事成本的考虑,以符合店铺的经营原则。一般而言,正式收银员皆经过完整的训练,熟悉超市的整体收银作业。而兼职人员只担负了部分的工作(如结账及入袋服务),时数也只有4个小时,大部分是由现场人员随机指导。因此,在排班时,每一班次都必须有正式人员值班,负责执行其他收银作业、现金管理和特殊情况的处理等。在尖峰时段或假日,则可弹性安排兼职人员,以配合营业需要。

在考虑上述4项因素之后,收银作业主管人员即可以一周或一个月为基准,据以排定“收银人员排班表”,并张贴在布告栏或打卡(签到)处,以利收银人员查阅。

去梯言

零用金应包括各种面值的纸钞和硬币,数额多少可依据店铺的营业现况决定,每台收银机每日的零用金应相同。每日开机前的零用金外,店铺也必须备有足够数额的存量,以便在营业时间内,随时提供各收银机兑换零钱的额外需要。收银员应随时检查零用金是否足够,以便提早兑换。零用金不足时,不可与其他的收银台互换,以免账目混淆。

★84.不要粗略:现金为王管理要慎之又慎

情景故事

有一家中型超市,业绩平稳,店内也从未曾出过什么乱子。时间长了,各部门也就都有点松懈了,店内本来对现金接收存储都有明确规定,但现在一些规章制度执行起来也就马马虎虎。店长对此睁一只眼闭一只眼,水至清则无鱼嘛,只要不出问题就好,管理放宽松点店内气氛也和谐。

天有不测风云,平时经营顺利,结果一出就是大麻烦。一次查账时发现,营业收入缺失了6万多元,这笔钱哪去了呢?找会计部门查核,仍旧说不清楚;店长将会计主管痛骂了一顿,会计主管也有委屈。他拿出一叠营业结账明细表,只见上面很多都有涂改痕迹,有一些字迹也无法辨认,这都是营业部提供给他们的。

事情到了这个地步,店长后悔莫及,早知道…….

问题分析

现金管理是店铺财务管理的一个重要方面,任何时候都不能对现金管理工作放松警惕。案例中店长本应指定专人负责营业收入的保管,而且店长最好能亲自在每日结业时收取营业收入,而每日营业结账明细表更是应该填好,以备出现问题是核对。

在财务管理工作中,一般店铺传统上都以现金为主,目前虽加入信用卡及网络订货方式,但是仍然以现金的收受最多。而现金的管理仍是店铺管理的重心,加上店铺每日大量的的现金收入,常成为别有用心者觊觎的目标,所以现金的管理就成为店长的当务之急。目前,一般店铺都有现金保险,一般的投保金额为平均每日营业额的3倍,对于每日收入的现金,一律存放金库,并由保全人员陪同每日送往银行存放,以降低现金被盗、被偷的机率。

店长讲堂

认识到了现金管理的重要性,那么在实际工作中,店长应该做好哪些方面的工作呢?

营业收入查收

1.每天除了在收银员交班、打烊时作时段营业收入总结算,以计算收银员执行任务的正确性外,还必须选择一固定时间做单日营业总结算。单日营业总结算的时间最好选择在每天下午3点之前,一来可以避开营业尖峰,二来可以配合现有金融机构的营业时间,便于进行存款作业。例如:每日午后2点,从收银机结出单日营业总结算的账条,此账条代表昨日2点至今日2点的单日营业总金额。2点以后再重新计算累计营业收入。

执行时段及单日的营业结算作业时,必须将所有的现金、准现金,及相关单据一起处理妥当,处理时应由收银员与主管在指定地点执行并对点清楚。单日营业结算后,应填写“每日营业结账明细表”,做为日后会计部门查核及作账的资料。

2.所得的营业收入应于固定时间存入或汇入金融机构。存入时,应由指定人员负责,并妥善规划存放的日期、时间,以及路线等,以免运送途中发生意外事故。

3.为了安全起见,亦可请保全公司代为存款,以减少运送的风险。保全公司前来收款时,必须辨析保全人员的身份,并确实核对签名样方可交款。收款时必须有两位以上的店铺工作人员在现场帮助清点现金,金额确定之后,应填写托运单并核对封条号码、收取日期、时间方可签字取得签收条。然后再将签收条缴回相关主管单位存查。

收银大钞管理

1.收银台不仅人员出入频繁,也是店铺惟一放现金的地方,其安全格外值得重视。尤其找钱给顾客时,并不需要用到最大面值的现钞,因此无须将最大面值的钞票放在收银机抽屉内的现金抽屉,为了安全起见,可放在现金盘的下面,以现金盘遮盖住。

2.当抽屉内的大钞积累到一定数额时(可依个别的营业情况自行订定,如2万元),应马上请相关主管收回至店门的金库存放,此作业可称为“中间收款”,避免收银台的现款累积过多,引起歹徒的注意。若真有歹徒强行抢劫,也可由于大钞部分已从收银台收走,而使店铺损失降至最低。

