书城励志沟通技能的训练(北大清华学得到丛书)
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第26章 有效的写作技能(1)

以上我们讲述的四种沟通方式(倾听、演讲、谈判及会议)都是声音沟通,不是书面沟通。而在现实生活中,我们经常以信函、报告等书面形式进行沟通。掌握写作的必要知识和技巧,成为现代人互相沟通的必备素质。

写作是一种重要的沟通方式

写作,从形式上来看,表现为文字,或称为“书面语言”,它具有一定的行文格式;从内涵上看,它具有创造性,简单的记录或者抄袭不属于写作这一范畴。优秀的写作应该是真情实意的表达。在本章范围内,我们不讨论文学写作,而是指“写作”作为一种重要而且特殊的沟通方式。

“写作”是一种通过文字形式达成沟通的重要方式。“以文会友”指的就是这个意思。通过文章这种书面的语言,可以起到传送信息、澄清事实、表达观点、说服他人、交流感情等作用。

当然,现代写作的作用已得到进一步的深化,已不再局限于“以文会友”,应用写作成为“写作”的重要组成部分。统计表明,企业中高层领导的大部分时间花在文件审阅、传送及拟定上面,也即大部分时间在与书面语言打交道。文书已经成为企事业单位内沟通的主要方式。

无论是内部沟通还是外部沟通,一个企业时刻离不开写作。对内部而言,公司成立时需要拟定章程,制定规章制度、职务说明书等,平时管理中需要制定年度计划、每月计划,还有众多的商务交往信件和函件。现在许多大企业都有内部刊物,比如长虹、海尔等许多的企业,这既可以对外树立企业的良好形象,同时使得企业内部又多了一条沟通的渠道,使员工能形成较强的凝聚力。对外部而言,写作就更普通了,如财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等,这些成为企业与其生存环境之间的纽带。

从沟通角度来理解写作,写作是沟通的一种重要方式,提高写作能力,对个人而言,意味着沟通能力的提高,同时,也是适应21世纪的通行证;对企业而言,意味着管理水平的提高。

写作是一种特殊的沟通方式

沟通方式有很多,比如阅读、倾听、会议、演讲,还有手势、眼神等身体语言。有效的沟通方式应该是多种沟通方式的最佳组合。“写作”与其他的沟通方式不同,作为一种重要的沟通方式,它有着自身的独到之处。

一、“写作”有自己独到的优点

1.“写作”给予了充分的思考时间。作者可以在经过认真思考之后,把想要表达的写下来,边写边想,边写边改,在初稿完成之后,再重新审阅,修改调整,甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改,这样容易发现一些隐藏的错误,使最终的作品正确、完整、清晰。

2.这种沟通方式可以实现多向信息传递,比如一个通知写成之后,可以复制几十份,甚至几百、几千份发送到相关单位和个人。

3.这种沟通方式无需其他的一些辅助条件,比如会议需要安排时间、地点、招待会议参与者。演讲也是一样,良好的演讲环境是个必备条件。身体语言则更有诸多限制。而写作无需此类讲究,在许多情况下,要一群人聚在一起达成沟通往往很困难,写作无疑是一种较佳的选择。

4.写作的结果是书面文字,可以较好地记录当初的沟通情况,并能较容易地保存下来,它的失真相对较小,因而它容易发展成为正式的文件,甚至具有法律效力。其他的沟通方式比如直接交谈、会议等,很难记录当初的真实情境,即使是先进的录像,也只是一个局部。

二、可以从“写作”的条件来分析

要通过“写作”起到良好的沟通效果,具有一定的条件。虽然它不需要“会议室”、“演讲厅”等硬件设施,但需要较强的写作能力,能够驾驭手中的笔,以恰当的形式成文,在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。一旦发生差错,纠正的困难性和所需付出的代价往往也较大,比如一份不切实际的公司章程,一份有失偏颇的合同,都会对企业产生长远的不利影响,即使是生活中一封平常的信函,当发生误会时,也比电话或当面交谈时发生的误会更难以纠正。因而,提高写作能力成为迫切的需要,无论是个人还是企业,都有必要善于运用“写作”这种重要、特殊的沟通方式。

三、写作是一个不断发展的概念

“写作”这个概念是不断发展的,随着各种新技术的引入,“写作”这一概念的边界渐渐模糊了起来。

电脑写作正在冲击并已经部分改变了传统的“写作”内涵。一支笔、一张纸的传统写作正被逐渐淘汰,电脑写作尤其是多媒体电子文本,可使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境界,悠游于广度概述和深度细节之间,整个写作过程就如建构一个分子模型。写作的效率大大提高,利用键盘、语音输入系统等工具,文字录入快捷流畅,并且大块文可随意结合,句子可随意扩张,信息的剪切、复制、粘贴以及跨文本调用,都极为方便。同时,写作完成之后,文本的传递和阅读方式也可用网络方便地完成,这使得以“沟通”为目的的写作内涵获得了极大拓展,写作演化成了“手谈”。

