在谈判双方彼此存在长期合作诚意的前提条件下，谈判的步骤应该为申明价值（Claiming Value）创造价值（Creating Value）和克服障碍（（Overcoming Barriers to Agreement）三个步骤。我们的准备的目的就是给每一位商务谈判者提供一个有效掌握谈判进程的框架。
作为参与商务谈判的任何一方，谈判前的未雨绸缪在商务谈判过程就显得极其重要，事关整个谈判的成败！
好手都不否认谈判气氛对其成败影响的重要性，会有意识地创造合适的谈判气氛，以求商贸交易顺利进行。在开谈之前，准备工作大体分两步：一要理清自己的思路，然后把谈话要点写出，以防遗忘。二要做好物质准备。包括收集、整理有关文件、资料、信息以及谈判场所的选定。开谈后气氛有可能发展，但最重要的还是在之前的气氛营造，它是建立良好谈判的基础。因在谈判初双方不了解，需要调整思维，熟悉对方，研究对手，加强沟通，因此，话题应是轻松的，非业务性的，可谈名人轶事或旅游风景线，名胜古迹等，使双方找到共同语言，逐渐撤去初识所设的心理屏障，然后逐渐过渡到交易谈判上面。
商业如同外交，安排议程也是掌握主动的一个机会。一个良好的议程可以阐明或隐蔽原来的动机，可建立一个公平原则，也可以跑出问题的正题轨道之外设置障碍，所以，在谈判开始之前，要拟好议程，之后再商谈，它将帮助你掌握主动。一般注意有以下几个方面：（1）要仔细考虑问题的主题，以及何时提出最好。（2）详细研究对方议程，以便发现是否本方利益被忽略或摒弃，以调整本方议程。（3）不要显示自己的利益可以退让，应略微强硬。（4）未经详细考虑后果之前，不要轻易接受对方所提出来的额外问题，以便偏离了原议程的轴心，这会使你穷于应付。
6、谈判队伍的组织
在谈判准备阶段要落实具体的谈判队伍，考虑安排派遣哪些方面的专家参加本次谈判，谁是首席谈判代表最合适的人选这些问题始终关系到谈判过程的成败。这也是在商务谈判的准备阶段需要解决的一个重要问题。
在商务谈判中，谈判小组的每一个成员的选择都应该是十分慎重的，他们不仅要符合一定的素质要求，而且还要能形成各方面互补的结构。一般来说，首席谈判代表要责任心强，心胸开阔，目标坚定，知识广博，精通商务与其它有关业务，经验丰富，有娴熟的策略技能，思维敏捷，善于随机应变，同时又富有创造能力和组织协调能力，具有上通下达的信息渠道和能力，善于发挥谈判队伍整体力量，最终实现预期谈判目标。而谈判小组的其他人员则应在各有专长的基础上，善于从思想上，行动上紧密结合，确保内部协调一致。
谈判队伍一经形成，就要制定相应的谈判工作规范，明确各成员的职责分工。如有必要，特别是对于经验不足的谈判人员来讲，应安排他们在专业知识，谈判技巧和策略，以及行为礼仪等方面进行必要的培训，以适应商务谈判的需要。
对于谈判小组人数的多少则无统一的标准。谈判小组人员多一些，有利于集思广益，在谈判桌上也会给对手造成心理上的紧张，但由此却增加了首席谈判代表协调和控制的难度；人员少一些，则显得精明强干，也便于统一行动，但有时涉及面广，耗费时日的谈判，人员过少会显得谈判小组负担过重或职能残缺。因此谈判人员的选派只有根据项目的实际需要和谈判性质夹决定。实践表明，直接上谈判场的人不宜过多。如果谈判涉及的内容较广较复杂，需要由各方面的专家参加，可以考虑把谈判小组分为二部分：一部分主要从事背景资料的准备，人数可以适当多一些；另一部分直接上谈判场，这部分人数与对方相当为宜。要防止出现这样一种滑稽场面：对方上场代表只有一，二个人而我方却多达十来人。做好充分的准备工作完全可避免出现这种情况。
7、选择合适的地点
谈判地点的选择并不是一件随意的事。选择合适的地点常常会有助于谈判。以谈判地点的不同而论，谈判分为主场谈判，客场谈判和中立地谈判。
所谓主场谈判，指对谈判的某一方而言，在其所在地进行的谈判。选择主场谈判，具有很多有利之处：熟悉的环境会使自己产生一种安全感；可以依靠自己的信息渠道，充分收集各种资料；能随时与自己的上级，专家顾问保持沟通，商讨对策；等等。
所谓客场谈判，是在商务活动中，到对方地域会谈，这不仅要受旅途劳顿之苦，而且也会因为不适应环境而在谈判中产生心理紧张，情绪不稳定。当然凡事都不是绝对的，客场谈判可以省却那些东道主必须承担的迎来送往，同时在谈判遇到僵持时可借必须回去请示而方便地暂时退出谈判。如果结合对谈判对方的实地考察，将有助于对对方的深入了解与准确认识，因此，选择客场谈判也有不可比拟的好处。