3.收取大钞时,应暂停收银柜台的结账作业,将现金放在特定的布袋,然后系在手上带走,随时注意四周的情况。

4.每次收大钞时,经过点数后,必须将收取的现金数额、时间登录在该收银柜台的“中间收款记录本”内,由收银员及点收主管分别签名确认。如有涂改时,也应签署以示负责。每台收银机应有分别的“中间收款记录本”。

5.大钞送到金库后,也必须登录在“金库收支簿”内,将日期、时间、收银机号、金额和累积数填写清楚,登录者必须签名以表明负责。

金库管理

1.现金除了存放在店内的收银机之外,只能固定放置在店长室的金库内。金库应设有“金库现金收支本”,对于取出或存入现金的各种行动必须予以详实记录。任何消费性支出,应附有单据或发票。

2.金库发现有任何短缺时,应立刻请相关主管人员进行调查。

去梯言

店铺在日常经营的过程中,并非只有收取现金的时候,才有发生现金支出的情形。例如顾客要求退货时,也会发生现金支出。这种情况下很容易出现错误,因此现金支出之前,必须先检查退回的货品,确实填写退款单之后放人收银机内,再将现金取出。店长一定要对这一点做好监督,否则很容易出现账目不清等情况。

★85.不要冒进:合理且最大化地利用营运资金

情景故事

张小姐经营的专卖店近来生意大有起色,原因是门店附近新建了地铁站,客流量变大,这使得张小姐萌生了扩大店面的念头。

但是扩大店面就会增加许多支出,专卖店生意刚刚好转,手边资金也很不凑手。到底怎么办呢?反复思考后,张小姐决定贷款扩大店面。这种做法是很冒险的,但是张小姐安慰自己说:富贵险中求。

经过扩充后,张小姐的店面扩大了一倍,店面铺的货也更多了。但是偏偏营业额没有显著上升,这让张小姐万分焦急。一段时间后张小姐不得不将一半铺面转租,高租金和贷款的压力已经让她无法承受了。

问题分析

像案例中的张小姐一样,生活中一些店铺的店长(主)也常会遇到现金周转不能顺利进行、为现金周转付出高昂的代价、难以筹集需要的资金等问题,如何用较少的营运资本维系店铺的正常运转,并使店铺得到快速的发展,是店长们都必须认真思考的财务大事。

一些店长不注意收帐和现金支付的比例,整天拆东墙补西墙,甚至是拆了东墙也补不了西墙,有些只好狗急跳墙,付出极大的代价。其实营运资本的管理对门店的重要性甚至甚于大商场。因为大商场营运资本的管理决策一般对商场没有致命的影响,而小店铺由于底子薄,根基浅,应付风险的能力小,一笔较大的欠款就可以使一个店铺倒闭。

店长讲堂

当营运资金有限时,要获得最大的利润,就必须加快资金周转速度。资金周转速度的加快,相应地要求物流速度也加快,各种调查的工作就必须跟上。一般顾客都是以现金支付,特别是用信用卡支付的,店长要及时把款项划过来,加速资金回流。需要周转金时,即使是挂账,进货之后开始销售,如果回收货款的期间能和进货到付款之间的期间一致,就不会产生付款困难的情况,货款的期间长于进货付款的期间时,这段相差的期间,就需要周转金,一般来说,门店应该有一定的周转金,以备不时之需,但这就有一个如何度量周转金额度的问题。

如果实在已经没有周转金可供使用,但又想增加营业额时,那就必须缩短库存时间,将回收销售货款的时间提前,或是延长进货货款的支付时间。在筹措资金方面应该掌握什么商品的周转期较长,哪位顾客或进口商较常用现金交易。最好是做一张资金筹措表(分预测、实际两种),才能避免周转金不足的情况发生。

此外,店长还可以从以下方面着手,最大化利用营运资金:

1.进货费用尽量延期支付

尽量与进货单位建立长期合作关系,这样自己成为他们的客户,而且是长期客户。除了第一次合作,为了表示己方的诚意,需要提前支付货款外,以后的合作,就需要尽量把付款条款修改为,先货后款。当然,付款协议签署以后,一定要按章办事,货到30天内付款,一定要第30天付款,不要一拖再拖,以免影响门店的付款信用。

2. 产品账款尽量先前收取

一般情况下,门店经营概不赊欠。但是有些店铺可能会难以避免地涉及到延迟付款问题,如果客户客户是第一次购买门店的产品,一定要求对方先付全款,然后提货。并随时记录各个客户的付款情况,制定相应的付款条款。对于信用好的客户,可以将预付款的比例适当降低,但最多不低于成本。一旦原来信用好的客户发生拖欠行为,其信用水平就要立即降低,马上提升预付款的比例。这样,给客户以警示,并能把风险减到最低。

3. 尽量避免大笔固定投资