商务谈判与人类一切有目的的社会活动一样，有其自身的特点和规律。谈判的程序是人们在长期的实践过程中所形成的，按谈判的不同内容及先后次序进行的一种阶段分工。总的说来，一场完整的商务谈判，一般要经过准备阶段、开局摸底阶段、磋商阶段、交易达成阶段、签约阶段和重建谈判阶段。谈判者只有掌握每个阶段的不同内容和要求，灵活有力地运用谈判技巧，才能达到谈判的目的。
一、准备阶段
凡事预则立，不预则废——在进行商务谈判之前必须作好准备《孙子·谋攻篇》中说：“知己知彼，百战不殆；不知彼而知己，一胜一负；不知彼，不知己，每战必殆。”这段话精辟地论述了一个真理：凡事预则立，不预则废。谈判亦是如此。要进行一次成功的谈判，其关键在于，既要了解自己，又要了解对手。谈判的事项一经确立，即要作手进行一些有关谈判的筹划、酝酿工作。我们把这种收集信息，进行可行性分析以及拟定谈判程序的过程，称之为谈判的准备阶段。
一场商务谈判，能否在谈判中达到自己的目的，实现自己的目标，往往取决于准备阶段的工作是否充分而详实。在谈判的准备阶段，主要的工作有：
1、广泛收集信息
谈判者在进行谈判之前，应尽可能多地掌握信息，占有资料。如果没有信息资料，谈判就如同无本之木，无源之水，再优秀的谈判者，缺少了这些论证主题的依据，也难为“无米之炊”。
广泛收集信息，是谈判准备阶段中进行可行性分析的基础。信息的占有与分析越充分，其可行性研究将越准确。通常的信息收集途径有三种：
（1）利用传媒收集信息
这里所说的传媒指大众传播媒介，包括报纸、杂志、广播、电视、互联网等。当今社会资讯的发达让我们可以通过多中媒体资源了解对手的多方信息。在谈判准备阶段留心传媒收集信息也是很重要的。我们可以从公开出版的各类报刊，杂志，书籍，公开发表的统计报告，财务报告中，特别是谈判对手亲自撰写的书面材料中，找到有价值的信息线索。二手资料往往总是便宜的，又是比较容易获得的信息资料，因而在商务活动中得到广大商务人日的重视与青睐。而搜集第一手资料通常则是为了弥补第二手资料在某些关键问题方面的不足而进行的针对性调查。这二方面的资料都不可缺少，需要因时，因地，因人而异地进行收集和分析。
（2）用调查的方法收集情报
进行社会调查，收集信息情报通常有几种途径，即电话访谈，邮寄调查及人员调查。电话访谈的特点是迅速、及时、成本低，是谈判人员通过电话询问调查对象，收集情报的一种重要方法。但由于时间的限制，电话访谈无法摄取到详细情况，信息获取量不大，邮寄调查是将调查问卷寄给调查对象，要求对方在规定的时间内对问卷进行答复。该调查方法的特点是投入少，涉及范围广，能迅速及时地反馈调查者的意见及看法。人员调查是谈判人员根据抽样调查的样本范围及预定的调查程序进行调查。这种方式既可采取与调查者面谈的形式，也可采用发放调查问卷的途径。其特点是有利于双方的沟通，提高问卷的回收率。但具有成本较高，所需时间较长的局限。
（3）做个有心人，巧用观察法
我们说，在谈判中要做一个有心人，就要注意观察对手的一言一行，从细枝末节中往往会找到许多非常重要的信息。运用观察法，具有获得信息量大、面广、准确的特点，但在观察中面对大量的信息，应避免主观片面，同时应对所观察的材料认真加以鉴别，防止以假充真，以次充好的情况出现。
在收集立刻相关信息之后，我们的商务谈判人员必须进行有关的分析，才能透过这些信息的背后找到有利于己方的谈判因子。
2、信息和资料分析
信息和资料具有共享性和公开性，能否享用信息关键取决于你的信息素质，即你对信息或资料的认知程度。敏感程度以及对信息的开发和利用的能力。我们在谈判中，除了掌握市场信息。金融信息和技术信息，更为重要的是要掌握谈判对手的心理信息。
当你掌握了信息和资料还不够，还需要加以研究：
（1）详细地研究全部信息和资料。
（2）仔细核实每一项内容，从中筛选出推论和见解。
（3）确定所掌握的事实资料对自己或对方各意味着什么。
（4）依据所掌握的真实信息比较，斟酌谈判双方力量的强弱。
（5）分析资料：即分析你所看到的情况及你本身的问题；与你的问题不同的对方的问题；对谈判双方均会产生影响的共同的问题；你不敢想、不肯想和想不到的隐藏着的问题；处于想像中的、可能是有讨价还价价值的，不被常人看做问题的问题。
当然，资料和信息的收集不管采用什么方法，都应做到灵活性、系统性、连续性及可靠性。
在实际的谈判过程中，谈判双方为了获取更多的资料，总会旁敲侧击，窥测对方意图。谈判高手善于从对方表面的陈述中探出其真正的意图，并隐藏自己的期望值。