中立地谈判是谈判双方选择在第三地进行洽商。这种情况多见于两方商务人员同时在第三地从事商务活动，如参加国际博览会等。
一般而言，在商务谈判中，尝试尽地主之谊，争取谈判中的主动，对于商务谈判经验不够丰富的人来说，往往是一项有很好回报的小小投资。即使在主场谈判，还有一个谈判地点选择问题，把对手请到自己的谈判室来还是到对手下榻的饭店，由对方安排场所。有些大公司原则上规定，一旦客商来到公司所在地，必定请客商来公司的谈判室进行谈判。这种做法不无道理。
8、目标，策略，计划的制定
建立谈判的目标是对主要谈判内容确定期望水平，一般包括技术要求，考核或验收标准，技术培训要求，价格水平等。当其他条件满足时，则以价格为其代表。这些目标最终体现在双方签署的合同中。
一般说来，谈判目标要有弹性，如果在谈判中缺乏回旋余地，那么稍遇分歧，就会使谈判流产。因此，通常谈判目标可以分为最高目标，中间目标和最低目标三个层次。最高目标是一个理想的目标境界，在必要时可以放弃；中间目标是力求争取实现的期望值，只有在迫不得已的情况下才能放弃；最低目标则是达成交易的最低期望值，否则不如不交易。当然，要具体确定某个项目的谈判目标是一件复杂的事情，它要依据对许多因素的综合分析才能作出判断。首先要对谈判双方各自优势，劣势进行分析。例如，如果对方是我们唯一选择的合作伙伴，则对方处在十分有利的地位，我们的目标水平就不宜订得太高；反之，如果我们有许多潜在的买主（或卖主），那么对方显然处在较弱的地位，则我们的目标水平就可相应订得高一些。其次，要考虑今后是否会与谈判对手保持长期的业务往来。如果这种可能性很大，那么就要着眼于未来，着眼于与对方建立友好，持久的关系，对于谈判目标的设定也应本着实事求是的精神来确定合理水平，不能过于苛求。此外。交易本身的性质与重要程度，谈判与交易的时间限制等因素，在制定具体谈判目标时也是必须考虑的。
需要强调的是，谈判目标并不总是订得越具体越好，当与对方进行的是初次合作，特别是在一个于自身而言较为陌生的领域里与对方合作，在一开始把目标定得笼统些，可使自己在谈判中保持较大的回旋余地。当谈判中出现分歧时，就能有利于我方保持灵活性，并能创造性地提出各种替代方案，逐步找到合理的，令双方都能满意的交易方案。目标一旦确定，就可以对整个谈判进程作出具体计划。首先，人员组成后要对各自分工职责予以明确；其次，充分落实各项准备工作，如选定所要征询的专家，搜集必要的文件资料，测算分析有关数据等；第三，要掌握谈判过程的进度，将整个谈判过程合理划分为若干个阶段，并配置格应的时间，对于谈判最后期限的确定要十分慎重，并保持适当弹性，向对方透露自己的最后期限应该是策略性的，而不应该是随意地，不明智地；第四，将谈判的总体目标分解成若干子目标，并将实现子目标的工作充实成为各谈判阶段的具体任务；第五，要制定每一阶段谈判的策略，充分估计对手的反应和各种可能出现的情况，对各种僵局的化解要找出有力的对策，要有适当的替代方案可供选择。
实践告诉我们：一个周详，可靠而不失灵活的谈判计划可以使谈判人员胸有成竹，在关键时刻也能处惊不乱，一如既往地去争取谈判目标的实现。
9、模拟谈判
虽然，我们可以就谈判制定详细的计划，但这还不能成为谈判成功的充分保证，因为计划不可能是尽善尽美的，其背后仍然掩藏着许多未为人知的问题。为了更直观地预见谈判前景，对一些重要的谈判，难度较大的谈判，可以采取模拟谈判的方法来改进与完善谈判的准备工作。所谓模拟谈判，就是将谈判小组成员一分为二，一部分人扮演谈判对手，并以对手的立场，观点和作风来与另一部分扮演己方者交锋，预演谈判的过程。这种不用担心失败的尝试，从检验既定谈判方案可能产生的效果出发，
不仅可以使我方谈判人注意到那些原本被忽略或被轻视的重要问题，而且通过站在对方角度进行思考，可以使我方在谈判策略设计方面显得更加机智而有针对性，同时，也将丰富我方在消除双方分歧方面的建设性思路。对于将要谈判的各个问题，我方应明确考虑可接受的解决方案和妥协方案。这种非常有用的谈判准备方法要做到真正有效，还有赖于这种练习仿真程度的提高，即参与模拟谈判人员要进入角色，要“谈“得像真的一样。在这样的基础上，对谈判的准备作出的调整，才是可信的和有价值的。
二、开局摸底阶段