但我们认为写作仍需具有如下三个必备的条件:

(1)写作表现为文字形式。

(2)写作具有一定的创新性,是在做一件别人没有做过的新事情,而不是简单的记录和摘抄。

(3)通过写作,可以达到沟通的目的,也即写作是一种有意识的活动,因而我们还是试图把“写作”这个概念独立出来。

当然,前面也提到过,为了达成有效的沟通,需要在多种沟通方式间达成一种最佳组合,写作与其他沟通方式的组合就使得写作这一概念模糊起来,也使写作这一概念不断向前发展。

写作要则

写作决不是漫无目的地乱画,在写作的过程中应遵守一些原则;同时为不同目的服务的不同文体亦有固定的格式。对于写作中要把握的一些基本原则,外国的一些教材中有“ABC”这种说法:即准备(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear)。另外也有4C的提法:即正确(Correct)、清晰(Clear)、完整(Complete)、简洁(Concise)。以下从管理沟通这个角度,对4C作一简单的分析。

1.正确

“正确”是写作的首要原则,也就是说,写出的文章材料要真实可靠,观点要正确无误,语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握,在写作前一定要下一番功夫,明了写作的意图,正确的传递想要传达的信息,从而实现有效沟通。

文章的正确性还取决于表述上的准确性,而这又由诸多因素来决定。

(1)表述方式上,要符合文章样式的需要,如叙述要讲求事实概括,说明要直接提出要求,界限明确,是非分明,议论要直接表述事理。

(2)文字表达上,要概念明确、判断恰当、推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延,使用简缩语要坚持约定俗成的原则,判断要性质明确、恰如其分,推理要符合事物内部的固有规律,避免牵强与武断。

(3)文字书写上要符合一定的标准,如由左及右横排书写,简化字要符合规范,不随便自造,使用数字要规范,正确使用标点符号。

写作“不正确”,是一个通病,表现在观点不正确,逻辑混乱,或没能用适当的语言文字来表达,有时候是连自己也不知道要表达什么,这都使得沟通变得很困难。

2.清晰

在正确表达的基础上,应该力求清晰,清晰的文章能引起读者的兴趣,更能使读者正确领会作者的含义。要做到清晰,除了上面提到的选用符合文章的样式之外,还应该注意文章的整体布置,包括标题、大小写、字体、页边距等,尤其是要留下适当的空白,若是把所有的文字都挤在一起,则很难阅读;如果是手写,则不能太潦草,这不仅影响读者的阅读,甚至还会影响到文章的正确性,在后面的论述中对此还有专门讲述。

3.完整

写作的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题,完整地表达想要表达的思想、观点,完整地描述事实。“完整”是写作的一个要则。在电话或是当面交谈时,常常会遗漏很多想要交流的事项,这是由这些沟通方式的特点决定的。在写作时,为了完整地表述,应该反复检查思考,不断增补重要的事项。

4.简洁

“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾,这其实是一个“度”的把握问题,“完整”是为了表达想要沟通的重要方面,但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法,把不太重要的事项删除,也可以对每一字进行评估,把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉,使得文章言简意赅。

上述的四项是写作中的最基本原则,为了达到良好的沟通效果,写作时做到正确、清晰,做到既完整又简洁,同时也需要其他的一些原则。比如:“创新”,没有创新的文章往往不是好文章。另外的标准比如:生动活泼,生动会使沟通的效果大大增强。其他方面也还有一些注意点,比如注意读者对象,根据读者需要,根据当时的情形来写作,尽量不对一个读者群使用另一个读者群中的行话,使得读者接受文章,从而达到作者的意图。

一般来说;完整的写作过程包括计划、创作文本和修改三个阶段。对于这三个阶段的把握是决定写作质量的重要因素。下面将对这三个阶段分别说明。

写作的计划阶段

计划是整个写作过程中的重要环节。占了整体创作活动时间的一大半,它与确定创作目标、组织材料、确定可能的内容、安排结构等密切相关。

在计划阶段要做的工作如下:

(1)明确创作的目标。任何的写作都是有意图和目的的,都是为特定的目的服务的。不同的写作目的决定了不同的语言风格、材料的选取以及结构的不同安排。

(2)确定文章的主题。明确了创作的目的以后,就可以根据此目的确定主题。主题的确定就是确定以何种方式来表达你的目的、你将集中说明什么、你想让对方知道什么等。

(3)筛选材料。在确定了写作的目的及主题后,就可以在此基础上,根据主题和目的的需要选择组织相关的材料。选材可以是通过自己的感知和体验直接摄取的写作材料;也可以是通过阅读或采访调查间接摄取的材料(其中包括借助电影、电视、广播、电脑等工具)。然后对材料进行筛选,选取自己最熟悉、最动情、最理解、也最有意义的典型事物材料。计划时,作者还须考虑文章的结构安排、叙述说明方式等问题。