投石问路便是取得资料的一种好方法，你往往可以从对方那里得到通常不易获得的资料。比如，你准备购买10000套化妆品供给全国的销售网。那么，你就应该要求卖方分别就5000套、10000套、15000套、20000套等不同批量的化妆品来报价。一旦卖方的标价单送来，你就可能从标价单中得到许多资料，可以估计出对方的生产成本、设备费用的分摊情形、生产的能力、经验丰富与否以及价格策略。由此，你能够得到比购买10000套化妆品更理想的价格。因为很少有卖主愿意失去比1000套还要多十倍的生意。下面的提问往往能问出很有价值的资料：“假如我订货的数量增加呢？”“假如我和你延长合同期限呢？”“假如我要购买好几种产品呢？”“假如我一次性付款呢？”你这些“假如”之类的投石问路迫使卖主进退两难。
面对你提出的看似无害的诸多问题，想要拒绝回答是不容易的。所以，许多卖主宁愿降低他的价格，也不愿意接受这种疲劳轰炸的询问。
到这里，你也许会问：如果自己是卖主怎么办？聪明的卖主在你投出“石头”，要求“假如”的资料时，他会仔细考虑后再做答复。他也许通过与和你有关的人员进行交往，探出你真正的意图；他也许永远不对你“假如”的询问马上回答，有的问题还有可能花一段时间再来回答；他也许会立刻要求订货作为条件等等。
谈判高手获取资料和信息的手段是各种各样。那就看谈判者如何来操作。尽管谈判桌上风云变幻，但你只要意识到信息和资料是何等重要，那么你就一定会想到获取资料的方法。这将为你的谈判创造前提和条件。当你具备这些条件后，接下就要选择谈判的时机。
3、进行可行性分析
澳大利亚的谈判家P·R·汤姆林曾经给投资谈判可行性研究下了如此的定义，它同样适用于普通的谈判可行性分析。这就是：“对一项投资建议书的所有阶段，尽量考虑其细节的一种调查研究，考虑几个可供选择的方案，排除可能性不大的，选择可行性最大的一个，并进行更详细的调查研究。”所以，我们说：可行性分析是指谈判者在进行谈判之前，对可能影响谈判的主要客观因素，进行调查研究，预测成败得失，确定其是否可行，为谈判选择方案奠定基础。谈判的准备阶段的可行性分析主要包括：信息与资料的研究，方案的分析与比较，谈判的价值构成分析，各种主客观情况预测，综合分析作出结论。
在谈判中，谈判双方总是存在着各种各样的分歧，在寻求解决这些分歧的最佳途径的时候，应当拟划出各种解决问题的方案，进行比较，看哪一种方案更能获得最大的利益，并能让对方接受。同时还要注意分析预测对方可能提出的方案和这些方案对自己的利益有何影响以及如何应付的方法手段。而在谈判的准备阶段的可行性研究的中心问题，则是预测和分析对方的谈判价值构成和己方的谈判价值构成。在研究双方的谈判价值的起点、界点、争取点的基础之上，进而分析双方是否存在谈判的协议区，协议区的幅度有多大？对自己有没有利？有多大的利？由此决定该不该谈的问题，以避免盲目谈判给自己造成的损失。
在进行可行性分析的时候，还要根据已知情况，预测未来的走势。推测和预知越是正确，其实现的可能性就越大，选择的方案就越科学。所以，情况预测应当对一切可变因素加以周密的分析，对各种可变性作出假设，才能进行科学的推理，这是谈判的准备阶段必不可少的，关系到谈判的方案比较和选择工作的成败。在完成了对信息与资料的占有与分析，方案的比较与选择的基础之上，确定了谈判的价值取向，就进入了综合分析阶段，在这一阶段，将进行总体研究、调整，最后得出结论。当然，这时的结论或方案的确定，还仅仅是初步的，它还应随着谈判的发展，不断加以补充和修正。
4、进行对手和自身分析
（1）对手分析
在商务谈判的准备阶段只有把握对方各方面情况，才能顺藤摸瓜，去探察对方需要，由此掌握谈判中的主动，使谈判成为同时满足双方利益的媒介。谈判准备过程中要对对方哪些情况进行调查和了解呢？
第一是对手的实力。包括公司的历史，社会影响，资本积累与投资状况，技术装备水平，产品的品种，质量，数量等。我们要警惕的是国际上有些商人打着“友好”，“合作”，“援助”的旗帜，行诓骗欺诈混水摸鱼之事。这种例子近几年时有所闻，让国人上当不浅，这在谈判中尤其需要警惕。有句警句可以告诫商务谈判人员：“天下没有免费的午餐”（There’s nofreelunch），贪图小便宜终究要上大当的。