开局摸底阶段，是双方谈判人员见面入座开始洽谈，到话题进入实质内容之前的阶段。这种摸底，是通过谈判双方各自陈述进行的。双方通过陈述各自的需要，能否满足对方的需要，各自的利益、条件、目标，使大家了解对方的底细，心中有数。具体说，这一阶段要做的主要工作是建立洽谈气氛，交换意见和作开场陈述。
（一）建立谈判气氛
谈判的根本目的是互惠互利所以开局要建立一种合作的气氛。有一个顺利的开端，接下来的工作就会融洽地进行。
每一次商务谈判，都有某种独特的气氛，有的谈判气氛是对立的；有的是松弛的、缓慢的、旷日持久的；有的是积极的友好的；也有的是平静的、严肃的、拘谨的。不同的洽谈气氛对洽谈会有不同的影响。一种谈判气氛会在不知不觉中，把谈判朝向某种方向推进。比如，热烈的、积极的、合作的气氛，会把谈判朝达成一致的协议方向推动；而冷淡的，对立的，紧张的气氛，则会把谈判推向更为严峻的境地。气氛，影响谈判人员的心理、情绪和感觉，从而引起相应的反应，如果不加以调整和改变，就会强压那种气氛。因此，在谈判一开始，建立起一种合作的，诚挚的，轻松的，认真的和解决问题的气氛，对谈判可以起到十分积极和有利的作用。
实际上，当双方走到一起准备谈判时，洽谈的气氛就开始形成。气氛是热情的还是冷漠的，友好的还是猜忌的，轻松活泼还是拘谨紧张的就基本确定。甚至整个谈判的进展，如谁主谈，谈多少，双方的策略也都会受到很大影响。当然，谈判气氛，不仅受开局瞬时的影响，双方见面之前的预先接触，洽谈的交流都会对谈判气氛产生影响，但谈判开始瞬间的影响最为强烈，它奠定了谈判的基础。此后，谈判的气氛波动比较有限。因此，为了创造一个合作的良好气氛，谈判人员应该做到以下几点：
第一，谈判者应该径直步入会场，以开诚布公，友好的态度出现在对方面前。肩膀要放松，目光的接触要表现出可信、可亲的和自信。心理学家认为，谈判人员心理的微妙变化，都会通过目光表示出来。
第二，行动和谈吐要轻松自如，不要慌慌张张。可谈论些轻松的，非业务性的中介性话题。如来访者旅途的经历，体育表演或文艺消息，天气情况，私人问题以及以往的共同经历和取得的成功等。这样的开场白，可以使双方找到共同语言，为心理沟通做好准备。实际上，在闲聊中，双方已经开始找到传递无声的信息了。这时，从谈判者双方姿势上，还可以反映出他是信心十足，还是优柔寡断；是精力充怖，还是疲惫不堪等，反映这些情绪的关键部位是头部，背部和肩部，因此，谈判者的行动也要轻松自如。
第三，在服装仪表上，谈判者要塑造符合自己的形象。服饰要美观、大方、整洁，颜色不要太鲜艳，式样不能太奇异，尺码不能太大或太小。各国、各地区的经济发展水平不同和风俗习惯的差异，服饰方面也不能一概而论，但干净、整洁在任何场合都是必要的。
第四，注意手势和触碰行为。双方见面时，谈判者应毫不迟疑地伸右手与对方相握。握手作为一个相当简单的动作，却可以反映出对方是强硬的，还是温和的，理智的。在西方，一个人如果用右手与对方握手的同时，又把左手放在对方的肩膀上，说明此人精力过于充沛或权力欲很强，对方会为“这个人太精明了，我得小心一点”。同时要注意，最忌讳的莫过于拉下领带，解开衬衫纽扣，卷起衣袖等动作，因为这将使人产生你已精疲力竭、厌烦等印象。
第五，在开场阶段，谈判人员最好站着说话，小组成员不必围成一个圆圈，而最好是自然而然地把谈判双方分成若干小组，每组中有各方一、二位成员。
总之，谈判气氛对谈判进程是极为重要的，谈判人员要善于运用灵活的技巧，来影响谈判气氛的形成。只有建立一种诚挚、轻松，合作的洽谈气氛，谈判才能获得理想的结果，也确定了行动和讨论问题的适当速度和节奏。
（二）交换意见
在建立洽谈的气氛后，谈判人员相继入座，从而开始谈判。在谈实质内容之前，双方最好先交换一下意见，就谈判目标、计划、进度和人员等方面先取得一致意见。
目标是说明双方为什么要坐在一起谈判，如：探索双方利益之所在；寻找共同获利可能性；提出或解决一些过去悬而未决的问题；达成原则协议；检查合同和执行进度；解决有争议的问题。原因可能是其中一个或几个。
（三）开场陈述
在报价和磋商之前，为了摸清对方的原则和态度，可作开场陈述和倡议。所谓开场陈述，即双方分别阐明自己对有关问题的看法和基本原则，开场陈述的重点，是双方的利益，但它不是具体的，而是原则地简明扼要地把几个议题的主见提出来。开场陈述一般包括陈述的内容、表达的方式和对对方建议的反应三个方面。