以上的工作可以列出计划的提纲,在提纲上大致表明相应的内容,从而在整个的写作过程中做到心中有数。

上述这些计划活动,集合起来,就反映出作者对文章写作的决定,如写些什么,怎样开头和怎样结尾等。当然,随着文本创作的进展,上面的内容也不断发展变化并与文本相互作用。在整个计划过程中,组织活动是个关键,它能很大地影响书面材料最终的质量和数量。所以,每一个人一定要对写作计划充分重视,厚积薄发,以期收到良好的效果。

写作的创作文本阶段

虽然说话的过程是一个随意的、日常的甚至是自动的过程,但写作并不尽然。对写作过程作一简单观察即可发现,写作是一个有意的、有目的的创新过程。写作并不是那些与在纸张或电脑屏幕上形成文字相关的实践活动,它充满了艰辛。创作文本的阶段又可细分如下:

(1)如何开头。万事开头难,这对创作文本来说特别适合。这包括怎样称呼对方、哪些应放在开始显眼的地方、后续的怎样衔接等问题。从这里我们可以看出,这个阶段实际上是对计划阶段的进一步深化,所以说它特别艰难。

(2)如何进行。虽然有了开头和整个文本的写作计划,但真正在写作的过程中,思维是不断地发展的。不可能完全地照搬计划,有时还会完全变更计划。因此,如何让文本的创作跟着思维走是至关重要的。经验告诉我们,文本的创作很少能立即写出完美、全面的短语和句子,更不用说写成精彩的整篇文章。作者必须决定什么时候、怎样修改文本但又不阻碍或丧失创作思路。创作文本这一过程是复杂的,写成的书面文本不是精神文本的复制品,而是应需要而进行创造或再创造产生的。虽然作者的“世,故”、需求以及对任务的熟悉程度可以对写作过程产生很大的影响,但创作文本的复杂性并没有因此而有所削弱。有个著名作家曾将其创作过程描述成由“工作一放松一不做思考”的次序,他认为这样可以激发写作中的创造力。不过,尽管创作文本的过程非常复杂,它仍是多数人们必须着手进行的工作。当然,随着经验知识的增长和阅历的丰富,这一创作文本过程常常可以得到改进。

写作的修改阶段

好的文章是精益求精的结果,精益求精就意味着对文章的不断修改。修改对于一篇好的写作是至关重要的。

一、修改的重要性

无数的事实证明,好文章是精益求精的结果,既是写出来的,也是改出来的。据说托尔斯泰的《战争与和平》成稿后还改过七遍;他的小说《为克莱塞尔乐章而作》,手稿约800页,发表时只剩下5页。由于人们对事物的认识是不断深化的,人的思想很难一下子把它准确周密地反映出来。这样,要达到“尽善尽美”,就必须随认识的不断深化修改、再修改,反复比较、反复寻找、反复推敲。

修改可以在写作过程中的任何时间进行。内容涉及到对现有计划、目标、方法和整个文本的重新检查修订。不过,一般说来,修改是一个多应用于书面文本,找出不足并施行改变的过程。这些改变可以是那些与文本含义有关的变化,或是那些虽与含义无关但与拼写、语法等有关的变化,如增加、替换、删除、合并、扩大等。经验丰富的作者常用修改使文章的内容、形式发生变化,而缺少经验的作者只会使修改用于很小的变化。通常,经验丰富的作者开始压制对文本细节的关注,直至他们对文本的核心观念修订满意为止。

二、修改的范围和要求

修改是写作的重要阶段,其范围和要求可以简要概括如下:

1.锤炼校正文章主题——看主题是否正确、鲜明、集中、深刻。

主题是文章的灵魂,修改文章时不能不认真做好主题的校正工作,包括:

①把漏掉的观点补上;

②把观点错误的改正确;

③把观点模糊的改鲜明;

④把观点散乱的改集中;

⑤把观点肤浅的改深刻;

⑥把观点片面的改全面;

⑦把观点消极的改积极。

2.增删更换材料——看材料能否为表现主题、突出主题服务。

材料是主题的载体,材料的质量如何,影响着主题的表现。因此,修改时,须认真分析材料的精彩程度和可靠程度,包括:

①材料太多,则删;

②材料不足,则增;

③材料不当,则换:把失真的换成确凿的;把抽象的换成具体的;把空洞的换成实在的;把平淡的换成典型的。

3.调整结构安排——看材料的组合是否达到了最佳程度。

文章要做到言之有序,必须有严谨的结构安排。因此,在修改文章时要注意对文章的组织构造做细致的鉴定分析,以便重新调整组合,以使结构达到最佳。这方面的工作包括:

①思路不清,则重新梳理总体线索;

②段落不当,则重新安排起承转合;

③主次不明,则重新考虑详略疏密;

④照应不周,则重新筹划衔接呼应;

⑤首尾不妥,则重新设计开头结尾。