第二是对手的需求与诚意。对方同我方合作的意图是什么？他们的合作目的是什么？合作愿望是否真诚？他们对实现这种合作的迫切程度如何？他们对于合作伙伴有多大的选择余地？以及对方与我国的其他地区或企业是否有过往来？总之，要尽可能广泛地了解对于的需要，信誉，能力与作风等。
第三是对于的谈判人员状况。即谈判者是由哪些人员组成的各自的身份，地位，性格，爱好，谈判经验如何？谁是首席代表其能力，权限，以往成败的经历，特长和弱点，以及对谈判的态度，倾向意见如何？等等。根据谈判性质，要求的不同，有时还要搜集一些更为深入，细致，针对性较强的情报，如对方谈判者各自的想法和打算是什么？相互之间关系如何？是否存在矛盾？谁可能是主要对手？谁可能是争取对象？有没有幕后操纵者？谈判代表与幕后操纵者之间存在怎样的关系？等等。有时甚至还必须考察对方以往不成功的谈判实例，以便从中了解对手的思维习惯，行动方式，心理倾向和自身需求。所有这些都会为我们了解对手提供了线索。英国著名哲学家弗朗西斯·培根曾在《谈判论》一文中指出“与人谋事，则须知其习性，以引导之；明其目的，以劝诱之；谙其弱点，以威吓之；察其优势，以钳制之。与奸滑之人谋事，惟一刻不忘其所图，方能知其所言；说话宜少，且须出其最不当意之际。于一切艰难的谈判之中，不可存一蹴而就之想，惟徐而图之，以待瓜熟蒂落。”培根的精辟见解告诉我们：对于未来的谈判对手，你了解得越具体越深入，估量越准确越充分，就越有利于掌握谈判上的主动权。
（2）自身分析
在进行商务谈判前，首先应进行自身分析，这是在谈判准备阶段面临一个正确决策的问题。所谓决策，简而言之，就是为了达到一定的目标，依据可行性分析研究的结果，从多个可能方案中选择一个相对令人满意的方案的过程，其评判选择标准是“技术上可行，经济上合理“。在自身分析中，首先要做的是要确定谈判对自身的效益。例如：谈判是为了引进技术和设备，如果对自身进行分析后，引进技术和设备选择得当，就可望取得良好的经济效益，为经济的发展带来好处；若选择失误，则会浪费资金，造成直接或间接的损失。
经济的发展有其自身的规律，主观地，片面地办事情是要受到惩罚的，所以应该认认真真地做自身分析研究，投入必要的资金与时间，集思广益，排除盲目性和主观性。我们强调在谈判的准备阶段，必须做自身分析研究，就如同搞物探，试探，通过进一步收集资料来确定进行谈判的项目在技术上对自身的可行性，在经济上的合理性。尽管为此付出了一笔相当可观的资金，但却可以防止重大的经济损失，并在更大程度上防止了“时机损失“。
做自身分析研研究时，不仅要作静态的分析，还要强调“动态分析“，即要对项目所涉及的长远影响作出科学预见。在商务谈判中，要防止决策的片面性，盲目性，倾向性，最好的办法就是让数据，事实来说话。这样，才能还原事物的本来目的，在谈判中，才能做到事先对自身有真正的了解。
对自身分析后我们可以拟出谈判注意的问题。
假设我们将与一位大公司的采购经理谈判，首先我们就应自问以下问题：
——要谈的主要问题是什么？
——有哪些敏感的问题不要去碰？
——应该先谈什么？
——我们了解对方哪些问题？
——自从最后一笔生意，对方又发生了哪些变化？
——如果谈的是续订单，以前与对方做生意有哪些经验教训要记住？
——与我们竞争这份订单的企业有哪些强项？
——我们能否改进我们的工作？——对方可能会反对哪些问题？
——在哪些方面我们可让步？我们希望对方作哪些工作？
——对方会有哪些需求？他们的谈判战略会是怎样的？
回答这些问题后，我们应该列出一份问题单，要问的问题都要事先想好，否则谈判的效果就会大打折扣。
5、拟定谈判议程
拟定谈判议程是指有关谈判事项的程序安排，它是对有关谈判的议题和工作计划的预先编制。在拟定谈判议程的时候，应注意以下几个问题：
（1）根据自己的情况在程序上扬长避短，保证自己的优势得到充分的发挥。
（2）在布局上，要注意为自己出其不意地运用谈判手段埋下契机。对于一个经验丰富的谈判家来说，是绝不会放过利用拟定谈判议程的机会，来运筹谋略的。谈判是一个技术性非常强的工作，为了使谈判在不损害他人的利益的基础上，达成对己方更为有利的协议，可以随时巧妙地运用谈判技巧，但又不为他人所觉察。
（3）一个好的谈判议程，应该能够驾驭谈判、就好比是一场战争中供己方纵横驰骋的缰绳。所以，谈判议程的内容必须能够体现己方谈判的总体方案，统筹兼顾，而且还要能够引导和控制谈判的速度以及己方让步的限度和步骤。
在这些信息收集和分析基础上，商务谈判人员必须知道在商务谈判中，谈判的双方毕竟不是敌对关系，但也并非不存在利益冲突和矛盾。